Politique de confidentialité
La Fédération des clubs de motoneigistes du Québec (ci-après la « FCMQ ») s’engage à suivre la présente politique de confidentialité afin de protéger la confidentialité, la sécurité et l'exactitude des renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique conformément à la législation applicable. La présente politique explique les pratiques de la FCMQ quant aux renseignements personnels qu’elle recueille lorsqu’un club de motoneigistes adhère comme membre, lorsqu’une personne se procure un produit et/ou un service, tel que l’abonnement au magazine Motoneige Québec, lorsqu’une personne devient bénévole pour la FCMQ, lorsqu’elle participe à un événement ou un concours publicitaire organisé par la FCMQ et ses partenaires, lorsqu’elle s’inscrit sur le site Internet https : //www.portesouvertessurlessentiersdemotoneiges.ca, pour l’événement Portes Ouvertes, lorsqu’elle visite le site Internet (https://www.fcmq.qc.ca/) (ci-après collectivement les « Sites Internet »), lorsqu’elle utilise l’application mobile iMotoneige ou lorsqu’elle s’inscrit à l’infolettre.
Portée de la politique
Cette politique tient compte des exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.R.Q., c. P-39.1 (ci-après la « Loi ») et toute autre loi applicable.
Renseignements personnels
Un renseignement personnel se définit comme tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Pour les fins d’application de la présente politique, ne sont pas des renseignements personnels, les renseignements professionnels d’une personne physique, tels que le nom, la fonction, le titre, l’adresse postale, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail. Ne sont également pas des renseignements personnels,
tous les renseignements ayant été dûment anonymisés ou agrégés, conformément à la Loi, et qui ne permettent plus, par le fait même, d’identifier une personne physique.
Quels sont les renseignements personnels recueillis par la FCMQ et pourquoi?
La FCMQ recueille, détient, utilise ou communique des renseignements personnels uniquement avec votre consentement et qu’aux fins ci-dessous identifiées, sauf si la Loi l’exige ou l’autorise autrement. Pour tout autre usage de vos renseignements personnels, votre consentement sera demandé.
Les renseignements personnels recueillis sont uniquement ceux qui sont nécessaires à la prestation des activités et des services de la FCMQ ainsi qu’aux fins identifiées à la présente politique, notamment :
- L’adhésion d’un club de motoneigistes à titre de membre auprès de la FCMQ : le prénom, le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 1 sur 7
chacun des membres du conseil d’administration du club de motoneigistes, le prénom, le nom, l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone des propriétaires fonciers avec lesquels le club de motoneigistes a signé un droit de passage;
- La création d’un compte sur l’application iMotoneige : adresse courriel; - Lors de votre implication à titre de bénévole auprès de la FCMQ : nom, adresse résidentielle, adresse courriel, numéro de téléphone et date de naissance; - Lors de votre participation à tout événement organisé par la FCMQ : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone;
- Lors de la création d’un profil sur la plateforme de vente de droit d’accès (accessible via le site internet de la FCMQ): nom, prénom, adresse résidentielle, adresse courriel, numéro de téléphone, genre, langue de communication, ;
- L’achat de droit d’accès sur la plateforme de vente de droit d’accès de la FCMQ: nom, adresse résidentielle, adresse courriel, numéro de téléphone, année de naissance, preuve d’assurance responsabilité civile et les informations pertinentes relatives à votre motoneige soit la marque, le modèle, l’année, le numéro de série et le numéro d’immatriculation de la motoneige;
- Vos communications avec la FCMQ : le prénom, le nom, adresse courriel, numéro de téléphone;
- Lors de l’abonnement au magazine Motoneige Québec : le nom, le prénom et l’adresse postale;
- L’inscription à l’infolettre : adresse courriel;
- Lors de l’inscription à l’événement « Portes ouvertes sur les sentiers de motoneige » par le biais du site d’inscription (portesouvertessurlessentiersdemotoneige.ca) afin d’obtenir un droit d’accès temporaire gratuit : le nom, le prénom, l’adresse postale, le numéro de téléphone, l’adresse courriel, le nom de la compagnie d’assurance responsabilité civile du participant ainsi que le numéro de la police, et la durée de validité de celle-ci;
- Lors de la participation à des concours publicitaires organisés par la FCMQ : le nom, le prénom, le numéro de téléphone, l’adresse postale et le courriel; - Lors de la navigation sur les Sites Internet : certaines informations sont automatiquement recueillies. Nous vous invitons à consulter la section relative aux témoins ci-dessous.
La FCMQ prend des dispositions raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels recueillis en adoptant les mesures de sécurité appropriées.
Les mesures de sécurité
Toutes les données recueillies par la FCMQ, incluant les renseignements personnels, sont sauvegardées dans des emplacements sécurisés ainsi que sur des serveurs contrôlés, situés, dans la mesure du possible, au Québec. Toutefois, les fournisseurs de la FCMQ peuvent conserver les renseignements personnels sur des serveurs situés à l’extérieur du Canada et être assujettis à la loi en vigueur dans ce pays. La FCMQ prend les moyens raisonnables pour s’assurer que vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en conformité avec la présente politique.
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 2 sur 7
De plus, tous les renseignements personnels transmis au moment de l’acquisition d’un droit d’accès ou lors de votre inscription pour l’événement Portes Ouvertes, sont cryptés, c’est-à-dire qu’ils ont fait l’objet d’un chiffrement garantissant, dans la mesure du possible, leur confidentialité. Il est donc difficile à quiconque de les intercepter, les altérer ou les décoder et ils demeurent ainsi confidentiels. Un petit cadenas verrouillé apparaissant en bas de la fenêtre du navigateur ainsi que l’adresse URL commençant par « https:// » plutôt que « http:// » vous indique que la page sur laquelle vous transmettez des renseignements est protégée par le protocole SSL (Secure sockets layers).
Lorsqu’un paiement est requis pour l’une des fins ci-haut indiquées, le paiement est redirigé vers la passerelle de paiement de votre institution financière par l’entremise de Global Payments. Votre numéro de carte de crédit n’est pas accessible à la FCMQ ni à quiconque au moment de la transaction, hormis au service de paiement en ligne.
La FCMQ limite l’accès aux renseignements personnels aux membres autorisés de son personnel dont les fonctions rendent nécessaire un tel accès. Le personnel autorisé est adéquatement formé pour assurer la protection des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
Les tiers qui peuvent avoir accès à vos renseignements personnels
Outre les membres du personnel de la FCMQ dont les fonctions rendent nécessaire l’accès aux renseignements personnels recueillis, les personnes suivantes pourraient avoir accès à vos renseignements personnels :
- Les bénévoles dont les tâches rendent nécessaire un tel accès dans le cadre des activités organisées par la FCMQ;
- Certains fournisseurs de services (par exemple des firmes de programmation ou des consultants externes) peuvent avoir ponctuellement accès à vos renseignements personnels afin de fournir le service requis, mais il leur est strictement interdit d’utiliser ces renseignements à d’autres fins. La FCMQ a signé une entente de service avec chacun de ces fournisseurs afin de s’assurer de la protection des renseignements personnels qui leur seraient transmis;
- L’assureur pour des fins de couverture d’assurance;
- Aux clubs de motoneigistes, lorsque requis (ex. : patrouille des sentiers);
- La FCMQ pourrait être obligée de communiquer vos renseignements personnels en vertu des lois applicables par exemple, à un conseiller juridique ou à un organisme gouvernemental en autorité d’obtenir de tels renseignements personnels.
La FCMQ pourrait également utiliser et communiquer vos renseignements personnels lorsqu’elle pense que cette utilisation ou cette communication est autorisée, nécessaire ou appropriée dans les cas suivants :
- En application des lois applicables;
- Pour se conformer à une procédure judiciaire;
- Pour répondre à des demandes des autorités publiques et gouvernementales; - Pour faire respecter ses ententes contractuelles;
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 3 sur 7
- Pour protéger ses droits, sa sécurité ou ses biens, de vous-même ou d'autres personnes; ou
- Pour lui permettre d’exercer les recours disponibles ou limiter les dommages qu’elle pourrait subir.
La FCMQ ne communique jamais vos renseignements personnels à des tiers, à l’exception des personnes mentionnées ci-dessus et à moins d’avoir obtenu votre consentement.
La FCMQ ne vend sa liste de clients à aucun organisme ou compagnie ni ne l’échange avec quiconque.
Délai de conservation de vos renseignements personnels
Les renseignements personnels que vous avez fournis ou que la FCMQ a recueillis conformément à la présente politique et à la Loi pourront être utilisés par la FCMQ tant et aussi longtemps que votre consentement sera valide.
Cependant, dès le moment où vous retirez votre consentement ou si votre consentement vient à échéance, la FCMQ pourrait conserver vos renseignements personnels, sans les utiliser, selon un calendrier de conservation établi dans le respect des lois et de ses besoins.
Finalement, la FCMQ veille à la destruction ou à l’anonymisation des renseignements personnels lorsque ceux-ci ne sont plus nécessaires et que les fins pour lesquelles ils sont recueillis sont accomplies, c’est-à-dire que les renseignements personnels ne permettent plus de vous identifier, directement ou indirectement.
Liens vers les sites externes
Les Sites Internet administrés par la FCMQ peuvent contenir des liens vers des sites externes (de tiers ou de partenaires), notamment les sites des clubs de motoneigistes membres de la FCMQ. Les sites externes ne sont pas couverts par la présente politique de confidentialité. Les renseignements personnels que vous donnez sur ces sites sont soumis à la politique de confidentialité du site externe, s’il en existe une.
La FCMQ n’est pas responsable des politiques de confidentialité adoptée par des tiers ou tout autre partenaire, notamment les clubs de motoneigistes membres de la FCMQ, étant donné que chacun doit respecter la législation en vigueur dans son pays de résidence. La FCMQ vous suggère donc d’étudier les politiques de confidentialité affichées sur chacun de ces sites afin de savoir comment les renseignements personnels peuvent y être recueillis, détenus, utilisés ou communiqués.
Les « témoins » (« cookies ») sur les Sites Internet, et l’application mobile iMotoneige
Vous pouvez visiter les Sites Internet de manière anonyme en tout temps, et ce, sans révéler de renseignements personnels vous concernant à la FCMQ. Lorsque vous vous connectez aux Sites Internet, le serveur de la FCMQ, par l’entremise de témoins de connexion, identifie l’adresse IP de votre ordinateur, votre tablette ou votre appareil mobile
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 4 sur 7
(« appareil ») afin de permettre l’échange de données, ce qui permet à la FCMQ de compiler des statistiques de fréquentation de ses Sites Internet. Aucun renseignement personnel n’est relié à votre adresse IP.
Les témoins sont des morceaux d’information qui vous sont envoyés par un site Web lorsque vous le visitez. Ils se stockent de façon temporaire ou permanente sur votre appareil pour garder des traces de votre visite. La FCMQ peut utiliser des témoins afin de faciliter votre navigation ou de personnaliser l’utilisation que vous faites de ses Sites Internet, des contenus publicitaires y apparaissant ou de son application mobile iMotoneige, telle la mémorisation de vos informations de connexion lorsque vous sélectionnez l’option « Connexion automatique ». Les témoins de connexions utilisés pourraient également servir à retrouver votre historique de recherche, votre panier d’achats et de façon générale afin de faciliter votre expérience de navigation sur nos Sites Internet. Les témoins sont inoffensifs en ce sens qu’ils ne peuvent pas extraire des renseignements personnels de votre appareil. Vous pouvez les consulter et les détruire si vous le désirez. Vous en avez donc le plein contrôle. La FCMQ vous conseille de vous référer aux paramètres de votre navigateur pour effectuer les modifications appropriées.
Les Sites Internet utilisent actuellement les témoins suivants :
• Témoins analytiques de Google Analytics et de Hotjar. Ces témoins servent à recueillir de l’information sur la manière dont les visiteurs utilisent les sites Internet. L’information compilée est utilisée pour créer des rapports et pour aider la FCMQ à améliorer ses Sites Internet. Les témoins recueillent de l’information sous forme anonyme, y compris le nombre de visiteurs sur les Sites Internet, leur provenance avant de naviguer sur les Sites Internet et les pages qu’ils ont visitées;
o Vous pouvez désactiver le suivi par Google Analytics en visitant l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr
o Vous pouvez désactiver le suivi par Hotjar en visitant l’adresse https://help.hotjar.com/hc/en-us/articles/360002735873-How-to-Stop Hotjar-From-Collecting-your-Data
• Témoins de publicité de Facebook Pixel et de Google Ads Remarketing. Ces témoins sont utilisés afin de vous fournir des publicités personnalisées basées sur votre historique de navigation ainsi que pour analyser l’efficacité des campagnes publicitaires de la FCMQ.
À l’exception des témoins de connexions nécessaires au bon fonctionnement des Sites Internet, qui peuvent être activés en permanence, tous les autres témoins utilisés par la FCMQ sur ses Sites Internet sont désactivés.
L’utilisation des témoins de connexions par les Sites Internet de la FCMQ pourra être personnalisée en tout temps. En effet, il sera possible d’activer ou de refuser les témoins dits « analytiques » ainsi que ceux liés à la « publicités » lors de votre première visite sur les Sites Internet, par le biais d’une bannière sur les témoins de connexions. Il vous sera également possible de sauvegarder vos préférences concernant les témoins pour toutes visites ultérieures des Sites Internet. Dans l’éventualité où vous souhaiteriez modifier vos préférences, un bouton « cookies » apparaîtra sur les Sites Internet, vous permettant ainsi de le faire.
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 5 sur 7
En refusant la collecte de données via les témoins, il serait possible que vous ne soyez pas en mesure d’accéder à certaines fonctionnalités des Sites Internet ou de l’application iMotoneige.
L’accès à vos renseignements personnels
La FCMQ permet à toute personne concernée par les renseignements personnels recueillis et détenus par elle de rectifier tout renseignement personnel la concernant qui est inexact ou incomplet. Pour toute demande, veuillez communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. La FCMQ répondra à toute demande d’accès ou de rectification dans les trente (30) jours de la date de réception de la demande. Si la demande est refusée, la personne responsable fournira les motifs du refus à la personne qui a fait la demande.
Retrait du consentement
Vous pouvez suspendre ou retirer votre consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels vous concernant. Toutefois, et selon les circonstances, le fait de retirer votre consentement pourrait empêcher la FCMQ de continuer à vous fournir les produits et les services que vous avez demandés ou d’évaluer adéquatement vos demandes et de les traiter.
Plainte
Dans un objectif de maintenir et améliorer la qualité de ses services, la FCMQ offre la possibilité à toute personne d’exprimer son insatisfaction à l’égard de la protection de renseignements personnels qu’elle recueille, détient, utilise ou communique. Ainsi, la personne qui désire formuler une plainte doit communiquer par écrit avec la personne responsable ci-dessous identifiée. La plainte devra indiquer les éléments suivants:
- Nom et prénom;
- Numéro de téléphone;
- Adresse postale ou adresse courriel;
- Motifs de la plainte.
Toute plainte sera traitée de façon confidentielle. La FCMQ accusera réception de la plainte dans les cinq (5) jours ouvrables de la date de sa réception. La FCMQ répondra à toute plainte dans les trente (30) jours de la date de réception de la plainte.
Coordonnées de la personne responsable de la protection des renseignements personnels
Madame Nancy Pichette
Adjointe à la direction générale
Fédération des clubs de motoneigistes du Québec
Adresse postale :
101-1027 boul. des Entreprises
Terrebonne (Québec) J6Y 1V2
Téléphone : (514) 252-3076
Courriel : npichette@fcmq.qc.ca
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 6 sur 7
Modification de la Politique
La présente politique pourra être modifiée par la FCMQ en tout temps. Les modifications à la présente politique entreront en vigueur dans un délai de quinze (15) jours suivant leur affichage sur le site Internet.
Publication initiale : 5 février 2024
Politique de confidentialité relative à la loi 25 Page 7 sur 7