Es hora de verificar el desempeño del Sistema de Gestión de tu organización, en este artículo aprenderás a realizar una Revisión por la Dirección eficaz paso a paso, así le darás el enfoque más adecuado, guiando la atención a los puntos claves de tu gestión. 

¿Estás listo para ahondar en el conocimiento más completo del requisito 9.3 de la Norma ISO 90001:2015 que existe en toda la web? Espero que sí, no puedes perderte todo este contenido.

1.  Fijar la fecha de la reunión de revisión por la dirección e informar a los involucrados.

2.  Solicitar la información necesaria a las áreas involucradas.

3.  Recopilar la información de las entradas para la reunión y colocarlas en una presentación.

4.  Ejecutar la reunión y analizar la información.

5.  Registrar los acuerdos y resultados en minuta o informe de revisión por la dirección.

6.  Enviar los acuerdos a las partes involucradas.

7.  Colocar los acuerdos generados en planes o acciones correctivas.

8.  Revisar periódicamente el avance de los acuerdos e informar el estatus en la siguiente reunión.

En la Norma ISO 9001:2015 la cláusula 9.3.1 establece que “La Alta Dirección debe  revisar el sistema de gestión de la Organización, a intervalos planificados, para garantizar su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continua con la dirección estratégica de la organización”. En otras palabras, debe identificar cualquier cambio en su SGC que pueda hacer que su organización sea más o menos adecuada. 

👉Adecuación significa que la organización debe asegurarse de que las personas, los procesos, la infraestructura y su entorno sean satisfactorios para cumplir con el SGC.

Al abordar la eficacia, la organización debe lograr las actividades planificadas. Por último, la organización debe aprovechar cualquier oportunidad para realinearse con el SGC si hay cambios.

El líder de esta reunión es el encargado del sistema de gestión, esta persona se encarga de recopilar toda la información a discutir en la revisión y  documenta los acuerdos de la misma.

Se debe incluir la representación de la alta dirección, Gerente o CEO, además de los Gerentes de las áreas, los Gerentes de instalaciones y/o los propietarios de procesos críticos, en definitiva deben asistir las personas que son encargadas de tomar decisiones en la organización.

📌El principal beneficio es demostrar que el Sistema de Gestión esta alineado con la dirección estratégica de la empresa, o mejor dicho que los dos apuntan hacia los mismos objetivos, pues en muchos casos se observa que los sistemas trabajan por un  lado y la organización por otro lado, es decir, que los objetivos del sistema no apuntan a resolver las necesidades de la entidad, por lo que se vuelve engorroso para los encargados de implementar el SGC, pues creen que es un trabajo adicional a sus labores y no lo ven como algo que contribuye a la mejora económica de la empresa.

📌Otro beneficio es que en esa reunión se solicitan recursos necesarios para el funcionamiento del SGC y se toman decisiones claves para el mismo, además se llega a distintos acuerdos importantes con las áreas involucradas.

La frecuencia debe ser definida por el encargado del sistema de gestión, de acuerdo a las necesidades del SGC. Las revisiones por la dirección pueden ser trimestral, semestral o anual.

Generalmente, se hace por lo menos 1 vez al año, dependiendo de la complejidad de la organización. En unas se puede realizar con una frecuencia de ⏰6 meses y en otras he visto que las hacen de forma trimestral, como dije anteriormente depende mucho de los cambios en el SGC y eso varía mucho de una empresa a otra.

De acuerdo a la Norma ISO 9001:2015, las entradas o la información a revisar en la reunión de revisión por la dirección son las siguientes:

1. Estado de la revisiones por la dirección previas. (Aquí debes leer los acuerdos de la reunión pasada y verificar que se hayan cumplido).

2. Cambios en asuntos externos e internos que son relevantes para el sistema gestión de la calidad, incluyendo su dirección estratégica.(Para hablar de los cambios debes revisar la FODA o la herramienta que hayas usado para definir contexto interno y externo).

3. Información sobre el desempeño de la calidad, incluidas tendencias e indicadores para:

a)Satisfacción del cliente. (Aquí se revisan las encuestas, quejas, felicitaciones y reclamos del cliente).

b) La retroalimentación de las partes interesadas pertinentes. (Aquí revisas los comentarios o cambios de las partes interesadas relevantes para al Sistema de gestión de la calidad).

c) El grado en que se han logrado los objetivos de la calidad.(Aquí debes mostrar las tendencias/resultados de los objetivos de la calidad, es decir, presentar si se han logrado o no).

d) El desempeño de los procesos y la Conformidad de los productos y servicios. (Aquí muestras los rechazos de producto o servicio no conforme, muestras diagrama Pareto, indicadores o herramientas que uses para medir tu proceso central o proceso productivo).

Ejemplo: ¿Cuánto se produjo de Enero 2020-Enero 2021?, ¿Cuánto desperdicio hubo?, perdida de horas hombre y de recursos a nivel productivo, en fin, datos de resultados que tengan relevancia para la Alta Dirección.

e) Las no conformidades y acciones correctivas . (Muestra solo las tendencias, cuantas no conformidades abiertas y cerradas, si tienes abiertas sin gestionar es recomendable que menciones allí la NC y el responsable de la misma).

f) Los resultados de seguimiento y medición. (Generalmente aquí se muestran los indicadores de los procesos pertinentes al sistema de gestión, este se refiere al requisito 9.1.1, aquí puedes colocar los resultados de las mediciones y seguimiento que hayas determinado para este apartado).

g)Los resultados de las Auditorias .( Reportar cuantas auditorias internas, externas, o de cliente se han ejecutado y el nro. de no conformidades resultantes, esto puedes hacerlo también presentando el programa de auditorias junto a sus resultados).

h) El desempeño de los proveedores externos (Asociado al requisito 8.4).

i) La adecuación de los recursos (Aquí se reporta la necesidad de recursos para el mantenimiento del sistema de gestión, ver requisito 7.1).

j) La eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades. (véase 6.1, por lo general debes mostrar si la gestión de riesgos ha minimizado los errores o las fallas en los procesos).

k) las oportunidades de mejora. (ver requisito 10.1).

La revisión por la dirección debe ejecutarse con una frecuencia planificada, no es necesario que todas las entradas se aborden al mismo tiempo o en una sola reunión, pero la planificación requiere demostrar como la alta gerencia revisa todos los elementos del requisito 9.3.2, bien sea través de una sola reunión o mediante una combinación de actividades relacionadas. Ejemplo reuniones de seguimiento o informes que evidencien que la alta dirección revisó esos puntos.

El requisito 9.3.3 salidas de la revisión por la dirección dice lo siguiente:

Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con:

a) las oportunidades de mejora;
b) cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad;
c) las necesidades de recursos.

La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección.

La información documentada que solicita el mencionado requisito 9.3.3, debe contener lo citado en el mismo, puedes evidenciar este punto mediante informes con acuerdos, actas o minuta de reunión, incluso puedes agregar la presentación que usas en la reunión para evidenciar que todos los puntos fueron abordados.✅

Para mantener un Sistema de Gestión se deben ejecutar reuniones operativas, tanto de revisión de resultados de Indicadores de gestión, como de revisión de producto no conforme, seguimiento a las acciones correctivas, riesgos y revisión de reclamos del cliente o consumidor, entre otros temas de interés.

🤔Es muy común ver como confunden estas reuniones operacionales o de seguimiento, con la reunión de Revisión por la Dirección y no es lo mismo, pues las reuniones de revisión por la dirección están muy enfocadas a la alineación del sistema de gestión con la razón de ser de la organización, solicitud de recursos, entre otras decisiones que requieren de la presencia de la Alta Dirección, Gerente General o CEO; además se debe dejar evidencia de la realización de la misma.

👉La Norma no exige procedimiento, pero es recomendable mantener uno, pues en el puedes colocar todos los lineamientos de la revisión por la dirección, tales como: la frecuencia de ejecución, cada cuanto tiempo se revisan los acuerdos provenientes de dicha reunión, inclusive como se va a hacer seguimiento a cada una de las decisiones tomadas.

📕La ISO 9001-2015 solo exige conservar registro de las salidas o acuerdos provenientes de la revisión del sistema de gestión, pero como mencioné anteriormente es recomendable poseer un procedimiento describiendo los lineamientos de la reunión.