Configurar Planilha para Enviar e-mail Documentos e Aniversariantes - Planilha Cadastro de Membros Completa
Gerenciar um cadastro de membros ou funcionários pode ser uma tarefa desafiadora, especialmente quando se trata de manter registros atualizados e lembrar datas importantes, como aniversários. Felizmente, a tecnologia pode facilitar esse processo, e uma planilha bem configurada pode ser a sua melhor aliada. Neste post, vamos explorar a funcionalidade da Configurar Planilha para Enviar e-mail Documentos e Aniversariantes - Planilha Cadastro de Membros Completa. Prepare-se para otimizar a sua gestão de membros e nunca mais esquecer datas importantes.
Configurar a planilha para enviar e-mails, documentos e lembrar aniversariantes pode revolucionar a maneira como você gerencia seu cadastro de membros. Não apenas economiza tempo, mas também permite que você crie um ambiente mais acolhedor e eficiente para sua equipe ou comunidade. No início desse post tem um vídeo tutorial com o passo a passo completo, ele é uma excelente fonte de orientação e deve ser seguido com atenção para garantir o sucesso na implementação dessas funcionalidades.
Com essas automações em funcionamento, você poderá focar mais em interações significativas com seus membros e menos em tarefas administrativas repetitivas. Aproveite ao máximo a tecnologia disponível e transforme a gestão do seu cadastro em uma experiência mais eficiente e personalizada para todos.
Configurar Planilha para Enviar e-mail - Passo a passo:
Você que já conhece a Planilha Cadastro de Membros Completa, sabe que ela possui vários recursos como; cadastro de membros, carteirinhas de membros, cartas e certificados, além dos relatórios. No nosso canal no Youtube / WESDIGITAL tem vários vídeos com orientações das funcionalidades da planilha.
Veja como enviar e-mail de aniversários e de cartas e certificados, documentos que são gerados na planilha.
Lembrete importante: Para utilizar esse recurso, é necessário ter o Outlook instalado no seu computador, e configurado com uma conta de e-mail. No vídeo completo que está no início desse post, e nosso canal no Youtube / WESDIGITAL tem um link do vídeo ensinando a fazer essa configuração do Outlook.
Na página inicial da Planilha Cadastro de Membros Completa, clique na opção “Aniversários”, dentro dessa aba, tem a opção “Gerar Relatório”, nesse relatório você irá visualizar os nomes dos membros, com suas respectivas datas de aniversário. Ainda dentro da aba “Aniversários”, tem a opção “Enviar e-mail Aniversariantes”, ao clicar nessa opção você verá que tem as opções de visualizar os aniversariantes do dia e também os aniversariantes do mês.
Vamos na opção “Enviar e-mail”, para essa configuração é bem simples, você pode além de enviar uma mensagem pode estar enviando também um anexo, basta clicar em anexo e anexar o arquivo que deve estar previamente preparado e salvo em seu computador.
Outro lembrete importante: O membro precisa ter um e-mail cadastrado, é claro se ele não tiver e-mail não tem como você enviar, então, antes verifique no cadastro de membro se ele possui e-mail.
O anexo pode ser, por exemplo, um cartão de aniversário, tanto no formato de imagem (PNG, JPGE) ou em PDF. Já a mensagem pode ser padronizada e personaliza.
Depois que você fez essa configuração, preparando a mensagem e no caso queira, anexando algum arquivo, você pode também mudar o assunto, colocando de acordo com o conteúdo, a mensagem que será enviada.
Outro lembrete importante: O e-mail será enviado para o(s) aniversariante(s) do dia. Para você fazer esse procedimento, envio do e-mail, é preciso deixar o Outlook aberto no seu computador.
Com a mensagem preparada, e o Outlook aberto, basta clicar em “Enviar”, vai abrir uma caixa de mensagem, avisando que foi enviado com sucesso. Vai aparecer o nome e o e-mail do membro para quem foi enviando. Depois que enviou, você pode ir ao e-mail que está vinculado para verificar como ficou o e-mail que foi enviado.
Envio de Cartas e Certificados
Na página inicial da Planilha Cadastro de Membros Completa, clique na opção “Cartas e Certificados”, para o envio o Outlook tem que estar aberto para ele funcionar corretamente.
Na aba “Cartas e Certificados”, vá na opção “Listar Membros”, e aplique o filtro de acordo do com o seu interesse, por exemplo, caso queira enviar um documento somente para os membros de uma determinada igreja, isso é, é claro se no cadastro tem mais de uma igreja cadastrada (Sede e congregações) após escolher para quais membros da determinada igreja, clique novamente em listar membros, pois agora vai aparecer os membros da determinada igreja que você escolheu, agora vá na opção “Intervalo de impressão” e digita quais membros deverão receber o documento (carta ou certificado), por exemplo, ao aparecer uma lista de 20 membros, quero apenas que os membros 5 a 16 recebam o documento, selecione o modelo de documento e tipo de documento, que no caso deve marcar a opção enviar por e-mail, depois de aplicar esses filtros, clique em “Gerar Documentos”, nesse momento o Outlook vai abrir, uma caixa de e-mail para cada membro que foi selecionado previamente para receber o e-mail. Você poderá escrever uma mensagem individual, para cada um ou escrever uma mensagem padronizada, na caixa de e-mail do Outlook, você vai verificar que o documento está anexado, você pode clicar no documento para verificar se está tudo correto, antes de fazer o envio do e-mail. Para o envio, basta clicar em “Enviar”.
Antes do envio, caso queira, você pode alterar o assunto do e-mail. E caso queira personalizar e/ou padronizar, você fazer uma pré-configuração do assunto do e-mail.
Configuração do assunto do e-mail
Na página inicial da Planilha Cadastro de Membros Completa, clique na opção “Mostrar Abas”, digite a senha do Administrador, depois clique na opção “Aba Configurações”, que está na tela inicial, e dentro dessa aba no menu configurações, vai abrir uma caixa de comandos, marque a opção “desproteger planilha”, para desproteger as abas e fazer as alterações, e digite a senha, ao adquirir a Planilha Cadastro de Membros Completa, você irá receber essa senha, em arquivo bloco de notas. usando a barra de rolagem, dentro dessa aba de configurações você irá localizar a tabela “Dados do e-mail de documentos”, aqui tem que ter muita atenção, para não fazer nenhum tipo de alteração que comprometa a funcionalidade da planilha. Nessa tabela “Dados do e-mail de documentos”, você vai pre-configurar o assunto do e-mail, personalizando e/ou padronizando de acordo com o interesse da igreja.
Após fazer as configurações, volte para tela inicial da Planilha Cadastro de Membros Completa, clique na opção “Ocultar Abas”. Esse procedimento de configuração do assunto do e-mail, deve ser realizado previamente, antes de configurar o e-mail para ser enviado, após fazer a configuração do assunto do e-mail você já pode configurar o e-mail para envio.
Esse recurso de envio de e-mail para os membros da igreja, é bem útil e muito prático, pois você pode enviar mensagens de aniversário, cartas, certificados, ou seja, os documentos que têm na Planilha Cadastro de Membros Completa.
AVISOS IMPORTANTE:
• No início desse post tem um vídeo com esse passo a passo bem detalhado, assista e tire suas dúvidas.
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