Розрахунки в Excel

Типи даних

В електронній таблиці використовуються різні типи даних. Основними є:

• текст – будь-яка послідовність символів. Дані текстового типу використовуються для заголовків таблиць, заголовків рядків і стовпців, а також для коментарів;
• число – будь-яка числова константа;
• фор/мула – математичний вираз, що створюється для обчислення результату.

Введення та редагування даних

Щоб внести дані в клітинку, потрібно активізувати її клацанням миші, ввести дані й нажати клавішу Enter.

Excel пропонує різні способи виправлення помилок. Для виправлення помилок під час заповнення клітинки, до підтвердження введення тексту, використовуються клавіші Backspace і Del. Якщо необхідно виправити вже введений в клітинку текст, вибираємо клітинку і користуємося одним із трьох способів:

- клацнути на клітинку та натиснути клавішу F2;

- подвійне клацання миші по об'єкті;

- після активізації клітинки клацнути в рядок формул.

Після внесення змін потрібно нажати клавішу Enter для підтвердження.

Текст, ширина якого занадто довга, щоб уміститися в поточну клітинку, буде візуально накладатися на сусідні клітинки, хоча фактично він буде міститися в одній. Excel обмежує текст або формули в клітинці довжиною в 255 символів. На малюнку можна побачити, що текст, який знаходиться в клітинці A1, візуально накладається на діапазон клітинок B1:D1. Але як тільки в одну із цих клітинок будуть внесені дані, текст буде візуально урізаний , хоча фактично він не змінився (це можна побачити в рядку формул).

Числа, які є занадто великими, щоб бути показаними усередині поточної клітинки, будуть відображатися як послідовність символів ########. Щоб показати числове значення в клітинці, треба збільшити ширину стовпця.

Створення та використання формул

Формула – це математичний вираз, що створюється для обчислення результату і який може залежати від умісту інших клітинок. Формула в клітинці може містити дані, посилання на інші клітинки, а також позначення дій, які необхідно виконати.

Формули – це саме те, що робить ЕТ корисними. У формулах використовуються числа, оператори, наприклад + (додавання) або * (множення), імена клітинок, функції, наприклад Sin або Log.

Якщо ввести формулу в клітинку, то в ній відобразиться результат розрахунку по цій формулі. А сама формула з'явиться в рядку формул при активізації цієї клітинки.

Формула починається зі знака рівності =. Якщо не ввести знак =, то Excel вирішить, що мова йде про текст. На робочому листу з'явиться не результат обчислень, а текст. Наприклад: C4+C5+C6.

Оператори

Усі математичні функції описуються в програмах за допомогою спеціальних символів, що звуться оператори. Операції усередині дужок «( )» мають перевагу перед іншими.

Основні оператори наведені у таблиці:

Існує кілька правил, яких потрібно дотримуватися при записі формул:

1. Не можна пропускати знаки операцій. Найчастіше пропускають знак множення.

Наприклад: не можна писати =4А2. Потрібно =4*А2.

2. Не можна ставити підряд два знаки операцій

Наприклад: замість 3*-В3 потрібно написати 3*(-В3).

3. Аргументи функцій записуються в круглих дужках.

Наприклад: Cos(З2), Sin(4*А6), Ln(В5/2).

Порядок виконання арифметичних операцій:

1) дії в дужках;

2) обчислюються значення всіх функцій;

3) піднесення в ступінь;

4) множення й ділення;

5) додавання й віднімання.

Операції однакового старшинства (наприклад: додавання й віднімання або два множення) виконуються зліва на право (крім піднесення в ступінь).

Можна змінити послідовність виконання операцій за допомогою дужок. Пропущені або зайві дужки можуть змінити формулу до невпізнанності. Це можна побачити у таблиці нижче:

У формулах можна використовувати вкладені дужки, тобто дужки, вкладені усередину інших дужок. Якщо у формулі є вкладені дужки, то спочатку обчислюється вираз в «найглибших», а потім по напрямку зсередини назовні.

=((A1+B2)*(A3/(C1+D5)+A1))+C3

Потрібно пам'ятати, що кожній дужці, що відкриваються відповідає дужка, яка її закриває, тому при великій кількості дужок потрібно бути уважним і не пропустити закриваючу дужку. Якщо десь залишилися незакриті дужки, Excel видасть повідомлення про це й не дозволить ввести формулу. Також він запропонує виправлення, але не завжди вірні, тому що автоматично буде запропоновано поставити пропущену дужку наприкінці формули.

Формули можна вводити вручну або шляхом вказівки.

Вручну – просто із клавіатури вводиться формула.

Шляхом вказівки – замість того, щоб уводити адреси клітинок, просто потрібно клацати по них мишею. Хоча дужки, числа, знаки операцій доводиться однаково вводити вручну.

Введення формули шляхом вказівки простіше й зручніше, тому що не потрібно вводити вручну імена клітинок, ризикуючи при цьому ввести не ту адресу.

Створення електронних таблиць

Будь-яка ЕТ складається з наступних елементів:

1) заголовок таблиці;

2) заголовки стовпців («шапка» таблиці);

3) вхідні й вихідні дані.

Процес створення ЕТ включає наступні кроки:

- введення заголовка ЕТ ;

- введення назв граф документа;

- введення вихідних даних;

- введення розрахункових формул;

- форматування ЕТ з метою додання їй професійного вигляду;

- підготовку ЕТ до друку і її друк.

При необхідності ЕТ можуть супроводжуватися різними поясненнями й діаграмами.

Копіювання формул за допомогою маркера заповнення.

Розглянемо приклад, зображений на малюнку нижче. В клітинку D2 внесена формула =В2*С2. Неважко здогадатися, що в клітинки D3-D5 потрібно внести такі формули:

у D3 =В3*С3

у D4 =В4*С4

у D5 =В5*С5

Для того щоб не вводити схожі формули, можна скопіювати формулу з клітинки D2 в інші. Excel автоматично змінює адреси клітинок при перенесенні формул.

Найпростіший спосіб – скористатися маркером заповнення. Це маленький чорний квадратик, що знаходиться в нижньому правому куті поточної клітинки. Якщо підвести до нього вказівник миші, він зміниться з на тонкий чорний хрестик. Якщо при цьому нажати ліву кнопку миші й перемістити її вниз, то клітинки, що знаходяться нижче, будуть виділені і у них з'являться потрібні формули. У такий спосіб Excel змінює посилання на клітинки відповідно до нового положення формули.

Обчислення Автосуми

Для того щоб заощадити час при введенні формул, в Excel можна використовувати стандартні функції. Найчастіше використовується функція Автосума.

Для обчислення суми чисел в клітинках, розташованих неперервне в одному стовпці або одному рядку, досить виділити клітинку нижче або правіше діапазону, який сумується та нажати кнопку Автосума. Наприклад, для обчислення суми значень в клітинках C3:C10 у таблиці на малюнку нижче необхідно виділити клітинку C11 і нажати кнопку Автосума.

У рядку обробки з'являється команда =СУМ(C3:C10). Для підтвердження введення формули необхідно нажати клавішу клавіатури Enter або ще раз нажати кнопку Автосума.

Для того щоб просумувати вміст довільно розташованих клітинок, необхідно виділити клітинку, у якій повинна бути обчислена сума, нажати на кнопку Автосума, а потім на аркуші виділити клітинки, які потрібно сумувати й/або діапазони клітинок. Для підтвердження введення формули необхідно нажати клавішу клавіатури Enter або ще раз нажати кнопку Автосума.

Крім обчислення суми кнопку Автосума можна використовувати при обчисленні середнього значення, визначення кількості числових значень, знаходження максимального й мінімального значень. У цьому випадку необхідно клацнути по стрілці в правій частині кнопки й вибрати необхідну дію:

- Середнє – розрахунок середнього арифметичного;

- Число – визначення кількості числових значень;

- Максимум – знаходження максимального значення;

- Мінімум – знаходження мінімального значення.

Наприклад, для того щоб обчислити середнє значення вмісту клітинок D3 – D10 у таблиці на малюнку нижче, необхідно виділити клітинку D11, потім клацнути по стрілці кнопки Автосума й вибрати дію Середнє.

Для підтвердження введення формули необхідно нажати клавішу клавіатури Enter або ще раз нажати кнопку Автосума.