Information über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Datenschutz und Informationssicherheit sind zentraler Bestandteil unserer Unternehmenspolitik. Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen, das wir in unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Dienste und Anwendungen erhoben werden, vertraulich und nur gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Mit dieser Datenschutzerklärung wollen wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer App Smart City Campus informieren.
Verantwortliche Stelle für die Verarbeitung Ihrer Daten
KI-P GmbH
In der Waage 9
73463 Westhausen
Tel: +49 7363 9604 0
E-Mail: hallo@ki-p.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sowie Art der Daten
Mit der App Smart City Campus bieten wir Ihnen eine innovative und benutzerfreundliche Plattform, die eine effiziente Kommunikation zwischen Kommunen, Städten, Gemeinden und Bürgern ermöglicht. Mit dieser App können Bürgerinnen und Bürger direkt mit den Behörden interagieren, Informationen abrufen und öffentliche Dienstleistungen in Anspruch nehmen. Die App vereinfacht Behördengänge, indem sie Anträge und Dokumente digitalisiert und somit Zeit und Aufwand spart. Sie fördert die Bürgerbeteiligung durch die Möglichkeit, Feedback zu geben, Meinungen zu äußern und an Umfragen oder Abstimmungen teilzunehmen. Transparenz und Zugänglichkeit werden großgeschrieben, da Informationen über Regierungsmaßnahmen, politische Entscheidungen und Haushaltspläne leicht zugänglich gemacht werden.
Eines der Hauptmodule ist die interaktive Karte. Hier werden alle POIs, sogenannte Orte von Interesse angezeigt. Einige dieser POIs enthalten Live-Daten zur Belegung, aktueller Auslastung oder Reservierungsmöglichkeiten in Echtzeit an und bieten damit dem Bürger direkte Handlungsmöglichkeit.
Darüber hinaus spielt die App eine wichtige Rolle im Krisenmanagement, indem sie Echtzeitwarnungen und Notfallinformationen bereitstellt. Die Bürger-App ist der Schlüssel zu einer effektiven Kommunikation, einer aktiven Bürgerbeteiligung und einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Kommunen, Städten, Gemeinden und Bürgern.
Beim Herunterladen der App aus dem jeweiligen App-Store werden die für den Download erforderlichen Informationen an den Betreiber des App-Stores übertragen, also insbesondere Nutzername, E-Mail-Adresse und Kundennummer Ihres Accounts, Zeitpunkt des Downloads, Zahlungsinformationen und die individuelle Gerätekennziffer. Auf diese Datenerhebung haben wir keinen Einfluss und sind nicht dafür verantwortlich.
Für die Nutzung bestimmter Funktionen der App ist ein aktives Nutzerkonto erforderlich. Über den Button „Anmelden“ in der App können Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem frei wählbaren Passwort registrieren. Um die Registrierung abzuschließen, erhalten Sie im Anschluss einen Verifizierungscode per E-Mail. Der Verifizierungscode dient dazu, Ihre Identität zu bestätigen und den Schutz Ihrer persönlichen Informationen zu gewährleisten. Um die App vollumfänglich nutzen zu können, ist der Zugriff auf bestimmte Funktionen und Daten des mobilen Endgerätes erforderlich. Hierzu müssen Sie beim ersten Aufruf der entsprechenden Funktion bzw. der erstmaligen Nutzung der App dieser die entsprechenden Zugriffe gestatten. Wenn Sie die Erlaubnis nicht erteilen, können Sie nicht alle Funktionen der App nutzen. Sie können die Erlaubnis zu einem späteren Zeitpunkt in den Einstellungen des Betriebssystems jederzeit widerrufen bzw. neu erteilen.
Folgende Zugriffsrechte werden von der App für die vollumfängliche Nutzung benötigt:
- Internet-Zugriff: Zur Kommunikation mit dem Backend der App sowie zur Nutzung sämtlicher Online-Funktionen ist eine aktive Internetverbindung erforderlich (WLAN oder Mobilfunk)
- Kamera und lokaler Speicher: Bei Nutzung der Chat- und Messagingfunktionen der App ist der Zugriff auf die Kamera und das Mikrofon des mobilen Endgeräts sowie Zugriff auf lokale Foto- und Videodateien („Galerie“ bzw. „Fotos“ App) erforderlich.
- Standortdaten: Bestimmte Funktionen der App benötigen darüber hinaus Zugriff auf die aktuellen Standortdaten Ihres mobilen Endgeräts. Diese Standortdaten werden auch erfasst, wenn Sie nicht in der App eingeloggt sind. Wir nutzen nur Ihren jeweils zuletzt mitgeteilten Standort, eine dauerhafte Speicherung oder Nutzung vorheriger Standorte bzw. die Erzeugung eines Bewegungsprofils findet nicht statt. Wenn die Standorterhebung aktiv ist, zeigt ihr mobiles Endgerät die Datenverarbeitung über ein Kompass-Symbol in der oberen Statusleiste an.
Im Rahmen der Nutzung unserer Dienste und Anwendungen werden durch die App folgende personenbezogene bzw. -beziehbare Daten regelmäßig verarbeitet:
E-Mail-Adresse des Nutzers, Authentifikationsdaten, eindeutige Nutzerkennung (UUID), IP-Adresse, Informationen zum mobilen Endgerät des Nutzers (Hersteller, Modell, verwendetes Betriebssystem inkl. Versionsnummer, Bildschirmausrichtung, freier Arbeitsspeicher, freier Gerätespeicher, Information, ob Gerät gerootet wurde), Versions-nummer der App, Standortinformationen, die im persönlichen Profil hinterlegten Kontaktinformationen der Teilnehmer sowie Nachrichteninhalte (Nachrichtentexte und Medien).
Die Verarbeitung der vorgenannten Daten ist im Rahmen der Begründung, Durchführung und Beendigung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich, um den Betrieb und die Nutzung unserer Dienste und Services zu ermöglichen. Rechtsgrundlage hierfür bildet Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Darüber hinaus werden im Fehlerfall an verschiedenen Stellen Debug-Informationen (Fehler-/Absturzberichte sowie anonymisierte Nutzungsdaten) erhoben und über die Entwicklungsplattformen „Google Firebase“ (Android-App) bzw. „Apple Crash Reports“ (iOS) an unsere Entwickler übermittelt. Diese Informationen werden durch uns zur Fehlerdiagnose sowie zur Optimierung der Dienste und Services verwendet. Rechtsgrundlage hierfür bildet unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Als Unternehmen unterliegen wir verschiedenen rechtlichen (z.B. steuerrechtlichen) Verpflichtungen. Zur Erfüllung dieser Verpflichtungen kann eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten (vornehmlich Vertrags- und abrechnungsrelevante Daten) erforderlich sein. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung bildet Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus bildet Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Rechtsgrundlage zur Verarbeitung personenbezogener Daten für die Geltendmachung und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten.
An wen werden personenbezogene Daten weitergegeben?
Werden bestimmte Funktionen der App, beispielsweise der interaktive Stadtplan genutzt, dann werden Ihre personenbezogenen Daten wie Ihre IP-Adresse, Gerätemodelldaten, Telemetriedaten und Ihr aktueller Standort an Dritte (in diesem Fall der Kartendienst „Mapbox“) übermittelt. Details zur Datenverarbeitung durch den Anbieter erhalten Sie unter https://www.mapbox.com/legal/privacy. Darüber hinaus erhalten zum Betrieb der erforderlichen App-Infrastruktur eingesetzte Auftragsverarbeiter (Microsoft „Azure“ sowie „Azure CDN“ (EU/EWR), Amazon Web Services „AWS“ (DE), Hetzner Online GmbH (DE) sowie Google „Firebase“ (USA) und Apple App Store Connect „Apple Crash Reports“ (USA) die jeweils zur Leistungserbringung erforderlichen personenbezogenen Daten.
Eine Weitergabe personenbezogener Daten erfolgt nur, soweit es für die Bereitstellung und Nutzung der App und deren Funktionalitäten, zur Verfolgung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder Dritten erforderlich ist oder soweit der Nutzer zuvor in die Weitergabe eingewilligt hat.
Sämtliche Dienstleister wurden von uns sorgfältig ausgewählt, sind vertraglich an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig überwacht, insbesondere im Hinblick auf den sorgsamen Umgang mit und die Absicherung der ihnen jeweils zugänglichen personenbezogenen Daten. Eine darüberhinausgehende Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender Rechtsvorschriften.
Datenübertragung in Drittländer
Im Rahmen der Nutzung der App können personenbezogene Daten in die USA oder andere Rechtshoheiten außerhalb der EU / des EWR übermittelt werden. Die USA und andere Länder gelten dabei als sog. „Drittland“, welche kein angemessenes Datenschutzniveau bieten. Bei einer Datenübermittlung beispielsweise in die USA besteht daher grundsätzlich das Risiko, dass Ihre Daten von US-Behörden zu Kontroll- und Überwachungszwecken verarbeitet werden können, ohne dass Ihnen möglicherweise Rechtsbehelfsmöglichkeiten zustehen. Für den Fall der Datenweitergabe an Drittländer haben wir entsprechende Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in den Drittländern ebenso sicher wie innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Mit Dienstleistern in Drittländern schließen wir von der Kommission der Europäischen Union bereitgestellte Standard-Datenschutzklauseln ab. Diese Klauseln sehen geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten bei Dienstleistern in Drittländern vor.
Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist (üblicherweise für die Dauer des Vertragsverhältnisses). Darüber hinaus erfolgt eine Speicherung und Verarbeitung nur soweit dies für andere Zwecke zulässig ist, etwa zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben (z.B. steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten) und nur solange dies gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften verlangen.
Automatisch von den Systemen erzeugte Log-Dateien werden über einen Zeitraum von max. 3 Wochen gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht.
Sofern die Speicherung von Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich ist, werden diese Daten gelöscht, es sei denn, deren Weiterverarbeitung ist zu folgendem Zweck erforderlich:
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den Verjährungsvorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen in manchen Fällen bis zu 30 Jahre betragen, die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.
Ihre Rechte
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung falscher Daten nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich an die verantwortliche Stelle unter den oben angegebenen Kontaktdaten wenden.
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.
Zuständige Aufsichtsbehörde in datenschutzrechtlichen Fragen ist der Landesdatenschutzbeauftragte des Bundeslandes, in dem unser Unternehmen seinen Sitz hat. Eine Liste der Datenschutzbeauftragten sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html
Aufsichtsbehörden in der Europäischen Union finden Sie unter https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm
Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten
Um alle Funktionen der App vollumfänglich nutzen zu können, müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die zur Durchführung des Vertragsverhältnisses erforderlich sind (Authentifikationsdaten sowie Standortdaten). Sollten Sie uns diese Daten nicht bereitstellen, dann ist für uns die Einrichtung eines Nutzerkontos und die damit verbundene Bereitstellung unserer Dienste und Services innerhalb der App nicht möglich.
Aktualisierung dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise sofern erforderlich anzupassen, etwa an geänderte Gegebenheiten und technische Entwicklungen. Wir werden Sie über nicht nur unwesentliche Änderungen mit angemessener Frist zuvor in geeigneter Weise informieren sowie auf Ihre Rechte im Zusammenhang mit den Änderungen hinweisen.
Stand dieser Datenschutzinformation: 31.05.2023