e-Arşiv Hakkında 12 Soru 12 Cevap
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğ ile birlikte dijitalleşme sürecine giren firmalar e-arşiv ve e-fatura uygulamaları hakkında merak ettikleri sorulara yanıt aramaktadırlar. Firmaların dijital ortamda ki fatura işlemleri hakkında birçok soruyu yanıtlamaya çalıştık ve e-Arşiv fatura hakkında en çok merak edilen 12 soru ve 12 cevabı sizler için derledik.
1. e-Arşiv Faturası Nedir?
e-Arşiv, GİB tarafından belirli standartlara uygun biçimde faturanın dijital ortamda oluşturulması ve muhafaza edilmesini içeren bir fatura türüdür. e-Arşiv fatura bir tür elektronik fatura çeşididir. Ayrıca e-Arşiv fatura e-fatura sistemine kaydı olmayan kişi ve kurumlara gönderilen elektronik fatura türüdür.
2. Kimler e-Arşiv Faturası Mükellefidir?
Öncelikle e-fatura kullanan herkes 1 Ocak 2020 tarihi itibariyle e-arşiv fatura sistemine geçmekle yükümlüdür. Aracı hizmet veren, dijitalde ilan yayınlayan ve meyve sebze satanlar kazançlarına bakılmaksızın e-arşiv sistemi kapsamındadırlar. Ayrıca 2018 yılı gelir durumu brüt satış hasılatı toplam tutarı 5 milyon TL ve üstünde olan mükellefler e-arşiv uygulamasına geçmekle yükümlüdürler.
3. 2022 Yılında e-Arşiv Faturası Kullanım Yükümlülüğü Nedir?
Geçmiş dönemlerde e-arşiv fatura kullanma yükümlülüğü ciro tutarının 5 milyon TL gibi bir limiti vardı. Ancak gelir idaresi başkanlığı tebliği ile e-arşiv kullanım zorunluluğu ciro limiti 1 milyon TL düşürüldü. Yani, 2021 senesi ciro tutarı 4 milyon TL’yi geçen şirketlerin 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-arşiv uygulamasına geçmekle yükümlülüğü vardır.
4. e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
e-Arşiv fatura başvurusu yapmanın 3 farklı yöntemi mevcuttur. İlk yöntem Gelir idaresi başkanlığı portalı aracılığı ile başvurudur. Bu yöntem ile e-Arşiv fatura başvurusu yapmak isterseniz GİB e-arşiv portal bağlantısına tıklayın. İkinci yöntem ise özel entegrasyon yöntemidir. Son yöntem ise bilgi işlem sistemi ile e-Arşiv fatura başvurusudur.
5. e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
e-Arşiv fatura ilk olarak Gelir İdaresi Başkanlığı portalından kesilebilir. GİB portal üzerinden e-Arşiv fatura kesebilmek için; sisteme giriş yapar, bilgilerinizi girersiniz. Sonrasında sistem otomatik olarak size fatura kesmektedir. e-Arşiv fatura ayrıca entegrasyon ve özel entegratör yöntemi ile de kesilebilmektedir.
6. e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
e-Arşiv fatura iptali için fatura gönderimi sağladığınız şahıs veya kuruluşun bu faturayı reddetmesi gerekir. Böylelikle GİB portal üzerinden faturanızı iptal edebilirsiniz. Ancak unutmamanız gereken bir ayrıntı; iptal işlemi 7 iş günü içerisinde olmalıdır.
7. e-Arşiv Fatura Kaç Gün İçinde Kesilir?
Genellikle sevk irsaliyesi yapılan işlemlerde e-arşiv ve e-fatura 7 iş günü içerisinde düzenlemelidir. Vergi usul Kanunu 231/5. Maddesi gereğince “Faturanın, malın teslimi ve hizmetin yapıldığı zaman itibariyle minumum 7 iş günü içerisinde düzenlenmesi gerektiği ve bu süre zarfı içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş kabul görüleceği” belirtilmiştir.
8. e-Arşiv Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?
e-Arşiv faturalarınız Gelir idaresi başkanlığı e-Arşiv portalında 6 ay boyunca arşivde saklanır. GİB’in e-Arşiv fatura sorgulama adresinden vergi kimlik numarası ile veya TC kimlik no ile kolay bir şekilde giriş sağlayabilirsiniz. Bu sayede e-Arşiv faturanızı görüntüleyip bilgilerinizi karşılaştırabilirsiniz.
9. e-Arşiv Fatura İçin Mali Mühür Gerekli mi ?
Gelir idaresi başkanlığı portalı üzerinden veya e-fatura uygulamasına geçmeden kesilmekte olan fatura işlemleri için mali mühür şartı bulunmamaktadır. Ancak e-arşiv ve e-fatura uygulamasına geçiş yapılıyorken mali mühüre ihtiyaç vardır. Ayrıca şahıs şirketleri mali mühürün muadili olarak e-imza ile de bu işlemi gerçekleştirebilirler.
10. GİB Portal İle e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
GİB portal ile e-Arşiv kesimi için ilk yapmanız gereken GİB portala giriş yapmaktır. Portala giriş yaptıktan sonra “e-arşiv portal” modülüne tıklamalısınız. Bu modüle tıkladığınızda belge işlemleri ve kullanıcı işlemleri ile karşılaşacaksınız. Öncelikle bu sayfa üzerindeki bilgilerinizi tekrar kontrol etmelisiniz ve varsa hatalı bilgileri kesinlikle düzenlemelisiniz. Sonra fatura düzenleme işlemlerinde hangi tutar aralığında fatura oluşturacaksanız onu seçmelisiniz. Sonra alıcı bilgileri bölümünü doldurmalısınız. Geriye kalan bilgileri de doldurduktan sonra “oluştur” butonuna tıkladığınızda fatura kesilme işleminiz gerçekleşmiştir.
11. e-Arşiv Portal Yurtdışı Faturası Nasıl Kesilir?
Yurt dışına mal veya hizmet satışları iki farklı düzeyde değerlendirilmektedir. e-Arşiv fatura kesme işlemi düzenlemeniz durumunda herhangi bir ciro limitine bakmadan , alıcı tarafın vergi kimlik numarası yerine 10 adet 2(222222222) yazılmaktadır. İkinci işlem ise GİB e-Arşiv portaldır. GİB e-Arşiv portal üzerinden keseceğiniz e-Arşiv fatura işlemlerinde vergi numarası olarak 10 tane 2 (222222222) yazmalısınız.
12. Bir Firmanın e-Arşiv fatura kullanıp kullanmadığını Nasıl Kontrol Edebilirim?
Öncelikle GİB’in web sitesindeki “e-Arşiv kayıtlı kullanıcılar” sayfasına giriş yapmalısınız. Bu sayfa üzerinden bir firmanın e-arşiv kullanıp kullanmadığını kolay bir şekilde görebilirsiniz.