Access може працювати одночасно тільки з однією базою даних. Але одна база даних Access може включати сотні таблиць, форм, запитів, звітів, макросів та модулів які знаходяться в єдиному файлі з розширенням MDB або ACCDB.
Потрібно пам'ятати, що якщо в базі немає ніяких даних (порожня база), то це все одно повноцінна база даних. Хоча даних у базі і немає, але інформація в ній все-таки є – це структура бази.
Бази даних можуть містити різні об'єкти, але основними об'єктами будь-якої бази даних є її таблиці. Найпростіша база даних має хоча б одну таблицю. Саме в таблицях бази даних зберігають всю свою інформацію.
Таблиця розбита на рядки, які звуться записами, і стовпці, які звуться полями.
Дані в таблиці впорядковані за стовпцями, ці стовпці служать полями. У кожному полі зберігаються дані певного типу (текст, число, дата і т.д.) і певної довжини. Кожне поле має своє ім'я, яке повністю визначає в ньому інформацію.
Рядки в таблиці – це записи. Кожен рядок інформації розглядається як одне ціле, до якого можна отримати доступ.
Щоб запустити СКБД Access, необхідно вибрати Пуск=>Все программи=>MS Access.
На екран виводиться вікно (рис. 8), що дозволяє почати створення бази даних або відкрити існуючу базу даних.
У вікні задаємо ім'я бази даних (1), потім натискаємо по піктограмі (2) і вибираємо розміщення бази даних. Після цього натискаємо кнопку Створити (3) і система розкриє вікно з новою порожньою таблицею (рис. 9).
Головне вікно бази даних Access складається з кількох елементів, які постійно присутні при використанні різних режимів роботи з базою даних. Назви основних елементів головного вікна програми Access 2010 можна побачити на малюнку 9.
При створенні бази даних на екрані з'являється порожня таблиця, готова до введення даних. У ній кожен стовпець відповідає полю, а кожен рядок – записи. Автоматично створюється перше поле з ім'ям Код, яке є ключовим. Тип цього поля визначається як Лічильник (Счетчик).
У заголовку наступного стовпчика з'явиться напис Клацніть для додавання. Після клацання на ній буде розкритий список з видами типів даних, які можна встановити (рис. 10). Вибираємо зі списку потрібний формат і вводимо ім'я поля. За замовчуванням використовуються значення Поле1, Поле2, Поле3 і т.д. Ці назви можна змінити за допомогою подвійного клацання на заголовку стовпця. Самій таблиці присвоюється ім'я Таблиця з порядковим номером (наприклад: Таблица1). Це ім'я завжди можна змінити при збереженні таблиці.
Тепер потрібно просто вводити дані. Після введення даних треба зберегти таблицю, присвоїти їй ім'я і клацнути на кнопці OK.
Access зберігає таблицю і відображає на екрані вікно бази даних. В області переходів з'явиться ім'я таблиці. Наступний крок – зміна таблиці за допомогою конструктора таблиць та отримання її остаточного вигляду.
У MS Access поняття таблиці має і деякі додаткові риси, а саме: таблиця має два представлення: табличне і в режимі конструктора. Різниця між ними величезна. Як таблиця, вона показує свій вміст. Наприклад: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, адреса, телефон, стаж (рис.11).
А ось настройка таблиці можлива тільки в режимі конструктора (рис. 12) .
Щоб отримати на екрані вікно конструктора таблиць (рис. 12), потрібно вибрати таблицю і клацнути на кнопці Конструктор (на рис. 11 пункти 1 і 2). Після цього на екран виведеться Вікно конструктора таблиць.
Щоб повернутись до табличного представлення потрібно клацнути на кнопці Режим таблиці (на рис. 12 пункти 1 і 2).
Для переходу від режиму конструктора до режиму таблиці не обов'язково виходити з одного режиму і відкривати інший. На панелі інструментів База даних знаходиться кнопка Вид. В режимі Конструктора вона виглядає як маленька таблиця і призначена для переходу до режиму таблиці. У режимі таблиці кнопка має інший вигляд і призначена для переходу до режиму Конструктора. Можна клацнути не по самій кнопці, а по стрілці під нею, і в списку вибрати потрібний режим (рис. 13).
Вікно конструктора таблиць складається з двох областей (рис. 14):
- Області опису полів (у верхній частині вікна);
- Області властивостей полів (у нижній частині вікна).
В області опису полів вводяться імена, типи даних полів, а також їх необов'язкові опису. В області властивостей вводяться інші характеристики полів, які звуться властивостями. Це розмір поля, формат, маска вводу, підпис для форм, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку, і т.д.
Як видно з малюнка 14, при конструюванні будь-якої таблиці ми матимемо справу з вікном, що складається з п'яти основних елементів. Зверху розташовуються три стовпці, озаглавлені: Ім'я поля, Тип даних, Опис. У нижній частині вікна є дві вкладки: Загальні і Підстановка.
У першому стовпці користувач має можливість задати будь-яке ім'я стовпця, яке вважатиме необхідним. Слід пам'ятати, що стовпці в таблиці будуть розташовуватися саме в тому порядку, в якому їх задали. Таким чином, бажано з самого початку продумати їх послідовність з урахуванням зручності подальшого використання всієї таблиці в цілому.
Імена полів повинні бути досить змістовними, але при цьому якомога більше короткими. Ім'я поля вводиться в перший стовпець при цьому необхідно дотримуватися таких правил:
1. Імена полів можуть бути довжиною від 1 до 64 символів.
2. Імена полів можуть включати літери, цифри та спеціальні символи.
3. Імена полів не можуть включати ком " , " , знаків оклику " ! ", Квадратних дужок "[]" і знаків наголоси " ` ".
4. Ім'я поля не може починатися з пробілу.
В іменах полів можуть використовуватися великі і маленькі літери.
Якщо змінюється ім'я поля готової таблиці, яке вже використовується в запитах, формах або звітах, то його необхідно змінити і у всіх цих об'єктах.
Після завдання імені поля потрібно неодмінно вказати тип даних, які в цьому полі передбачається зберігати. Тут існують свої тонкощі. Люди, які мають досвід роботи з електронними таблицями, звикли, що, за великим рахунком, всі дані діляться на три великі групи: числові, текстові і всі інші. У MS Access справи йдуть трохи складніше. Всього існує десять базових типів даних, кожен з яких має своє власне призначення.
Після клацання на будь-якій клітинці стовпця Тип даних розкривається список меню (рис. 15).
Текстові дані – це просто набір символів. Імена, адреси, а також числові дані, які не використовуються в обчисленнях (номери телефонів, номери документів, поштові індекси). Максимальна довжина рядка не повинна перевищувати 255 символів.
В поле МЕМО міститься текст довільної довжини. Наприклад: в першому записі використовується 100 символів, у другій 10, а в третьому 3000, то в результаті для них буде відведено рівно стільки місця, скільки потрібно. За рахунок цього буде заощаджено істотний обсяг пам'яті. Максимальна довжина – 65 535 символів.
Дані числового типу – це числа, які можна використовувати в обчисленнях.
Дані Дата / час призначені для зберігання значень дат, часу або обох цих величин.
Дані Грошового типу використовуються при виконанні обчислень, над якими можуть задаватися різні типи валют.
Дані Лічильник використовуються для зберігання цілих числових значень, які Access автоматично збільшує на одиницю при переході до нових записів. Лічильник можна використовувати в якості унікального ідентифікатора запису таблиці, в якій не передбачено іншої такої величини.
Дані Логічного типу представлені двома значеннями: значенню Та відповідає – 1, а значенням Ні – 0.
Дані Об'єкти OLE (Object Linking and Embedding – зв'язування і впровадження об'єкта). В полі можуть бути розміщені малюнки, діаграми, звук, електронні таблиці, відеофільми в двійковому форматі.
У полях Гіперпосилань містяться комбінації тексту і чисел у вигляді тексту. Забезпечує зв'язок з Web-сторінкою або яким-небудь файлом.
Вкладення. Тип даних, який з'явився в Access 2007 | 2010 для зберігання безпосередньо в базі даних файлів великих розмірів (малюнків, додатків MS Office та інших видів) в стислому вигляді розміром до 2 Гбайт.
Даним типу Майстри підстановок відповідає поле зі списком, що дозволяє вибирати значення з іншої таблиці або списку. Такі поля зручні для зберігання ключових полів з іншої таблиці для зв'язку з даними цієї таблиці.
Стовпець Опис носить допоміжний характер. Все, що в ньому набирається, потрібно самому користувачеві. Через деякий час рідко хто з першого погляду може визначити, за що відповідають ті чи інші дані. І вже тим більше, якщо з базою даних працює кілька людей.
Тонкощі налаштування кожного типу визначаються на вкладках Загальні та Підстановка, як тільки виділено яке-небудь поле в стовпці Тип даних конструктора таблиці. Виділивши поле, користувач потрапляє в список можливих значень, в якому потрібно лише вказати бажаний варіант. Як тільки з визначенням типу покінчено, можна перейти до точної підгонки. Припустимо, створюється поле, в якому передбачається вводити найменування міст. Природно, це буде поле текстового типу. Однак відводити йому все 255 символів напевно зайве. Навіть якщо дуже постаратися, важко буде знайти таке найменування населеного пункту, загальна довжина якого перевищить двадцять п'ять букв. Таким чином, вказавши на вкладці Загальні в рядку Розмір поля величину "25", ми заощадимо місце для двохсот тридцяти символів. Ця, начебто невелика, економія придбає дещо інший сенс, якщо припустити, що в базі може бути сто тисяч рядків. Це ні багато, ні мало 23 млн символів, що відповідає дуже товстій книзі, яка, навіть без ілюстрацій у форматі ТХТ, займе ніяк не менше п'ятисот кілобайт. Адже здавалося б, усього 230 символів ...
Для числових даних розмір поля служить додатковим визначенням типу числа. Передбачено п'ять значень властивості Розмір поля числових значень (таблиця 1).
Рядок Маска введення існує на той випадок, коли дані повинні вводитися в заздалегідь заданій формі. Людина звикла записувати дату, вказуючи кілька груп цифр, розділених крапками (наприклад: 20.05.96). Було б зручно, якби система не змушувала оператора вводити кожен раз, крім цифр, ще й точки. Тому вельми не зайве ввести маску набору цифр, щоб MS Access автоматично розставляла вводяться з клавіатури цифри згідно необхідної схемою. Наприклад на екран виводиться маска _ _._ _. _ _ _ _. користувач вводить тільки цифри, не вводячи точок між групами цифр. Існують маски і для інших типів даних.
У тому випадку, якщо дані можуть мати певний формат, то їх уявлення можна примусово вказати в рядку Формат поля. Припустимо, для полів типу Дата / Час можна вказувати тільки години, або години та хвилини, або години, хвилини і секунди. Причому як в 12-і, так і в 24-х годинному поданні. Всі можливі варіанти представлення даних автоматично підбираються залежно від того, який тип даних вами вибраний. (Рис. 15).
Хоча пробіли всередині імен полів, елементів управління і об'єктів є допустимими, в більшості імена полів записуються без пробілів. Пробіли в іменах можуть, при деяких обставинах, викликати конфлікти в програмах Microsoft Visual Basic для додатків. Так, замість імені поля «Назва відділу» рекомендується використовувати варіанти «НазваВідділу» або «Назва_Відділу». Але для того, щоб в шапці таблиці ім'я поля виглядало добре, використовуємо властивість Підпис. Те, що набрано в рядку Підпис, MS Access надалі використовує в якості назви стовпця таблиці і як підказку для елементу управління.
Так як таблиця є жорсткою формою, то вона вкрай погано ставиться до незаповненим полях. З іншого боку, оператори зазвичай дуже неуважно ставляться до полів, значення в яких змінюються рідко. Припустимо, ви працюєте в основному з клієнтами з міста Дніпро, але час від часу зустрічаються і іногородні. Якщо залишити це питання без уваги, помилки в заповненні форми практично неминучі. Щоб їх уникнути, варто ввести в рядку Значення за замовчуванням слово "Дніпро". У цьому випадку, як тільки буде створена нова запис, в полі "Місто" за замовчуванням виявиться введеним місто "Дніпро". У будь-який момент його можна замінити будь-яким іншим, проте більше не доведеться постійно стежити за цим полем без особливої потреби.
Рядок Умова на значення призначена для організації так званої "захисту від дурня". Не можна забувати, що комп'ютер, сам по собі, мислити не вміє. Він спробує виконати навіть ту команду, яка приведе до неправильних результатів. Додайте сюди неуважність користувачів і отримаєте повну картину. Щоб згодом не знадобилися виправляти неправильно введені дані, бажано постаратися заздалегідь обмежити всі можливі дії користувача в тих випадках, коли таке можливо.
Наведемо такий приклад. Фірма наймає співробітників, стаж роботи яких повинен бути не менше трьох років. Для цього з рядку Умова на значення потрібно ввести значення> 3 (більше або дорівнює трьох). З одного боку, це перешкодить попаданню в таблицю свідомо невірних даних, навіть якщо вони збігаються за типом. З іншого боку, у разі виникнення подібної помилки MS Access виведе на екран відповідне попередження. А текст цього повідомлення можна задати в рядку Повідомлення про помилку – і користувач відразу зрозуміє, де він помилився і як ситуацію виправити. Наприклад, в якості повідомлення про помилку ввести текст: Стаж повинен бути більше 3 років. Якщо два і більше умов повинні виконуватися одночасно, слід використовувати логічне множення AND (воно також називається логічне І). Приміром, у полі Вік можна ввести умову відбору> = 17 AND <= 55. В результаті будуть відображені записи, в яких значення поля вік буде перебувати в інтервалі від 17 до 55 включно.
Як відомо, будь-які дані можуть бути важливими, а можуть бути другорядними. Припустимо, вступаючи на роботу людина обов'язково повідомляє своє прізвище, ім'я, по батькові. А, наприклад, номер домашнього телефону може бути відсутнім. Аналогічним чином підрозділяються дані СУБД. Щоб система була в змозі самостійно відслідковувати заповнення першорядних полів, слід сказати "Так" у рядку Обов'язкове поле. Тоді MS Access відмовиться прийняти рядок, в якому виявилися не заповнені обов'язкові поля.
Точно так само, якщо, наприклад, поле має тип МЕМО, який часто застосовується в якості розміщення всіляких приміток, можна допустити ситуацію, коли саме поле може залишитися незаповненим взагалі нічим. В іншому випадку, бажано примусово сказати в рядку Порожні рядки про те, що дане поле не може залишитися порожнім ні за яких обставин.
Наступний рядок – Індексовані поле. Індекс – це як би свого роду додаткова мітка, по якій СУБД MS Access виробляє перегляд свого змісту. Використання індексу дозволяє прискорити пошук і сортування в даному полі. Також можна заборонити введення в поле повторюваних значень. Для цього потрібно вибрати значення Так (Збіги не допускаються).
Ключове поле
У MS Access існує обов'язкове правило, відповідно до якого будь-яка таблиця повинна містити ключове поле. Ключовим має бути таке поле або їх поєднання, яке однозначно описує весь запис (тобто рядок) у таблиці. Зазвичай в цій якості використовується нумерація рядків. Тому першим полем будь-якої таблиці часто задається поле з типом Лічильник, вміст якого автоматично збільшується на одиницю при створенні нового рядка. Щоб поле стало ключовим, в режимі конструктора, його слід виділити і натиснути мишею на зображення ключа на панелі інструментів. Ліворуч, біля даного поля, з'явиться маленький ключик, який і символізує, що дане поле є ключовим. Більше того, без обов'язкового призначення одного або декількох ключових полів MS Access не дозволить знову створювану таблицю зберегти.
На цьому створення таблиці за допомогою конструктора закінчується. Відразу після збереження на вкладці Таблиці робочої області MS Access з'явиться відповідна піктограма із заданим вами назвою. Надалі, цю таблицю можна відкривати для перегляду (або заповнення), а також для зміни.