QUIENES SOMOS:

EL GRUPO DE FONDOS DE LA SECRETARIA DE EDUCACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CALDAS, ESTÁ CONSTITUIDO POR PROFESIONALES UNIVERSITARIOS CON PERFIL EN ADMINISTRACIÓN Y CONTADURÍA, CUYAS FUNCIONES SON LAS DE ASESORAMIENTO, ACOMPAÑAMIENTO Y SEGUIMIENTO EN LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS QUE SE LES GIRAN A LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS DEL DEPARTAMENTO DE CALDAS.

FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS. Los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables de los establecimientos educativos, creadas como un mecanismo de gestión presupuestal y ejecución de recursos para la adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los de personal.

Dichos Fondos perciben ingresos de los diferentes niveles de Gobierno y de otras fuentes privadas, destinados exclusivamente a atender el servicio fundamental de educación y por lo tanto, son recursos públicos que deben manejarse de conformidad con las normas establecidas, buscando la eficiencia administrativa en beneficio de la comunidad. Por consiguiente, cada entidad territorial certificada a través de sus secretarías de educación en cumplimiento de sus funciones debe ejercer un papel fundamental en la orientación y control de su ejecución.

CREACION DEL FONDO DE SERVICOS EDUCATIVOS.

Para la creación de los Fondos se debe tener en cuenta: matrícula actual, monto de ingresos proyectados que permita garantizar la contratación de un contador, disponibilidad de recurso humano para atender adecuadamente su funcionamiento o disponibilidad de la secretaría para la asignación de un funcionario adicional. Con base en lo anterior y el análisis de Fondos cercanos existentes, cada Secretaría de Educación certificada deberá realizar un análisis de viabilidad técnica y financiera que garantice el uso eficiente de los recursos tanto humanos, técnicos y financieros que permita una adecuada administración de los recursos.

Con base en la viabilidad definida por la Secretaria de Educación, el rector o director rural previo acuerdo de aprobación del Consejo Directivo para la creación del Fondo, procederá a abrir la cuenta correspondiente y a realizar los trámites requeridos para su creación. Nuevamente, la secretaría de educación debe definir los trámites requeridos y la Oficina encargada de registrar las cuentas correspondientes a los Fondos de Servicios Educativos y los procedimientos internos a seguir.

En la revisión de los Fondos existentes, es necesario determinar los establecimientos que cuentan con Fondo de Servicios Educativos constituido, los establecimientos asociados a cada Fondo, la disponibilidad de recurso humano para atender adecuadamente su funcionamiento, el monto de recursos disponibles que permita garantizar la contratación de un contador que atienda todos los informes contables requeridos y en general el funcionamiento actual de los mismos de manera que se ajusten a la normatividad vigente.

Para que un establecimiento educativo estatal pueda poner en marcha un Fondo de Servicios Educativos, es necesario contar previamente con la autorización de la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, quien definirá el procedimiento a seguir para la obtención de dicha autorización.

Como prerrequisito para la creación del Fondo, cada establecimiento debe:

A. Contar con la autorización de la Secretaria de Educación de la Entidad Territorial Certificada y la aprobación del Consejo Directivo correspondiente

B. Contar con la resolución de creación y aprobación del establecimiento educativo, expedida por la Secretaria de Educación Certificada

C. Contar con la resolución de nombramiento del Rector o Director Rural del establecimiento educativo estatal

D. Tener organizado el Consejo Directivo

E. Tener definidas las tarifas de conformidad con los lineamientos de la Secretaria de Educación de la entidad territorial certificada correspondiente

F. Disponer de los recursos físicos, humanos y financieros para administrar de manera adecuada el Fondo, contratar de ser necesario, los servicios profesionales del Contador. En este punto, es importante recordar que cada fondo debe contar por los menos con un auxiliar administrativo que ejerza las funciones relacionadas con la tesorería y apoye al rector en la organización y administración del Fondo (sin que esto implique la ampliación de planta).

Una vez verificadas estas condiciones, el rector o director rural de cada establecimiento debe:

1. Abrir una cuenta maestra bancaria denominada “Fondo de Servicios Educativos - nombre del establecimiento educativo estatal”, en una entidad bancaria que se encuentre vigilada por la Superintendencia Financiera. Al momento de gestionar la apertura de la cuenta, se debe presentar resolución de nombramiento del ordenador del gasto y del funcionario que registre la segunda firma para los retiros, el acto administrativo de creación y aprobación del establecimiento educativo y solicitar las excepciones del caso (Ejemplo. 4xmil).

2. Registrar la cuenta bancaria ante la tesorería de la entidad territorial certificada a la que pertenece el establecimiento educativo.

3. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos y presentarlo para aprobación al Consejo Directivo, teniendo en cuenta la proyección de matrícula, las tarifas definidas, la destinación específica de recursos, las necesidades del establecimiento educativo, y el PEI.

4. De acuerdo con el presupuesto aprobado, constituir póliza de manejo que ampare como mínimo al funcionario administrativo que ejerza las funciones de tesorería. Es recomendable que dicha póliza ampare también al rector o director rural en su calidad de ordenador del gasto.

FOTOGRAFIAS CAPACITACIONES EN LOS DIFERENTES

MUNICIPIOS DE CALDAS