TUJUAN POKOK DAN FUNGSI

DEPARTEMEN KESEKERTARIATAN

Tujuan Pokok

1. Mendukung Kelancaran Administrasi 

Menyediakan sistem administrasi yang rapi, efektif, dan efisien untuk menunjang kegiatan organisasi.

2. Mengelola Dokumentasi Organisasi 

Mengarsipkan semua dokumen penting, baik dalam bentuk fisik maupun digital, sehingga mudah diakses dan terorganisir dengan baik.

3. Menjamin Transparansi 

Mendukung transparansi organisasi melalui pelaporan administrasi yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan.

4. Memastikan Kepatuhan Organisasi 

Menyusun dan menyimpan dokumen sesuai dengan aturan yang berlaku di organisasi maupun institusi kampus.

Fungsi Utama

1. Pengelolaan Surat-Menyurat 

Mengatur dan mendistribusikan surat masuk dan keluar, baik untuk keperluan internal maupun eksternal organisasi, dan menyusun konsep surat resmi sesuai standar yang berlaku.

2.  Arsip dan Dokumentasi

Mengelola arsip, seperti notulen rapat, laporan kegiatan, proposal, dan surat keputusan, dan menjaga kelengkapan dan kerapian dokumen untuk keperluan organisasi di masa mendatang.

3. Menyusun Jadwal dan Agenda

Membantu menyusun jadwal kegiatan organisasi agar tidak bentrok dengan aktivitas lainnya dan menyediakan kalender akademik dan agenda organisasi untuk seluruh pengurus.

4. Penyediaan Sarana Administrasi

Menyediakan dan mengelola alat tulis, formulir, dan dokumen pendukung untuk kebutuhan kegiatan himpunan.

5. Mendukung Rapat dan Koordinasi

Membuat notulen rapat serta memastikan rapat berjalan lancar dengan kelengkapan administrasi yang memadai, dan mengelola daftar hadir untuk keperluan absensi.

6. Pendataan Anggota dan Kegiatan

Membuat database keanggotaan, data alumni, dan dokumentasi kegiatan serta melakukan pembaruan data secara berkala.