GHAIA

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Research and Innovation Staff Exchange (RISE)

H2020-MSCA-RISE-2017, Project 777822

Geometric and Harmonic Analysis with Interdisciplinary Applications

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Índice

Notas

Acknowledgements: papers and preprints funded by GHAIA will include the following text

Para más informaciones sobre como justificar las actividades, o sobre dudas de compatibilidad con el proyecto, mandar un correo a davide.barbieri <at> uam.es .

Departamento de Matemáticas UAM

Para solicitar una estancia, enviar un correo con fechas, instituto y contactos, temas de investigación, y un breve CV actualizado, a la dirección

ghaia.rise <at> uam.es


Justificación de los viajes

Enviar también una copia de cada documento por correo electrónico.

Después de cada estancia serà necesario rellenar el cuestionario de la UE:

("Grant Agreement Number": 777822, "Project acronym": GHAIA, "Type of MSC Action": RISE, "Scientific panel": MAT)

Documentación a aportar antes de la estancia

(Si es posible, en un único correo electrónico)

  1. [sólo la primera vez] Ficha de investigador: Template.
  2. Declaración de intenciones: Template.
  3. Short CV actualizado y breve descripción del motivo del viaje.
  4. Invitación del Host (carta o correo electrónico), que indique las fechas de la estancia [las fechas se entienden como aproximadas hasta que no se tengan los billetes de avión].
  5. Formulario de Viajes: Impreso UAM.
  6. Solicitud de adelanto: Impreso UAM [rellenar todo excepto la parte en rojo si se solicita un adelanto por transferencia de la top-up allowance; el K es calculado, con 2 dígitos decimales, por el portal de la UE; podría haber diferencias, muy pequeñas, con respecto al valor de referencia K=número días/30].

Documentación interna de la UAM (entregar a las oficinas de la UAM, no al proyecto GHAIA):

Otros documentos (si necesarios):

  • Carta para el visado J1: Template [la embajada de EEUU podría pedirla para los estudiantes de PhD].
  • Formulario adelanto de gastos de alojamiento: Impreso UAM [estudiantes de PhD sin beca].

Documentación a aportar a la vuelta

(Si es posible, en un único correo electrónico)

  1. Certificado de la estancia, firmado por la Host Institution: Template.
  2. Report de las actividades: Template.
  3. Comprobante en pdf del cuestionario UE (más informaciones arriba).
  4. Credencial: Impreso UAM [rellenar todo excepto la parte en rojo; el K es calculado, con 2 dígitos decimales, por el portal de la UE; podría haber diferencias, muy pequeñas, con respecto al valor de referencia K=número días/30].
  5. Formulario de Liquidación: Impreso UAM [rellenar gastos de transporte, alojamiento, o inscripción a congresos, teniendo en cuenta los límites de budget; para el cambio en EUROS por gastos en Dolares de EEUU o en Pesos Argentinos, ver las NOTAS más abajo].
  6. Formulario de Gastos [para el seguro médico]: Impreso UAM.
  7. Tarjetas de embarque.
  8. Justificantes de gastos (más info).

Seguro Laboral

Todo trabajador español que se desplaze fuera de su lugar de trabajo tiene derecho a las coberturas de Seguro Laboral (este NO es el Seguro Médico).

Esta cobertura no es automática: se requiere una comunicación explicita a la Seguridad Social.

El procedimiento para los empleados UAM es el siguiente.

  1. Enviar un correo a nominas.seguridadsocial<AT>uam.es, pidiendo la emisión del Documento TA-300 (y de los formularios para convenios bilaterales, si se trata de estancias hacia EEUU o Argentina) con la siguiente información:
    • Nombre y Apellidos.
    • Lugar de estancia, centro de investigación o empresa donde se realizará la estancia.
    • Dirección postal del lugar de la estancia.
    • Fechas de inicio y fin de la estancia.
    • Breve descripción del motivo de la estancia (3 líneas).
    • Dirección postal en España donde algún familiar/amigo pueda recoger posible correspondencia de la Seguridad Social durante la estancia.
  2. Una vez que el Servicio de Nóminas y Seguridad Social de la UAM emita el Documento TA-300, se le comunicará al trabajador que puede pasar a recogerlo, en la Sección de Seguridad Social de la UAM, en la 2ª planta del edificio del rectorado.
  3. El Documento TA-300 se tiene que llevar a la oficina de la Tesoreria General de la Seguridad Social de la calle Manuel Ferrero 19, cerca de Chamartín (mapa, mail: madrid.administracion83.tgss@seg-social.es, tlf: 91 7148664).
  4. Esta administración expide entonces el formulario A1, que será el documento oficial que permite tener las coberturas del Seguro Laboral durante el periodo de desplazamiento.

Informaciones útiles para viajar de Europa a Estados Unidos

Estancias de menos de 90 días: es necesario tener el ESTA (solicitar con >7 días de antelación).

Estancias de más de 90 días: es necesario tener un visado (solicitar con >2 meses de antelación). El Host puede ayudar con la solicitud, y puede requerir un visado también para estancias de menos de 90 días.

Informaciones Generales

Secondments y Secondment Splits

  • Un secondment es una estancia de 30 días o más de un investigador dado en un instituto partner dado.
  • Un secondment puede dividirse en más viajes (o periodos) distintos. En este caso, cada viaje (o periodo) se denomina secondment split. La duración total tiene que ser de 30 días o más, pero es suficiente que estos se realicen durante los 4 años del proyecto.
  • Cada estancia del mismo investigador en el mismo instituto partner es un secondment split: si, durante los 4 años del proyecto, un investigador dado viaja N veces hacia el mismo instituto partner, cada estancia serà un secondment split, o sea parte del mismo secondment.
  • La financiación no cambia. Cada estancia serà financiada por su cuota proporcional en número de días, independientemente de que sean más, o menos, de 30.
  • La única excepción es si no hay suficientes garantías de que el investigador podrá realizarar 30 días o más de estancia durante los 4 años hacia el mismo instituto. En este caso, el reembolso podrá realizarse sólo a partir de cuando se hayan completado los 30 días.
  • Una vez completado los 30 días, cualquier otra estancia del mismo investigador hacia el mismo instituto partner puede ser financiada, independientemente del número de días (de todas formas, la financiación siempre es proporcional a la duración de la estancia).
  • Debido a que la financiación es proporcional al tiempo y no a los gastos (en particular a los vuelos) un secondment split puede necesitar cofinanciación. Estos fondos son compatibles con cualquier otro fondo para cofinanciar, excepto con los fondos de otros proyectos del programa Marie Curie.
  • Por cada secondment split es necesario aportar toda la documentación.

Reserva de vuelos en la oficina de viajes de El Corte Inglés

Es posible, a través de la oficina de viajes de El Corte Inglés, reservar los vuelos sin tener que adelantar el coste del billete. El procedimiento es el siguiente:

  1. ir personalmente a la oficina (ver mapa), o escribir por correo electrónico a uam <at> viajeseci.es, diciendo explicitamente que se viaja con GHAIA;
  2. encontrar con ellos los vuelos más adecuados (teniendo en cuenta los límites de budget);
  3. pedir a la oficina de pre-reservar el vuelo, de manera que el precio se quede fijo por 24 horas;
  4. enviar a la oficina una copia del pasaporte;
  5. enviar el Formulario de Viajes rellenado a davide.barbieri <at> uam.es .
  6. Hecho esto, la oficina de viajes tiene que enviar los detalles del vuelo por correo electrónico a davide.barbieri <at> uam.es y la reserva será completada una vez que ellos reciban el Formulario de Viajes firmado.

Como justificar gastos

Justificantes de gastos

Todo gasto de viaje (seguro médico, hotel/Airbnb, Uber, etc.) se tiene que justificar con papeles que:

  • indiquen el código de identificación fiscal de la empresa;
  • comprueben el pago.

Ejemplos:

  • el recibo con identificación fiscal de un taxi o de cualquier pago en efectivo es suficiente para justificar el gasto;
  • una factura, por ejemplo de un seguro médico, tiene identificación fiscal pero no garantiza el pago: en este caso hay que entregar también una copia (screenshot/impresión pdf) de la operación de pago desde la propia página del banco online;
  • lo mismo vale para un recibo electrónico de Airbnb, o de Iberia, o de Uber: es necesario pero no suficiente, y hay que entregar también una copia (screenshot/impresión pdf) de la operación de pago desde la propia página de banca online.

La justificación de inscripción a congresos requiere:

  • un certificado de participación;
  • un recibo que indique el pago, el nombre del participante y el nombre del congreso. Sólo un recibo del pago sin los nombres no vale: en este caso hay que pedir un certificado específico a los organizadores como el certificado de participación pero que indique la cantidad pagada.

Gastos en divisas no EURO

Los gastos cuyos justificantes indiquen Dólares de EEUU o Pesos Argentinos se pueden tratar de 2 maneras, ambas consentidas.

  1. Si hubo una transacción en EURO con una tarjeta de crédito/débito europea, es necesario juntar al justificante una copia (screenshot/impresión pdf) de la operación de pago desde la propia página de banca online. En este caso, esta transacción (sin contar las comisiones del banco) será la referencia para el reembolso.
  2. Alternativamente, si el pago se hizo en efectivo con recibo, se aplicará el cambio oficial (en una cualquiera de las fechas de la estancia) que se puede encontrar en la página de tipos de cambio del Banco de España, secciones:
  • 1.1 - Cambios oficiales del euro del BCE, para Dólares de EEUU;
  • 1.3 - Contravalor en euros de cambios de monedas no difundidos por el BCE, para Pesos Argentinos.

Secondments de UBA a UAM

La coordinadora local en Buenos Aires, que tiene todas las informaciones sobre los secondments GHAIA de los miembros de la Universidad de Buenos Aires, es Ursula Molter.

En esta sección vamos simplemente a ordenar los justificantes que se necesitan el la UAM para los secondments desde la Universidad de Buenos Aires a la Universidad Autónoma de Madrid.

Preguntas Frecuentes

Documentación: para cada estancia será necesario envíar 2 correos electrónicos, uno antes del inicio de la estancia y uno al final de la estancia, con toda la documentación que se detalla más abajo.

Vuelo - reserva por adelantado y fechas: ver la sección dedicada para los detalles sobre el procedimiento. Si se quiere usar esta posibilidad, hay que enviar toda la "Documentación inicial" antes de contactar la oficina de viajes. Las fechas de los vuelos tienen que coincidir o ser externas a las de inicio y fin del secondment.

Actividades en otros centros: durante el secondment, con el acuerdo de los coordinadores, se puede participar a actividades en centros que pertenezcan a la red de colaboraciones de la UAM.

Repartición de una estancia en más de un periodo: ver la sección sobre Secondment Splits.

Cuestionario de la UE: al final de cada estancia serà necesario rellenar el cuestionario de la UE utilizando los siguientes datos "Grant Agreement Number" 777822, "Project acronym" GHAIA, "Type of MSC Action" RISE, "Scientific panel" MAT.

Documentación inicial

Tiene que ser enviada antes del inicio del secondment (con Ursula Molter siempre en cc) a davide.barbieri <at> uam.es

  1. [sólo la primera vez] Copia escaneada del pasaporte, y Ficha de investigador: Template.
  2. Declaración de intenciones: Template.
  3. Short CV actualizado.
  4. Declaración de conformidad de la Universidad de Buenos Aires: Template.
  5. Invitación por parte de un profesor de la UAM: Template.
  6. Formulario de viajes: Impreso UAM.
  7. Solicitud de adelanto: Impreso UAM [rellenar todo excepto la parte en rojo si se solicita un adelanto por cheque de la top-up allowance].

Documentación final

Tiene que ser enviada antes de la vuelta a Argentina (con Ursula Molter siempre en cc) a davide.barbieri <at> uam.es

  1. Certificado de la estancia: Template.
  2. Report de las actividades: Template.
  3. Comprobante en pdf del cuestionario UE.
  4. Credencial: Impreso UAM [rellenar todo excepto la parte en rojo].
  5. Tarjetas de embarque [la tarjeta de embarque del viaje de vuelta será enviada en pdf, por correo electrónico, a la vuelta en Buenos Aires].
  6. Formulario de Gastos [para el seguro médico]: Impreso UAM.
  7. Justificantes de gastos (más info), y datos bancarios: Template [para los gastos que sólo puedan pasarse por transferencia bancaria, como por ejemplo el seguro médico, o el billete de avión si este no ha sido adelantado por la oficina de viajes de la UAM ; no es necesario que el investigador sea el titular de la cuenta].

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