Форматуванням називається зміна зовнішнього оформлення таблиці. Встановлення параметрів шрифту змінює відображення даних на аркуші та при друкуванні. Відображення даних у рядку формул не змінюється. Параметри шрифту можна встановлювати для діапазону виділених клітинок, а також для окремих фрагментів тексту клітинок. У цьому випадку необхідно ввійти в режим редагування клітинок і виділити фрагмент клітинки, який потрібно оформити (символ, число, слово, кілька слів і т.п.). Параметри шрифту окремих цифр у числах, датах або часі змінити неможливо. Для оформлення клітинок (див. малюнок нижче) використовують елементи вкладки Головна, діалогове вікно Формат клітинок, а також міні-панель інструментів.

Оформлення за допомогою вкладки Головна

На вкладці Головна за форматування даних в клітинках відповідають групи Шрифт, Вирівнювання та Число.

Група Шрифт

На малюнку нижче зображено групу Шрифт і пронумеровані всі її кнопки.

1. Шрифт. Шрифт визначає зовнішній вигляд символів тексту (наприклад: Arial, Courier New, CommercialScript BT).
2. Розмір шрифту. Змінюючи розмір шрифту, можна домогтися підвищення виразності документа. Розмір шрифту виміряється в спеціальних одиницях – пунктах (пт). 1 пт приблизно дорівнює 0,35 мм. Часто до різних частин таблиці застосовують різний розмір шрифту, наприклад: для приміток, виносок і т.д. використовують шрифти розміром 8-11 пт, для заголовків – 14-20 пт, для основного тексту – 12-14 пт.
3. Збільшити розмір. Збільшує розмір шрифту.
4. Зменшити розмір. Зменшує розмір шрифту.
5. Напівжирний – застосовує напівжирне накреслення шрифту. Напівжирний шрифт використовується для виділення найбільш важливих частин таблиці.
6. Курсив – застосовує курсивне накреслення шрифту. Ним дуже зручно виділяти як окремі слова або речення, так і цілі клітинки. Курсивний шрифт м'який і ненав'язливий, візуально не тисне на читача, але при цьому відмінно підходить для виділення тексту.
7. Підкреслений – застосовує підкреслене накреслення шрифту. Кнопка, у вигляді списку, що розкривається, поруч, дозволяє вибрати варіанти підкреслення: В Excel можна встановити один із двох варіантів: одинарне або подвійне підкреслення.
8. Границі. Зміна границь для виділених клітинок.
9. Колір заливання. Заливання клітинок кольоровим фоном.
10. Колір тексту. Звичайно за замовчуванням у документі використовується шрифт кольору Авто. Це означає, що на білому фоні текст має чорний колір. Але можна вибрати й свій колір.

Група Вирівнювання

На малюнку нижче зображено групу Вирівнювання та пронумеровані всі її кнопки.

1. По верхньому краю. Вирівнювання тексту по верхньому краю клітинки.
2. Вирівняти по середині. Вирівнювання тексту по центру між верхньою й нижньою границею клітинки.
3. По нижньому краю. Вирівнювання тексту по нижньому краю клітинки.
4. Орієнтація. Текст повертається таким чином, щоб він розташовувався по діагоналі або вертикалі. Часто використовується для розміщення заголовків вузьких стовпців.
5. Перенос тексту. Вміст клітинки переноситься на кілька рядків. За замовчуванням вміст клітинки відображається в один рядок.
6. Вирівняти текст по лівому краю.
7. Вирівняти по центру.
8. Вирівняти текст по правому краю.
9. Зменшити відступ. Зменшує відступ між границею й текстом клітинки.
10. Збільшити відступ. Збільшує відступ між границею й текстом клітинки.
11. Об'єднати та помістити в центрі. Використовується для об'єднання виділених клітинок в одну велику клітинку та вирівнювання вмісту нової клітинки по центру. Часто використовується для заголовка, загального для декількох стовпців.

Група Число

На малюнку нижче зображено групу Число та пронумеровані всі її кнопки

1. Числовий формат. Вибір відображення формату даних в клітинки: у відсотках, як грошової одиниці, як дати й часу й т.д.
2. Фінансовий числовий формат. додає назва грошової одиниці, роздільник тисяч і відображає число із двома знаками після коми (наприклад: 250,00р., 124 365,26грн., $14,50).
3. Процентний формат – відображає числове значення у вигляді відсотка, не має знаків після коми (наприклад, замість значення 0,25 буде виведено 25%).
4. Формат з роздільниками – вставляє роздільник тисяч і відображає число із двома знаками після коми (наприклад, замість значення 12345678 буде виведено 12 345 678,00).
5. Збільшити розрядність – збільшує на одиницю число десяткових розрядів після коми.
6. Зменшити розрядність – зменшує на одиницю число десяткових розрядів після коми.

Більше засобів для форматування клітинок можна знайти в діалоговому вікні команди Формат => Клітинки. Для його виклику потрібно нажати комбінацію клавіш Ctrl+1 або клацнути правою клавішею миші по потрібній клітинки або розгорнути одну із груп Шрифт, Вирівнювання або Число.

У діалоговому вікні Формат клітинок знаходяться 6 закладок:

Число – числові формати, які можуть бути застосовані до даних в клітинки

Вирівнювання – вирівнювання і напрямок накреслення символів у клітинці

Шрифт – установки для шрифту, розміру та накреслення символів у клітинці

Границя – рамки клітинок: їхній вигляд і колір

Вид – кольори та візерунки тіньової маски для клітинок

Захист – клітинки можна заблокувати або сховати

Копіювання формату за зразком

Найпростішим і найшвидшим способом копіювання оформлення будь-якої клітинки на інші клітинки є використання кнопки Формат за зразком, яка знаходиться на вкладці Головна у групі Буфер обміну.

Для цього необхідно виділити клітинку, оформлення якої потрібно копіювати, і нажати кнопку Формат за зразком (див. малюнок). Після цього кнопка Формат за зразком залишиться натиснутою, а праворуч від вказівника миші з'явиться значок копіювання формату. Оформлення обраної клітинки буде встановлено для тих клітинок, які будуть виділені мишею.

У такий спосіб можна застосувати оформлення тільки один раз. Для наступного копіювання оформлення необхідно знову виділяти клітинку і натискати кнопку Формат за зразком. Якщо ж потрібно багаторазово застосовувати оформлення обраної клітинки, то необхідно два рази клацнути по кнопці Формат за зразком (клацати треба швидко, щоб кнопка залишилася натиснутою), а потім можна буде багаторазово виділяти різні фрагменти. До всіх виділених фрагментів буде застосовано обраний стиль. По закінченні роботи з копіювання оформлення, необхідно нажати клавішу клавіатури Esc або клацнути один раз по кнопці Формат за зразком, щоб вона прийшла у звичайний стан.

Копіювання формату за зразком використовують найчастіше при копіюванні оформлення в межах видимої частини одного аркуша. Але цей спосіб можна використовувати й для копіювання оформлення на інші аркуші й інші книги.