Automatizace procesů

Máš tendenci dělat rutinní věci manuálně a zabírá ti to drahocenný čas? Zkus vzít v úvahu automatizaci! Začít můžeš už od těch nejzákladnějších procesů a postupně se v této kompetenci posouvat.

Automatizace je proces, při kterém se opakující a časově náročné úkony převádějí na automatické procesy pomocí nástrojů a technologií. Tato metoda umožňuje ušetřit čas, snížit riziko chyb a zvýšit efektivitu práce. Níže si můžeš projít základní informace, jako jsou výhody automatizací nebo také tipy na jednoduché procesy, které zvládneš nastavit hned teď, to jsou automatizace v nástroji Microsoft Power Automate, kde se dají skvěle propojit Microsoft aplikace a tento nástroj je tomu přímo přizpůsoben. Jsou zde zahrnuty také tipy pro pokročilejší automatizace pomocí nástroje Make, který slouží zejména na propojení systémů, které spolu na první pohled nemusí nutně souviset. Na ony nástroje se můžeš podívat kliknutím na jejich název v nadpisu.

Proč bych měl/a zvážit využití nástrojů pro automatizaci procesů?

• Zrychlení opakujících se úkonů, které vykonáváš

• Zvýšení tvé osobní produktivity

• Minimalizace rizika chyb, jako jsou překlepy a další nedostatky

Příklady jednoduchých automatizací, které můžeš vyzkoušet i bez zkušeností:

• Automatické odpovědi na emaily (např. oznámení o nepřítomnosti při tvé dovolené)

• Automatické ukládání příloh z e-mailů do cloudového úložiště (např. Google Drive)

• Automatizace zálohování souborů, které bys běžně hledal napříč úložištěmi

1. Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate je nástroj určený pro jednoduchou a středně složitou automatizaci procesů v osobním i pracovním světě. Je vhodný pro začátečníky a umožňuje propojení aplikací a služeb bez nutnosti programovacích znalostí.

Klíčové vlastnosti:

• Široká podpora aplikací, jako jsou Outlook, SharePoint, Excel, Teams a další

• Možnost vytvářet workflow pomocí intuitivního grafického editoru

• Automatizace úkonů založená na podmínkách „pokud – pak“ logika („if – else“)

Příklady použití:

• Automatické přeposílání e-mailů – Příchozí e-maily obsahující klíčová slova (např. faktura) lze automaticky uložit jako soubory do složky na SharePointu

• Připomínky – Automatické vytváření událostí v kalendáři na základě obsahu e-mailu

• Upozornění v Teams – Kdykoliv se aktualizuje sdílený Excel, automatické odeslání notifikace do Microsoft Teams

2. Make

Make je nástroj pro pokročilejší automatizaci procesů a integraci aplikací. Je vhodný pro uživatele, kteří potřebují komplexnější workflow zahrnující četné kroky a integrace mezi různými aplikacemi.

Klíčové vlastnosti:

• Pokročilá logika a podmínky

• Široká podpora třetích stran (např. Google, Slack, Airtable, Shopify)

• Možnost monitorovat a analyzovat data v reálném čase

Příklady použití:

• Automatizace reportů – Na konci každého měsíce stahuje data z různých zdrojů (Google Sheets, Airtable), provádí analýzu a odesílá report na e-mail

• Synchronizace dat – Automatické synchronizace mezi CRM systémem a databází klientů

• Automatizace marketingu – Automatické odesílání personalizovaných e-mailů na základě chování uživatelů na webu