Обліковий запис — це сукупність наданої інформації про користувача, засобів та прав користувача відносно багатокористувацької системи. Обліковий запис, як правило, містить відомості, необхідні для ідентифікації користувача при підключенні до системи, інформацію для авторизації і обліку. Це ім'я користувача та пароль (або іншій аналогічний засіб аутентифікації — наприклад, біометричні характеристики). Пароль або його аналог, як правило, зберігається в зашифрованому вигляді  (з міркувань безпеки).  Для підвищення надійності можуть бути, поряд з паролем, передбачені альтернативні засоби аутентифікації: наприклад, спеціальне секретне питання (або кілька питань) такого змісту, щоб відповідь було відома тільки користувачеві. Такі питання й відповіді також зберігаються в обліковому запису. 

Обліковий запис може містити також додаткові анкетні дані користувача: ім'я, прізвище, по батькові, псевдонім, стать, вік, дата народження, адреса e-mail, домашня і робоча адреса, номер домашнього, робочого та мобільного телефону, номер Viber, ідентифікатор Skype, інші контактні дані систем миттєвого обміну повідомленнями, адреса домашньої сторінки та/або блогу в інтернеті, відомості про хобі, про коло інтересів, про сім'ю, про перенесені хвороби, про політичні уподобання, про партійну приналежність, про культурні уподобання, про вміння спілкуватися іноземними мовами тощо. Конкретні категорії даних, які можуть бути внесені в таку анкету, визначаються творцями і (або) адміністраторами системи.

Обліковий запис може також містити одну або декілька фотографій або аватар користувача.

Обліковий запис користувача також може враховувати різні статистичні характеристики поведінки користувача в системі на основі відстежень системи: давність останнього входу в систему, тривалість останнього перебування в системі, адреса використаного при підключенні комп'ютера, інтенсивність використання системи тощо.

Щоб зареєструватися в Gmail, необхідно створити обліковий запис Google.  Обліковий запис Google виконує роль основної реєстраційної інформації Google і складається з єдиної адреси електронної пошти та пароля. Причому, Google ніяк не регламентує кількість акаунтів, які ви можете створити.

За допомогою створених імені користувача та пароля можна буде входити в Gmail та інші продукти Google, наприклад YouTube, Google Play і Google Диск тощо. Таким чином, увійшовши один раз, більше не потрібно виходити та входити в свій обліковий запис, щоб перейти до іншої служби. 

Реєстрація здійснюється на спеціальній сторінці, де необхідно заповнити надану там форму. Для цього на першому кроці необхідно вписати своє ім'я та  прізвище, в  нижній частині форми можна змінити мову, переглянути довідку по роботі з обліковим записом Google, отримати інформацію про політику конфіденційності та загальні положення та умови Google. Після заповнення форми необхідно натиснути кнопку Далі і перейти на наступний крок. На другому кроці вказати дату народження та стать, знов  натиснути кнопку Далі.

На кроці 3 вводимо адресу поштової скрині.  Адреса електронної пошти складається з двох частин, розділених символом «@». Ліва частина вказує ім'я поштової скриньки, часто воно збігається з логіном користувача. Права частина адреси вказує доменне ім'я того сервера, на якому розташована поштова скринька. Для пошти Gmail права частина виглядає  gmail.com , та не потребує введення. 

Натискаємо  кнопку Далі та потрапляємо на четвертий  крок, тут слід  придумати та двічі ввести надійний пароль.  

На наступних кроцах вводимо додаткову інформацію. Це, по перше, альтернативна електронна адреса та номер мобільного телефону. Ця інформація не є обов'язковою, але дуже корисна в плані підвищення рівня безпеки. Наприклад, якщо забудете пароль, то за допомогою SMS на вказаний номер телефону можна буде отримати дані, необхідні для відновлення доступу до свого облікового запису Google. Запасний адресу електронної пошти також відіграє свою роль в справі підвищення рівня захищеності аккаунта і може служити в тому числі для отримання повідомлень. Після заповнення особистих даних необхідно натиснути кнопку Далі і перейти на наступний крок.

На сьомому кроці можна переглянути дані облікового запису, а на восьмому потрібно підтвердити вашу згоду з умовами використання сервісів Google і політикою конфіденційності. Для цього натискаємо кнопку Прийняти і завершуємо створення нового акаунту.

Після цього можна виконати настроювання власного аккаунту: якщо є потреба змінити пароль для входу в аккаунт, особисті дані, додати аватар (фото, яке будуть бачити люди, з якими ви спілкуєтесь) створити або змінити список контактів, обрати мову для роботи з аккаунтом та інше.

Після створення аккаунту Google увійдемо до поштової скриньки Gmail. Новостворена скринька має вигляд як на малюнку нижче. Ми бачимо  декілька порад, які допоможуть почати роботу.  

Налаштування папки Вхідні

Щоб остаточно налаштувати профіль змінимо спочатку Налаштування папки Вхідні. Натискаємо відповідну команду, після чого справа з'являється вікно налаштування. Ми можемо змінити щільність розміщення листів, порядок їх розміщення. 

Для того, щоб покращити зовнішній вигляд вашої пошти можна також змінити тему. Для цього натискаємо команду Показати всі поряд з командою Теми. На екран виведеться вікно Виберіть тему у якому можна обрати тему, яка сподобалась. Деякі теми можна додатково змінювати.  Для цього внизу натискайте кнопки Фон тексту, Віньєтка або Розмитість. Наприкінці натисніть кнопку Зберегти.

У подальшому тему при бажанні можна змінювати будь коли.  Для цього відкриваємо Gmail на комп'ютері, праворуч угорі натискаємо кнопку  Налаштування (яка виглядає як зубчасте колесо) та обираємо команду Тема.  Далі так саме, як раніше.

Зміна зображення профілю Gmail

Ви можете вибрати фотографію для зображення профілю Gmail. Інші користувачі бачитимуть це зображення поряд із вашим ім’ям у поштовій скриньці або чаті.  Для цього натискаємо команду Змінити зображення профілю.  Після цього з’явиться вікно додавання зображення, у якому необхідно вибрати зображення для завантаження або з диску комп'ютера,  або з фотоальбомів Google тощо. 

Після цього виберіть фрагмент фотографії, який має бути видно та натисніть кнопку Зробити основною фотографією профілю.

Як бачимо фото профілю з'явилось у верхньому правому куті.

Якщо пізніше з'явилось бажання змінити фото, це можна зробити в будь-який час.  Існує декілька варіантів зміни зображення. 

1 варіант:   праворуч угорі натискаємо кнопку  Налаштування (яка виглядає як зубчасте колесо) та обираємо команду Налаштування.  У рядку Моє зображення натискаємо команду Змінити зображення та обираємо бажане фото. 

2 варіант:   праворуч угорі натискаємо на Зображення контакту, обираємо команду Змінити та обираємо бажане фото. 

Імпорт контактів та пошти

Якщо у вас є інша поштова скринька можна виконати імпорт контактів та пошти з неї. Для цього натискаємо команду Імпорт контактів та пошти.  Після цього покроково виконуємо всі інструкції для отримання результату.

Отримання Gmail для мобільного пристрою

Щоб завжди мати змогу ввійти у свій обліковий запис Google,  отримайте офіційний мобільний додаток Gmail. Для цього натискаємо команду Отримання Gmail для мобільного пристрою.  Після цього покроково виконуємо всі інструкції для отримання результату. Відтепер ви на зв'язку завжди, якщо під рукою мобільний телефон.