1. INTRODUCCIÓN A LAS HOJAS DE CÁLCULO

Google Sheets también puede ser instalado en Windows, Mac Os, tablets y teléfonos móviles.

En este tema estudiaremos la hoja de cálculo de este suite, todo lo que aprendamos es trasladable a las demás hojas de cálculo.

2. PRIMEROS PASOS CON GOOGLE SHEETS.

Para acceder Google Sheets necesitaremos tener un correo electrónico de Google, luego tecleamos en Google "Hojas de cálculo de Google".

Nos aparecen las hojas de cálculo que hemos editado ordenadas por fecha de modificación. Podemos elegir cualquiera de ellas, buscarla en la barra de búsqueda o crear una nueva pulsado el botón "+" de la esquina inferior derecha.

Si creamos una nueva hoja de cálculo, nos saldrá la siguiente pantalla que corresponde a la hoja de cálculo (También podemos llegar a esta pantalla desde nuestro Google Drive, pulsando el botón "+" y eligiendo Nuevo --> Hojas de Cálculo de Google --> Hoja de Cálculo en blanco.

Las partes principales de la venta principal son las siguientes:

1. El título de la hoja de cálculo se puede modificar haciendo clic sobre él. También se puede destacar el documento y mover el documento a una carpeta haciendo clic en el icono de carpeta.

2. Los menús son similares a los que cualquier procesador de texto.

3. La barra de herramientas es similar a la de cualquier hoja de cálculo y contiene las funciones más comunes, que también se encuentran en los menús.

4. La barra de fórmulas nos permite introducir contenido en las celdas.

5. El espacio de edición de la hoja de cálculo consiste en varios rectángulos vacíos llamados celdas.

6. Los documentos se pueden compartir con otras personas haciendo clic en el botón "Compartir", además podemos añadir comentrios al contenido introducido por esas personas.

7. Las pestañas de hojas de cálculo nos permiten crear, borrar, renombrar y cambiar entre las distintas hojas de cálculo.

8. Las hojas de cálculo en Google Sheets se guardan automáticamente.

2.1 SELECCIÓN DE CELDAS

Como hemos visto, una hoaj de cálculo está compuesta de muchos rectángulos vacíos llamados celdas, las celdas se organizan en una cuadrícula en columnas y filas.

• Todas las celdas que tienen la misma letra y se encuentran una encima de la otra, forman una "columna".

• Todas las celdas que tienen el mismo número y se encuentran una al lado de la otra, forman una "fila"

• Para identificar una celda se nombra su columna y a continuación su fila (Ejemplo: en el gráfico anterior está selecionada la celda A1).

• Hay muchísimas celdas más de las que se ven en la pantalla inicial del área de trabajo.

• Para seleccionar una celda solo hay que pulsarla con el ratón, entonces se remarcará con una línea gruesa para indicárnoslo.

• También podemos seleccionar más de una ceda a la vez arrastrando el ratón con el botón izquierdo pulsado. Al conjunto de celdas seleccionado se llama "rango", y se nombra por la celda izquierda y la celda inferior derecha separadas por dos puntos. (Por ejemplo: en la hoja de cálculo inferior se encuentra seleccionado el rango de celdas B3:D5)

• Si queremos seleccionar una columna entera, basta con pulsar en la letra correspondiente a esa columna.

• Si queremos seleccionar una fila entera, basta con pulsar en el número correspondiente a esa fila.

2.2 INTRODUCCIÓN DE DATOS

En cada una de las celdas de una hoja de cálculo pueden introducirse distintos tipos de datos llamados formatos:

• • Números

  • Porcentajes

  • Monedas

  • Fecha

  • Tiempo

  • Científico

  • Fracción

  • Texto

  • Fórmulas

Para introducir un dato en una celda, primero hay que seleccionarla y posteriormente empezar a escribir el dato dentro de la misma.

Si queremos cambiar un dato introducido en una celda hay que seleccionarla y cambiar su valor en la barra de fórmulas o bien pulsar dos veces con el ratón en una celda, con lo que podremos cambiarla en la misma celda (También se consigue este último efecto seleccionando una celda y pulsando la tecla [F2]).

Una vez que hemos introducido un dato en una celda, hay que pulsar la tecla [Enter] o pulsar con el ratón sobre otra celda distinta.

2.1 COPIAR, CORTAR Y PEGAR

Para copiar el contenido de una celda, podemos hacerlo de la siguiente forma:

• • Eligiendo del menú la opción Editar -> Copiar.

  • Con la combinación de teclas Control + C.

Para cortar el contenido de una celda, podemos hacerlo de la siguiente forma:

• • Eligiendo del menú la opción Editar -> Cortar.

  • Con la combinación de teclas Control + X.

Para pegar el contenido de una celda, copiado podemos hacerlo de la siguiente forma:

• • Eligiendo del menú la opción Editar -> Pegar.

  • Con la combinación de teclas Control + V.

Para eliminar el contenido de una celda podemos hacerlo:

• • Pulsando sobre ella con el botón izquierdo del ratón y seleccionando la orden Editar - > Eliminar valores.

  • Seleccionado la celda correspondiente y pulsando la tecla Supr.

2.2.2 FORMATO DE CELDA

Ya hemos visto anteriormente los formatos que pueden aplicarse a los datos introducidos en una celda.

Al introducir un dato en una celda, Google Sheets va a intentar en primer lugar, interpretarlo como un número o como un texto, y por defecto alineará los números a la derecha y el texto a la izquierda. 

Intentará, así mismo, aplicarle un formato. Por ejemplo, si escribimos en una celda 24-6-01 y pulsamos la tecla Enter para fijar ese valor,Google Sheets automáticamente interpreta ese dato como una fecha y lo transforma a 24/06/01. 

Si el número es muy grande y no es posible mostrarlo completamente en la celda, Google Sheets aplicará el formato científico, cuya apariencia es 5,73478E+9. La interpretación de esta expresión es fácil, el E+9 equivale a 10 elevado a 9, o lo que es igual, a multiplicar por un 1 seguido de 9 ceros. 

Lo normal será esperar a introducir todos los datos para posteriormente pasar a aplicar los formatos. Para esto, en primer lugar seleccionamos la celda o celdas en cuestión y elegimos Formato -> Número. Con esto, obtendremos un desplegable donde podemos elegir el formato de número de la celda elegida.

Desde el menú Formato podemos aplicar efectos al contenido de la celda, como el tipo y tamaño de letra, la alineación de texto, su color, etc. Casi todas estas opciones las tenemos también en la barra de herramientas.

Con la opción Formato -> Combinar celdas, podemos unir un rango de celdas en una sola.

2.2.23 BORDES

En la barra de herramientas tenemos el botón de bordes, con el que podemos añadir bordes a cada celda, indicando su color, forma y grosor. 

2.3 FÓRMULAS

La característica más importante de las hojas de cálculo es la de realizar operaciones con los datos incluidos en las celdas. Esas operaciones pueden agruparse para formar fórmulas más complejas. 

Para introducir fórmulas en una celda de una hoja de cálculo se debe utilizar el símbolo = seguido de las operaciones entre las celdas (En la celda aparecerá el valor resultante de aplicar la fórmula a los valores de las celdas seleccionadas).

Empecemos por un ejemplo sencillo, si escribimos el número 23 en la celda C2, el número 52 en la celda C3 y luego hacemos clic en la celda C4 y escribimos =C2+C3 y pulsamos Intro.  Entonces en la celda C4 aparecerá el valor correspondiente a la suma de los valores contenidos en las celdas C2 y C3.

Otra manera de hacerlo (a menudo más fácil y directa) es seleccionar la celda C4 y escribir = en ella, luego hacemos clic sobre la celda C2 (aparecerá marcada con un recuadro amarillo), pulsamos + y después hacemos clic en la celda C3.

Podemos utilizar las operaciones suma +,resta  -, multiplicación * ,división /, potencia ^ y los paréntesis ( ) para agrupar operaciones.

2.4 FUNCIONES

Ya hemos visto cómo realizar en una celda cálculos básicos con los valores de otras celdas. Sin embargo, Google sheets dispone de más de 700 funciones de todo tipo (Finanzas, matemáticas, fechas, lógicas, de texto, etc).

Para acceder a las funciones que incorpora Google sheets debemos elegir Insertar -> Función del menú, con esto nos aparece una ventana como la siguiente, donde podemos elegir la función de una extensa lista:

 Algunas de las funciones más usadas son:

=SUMA(N1;N2;N3...) Nos suma los números de varias celdas

=PROMEDIO(N1;N2;N3...) Nos calcula la media aritmética de los números de varias celdas

=CONTAR(N1;N2;N3...) Nos devuelve el número de valores de celdas que forman un rango

=MÁX(N1;N2;N3...) Nos da el valor máximo entre varios números

=MÍN(N1;N2;N3...) Nos da el valor mínimo entre varios números

2.4.1 AUTOLLENADO DE CELDAS

Si aproximas el cursor del ratón a la esquina inferior derecha de una casilla, sobre un cuadradito azul, éste se transforma en una cruz. Si arrastramos la casilla, las siguientes casillas se rellenan automáticamente siguiendo la serie correspondiente, como vemos en el ejemplo anterior: 

2.5 GRÁFICOS

Los gráficos representan de forma visual cantidades, porcentajes, etc, como vimos en el tema del procesador de textos. Es una de las herramientas más usadas en Google sheets , ya que nos permite mostrar gráficamente las aburridas tablas de datos. 

Para crear un gráfico con Google sheets, debe seguir los pasos que se describen a continuación: 

1. Marcamos el área que contiene los datos que desea representar en el gráfico. 

2. En la barra de menú elegimos Insertar -> Gráfico.

3. Se creará un nuevo gráfico sugerido por el programa, con los datos de la tabla y se mostrará a la derecha la ventana del Editor de gráficos, mediante la que podremos cambiar varios aspectos del gráfico, como veremos más adelante.

Al insertar un gráfico, Google Sheets nos muestra uno tipo automáticamente en función de los datos introducidos. Cuando seleccionamos la ventana del gráfico se muestra la barra del Editor de gráficos, con la cual podemos cambiar el tipo de gráfico así como los intervalos de datos utilizados en dicho gráfico.

En la pestaña Personalizar podemos cambiar más cosas como  el estilo del gráfico, pudiendo elegir un gráfico en 3D, los títulos, la leyenda, los colores, la cuadrícula, etc.

Mediante las gráficas de Calc también podemos representar gráficamente funciones matemáticas. 

Todos los programas de la suite ofimática de Google son compatibles entre si, de manera que cualquier archivo realizado en uno de ellos puede abrirse o pegarse en otro.  

2.6 INSERCIÓN DE DIBUJOS 

Al igual que con Google Docs, en Google Sheets se pueden insertar imágenes desde el ordenador, desde Google Drive o desde la Web, también se pueden insertar dibujos hechos en la misma aplicación, se pueden insertar formas geométricas, líneas, texto, etc. y se pueden insertar títulos de WordArt.

Para acceder a la inserción de dibujos, pulsamos sobre la opción Insertar -> Imagen o Insertar -> Dibujo del menú.

3. LAS BASES DE DATOS

En varios tipos de trabajo se trabaja con gran cantidad de datos (Bibliotecas, oficinas, bancos, etc.). Para ayudar a manejar tantos datos, existen programas informáticos diseñados expresamente para tal fin llamados bases de datos.

Las bases de datos permite introducir y almacenar gran cantidad de información relacionada. (Nombres, direcciones, artículos, precios, etc.).

El programa que incorpora la suite de Microsoft se llama Microsoft Access. La suite ofimática LibreOffice cuenta con el programa LibreOffice Base, que es totalmente compatible con el anterior y además gratuito.

Las bases de datos de escritorio mencionadas anteriormente, tienen cuatro funciones principales:

• • Tablas: Permiten almacenar los datos de forma organizada.

  • Consultas: Permiten consultar los datos de forma fácil, filtrándolos y ordenándolos.

  • Formularios: Permiten la entrada de datos de forma fácil y ordenada.

  • Informes: Permiten obtener tablas de los datos impresos.

Google no tiene una aplicación de base de datos, pero con las aplicaciones de Google Sheets y Google Form, se pueden hacer casi todas las funciones de una base de datos de escritorio, con la ventaja de tener acceso a ellas desde la red.

3.1 TABLAS

En la hoja de cálculo de Google Sheets podemos crear tablas de datos con solo añadir los títulos adecuados. 

Por ejemplo, puedes tener una tabla con información de todos tus libros donde puedes almacenar el título, el nombre del autor, el año de publicación, etc.; es decir, diferentes propiedades o atributos comunes a todos los libros, y también, puedes tener una tabla con toda la información de contacto de tus amigos, por ejemplo, su nombre y apellidos, su número de móvil, su dirección de correo electrónico, etc., pero nunca en una misma tabla se guardará información de cosas con propiedades distintas. Es decir, no puedes mezclar información en una única tabla de tus libros y tus amigos porque la información (los atributos de cada una de las cosas sobre las que guardo información) no es la misma.

3.1.1 ORDEN DE DATOS

Podemos ordenar los datos de la tabla por cualquiera de las columnas que la forman, tanto desde la A hasta la Z como desde la Z hasta la A.

Para ello seleccionamos una celda (Por ejemplo de la columna A) y elegimos Datos -> Ordenar hoja por columna A, A -> Z  del menú. Se ordenará la tabla (No solo la columna A) por la columna A y por orden alfabético.

Si lo hacemos así, tenemos el problema de que el encabezado de cada columna entran dentro del orden de los datos y se quitan de la primera fila. Para evitar esto, tenemos que seleccionar todos los datos menos la fila del encabezado y seleccionar Datos -> Ordenar intervalo por columna A, A -> Z  del menú.

También podemos inmovilizar la fila del encabezado seleccionándola y eligiendo Ver -> Inmovilizar -> 1 Fila del menú.

El problema que tenemos ahora con este método es que solo podemos elegir la columna A. Si queremos elegir otra columna, tendremos que seleccionar toda la tabla (Podemos hacerlo pulsando el cuadrado vació entre la "A" y el "1" y seleccionar Datos -> Ordenar intervalo  del menú. 

En este caso nos aparece una ventana en la que podemos indicar que los datos tienen una fila de encabezado (Para que no entre en la ordenación) y podemos elegir la columna por la que se ordenará la tabla. Con este método podemos ordenar grandes tablas de datos en un par de pasos.

Si quisiéramos ordenar la tabla por autores y dentro de cada autor, sus obras por orden alfabético, podemos hacerlo pulsando el botón [Añadir otra columna para ordenar].

A veces es útil poner una casilla de verificación en una celda de nuestra tabla de datos para por ejemplo, marcar los libros que hemos leído, las películas que hemos visto, etc.

Para ello, seleccionamos la casilla donde queremos insertar dicha casilla y pulsamos en Insertar -> Casilla de verificación (Permite autocompletar, así que solo lo haremos en la primera casilla).

3.1.2 FILTRADO DE DATOS

Filtrar datos consiste en elegir ciertas filas de datos sujetas a algunas condiciones que podemos seleccionar con antelación.

En primer lugar seleccionamos un intervalo de celdas mediante Datos -> Crear un filtro del menú. (Nos aparece un símbolo en cada celda de la cabecera para indicarlo).

Si pulsamos sobre un icono de filtro, podremos ver las opciones de filtro en el menú que nos aparece:

• • Filtrar por condición: Tenemos varias condiciones para elegir los datos que nos interesan o podemos crear nuestras propias condiciones.

  • Filtrar por valores: Para ocultar datos, desmarcamos la casilla situada junto a él. 

  • Buscar: Introduce en el cuadro de búsqueda el dato que quieras buscar. 

  • Filtrar por color:  Elige el color de texto o de relleno por el que quieras filtrar.  (Previamente tenemos que utilizar varios colores en los datos).

Este menú también tiene las opciones de ordenar los datos.

Para desactivar el filtro, haz clic en Datos  -> Desactivar filtro.

Si compartimos nuestra hoja de cálculo con alguien, el filtro también se aplicará a ese otro editor, por lo que no podrá acceder a todos los datos. Si queremos que esto no ocurra, podemos recurrir a las vistas de filtro. Las vistas de filtro también nos sirve para guardar datos filtrados según varias condiciones y poder consultarlos fácilmente.