LA PLANEACIÓN EN LA EMPRESA

La planeación es la fase del proceso administrativo en la que se establecen s importantes aspectos como la: misión, visión, objetivos y estrategias de una empresa, elementos indispensables para que se alcancen los fines y objetivos deseados. esto le permite a la empresa alcanzar un funcionamiento y crecimiento adecuado; ya que se establece una guía para el desarrollo de sus actividades con un rumbo definido.

La planeación es la primera etapa del proceso administrativo de una empresa y la cual se realiza tomando en cuenta y relacionándola con los demás elementos que conforman dicho proceso como son: (organización, dirección y control).

Se suele pensar que la planeación es algo que solo le compete a las grandes empresas, pero lo cierto es que esta es fundamental para el éxito de toda empresa sin importar el tamaño que tenga, especialmente en esta época de cambios en donde prácticamente es una obligación anticiparse al futuro. Al proponer objetivos y señalar qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, la planeación permite organizar mejor las áreas y recursos de la empresa, 

Pero además la planeación es importante también debido a las siguientes razones:

• reduce la incertidumbre y minimiza el riesgo: al prever los cambios del entorno y señalar cómo se va a reaccionar ante estos en cuanto lleguen, reduce la incertidumbre que presenta el futuro y minimiza el riesgo de que dichos cambios afecten negativamente a la empresa.

• genera eficiencia: al proponer objetivos concretos y señalar qué es lo que se va a hacer para poder alcanzarlos, evita la improvisación y, por el contrario, permite una mejor coordinación de las tareas y actividades, y un mejor uso de los recursos.

• genera compromiso y motivación: al ser un proceso que involucra a todos los miembros de la empresa y requerir la participación de varios de estos en su elaboración, genera compromiso e identificación con los objetivos, y con ello, motivación en su consecución.

Características de la planeación

La planeación es fundamental para el éxito de toda empresa; sin embargo, no todas las empresas que la aplican tienen un mejor desempeño que las que no lo hacen, ya que no basta con realizar cualquier planeación, sino que es necesario que esta cuente con algunas características.

Las siguientes son algunas características con las que debe contar toda planeación:

1) Es precisa

La planeación debe contemplar objetivos específicos expresados en términos de cantidad y tiempo como por ejemplo «incrementar las ventas en un 20% para el próximo trimestre» , que a su vez permitan tener un punto de referencia para medir los resultados (aunque también puede contemplar objetivos generales) como por ejemplo «ser la empresa líder del mercado».

En sintesis los objetivos en la planeacion ademas de ser precisos y especificos, debe ayudar a establecer un rumbo, que implique el diseño y desarrollo de estrategias o acciones que permitan saber exactamente qué es lo que se debe hacer para poder alcanzar dichos objetivos.

2) Es factible

Debe proponer objetivos ambiciosos y desafiantes capaces de generar entusiasmo, pero que a la vez sean factibles; es decir, que estén dentro de las posibilidades de la empresa o del área correspondiente teniendo en cuenta las condiciones del entorno y los recursos y capacidades con los que se cuenta; así como estrategias y cursos de acción igualmente factibles teniendo en cuenta los recursos y capacidades disponibles.

3) Es coherente

Debe considerar todos los objetivos, estrategias y planes realizados en la empresa, y procurar que todos estos elementos sean coherentes entre sí; por ejemplo, debe procurar que los objetivos de un área o departamento estén alineados con los objetivos generales de la empresa, pero también con los objetivos de las demás áreas o departamentos.

4) Es evaluada constantemente

No solo se debe evaluar los resultados de una planeación, sino que también cada cierto tiempo se debe evaluar su desarrollo; por ejemplo, para ver si los objetivos establecidos aún siguen siendo los objetivos que se pretende alcanzar teniendo en cuenta las nuevas condiciones del entorno, o para ver si las estrategias formuladas pueden ser mejoradas teniendo en cuenta los recursos y capacidades con los que ahora se cuenta.

5) Es flexible

La planeación no debe estar escrita en piedra, sino ser lo suficientemente flexible como para permitir cambios, ajustes o correcciones a medida que se vaya ejecutando; por ejemplo, cuando debido a los cambios repentinos del entorno sea necesario establecer nuevos objetivos que se adapten a estos, cuando debido a un cambio importante en la disponibilidad de los recursos del área para la cual se ha realizado sea necesario cambiar de estrategias, o cuando debido a que no se estén obteniendo los resultados esperados sea necesario corregir los planes de acción.

6) Es permanente

Finalmente, la planeación no es algo que se realiza una sola vez y que termina con la ejecución de los planes de acción, sino que se trata de un proceso permanente y continuo en donde una vez alcanzado los objetivos propuestos, se deben proponer nuevos objetivos y, con ello, nuevas estrategias y nuevos planes de acción que permitan alcanzarlos.

Tipos de planeación

Para que un proceso de planeación tenga éxito, es necesario involucrar a personas de varios niveles, comunicarse claramente, asegurar que todos conozcan los objetivos de la empresa y coordinar las actividades de la organización para que las cosas sucedan. Para ello, es importante entender los principales niveles de planeación existentes los cuales son: estratégico, táctico y operacional, como se relacionan y se diferencian entre si, como por ejemplo: en el plazo de las acciones, en los niveles jerárquicos involucrados, entre otros aspectos  y cómo cada uno de ellos influye en el resultado general de la organización. A continuación vamos a conocer un poco mas de cada uno de ellos

A) Planeación estratégica

La planeación estratégica es aquella que se desarrolla a largo plazo y cuyo fin apunta al crecimiento y desarrollo de toda la organización, esta es elaborada por la alta cúpula de la empresa depende de su estructura o composición (propietarios, presidente del directorio, CEO o altos directivos). 

En la planeación estratégica, primero se empieza definiendo la: misión, visión y valores de la empresa, para luego hacer una análisis interno para conocer mejor las capacidades de la empresa, pero también un análisis externo para conocer a la competencia, los clientes potenciales y a los proveedores. Esto  permite identificar las fortalezas, oportunidades y debilidades y con ello tomar las decisiones adecuadas en base a la posición que puede tomar en el mercado.

Una de sus características diferenciadoras es que es  proyectada a largo plazo ( 5 años años o mas, es decir a largo plazo),  además esta sirve de guía, para la planeación táctica y la planeación operativa, lo mas importante es que este tipo de planeación no solo es compartida y comunicada a todos los miembros de su organización; si no que los involucra en su desarrollo.

B) Planeación Táctica

La planificación táctica es responsable de crear las condiciones para que las acciones establecidas en la planificación estratégica sean alcanzadas. Por tratarse de una planificación más específica, las decisiones pueden ser tomadas por personas que ocupan los cargos entre la alta dirección y el operacional, (ejecutivos, gerentes, asesores, personal de confianza), como en la anterior va a depender de la estructura organizacional de la empresa.

Una característica fundamental que la diferencia es el tiempo que las acciones se aplican, generalmente en el período de 1 a 3 años midiendo acciones para un futuro más cercano que el objetivo en la planificación estratégica, es decir, a medio plazo.

En esta lo planes empiezan a ser más detallados, y podemos decir que la planificación táctica es la descomposición de la planificación estratégica, que traduce e interpreta el plan estratégico para convertirlo en planes concretos, donde por ejemplo podemos desarrollar el plan de marketing, producción, personal, el plan financiero empresarial 

C) Planeación operacional

La planificación operacional es de donde salen las acciones y objetivos trazadas en la planificación táctica y que permiten alcanzar los objetivos estratégicos.

En esta planificación los involucrados generalmente son las jefaturas y supervisores  de área o departamento quienes son los principales responsables de llevar a cabo la planificación operativa, garantizando que las actividades diarias, se ajusten a los objetivos operativos corto plazo, generalmente en el período de 3 a 6 meses a 1 año y que estos se cumplan de manera eficiente logrando alcanzar objetivos concretos.

Es decir un plan operativo es el resultado de convertir tu plan estratégico en un mapa detallado que describa exactamente qué acción llevará a cabo tu equipo cada semana o, a veces, incluso cada día. 

Diferencia entre planeación estratégica, táctica y operativa

Muchas veces ocurre. Las empresas se suelen confundir con la diferencia entre planeación estratégica, táctica y operativa. Como comentábamos al principio, no es más que el proceso para llevar a cabo un objetivo que marcamos desde la estrategia.

Con la planeación estratégica, Gerencia propone alcanzar una serie de objetivos. Con la planeación táctica, Dirección propone cómo llevarlo a cabo, detallando otros objetivos necesarios para cumplir con la estrategia y con la planeación operativa, detallamos actividades, tiempos, recursos, equipo necesario para cumplir con los objetivos o acciones definidos en la táctica.

Es importante entender que una planificación estratégica no saldrá del papel si los planes del nivel táctico y operativo no están bien establecidos, pues es un proceso integrado e interdependiente. 

Todos los niveles son necesarios: El estratégico para orientar la visión, el táctico para desplegar esa visión en planes de acción menores, y el operacional para llevar los planes a la ejecución. Por eso, las planificaciones deben involucrar a todos de la empresa y es un incentivo para que las personas se comprometen con los resultados.

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