У MS Access форми є однією з найважливіших складових частин. Персональний комп'ютер зазвичай живе своїм власним життям, причому нерідко це життя є таємницею за сімома печатками, так як людина далеко не завжди може взагалі здогадуватися про суть того, що відбувається. В тій чи іншій мірі він судить про операції, що виконуються комп'ютером, на основі того, що зображується на екрані монітора. У MS Access найчастіше користувачеві доводиться спілкуватися з СКБД за допомогою форм, і він може навіть не здогадуватися, яку роботу в цей час насправді виконує програма. Форми забезпечують найбільш гнучкий спосіб перегляду, додавання, редагування та видалення даних. Отже, наскільки вдало спроектована для користувача форма, настільки зручною вийде створена база даних.
Форми в MS Access виконують дві основні функції. По-перше, вони дозволяють користувачеві оперувати даними, що зберігаються в конкретній СКБД, а по-друге, вони дозволяють пов'язувати воєдино різноманітні окремі частини бази даних, перетворюючи їх в цілісний закінчений інструмент для виконання певної роботи. У той час як таблиці і запити дозволяють відобразити на екрані довгі списки записів, форми дають можливість зосередитися на конкретному запису. Вони полегшують введення, редагування і сприйняття інформації, можуть містити допоміжні підписи та елементи оформлення. Тобто форми в Access служать для зручного представлення даних БД користувачеві.
Згідно з правилами, прийнятим в MS Access, всі форми, до чого б вони не відносилися, створюються, редагуються і зберігаються виключно в категорії Форми області переходів. Спочатку в новій базі даних вона абсолютно порожня, так як ще немає жодної форми.
Введення і зміна даних в таблицях БД можна здійснювати і в режимі таблиці але зручніше це робити за допомогою форм.
Наприклад, введення даних в таблицю Студенти в режимі таблиці має наступний вигляд (Рис. 1).
Якщо таблиця досить велика, то введення даних в режимі таблиці не дуже зручно. Набагато більш зручним представляється введення даних за допомогою форм. На Рис. 2 наведено приклад форми для перегляду та введення записів в таблицю Студенти.
Форма - це засіб, що спрощує введення, редагування і відображення інформації, що зберігається в таблиці баз даних. Вона являє собою вікно з набором елементів управління. Прикладами елементів управління можуть служити підписи, текстові поля, керуючі кнопки і графічні елементи, такі як лінія або рамки.
Форма в порівнянні з обробкою даних в режимі таблиці мають наступні переваги:
Зовнішній вигляд форми вибирається в залежності від того, з якою метою вона створюється. Форма не зберігає ніякої інформації, вона лише забезпечує зручні засоби роботи з даними, що зберігаються в таблицях БД.
Форма може оперувати лише тими об'єктами, які містять в собі фактичні дані. Таких об'єктів в MS Access два: таблиця і запит. Отже, форма може бути створена на основі таблиці, запиту або їх певної комбінації. В останньому випадку використовуються так звані складні форми.
При розробці бази даних слід скористатися різними способами створення форми, які пропонуються на вкладці Створення в групі Форми (Рис. 3).
Існує кілька способів створення форм:
Форма надає можливості для:
Розглянемо найбільш простий спосіб - створення форми за допомогою Майстра форм.
Майстер форм дозволяє зберегти час і швидко сконструювати привабливу форму для записів будь-якої таблиці.
Виконуємо послідовно наступні кроки:
3. На наступному кроці вибираємо форму представлення даних (Рис. 6). Щоб полегшити вибір, можна клацнути на кожному параметрі і подивитися, як виглядає обраний макет розташування на формі. Найчастіше застосовується тип розташування В стовпець, що дозволяє бачити повністю все поля однієї записи в режимі форми. Стрічкове розташування дозволяє одночасно переглядати кілька записів в режимі форми. Табличне розташування відображає дані в режимі таблиці. Макет Вирівняний розпорядженні об'єкти форми, компактно заповнюючи вікно форми. Після вибору макета розташування клацаємо на кнопці Далі.
4. В останньому вікні Майстра (Рис. 7) потрібно ввести ім'я форми і вибрати варіант початкового відкриття форми.
Якщо обраний перший перемикач, то можна приступати до перегляду або зміни даних.
Якщо обраний другий перемикач для відкриття форми, то вона буде відкрита в режимі конструктора і можна видозмінити її конструкцію.
Закінчивши вибір всіх елементів, потрібно клацнути на кнопці Готово.
Зручність використання Майстра полягає в швидкості створення форми. Незручність же використання Майстра форм полягає в тому, що всі поля, які були задані для виведення, оформлені без участі розробника. Отже, доведеться входити в режим конструктора для доведення зовнішнього вигляду форми до того виду, який задовольняє розробника.
У формі, яку використовують для перегляду даних, внизу є панель з інструментами, що дозволяють перегортати записи з форми (Рис. 8), а також вікно Пошук за допомогою якого можна швидко знайти необхідний запис.