Основні поняття документу та документообігу

Документообіг - це рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення.

У технологічному ланцюжку обробки документів можна виділити наступні етапи:

- прийом і первинна обробка документів, що надходять;

- попередній розгляд і розподіл документів;

- реєстрація документів;

- інформаційно-довідкова робота;

- направлення на виконання;

- контроль виконання;

- виконання документів;

- відправка документів адресатам;

- формування справ відповідно до номенклатури;

- зберігання і використання документів в поточній діяльності;

- підготовка і передача справ в архів.

Всі документи поділяються на три документопотока.

Вхідні (надходять) документи несуть вихідну, первинну інформацію для виконання управлінських дій.

Вихідні (відправляються) документи несуть інформацію, вироблену при функціонуванні органу управління, з метою її передачі вищим і підвідомчим організаціям, громадським організаціям і окремим громадянам.

Внутрішні (що не виходять за межі організації) документи щоб забезпечити вирішення завдань в межах даного органу управління без направлення інформації за його межі.

Види документів за походженням:

- особистого походження;

- офіційні.

Види документів в залежності від ставлення до апарату управління:

- вхідні (що надійшли в організацію);

- вихідні (відправляються з організації);

- внутрішні (створювані в даній організації і використовувані у внутрішніх зв'язках).

- сукупність цих документів утворює документообіг організації.

Види документів по числу порушених питань:

- прості;

- складні.

За обмеження доступу документи поділяються на:

- секретні;

- для службового користування;

- несекретні (прості).

За ступенем достовірності документи поділяються на:

- оригінали (оригінали);

- копії;

- дублікати.

1. Текст робіт слід друкувати, дотримуючись таких вимог:

• текст набирається шрифтом Times New Roman кеглем не менше 12, рядковим, без виділення, з вирівнюванням по ширині;
• абзацний відступ повинен бути однаковим і дорівнює по всьому тексту 1,27 см;
• рядка поділяються полуторним або одинарним інтервалом;
• поля сторінки: верхнє і нижнє не менше 20 мм, ліве не менше 30 мм, праве не менше 10 мм;
• напівжирний шрифт не застосовується;

2. Основну частину роботи слід ділити на розділи та підрозділи:

• розділи та підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах всього тексту, за винятком додатків;
• нумерувати їх слід арабськими цифрами;
• розділи та підрозділи повинні мати заголовки;
• заголовки розділів і підрозділів слід друкувати з абзацного відступу з великої літери, не підкреслюючи;
• якщо заголовок складається з двох речень, їх розділяють крапкою;
• перенесення слів в заголовках не допускаються.

3. Нумерація сторінок текстових документів:

• сторінки робіт слід нумерувати арабськими цифрами, додержуючись наскрізної нумерації впродовж усього тексту робіт;
• титульний лист включають до загальної нумерації сторінок робіт;
• номер сторінки на титульному листі не проставляють;
• номер сторінки проставляють у центрі нижньої частини листа без точки.

4. Малюнки:

• на всі малюнки повинні бути посилання: ... у відповідність з малюнком 1;
• малюнки, за винятком малюнків додатків, слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією;
• малюнки можуть мати найменування і пояснювальні дані (підрисунковий текст), найменування поміщають після пояснювальних даних: Малюнок 1 - Деталі приладу;
• малюнки кожного додатка позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатка: Малюнок А.3.

5. Таблиці:

• на всі таблиці повинні бути посилання, при посиланні слід писати слово «таблиця» із зазначенням її номера;
• таблиці, за винятком таблиць додатків, слід нумерувати арабськими цифрами наскрізною нумерацією;
• найменування таблиці слід поміщати над таблицею зліва, без абзацного відступу: Таблиця 1 - Деталі приладу;
• таблиці кожного додатка позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатка.