Microsoft Excel являє собою електронні таблиці, які призначені для виконання обчислень, аналізу й побудови різноманітних звітів. Excel виконує обчислення та відображає результат в клітинці з формулою. Доступний діапазон формул - від простого додавання й віднімання до фінансових і статистичних обчислень.
Важливою особливістю використання електронної таблиці є автоматичне перерахування результатів при зміні значень клітинок. Наприклад, можна використовувати Excel для виконання фінансових розрахунків, обліку й контролю кадрового складу організації та ін. Excel також може будувати та оновлювати графіки, побудовані на основі введених чисел.
Для запуску Excel необхідно клацнути кнопку Пуск на панелі завдань і в групі меню Програми вибрати пункт Microsoft Excel. Після запуску на екрані відкриється робоче вікно (див. малюнок).
Угорі вікна знаходиться Заголовок вікна (1). У його центрі відображається назва документа, відкритого в цей момент (2). При першому запуску цей документ має стандартне ім'я Книга1, що і вказується в рядку заголовка. У лівій частині Заголовка знаходиться Панель швидкого доступу (3), а в правій – кнопки управління вікном (4).
Панель швидкого доступу містить декілька команд, які найбільш часто використовуються – збереження, скасування та повтору дії. Панель швидкого доступу можна настроювати, додав в неї нові елементи або видалив існуючи.
Під заголовком знаходиться Лента. Лента – це смуга, на якій розміщаються всі основні набори команд, згруповані по тематиках на окремих вкладках і групах. Можна звернути Ленту - для цього клацаємо по кнопці зі стрілочкою, яка розташована в правому верхньому куті поруч із кнопкою довідки. Для того щоб знову повернути їй колишній вид клацаємо на кнопці знов.
Вкладка – це складова частина Ленти з командами, згрупованими по завданнях, які найчастіше виконуються спільно. При запуску Excel 2010 завжди відкривається на вкладці Головна. Вона містить елементи, які можуть знадобитися на початковому етапі роботи. Вкладка Розмітка сторінки призначена для установки параметрів сторінок документів. Вкладка Вставка призначена для вставки в документи різних об'єктів. І так далі.
Група – це набір команд сформованих за принципом найбільшої сумісності. Це ті команди, які найбільше часто застосовуються спільно.
У нижньому рядку вікна розташований рядок стану. В ньому виводяться різні повідомлення та довідкова інформація.
У правій частині рядка стану знаходиться регулятор зміни масштабу. За допомогою повзунка або кнопок і змінюємо масштаб до потрібної величини. Значення масштабу в процентній величині відображається ліворуч від регулятора. Також можна змінити масштаб за допомогою коліщати прокручування миші. Утримуючи натиснутої клавішу Ctrl крутимо коліща вгору для збільшення масштабу, або вниз – для зменшення. Мінімальний масштаб відображення - 10 %, максимальний - 400 %.
Ліворуч від регулятора зміни масштабу розташовані кнопки для включення режимів перегляду таблиці.
1. Звичайний – перемикання таблиці в режим звичайного перегляду. У цьому режимі зручніше за все здійснювати редагування таблиці й уведення значень або формул в осередки.
2. Розмітка сторінки – переключення таблиці в режим розмітки, у якому таблиця відображається в точності так, як вона буде виведена на друк. У цьому режимі звичайно здійснюють вставку й розміщення графічних об'єктів, а також створюють і оформляють колонтитули.
3. Сторінковий – попередній перегляд розривів сторінок перед друком документа. У цьому режимі у вікні відображається тільки власне сама таблиця. Інші чарунки аркуша не відображаються. Зате відображені границі сторінок. Перетаскуванням цих границь можна змінювати порядок поділу таблиці між сторінками при друку. Крім того, тільки в цьому режимі можна ефективно працювати з розривами сторінок.
Електронні таблиці (ЕТ) складаються зі стовпців і рядків. Стовпці озаглавлені буквами латинського алфавіту (A, B, C...), розташованими в заголовній частині таблиці. Після стовпця Z слідують стовпці AA, AB і т.д., після стовпця AZ слідують стовпці BA, BB і т.д. до стовпця XFD. Усього в таблиці 16 384 стовпців. Рядки озаглавлені числами від 1 до 1 048 576, розташованими в першому стовпчику таблиці.
Місце перетинання стовпця та рядка називається клітинкою. Кожна клітинка має свою адресу, що складається з імен стовпця та рядка, на перетині яких розташована клітинка. Наприклад: A1, BZ2545 і т.п.
Одна з клітинок таблиці завжди є поточною або активною. Поточна клітинка виділяється рамкою. Щоб зробити клітинку активною, необхідно клавішами керування курсором підвести рамку до цієї клітинці або клацнути в ній мишею.
При виділенні будь-якої клітинки виділяються кольором заголовки рядка й стовпця для кращого сприйняття адреси клітинки. При виділенні діапазону клітинок виділяються відповідні заголовки стовпців і рядків. У будь-якій книзі Microsoft Excel існує хоча б одна виділена клітинка.
Адреса поточної клітинці буде показаний у полі, яке має назву Ім'я.
Праворуч від Поля Ім'я знаходиться Рядок формул. Він призначений для перегляду та редагування вмісту поточної клітинки.
Праворуч і знизу від робочого аркуша знаходяться Смуги прокручування (вертикальна та горизонтальна). Вони застосовуються для пересування по робочому аркуші.
ЕТ можуть містити кілька робочих аркушів, які поєднуються у файл і мають назву робочої книги. Кожна книга може містити кілька різних типів документів. Наприклад: робочій аркуш з електронною таблицею; аркуш діаграми.
Унизу вікна робочої книги знаходяться ярлики робочих аркушів: Аркуш1, Аркуш2, Аркуш3 і т.д. Назва поточного аркуша завжди виділяється напівжирним шрифтом на білому фоні. Ярлики непоточних аркушів мають сірий колір. Щоб полегшити пошук потрібних ярликів, їх можна позначити різними кольорами. Для цього потрібно клацнути по ярлику аркуша правою кнопкою миші та у контекстному меню вибрати команду Колір ярличка, а потім вибрати колір у палітрі кольорів.
Для того щоб вибрати робочий аркуш, треба клацнути мишею на відповідному ярлику. Якщо необхідний ярлик не видний у рядку ярликів, то для переходу до нього можна скористатися кнопками прокручування ярликів, розташованими в лівій частині рядка ярликів. При цьому прокручуються тільки ярлики, а не аркуші книги. Всього кнопок чотири:
– перейти до першого робочого аркуша;
– перейти до останнього робочого аркуша;
– перейти до наступного робочого аркуша;
– перейти до попереднього робочого аркуша.
Вставка аркуша
У новій книзі Microsoft Excel звичайно за замовчуванням є три аркуші.
Найпростішим і найбільше часто застосовуваним способом вставки в книгу нового аркуша є використання команди Вставка з контекстного меню. Після цього буде вставлений новий аркуш. Якщо при вставці було виділено кілька ярликів аркушів, то й вставиться точно така ж кількість нових аркушів.
Новий аркуш (аркуші) буде вставлений ліворуч від поточного. Вставлений аркуш має ім'я Аркуш.... Після ім'я Аркуш знаходиться цифра. Якщо в книзі немає інших аркушів з ім'ям Аркуш, то новий аркуш буде мати ім'я Аркуш1.
Останній ярличок із зірочкою призначений для швидкого додавання нового аркуша. Новий аркуш буде доданий після останнього аркуша.
Вставку аркушів скасувати неможливо!!!
Перейменування аркуша
Назви ярликів робочих аркушів можна змінювати. Для перейменування назви ярликів необхідно двічі клацнути мишею на відповідному ярлику. Після цього треба ввести нове ім'я ярлика для робочого аркуша, нажати Enter. Довжина ім'я не повинна перевищувати 31 символ, і не може містити таких символів: \ / ? * : [ ]. Також для перейменування можна клацнути ярлик аркуша правою кнопкою миші, вибрати команду Перейменувати, увести нове ім'я, нажати Enter. Не можна залишати поле ім'я незаповненим.
Наприклад: Аркуш1 – Розрахунок оренди; Аркуш2 – Діаграма; Аркуш3 – Рахунок-фактура.
Перейменування аркушів скасувати неможливо!!!
Копіювання або переміщення аркушів
Для копіювання або переміщення аркушів робочої книги необхідно:
- відкрити робочу книгу-джерело, аркуші якого необхідно скопіювати, і робочу книгу-приймач;
- клацнути ярлик потрібного аркуша правою кнопкою миші, вибрати команду Перемістити або скопіювати;
- у полі в книгу треба вибрати робочу книгу-приймач (для того, щоб перемістити аркуші всередині робочої книги, необхідно вибрати ім'я поточної робочої книги);
- у полі Перед аркушем необхідно вибрати аркуш, перед яким необхідно вставити переміщуваний аркуш;
- для копіювання аркуша необхідно встановити прапорець Створювати копію;
- клацнути кнопку ОК.
Для переміщення аркуша в межах однієї робочої книги можна перетягнути його ярлик на ярлик того аркуша, перед яким його необхідно вставити. Якщо при цьому втримувати натиснутої клавішу Ctrl, то аркуш буде скопійований.
Видалення аркушів
Для видалення аркуша необхідно клацнути правою кнопкою миші по ярлику аркуша й виконати команду контекстного меню Видалити.
Порожній (чистий) аркуш буде вилучений беззастережно. Якщо ж на аркуші є дані або коли-або були які-небудь дані, при спробі видалення вийде попередження. Необхідно нажати кнопку Видалити для підтвердження.
Видаляти можна не тільки один аркуш, але й групу аркушів.
Видалення аркушів скасувати неможливо!!!
Не можна видалити аркуш, якщо він є єдиним у книзі. Після видалення аркушів у книзі повинен залишитися хоча б один аркуш.
Розміщення даних
Як правило, на листі розміщають одну таблицю. Розміщення кількох таблиць на листі істотно ускладнює їхнє оформлення та обробку даних, а друк зробить практично неможливим.
Таблицю зазвичай розміщують у лівому верхньому куті листа. Перший стовпець таблиці розміщається в стовпці А, відповідно наступні стовпці таблиці займають наступні стовпці аркуша. Перший рядок таблиці розміщається в рядку 1, відповідно наступні рядки таблиці займають наступні рядки аркуша. При необхідності кілька перших рядків листа може бути зайнято назвою таблиці. Інше розміщення ускладнить друк таблиці.
При створенні таблиць не можна залишати незаповненими порожні стовпці й рядки усередині таблиці. Наприклад, при створенні списку не можна заповнити стовпець А, а потім стовпець С, залишивши порожнім стовпець В (див. малюнок). Це пов'язане з тим, що в багатьох випадках (автоформатування, сортування та ін.) Microsoft Excel автоматично визначає область таблиці, як область зв'язаних (поруч розташованих) даних.
Додавання елементів таблиці
Додавання стовпців
Для додавання стовпця можна клацнути правою кнопкою миші по заголовку стовпця аркуша, на місце якого вставляється новий, і вибрати команду контекстного меню Додати.
Якщо потрібно додати кілька стовпців, то необхідно виділити кілька стовпців (не обов'язково суміжних), клацнути правою кнопкою миші по заголовку будь-якого виділеного стовпця та виконати команду контекстного меню Додати.
Вставлений стовпець повторює оформлення стовпця, розташованого ліворуч. Якщо потрібно використовувати оформлення стовпця, розташованого праворуч, або не потрібно ніякого оформлення взагалі, то після додавання стовпця необхідно клацнути по значку Параметри додавання і вибрати відповідну команду в меню.
Додавання рядків
Для додавання рядка можна клацнути правою кнопкою миші по заголовку рядка листа, на місце якого вставляється новий, і виконати команду контекстного меню Додати.
Якщо потрібно додати кілька рядків, то варто виділити кілька рядків (не обов'язково суміжних), клацнути правою кнопкою миші по заголовку будь-якого виділеного рядка та вибрати команду контекстного меню Додати.
Вставлений рядок повторює оформлення рядка, розташованого зверху. Якщо потрібно використовувати оформлення рядка, розташованого знизу, або не потрібно ніякого оформлення взагалі, то після додавання рядка варто клацнути по значку Параметри додавання і вибрати відповідну команду в меню.
Видалення стовпців і рядків
Для видалення стовпця або рядка таблиці можна клацнути правою кнопкою миші по заголовку стовпця або рядка й виконати команду контекстного меню Видалити.
Якщо потрібно видалити кілька стовпців або рядків, то треба їх виділити, клацнути правою кнопкою миші по заголовку будь-якого виділеного стовпця або рядка й вибрати команду контекстного меню Видалити.
Неможливо одночасно видаляти стовпці та рядки.
Змінення ширини стовпців та висоти рядків
За замовчуванням клітинки мають стандартну ширину та висоту. Висота рядка визначається розміром шрифту. Для зміни висоти рядка або ширини стовпця можна перетягнути границю заголовка до необхідного значення (на границі заголовка вказівник миші прийме вигляд двонаправленої стрілки) (див малюнок нижче). Для зміни розмірів відразу декількох стовпців або рядків треба їх виділити й перетягнути границю заголовка одного з виділених елементів. Якщо на границі заголовків стовпців двічі клацнути мишею, то ширина стовпця встановиться по ширині клітинки із найдовшим умістом.
Щоб змінити висоту рядка, потрібно перетягнути мишею нижню границю в назві рядка. Вказівник миші прийме вид, зображений на малюнку.
Щоб змінити ширину стовпця, потрібно перетягнути мишею праву границю в назві стовпця. Покажчик миші прийме вид, зображений на малюнку.
При перетягуванні границі пунктирна лінія показує нове положення границі, а поруч з двонаправленої стрілкою з'являється поле, в якому виводиться числове значення майбутньої ширини або висоти.
При виконанні багатьох дій необхідно вибрати діапазон клітинок, над якими будуть провадитися дії. Часто діапазон клітинок для стислості називають блоком. Блок застосовується, коли з даними, що знаходяться на робочому аркуші необхідно виконати дії: змінити розмір шрифту, змінити стиль шрифту, скопіювати, видалити, вставити, перетягнути.
Щоб виділити блок з декількох клітинок, треба поставити вказівник миші в лівий верхній кут блоку, нажати ліву кнопку миші й тримаючи її пересувати вказівник по діагоналі до правого нижнього кута блоку. Перша клітинка залишається білою, а інші виділені клітинки зафарбовуються повністю. Можна також виділити блок за допомогою клавіш управління курсором. Установити курсор у лівий верхній кут нажати клавішу Shift і, не відпускаючи її, рухатися до правої нижньої клітинки.
Якщо необхідно виділити рядок повністю, потрібно клацнути мишею на номері-заголовку рядка в лівій частині робочої книги, а для виділення стовпця потрібно нажати на заголовок стовпця. Для виділення декількох рядків або стовпців, необхідно вибрати початковий заголовок нажати на ліву клавішу миші і, не відпускаючи кнопки, провести по відповідних заголовках рядків або стовпців.
Для того щоб виділити кілька клітинок, не з'єднаних в один блок використовують клавішу Ctrl: за допомогою миші виділяємо відповідні області, тримаючи при цьому натиснутою клавішу Ctrl.
Якщо необхідно перемістити вміст блоку, то можна використати дві можливості. По-перше, можна просто скопіювати вміст блоку, і після цього він буде повторений у документі двічі: на своєму старому місці і там, куди він був скопійований. Інший шлях – можна перемістити вміст блоку. Це означає, що на своєму колишньому місці він буде вирізаний і вставлений в інше місце.
Команда Вирізати з групи Буфер обміну вкладки Головна застосовується для видалення виділеного блоку з поточного аркуша та переміщення його в буфер обміну.
Команда Копіювати з групи Буфер обміну вкладки Головна застосовується для копіювання виділеного блоку в буфер обміну.
Команда Вставити з групи Буфер обміну вкладки Головна застосовується для вставки блоку з буфера обміну в поточну позицію.
Наприклад:
2) Виділити блок клітинок (з A3 до F7) який необхідно скопіювати або перемістити.
3) Вибрати команду Копіювати або Вирізати з групи Буфер обміну вкладки Головна.
4) Виділений блок клітинок буде обрамлений пунктирною лінією, що рухається.
5) У рядку стану буде повідомлення: «Укажіть клітинку і натисніть Enter або виберіть Вставити».
6) За допомогою команди Вставити з групи Буфер обміну вкладки Головна можна вставити блок клітинок у кілька різних місць робочого аркуша або в іншу робочу книгу. Якщо натиснути кнопку Enter блок буде вставлено у зазначене місце одноразово.
Можна використовувати замість групи Буфер обміну вкладки Головна контекстно-залежне меню, яке викликається натисканням на праву кнопку миші. Можна використати спосіб перетягнути-і-залишити.
1) Виділити блок клітинок.
2) Установити вказівник миші на рамку виділеного блоку.
3) Нажати ліву кнопку миші й, утримуючи її, перетягнути рамку в потрібне місце.
4) Відпустити ліву кнопку миші.
Також можна й скопіювати вміст блоку клітинок, тільки перед тим як нажати ліву кнопку миші, треба натиснути клавішу Ctrl і втримувати її протягом всього процесу перетаскування рамки.
Щоб видалити вміст виділеного фрагмента потрібно нажати клавішу Del на клавіатурі.