Nota debit dapat dimaknai sebagai jenis dokumen atau nota yang digunakan sebagai bukti transaksi pengurangan utang dalam proses jual beli. Nota jenis ini biasanya dibuat oleh penjual dan rangkap dua. Satu menjadi miliki pelaku usaha dan satu untuk pembeli. Biasanya, nota debit digunakan oleh pembeli ketika terjadi ketidaksesuaian ataupun kerusakan pada barang dagangan. Biasanya hal ini terjadi bersamaan dengan pengembalian barang. Dua nota yang dibuat bukan tanpa alasan. Satu nota asli diberikan kepada penjual bersamaan dengan pengembalian barang dangan yang telah dilunasi. Sementara, satu salinan lainnya disimpan oleh pembeli sebagai bukti pencatatan.

1. Pengurangan Utang

Nota debit berfungsi sebagai bukti untuk meminta pengurangan jumlah utang kepada penjual terhadap barang yang dibeli. Oleh sebab itu, dengan adanya pengurangan maka tagihan utang pembeli menjadi lebih sedikit dari total kesepakatan sebelumnya. Namun, hal ini dilakukan dengan catatan bahwa barang dibeli secara piutang. Sehingga, penjual pun wajib mengembalikannya. Maka dengan itu, akan terjadi pengurangan utang.

2. Koreksi Jumlah Barang

Nota debit dapat dijadikan sebagai koreksi terhadap jumlah barang yang telah disetujui bersama. Misalnya, jika terjadi kekurangan total produk kiriman maka nota debit dapat dijadikan bukti untuk menyatakan hal tersebut ketika terjadi penagihan. Sehingga, pembeli dapat menunjukkan bukti dan menuntut ketidaksesuaian barang yang diterima dengan kesepakatan.

3. Koreksi Harga Barang

Nota debit dapat dijadikan sebagai koreksi terhadap harga. Misalnya, jika barang tidak laku dijual atau hal-hal lain yang telah disetujui maka diperlukan adanya koreksi. Hal ini dilakukan dengan tujuan membuat transaksi antara penjual dan pembeli menjadi lebih transparan dan keduanya sama-sama diuntungkan.

4. Bukti Stock Opname

Nota debit dapat dijadikan bukti stock opname, yakni aktivitas memeriksa atau melakukan perhitungan persediaan produk sebelum dijual. Dengan cara tersebut, pelaku usaha akan mengetahui barang mana saja yang memiliki masalah.

a. Mencatat Kesahalan yang Terjadi

Dalam menjalankan bisnis, penjual tidak akan terlepas dari kesalahan. Kesalahan yang pernah dilakukan harus dicatat sehingga dapat menjadi pelajaran atau pengingat agar kesalahan serupa tidak pernah terjadi lagi ke depannya. Untuk mencatat kesalahan dapat menggunakan nota kredit. Harapannya, dengan adanya catatan kesalahan di nota kredit dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi sehingga kejadian tersebut tidak akan terjadi lagi di masa mendatang.

b. Tertib Administrasi

Setiap transaksi yang terjadi dalam sebuah bisnis harus dicatat secara rapi dan tertib. Nota kredit menjadi salah satu hal yang harus selalu dicatat sesuai dengan standar akutansi di Indonesia. Sehingga, seluruh transaksi yang berkaitan dengan barang akan tercatat rapi dalam nota ini. Oleh sebab itu, jika suatu saat dibutuhkan untuk melihat kembali berkas atau terjadi sesuatu maka bukti transaksi dalam nota kredit dapat menjadi bukti.

c. Menunjukkan Bahwa Pelaku Bisnis Bertanggung Jawab

Dengan adanya nota kredit memberikan kesan keseriusan pelaku bisnis dalam menjalankan usahanya. Tentu hal tersebut menjadi bukti bahwa pelaku bisnis memiliki tanggung jawab yang besar. Hal tersebut terlihat dari nota kredit yang dapat menjadi pegangan bagi pembeli bahwa pihak perusahaan tidak akan lari jika terjadi kesalahan.

d. Dapat Terhindar dari Laporan Keuangan yang Janggal

Setiap transaksi harus dicatat dalam laporan keuangan yang harus dilaporkan minimal satu tahun sekali. Dalam laporan tersebut akan terlihat transaksi-transaksi yang tidak masuk akal dan tidak diketahui sumber aktivitasnya. Hal tersebut dapat terjadi, ketika pelaku bisnis kurang memperhatikan nota dan bukti transaksi. Oleh sebab itu, untuk menghindari hal semacam itu terjadi. Pelaku bisnis harus rajin membuat catatan atau nota pada transaksi apapun yang terjadi, termasuk pencatatan nota kredit.

e. Memberikan Jaminan kepada Klien

Hubungan antara perusahaan dank lien/pihak lain harus terus dijaga. Tujuannya, cukup sederhana, yakni untuk memberikan jaminan keamanan dalam bertransaksi. Adanya nota kredit level diri atau usaha akan menambah kepercayaan klien kepada penjual.

1. Kegiatan administrasi menjadi mudah karena seluruh transaksi yang dilakukan perusahaan telah tercatat secara sistematis.

2. Nota kredit menjaga hubungan antara penjual dan pembeli karena adanya kepercayaan di antara keduanya.

3. Nota kredit dapat dijadikan catatan untuk meningkatkan operasional bisnis baik dalam perbaikan produk/layanan maupun kinerja yang harus ditingkatkan.

4. Jika terjadi sesuatu di masa depan antara pembeli dan penjual, nota kredit dapat menjadi salah satu pegangan untuk mengurai konflik tersebut.

5. Nota kredit dapat dijadikan dasar untuk melacak kesalahan penjualan yang bisa saja terjadi ketika produk dalam masa pengiriman atau rusak sejak sebelum masa pengiriman.