Aplicación: Flujo Documental
Última actualización: 15 de septiembre de 2026
La presente Política de Privacidad describe cómo se recopila, utiliza, almacena y protege la información cuando usted utiliza la aplicación Flujo Documental (en adelante, la “Aplicación”).
Flujo Documental es una solución tecnológica destinada a facilitar la gestión, registro, consulta, carga, revisión, aprobación y seguimiento de documentos asociados a los procesos internos de las organizaciones que utilizan la plataforma.
El acceso a la Aplicación está destinado exclusivamente a usuarios autorizados que dispongan de credenciales válidas.
Proveedor tecnológico de la Aplicación: Apptelink
Responsable del tratamiento: [NOMBRE LEGAL DE LA EMPRESA / ORGANIZACIÓN]
Contacto para privacidad: [CORREO_CONTACTO]
Esta Política de Privacidad aplica a la aplicación Flujo Documental, así como a los servicios, APIs y plataformas tecnológicas con las que se conecta para proporcionar sus funcionalidades.
El uso de la Aplicación está limitado a usuarios autorizados por la empresa u organización correspondiente. Las credenciales de acceso son personales y no deben ser compartidas con terceros no autorizados.
Para permitir el acceso seguro a la Aplicación, podemos procesar información como:
Nombre de usuario.
Contraseña o credenciales de autenticación.
Tokens de sesión.
Identificador del usuario.
Empresa u organización asociada.
Roles y permisos asignados al usuario.
Las credenciales y mecanismos de autenticación son utilizados exclusivamente para verificar la identidad del usuario y controlar su acceso a las funcionalidades autorizadas.
La Aplicación puede procesar información relacionada con documentos gestionados dentro de la plataforma, incluyendo:
Nombre y tipo de documento.
Número o código de referencia.
Archivos adjuntos.
Fecha de creación, carga o modificación.
Estado del documento.
Usuario responsable.
Área, departamento o proceso relacionado.
Observaciones y comentarios.
Historial de revisiones.
Aprobaciones y rechazos.
Información asociada al flujo documental.
La naturaleza específica de la información contenida en cada documento dependerá de los procesos definidos por la organización que utiliza la plataforma.
Para garantizar la trazabilidad de los procesos documentales, la Aplicación puede registrar determinadas acciones realizadas por los usuarios, tales como:
Creación de documentos.
Carga o actualización de archivos.
Modificaciones realizadas.
Consultas.
Revisiones.
Aprobaciones.
Rechazos.
Cambios de estado.
Comentarios u observaciones.
Fecha y hora de las operaciones realizadas.
Estos registros permiten mantener un historial de las acciones efectuadas dentro del sistema y mejorar el control de los procesos documentales.
La Aplicación puede permitir al usuario seleccionar, cargar, visualizar o descargar documentos necesarios para la ejecución de los procesos autorizados.
Dependiendo de las funcionalidades habilitadas, estos archivos pueden incluir documentos en formatos como PDF, imágenes, hojas de cálculo, documentos de texto u otros formatos permitidos por la plataforma.
Los archivos son utilizados exclusivamente para las funcionalidades documentales solicitadas por el usuario o definidas por su organización.
Cuando una funcionalidad lo requiera, la Aplicación puede solicitar acceso a la cámara del dispositivo para:
Capturar documentos.
Digitalizar documentación.
Adjuntar evidencias fotográficas.
Escanear códigos QR o códigos de barras relacionados con un proceso documental.
La cámara únicamente será utilizada cuando el usuario acceda a una funcionalidad que requiera este permiso.
La Aplicación puede utilizar servicios de notificaciones para informar al usuario sobre eventos relacionados con sus procesos documentales, tales como:
Documentos pendientes de revisión.
Solicitudes de aprobación.
Documentos aprobados o rechazados.
Cambios de estado.
Observaciones recibidas.
Recordatorios.
Nuevas tareas o asignaciones.
Para proporcionar estas funcionalidades puede almacenarse un identificador o token de notificaciones asociado al dispositivo.
Durante el uso de la Aplicación pueden generarse datos técnicos necesarios para garantizar su correcto funcionamiento y seguridad, incluyendo:
Registros de conexión.
Información de sesión.
Identificadores de aplicación.
Información técnica del dispositivo.
Versión de la Aplicación.
Mensajes y registros de errores.
Información necesaria para diagnóstico y soporte técnico.
La información recopilada mediante Flujo Documental puede ser utilizada para:
Autenticar la identidad del usuario.
Controlar el acceso según roles y permisos.
Gestionar documentos y archivos.
Ejecutar flujos documentales.
Registrar revisiones, aprobaciones y rechazos.
Mantener la trazabilidad de las operaciones.
Asignar documentos, actividades o responsabilidades.
Enviar notificaciones relacionadas con los procesos documentales.
Mantener registros históricos.
Atender incidencias y solicitudes de soporte.
Mejorar la seguridad, estabilidad y funcionamiento de la plataforma.
Cumplir las obligaciones legales, contractuales u organizacionales aplicables.
La información no será utilizada para finalidades incompatibles con las funciones de la plataforma sin la correspondiente autorización o fundamento legal.
El tratamiento de la información puede realizarse sobre la base de:
La relación contractual o laboral existente entre el usuario y la organización.
La prestación de los servicios tecnológicos contratados.
La ejecución de las funcionalidades solicitadas por el usuario.
El interés legítimo de la organización en gestionar y controlar sus procesos documentales.
El cumplimiento de obligaciones legales.
El consentimiento del usuario cuando la legislación aplicable así lo requiera.
Dependiendo de las funcionalidades habilitadas, Flujo Documental puede solicitar permisos como:
Cámara: para capturar documentos, evidencias o escanear códigos.
Archivos, fotografías o contenido multimedia: para seleccionar, cargar, visualizar, descargar o adjuntar documentos.
Notificaciones: para informar sobre tareas, aprobaciones, cambios de estado y otros eventos relacionados con el flujo documental.
El usuario puede administrar o revocar estos permisos desde la configuración de su dispositivo.
La revocación de determinados permisos puede limitar algunas funcionalidades de la Aplicación.
Flujo Documental implementa medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información procesada mediante la plataforma.
Las comunicaciones entre la Aplicación y los servidores utilizan mecanismos seguros de transmisión de información, como conexiones cifradas mediante HTTPS.
Asimismo, se pueden implementar mecanismos como:
Autenticación de usuarios.
Control de acceso mediante roles y permisos.
Gestión segura de sesiones.
Registro de operaciones.
Protección de credenciales.
Restricción de acceso a documentos.
Trazabilidad de modificaciones y aprobaciones.
Aunque se aplican medidas razonables de seguridad, ningún sistema tecnológico puede garantizar una protección absoluta frente a todos los posibles riesgos.
La información será conservada durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fue recopilada y de acuerdo con:
Las políticas internas de la organización.
Las obligaciones contractuales.
Los requerimientos legales aplicables.
Las necesidades de trazabilidad y auditoría de los procesos documentales.
Los períodos específicos de conservación pueden variar dependiendo del tipo de documento y de las políticas definidas por cada organización.
La información procesada mediante Flujo Documental podrá ser compartida únicamente cuando sea necesario con:
La organización responsable del servicio: como responsable de los documentos y procesos gestionados mediante la plataforma.
Apptelink: como proveedor tecnológico encargado del desarrollo, mantenimiento, soporte u operación de componentes de la plataforma.
Proveedores tecnológicos: cuando sean necesarios servicios de infraestructura, almacenamiento, alojamiento, notificaciones, seguridad u otros componentes técnicos.
Autoridades competentes: cuando exista una obligación legal o requerimiento válido emitido por una autoridad competente.
La información personal procesada mediante la Aplicación no será vendida a terceros.
Cuando determinados servicios tecnológicos, proveedores o servidores se encuentren ubicados fuera del país del usuario, la información podría ser procesada o almacenada internacionalmente.
En estos casos se procurará aplicar las medidas de seguridad y protección correspondientes conforme a la legislación aplicable.
Dependiendo de la legislación aplicable, el usuario podrá tener derecho a:
Solicitar acceso a sus datos personales.
Solicitar la actualización o rectificación de información incorrecta.
Solicitar la eliminación de información cuando legalmente corresponda.
Solicitar la limitación del tratamiento.
Oponerse a determinados tratamientos cuando corresponda.
Retirar permisos o consentimientos previamente otorgados.
Solicitar información sobre el tratamiento de sus datos personales.
Para ejercer estos derechos, el usuario podrá comunicarse con:
Correo de privacidad: [CORREO_CONTACTO]
Cuando la información sea gestionada por la organización empleadora o contratante del usuario, determinadas solicitudes podrán ser atendidas directamente por dicha organización.
Los usuarios deberán utilizar la información y documentación disponible en Flujo Documental exclusivamente para las finalidades autorizadas por su organización.
El acceso a un documento dentro de la plataforma no autoriza su divulgación, reproducción o distribución fuera de los procesos establecidos por la organización.
Cada usuario es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de utilizar la información disponible conforme a los permisos que le hayan sido asignados.
Flujo Documental es una aplicación destinada principalmente al uso empresarial y organizacional.
La Aplicación no está dirigida específicamente a menores de edad y su utilización requiere credenciales válidas y autorización de la organización correspondiente.
Esta Política de Privacidad podrá ser actualizada cuando existan cambios en:
Las funcionalidades de Flujo Documental.
Los servicios tecnológicos utilizados.
Los procesos de tratamiento de información.
Los requerimientos legales o regulatorios aplicables.
La versión vigente estará disponible en el medio establecido para la publicación de las políticas de la Aplicación e indicará su fecha de última actualización.
Para consultas relacionadas con esta Política de Privacidad o con el tratamiento de información realizado mediante Flujo Documental, puede comunicarse con:
[NOMBRE LEGAL DE LA EMPRESA / ORGANIZACIÓN]
Proveedor tecnológico: Apptelink
Correo: [CORREO_CONTACTO]
Sitio web: [URL_SITIO]