EL CONTROL EN LA EMPRESA

El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.

Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, organizacion, direccion y control. El control consiste en medir, evaluar y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados

Objetivo del control

El objetivo del proceso administrativo de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición.

Funciones del control

El control en la empresa u organización, cumple una serie de funciones para su implementación y ejecución los cuales son:

A) Relación con lo planteado: Siempre debe de existir, un análisis adecuado en la empresa, para verificar el avance o logro de los objetivos que se han establecido en la planeación.

Ejemplo: Establecer reuniones bimensuales, trimestrales, o cuatrimestrales ; a nivel jefaturas y/o con todos los miembros de la organizacion para evaluar que es lo que se ha logrado en cada periodo. frente a lo establecido

B) Medición: Para controlar, es imprescindible medir y cuantificar los resultados que se han obtenido.

Ejemplo: Se pueden tomar como base los cuadros de produccion y ventas para ver cual ha sido el nivel alcanzado por la empresa en general en cierto periodo

C) Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes del control, es descubrir las diferencias que se presentan, entre la planeacion y la ejecucion.

Ejemplo: Si se tiene problemas financieros, una empresa debe evaluar su presupuesto del periodo y detectar donde se esta gastando de mas o comprando mal para corregir esto

D)Establecer medidas correctivas: El objeto del control es tratar de evitar los errores que se puedan cometer asi como corregir los errores que se hayan cometido, a fin de asegurar el logro de los objetivos. Dichos errores o desviaciones pueden darse en diferentes ámbitos, situaciones o aspectos como: humanos, físicos, tecnológicos y financieros. Es por eso la importancia de implementar controles.

Ejemplo: Si se ha detectado reiteradas deficiencias en una o mas areas de la empresa, se puede capacitar mejor al personal o implementar herramientas que ayuden a optimizar las tareas

Importancia del control en la empresa

El proceso del control en la empresa u organización es importante porque permite:

A) Crear mejor calidad: Un adecuado proceso de control no solo de las actividades de la empresa, si no de su entorno, permite conseguir una empresa mas productiva, con mejores condiciones de trabajo, tecnologia y mejores recursos implementados y con personal mejor preparado. Todo ello eleva los niveles de clidad y competitividad de toda la organizacion.

B) Enfrentar el cambio: Toda empresa forma parte de un entorno y en ellos pueden producirse diferentes cambios como: los clientes se vuelven mas exigentes, la competencia innova en sus productos o servicios, las politicas del pais o del sector cambian, aparecen nuevas tecnologias y nuevos materiales. Es alli donde la función del control, le sirve a los directivos de la empresa para detectar dichos cambios y responder a las amenazas o aprovechar las oportunidades. Ya que ellos deben estar constantemente vigilantes de estas situaciones; de esta manera podran enfrentar los cambios que afecten o beneficien a los productos y/o servicios de sus empresas.

C) Producción más ágil: El control permite reconocer ciertos aspectos como por ejemplo: un incremento en la demanda de los consumidores, y esto tambien a raiz del control permite determinar que es necesario por ejemplo: mejorar el cliclo de produccion , la entrega de los productos o servicios, la atencion al cliente etc. Los clientes en la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios que esten a su medida.

D) Agregar valor: Los entornos son muy cambiantes y para tener mayores ventajas, podriamos tratar de ser mas competitivos o inmitar las actividades de nuestra competencia, pero esto puede resultar muy costoso y poco beneficiosos, ante ello se debe establecer que el principal objetivo de una empresa debe ser “agregar valor” a su producto o servicio. De tal manera que logre para si una mejor percepcion en lo clientes quienes lo preferiran sobre la oferta de sus competidores; generalmente este valor agregado significa lograr tener en el mercado productos o servicios de calidad y esta calidad se logra implementando mecanismos de control sobre los mismos.

E) Facilitar la delegación y el trabajo en equipo: La tendencia actual en la gestion y administracion de la empresa, hace que esta sea mas participativa dentro de su entorno es decir una mayor delegacion de la autoridad y una mejor motivacion para que los empleados trabajen en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad del o los directivos de la empresa en cuanto a desarrollar su funcion; por el contrario el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer sus labores ni la creatividad o participación en el trabajo de los mismos.

Tipos de control en la empresa

Existen tres tipos básicos de control, estos son:

A) Control Preventivo: Es el responsable de la regulación y supervisión en el uso de de los recursos de una empresa . Tambien conocido como de antes, se lleva a cabo antes de que el ciclo operativo de la empresa inicie, el objetivo final es confirmar que las normas, reglamentos, procedimientos, politicas establecidos para que las actividades planeadas; sean admiistrativas, de produccion, comercializacion, distribucion, de un producto o servicio sean cumplidas de manera adecuada y contribuir al logro de los objetivos.

Estos recursos que están bajo supervisión del control preventivo dentro de una empresa pueden ser (humanos, tecnologicos, financieros, materiales) o cualquier otro aspecto utilizado por la empresa y que pueden ser sujetos de control preventivo. Ahora, como la palabra lo dice, el “prevenir” se utiliza para evaluar estos recursos y rechazar o corregir los que no cumplan las normas, para así lograr adelantarse a posibles problemas. Este tipo de control ayuda a evaluar el desempeño del personal

Por ejemplo: Un gerente de ventas de una determinada tienda puede tener la política de que todo cambio en el precio, respecto de los precios publicados, deben ser aprobados por escrito por el gerente, es decir, a ningún vendedor se le permite que altere algún precio.

B) Control concurrente: El control concurrente tambien conocido como si o no , se lleva a cabo durante el desarrollo del ciclo operativo de la empresa y es aquel que implica la supervisión de todas las actividades que forman parte del proceso productivo de la empresa y a todo nivel, con el objeto de asegurar que tales actividades se desarrollen conforme a las normas, reglamentos, politicas o procedimientos establecidas a fin de que contribuyan a alcanzar los objetivos de la empresa .

Esto quiere decir que durante la supervision de las actividades este control deberá determinar si se debe continuar con el proceso o no, es decir si es adecuado realizar alguna acción correctiva o bien es mejor detener el trabajo para evitar productos defectuosos o malos servicios. Este control permite evaluar el desempeño del personal.

Por ejemplo: Mediante el uso de un sistema informatico integrado de gestion (ERP), este notifica de manera automatica a cualquier trabajador cuando los datos ingresados están incorrectos, lo cual da posibilidades de corregirlo de manera inmediata.

C) Control de retroalimentacion o Correctivo : Tambien conocido como de "después", es el que se ejerce después de que un producto o servicio ha sido terminado,y tiene como objetivol verificar que éste cumpla con las normas establecidas correspondientes, esto permite una interaccion mas personalizada entre las areas directamente responsables y de esta manera optimizar las actividades mediante la correccion de debilidades y el aprovechamiento de fortalezas.

Por ejemplo: Las ventas de un producto bajan, esa disminución ya ocurrió, por lo tanto el siguiente paso sería analizar y comprender el por qué. Entonces el departamento o el encargado de ventas, debe encontrar una solución después de que el producto ya fue creado y solo queda determinar por qué disminuyeron las ventas y desde allí al futuro poder realizar las mejoras respectivas

Como ves el proceso de control en toda empresa independientemente si es pequeña micro o grande es de suma importancia en el desarrollo de sus actividades, pero tambien es importantisimo que se tome la decision de aplicarla s para llevar una mejor administracion de la misma.

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