Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä:
Eläkeliitto Virolahden yhdistys ry
Sähköposti: el.virolahti@gmail.com
Yhteyshenkilö: Raili Mässeli
2. Rekisteröidyt
Eläkeliitto Virolahden yhdistys on rekisteröity yhdistys, rekisterinumero: 150.465. Pidämme yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten, yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja Jäsen- ja maksuluettelo rekisterissä.
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä yhdistyksen sisäinen jäsentiedottamisen ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä lain mukaisen ajan. Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon. Jäsen- ja maksuluettelo rekisterissä tallennamme jäsenten syntymäajan ilman henkilötunnuksia käyttötarkoituksena yhdistyslain määräykset sekä huomioida jäsenten merkkipäivien muistamiset. Emme tallenna mitään yksilöön kohdistuvia poliittisia,- terveys,- tai uskonnollisia tietoja.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Jäsen- ja maksuluettelo rekisterissä käsitellään jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja, joita ovat:
- Rekisteröidyn etu- ja sukunimi,
- kotipaikka, - sähköpostiosoite,
- vastuuhenkilöiden puhelinnumero.
- Sähköisen viestinnän tunnistetiedot sähköpostiosoitteet ovat myös el.virolahti@gmail.com palvelin tiedostossa, ja ovat vain luvan saaneilla käyttäjillä käytettävissä.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään digitaalisella liittymis ilmoituksella, tai kunkin henkilön omakohtaisella ilmoituksella rekisterin pitäjälle.
6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu yhdistyksen ja Eläkeliiton tietojärjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Luvan saaneilla henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat, joista vastaa nimetty rekisterin hoitaja yhdistyksessä sekä liiton osalta Eläkeliiton asettama vastuuhenkilö.
Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan
Eläkeliitto ei ilman yhdistyksen lupaa saa luovuttaa eikä käyttää yhdistyksen rekisteritietoja.
Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.
Manuaaliset henkilötiedot taltioidaan ilman henkilötunnusta, ja tallennetaan yhdistyksen määrittämässä arkistossa.
7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Eläkeliitto Virolahden yhdistys sekä jäsenjärjestöjen Eläkeliitto Kymenlaakson piiri ja Eläkeliitto eivät luovuta henkilötietoja kenellekään kolmannelle osapuolelle ilman asianomaisen omaa lupaa. Jäsen liittyessään yhdistyksen jäseneksi ilmoittaa suostumuksensa ulkoisen käytön osalta, josta rekisterinpitäjä antaa käyttöperustelun jäsenyhteisöilleen.
Yhdistys oman sisäisen toiminnan toteuttamisessa siirtää henkilötietoja osallistumis- ja maksurekistereiden käytössä, mistä tietojen luovutukset toteutetaan lain mukaisessa järjestyksessä, mm. matkanjärjestäjälle, joista vastaa yhdistyksen vastaavat toimihenkilöt.
Sähköisinä tallenteina henkilötietojen käytöstä vastaavat hallituksen valitsemat toimihenkilöt, joiden kanssa on laadittu erillinen vaitiolo- ja salassapitosopimus. Toimihenkilöillä on oman toimensa hoitamisessa oikeus luoda asia- tai tapahtuma kohtaisia henkilöluetteloita, joiden käyttö on toimihenkilön vastuulla.
8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Eläkeliitto Virolahden yhdistys jäsenjärjestöjensä Eläkeliitto Kymenlaakson piiri ja Eläkeliitto eivät luovuta henkilötietoja kenellekään kolmannelle osapuolelle ilman asianomaisen omaa lupaa.
Eikä henkilötietoihin anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden tai rikosoikeudellisten perusteiden toteuttamiseksi.
Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle perustuu aina voimassa olevaan henkilötietojen käsittelyä koskevaan lainsäädäntöön ja toteutetaan kyseisen lainsäädännön mukaisesti.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Henkilötiedot poistetaan myös varmuuskopioinneista siitä eteenpäin, kun ne on poistettu rekisteristä.
10. Profilointi
Eläkeliitto Virolahden yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle suunnattuja yhdistyksen sisäisiä viestejä, kuten merkkipäivä onnitteluja. Profilointi tietoja ei luovuteta kenellekään kolmannelle osapuolelle.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, milloin tahansa saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot yhdistykselle. Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja - vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Eläkeliitto Virolahden yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse el.virolahti@gmail.com tai ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Eläkeliitto Virolahden yhdistys ry
.
.
4900 Virolahti
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa.
Tämä tietosuojaseloste on otettu käyttöön Eläkeliitto Virolahden yhdistyksen hallituksen päätöksellä 5.2.2018.
Viimeksi tehty päivitys on vahvistettu 3.12.2018