ACERVOS DO APERS: FONTES PARA A HISTÓRIA E A CIDADANIA

COMO ACERVOS SE CONSTITUEM?

Documentos fazem parte do cotidiano de todas e todos nós, seja em âmbito privado ou público, sejam eles físicos ou digitais.  Quem de nós não possui guardado com carinho algo como um álbum de fotos de família, recortes de jornais com matérias significativas, convites de aniversário de pessoas queridas, boletins escolares ou carteiras de vacinação antigos? Além de registros afetivos, também temos aquelas pastas em que guardamos documentos burocráticos importantes, como comprovantes de pagamento, declarações de Imposto de Renda, apólices de seguro, documentos do imóvel ou do carro. 

Podemos fazer um paralelo entre nossos acervos pessoais e a constituição de acervos em instituições arquivísticas públicas. Como definir formas de organizar tudo isso de modo a encontrar quando for preciso? Como escolher o que guardar e o que (e quando) eliminar das gavetas? Provavelmente desejamos guardar para sempre aquilo que possui valor afetivo, e eliminaremos outros documentos quando cumprirem sua função legal.

Agora, eleve esse desafio para imaginar a gestão de milhões de documentos públicos produzidos no passado e no presente. Na atualidade, após a aplicação dos instrumentos de gestão documental que determinam quais deles poderão ser eliminados e quais serão de guarda permanente, o APERS tem a responsabilidade de receber os que são patrimônio documental do Estado. A entrada destes documentos na instituição é registrada por uma Guia de Recolhimento, que formaliza a transferência de acervos que perderam seu valor administrativo, mas que possuem valor histórico, científico ou cultural.