School en persoonsgegevens

Gegevensbescherming

PUBLICEREN BEELDMATERIAAL

Op onze school laten wij ouders met foto’s en video’s, via de ouderapp Parro zien waar we mee bezig zijn. Opnames worden gemaakt tijdens verschillende gelegenheden, bijvoorbeeld tijdens activiteiten of in de groep. Soms zijn kinderen herkenbaar op dit beeldmateriaal.

Natuurlijk gaan we zorgvuldig om met foto’s en video’s. Wij plaatsen geen foto’s waardoor kinderen of hun ouders schade kunnen ondervinden. 

Ouders wordt op het moment van inschrijving éénmalig verzocht om op een formulier hun privacy-voorkeuren kenbaar te maken – vervolgens worden ouders er tenminste bij aanvang van elk schooljaar op attent gemaakt dat zij te allen tijde en op elk moment de privacy-voorkeuren via de app Parro kunnen aanpassen.

De toestemming geldt voor foto’s en video’s die door of in opdracht van de school worden gemaakt en voor gebruik in de ouderapp Parro. In de privacy voorkeur kunt u ook aangeven of het gebruik van foto's ook gebruikt mag worden voor de website of social media, u kind dit aanpassen op Parro als u dit wenst. 

Het kan voorkomen dat (andere) ouders foto’s maken tijdens activiteiten. Wij hebben daar geen invloed op, maar wij gaan ervan uit dat deze ouders ook terughoudend zijn en zich houden aan de wet- en regelgeving bij het plaatsen van foto’s en video’s op internet.

Publicatie van foto’s in kranten en tijdschriften (op papier en digitaal) of film- of televisieopnamen van schoolevenementen met kinderen van onze school erop, onder de zogenaamde vrije nieuwsgaring valt.

DEELNAME AAN HET NATIONAAL COHORTONDERZOEK (NCO) 

Wij sturen de resultaten van de taal- en rekentoetsen aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS), zodat deze gebruikt kunnen worden voor onderzoek naar de ontwikkeling van onze leerlingen. Voor de koppeling bij het CBS is het nodig dat er ook identificerende gegevens van kinderen worden meegeleverd. Het gaat hier om het burgerservicenummer, geslacht, geboortedatum, volledige naam, postcode en huisnummer.

Het CBS gebruikt deze identificerende gegevens alleen voor de koppeling aan onderwijsdata van het Nationaal Cohortonderzoek Onderwijs (NCO – zie: www.nationaalcohortonderzoek.nl). Na koppeling worden deze identificerende gegevens vernietigd. Het CBS zorgt ervoor dat deze onderwijsdata in een veilige omgeving worden opgeslagen. Daarnaast zorgt het CBS ervoor dat leerlingen nooit herkenbaar zijn voor andere mensen. Onderzoekers zien dus nooit om wie het gaat. Dit betekent dat onderzoekers nooit een leerling of school kunnen herkennen. Wij ontvangen maximaal twee keer per jaar een rapport over de ontwikkeling van onze eigen leerlingen. Wij kunnen in deze rapporten geen individuele kinderen herkennen. Ook in openbare publicaties zullen leerlingen of scholen nooit te herkennen zijn. De verwerking van persoonsgegevens vindt alleen plaats binnen de beveiligde omgeving van het CBS, volgens de wettelijke regels en de strenge regels van het CBS. Het CBS doet dit ook voor alle andere statistieken die zij maakt.

Ouders wordt op het moment van inschrijving éénmalig verzocht om op een formulier hun privacy-voorkeuren kenbaar te maken – vervolgens worden ouders er tenminste bij aanvang van elk schooljaar op attent gemaakt dat zij te allen tijde en op elk moment de privacy-voorkeuren via de app Parro kunnen aanpassen

GEGEVENSVERWERKING

Alle scholen van Stichting Primo Schiedam werken met het ‘Privacy reglement’ en  het ‘Informatie beveiliging en privacy-’ (IBP) beleid opgesteld door het bestuur waarmee is ingestemd door de Gemeenschappelijk Medezeggenschapsraad (GMR) (zie hiervoor: www.primoschiedam.nl/privacy).

De school verzamelt en bewaart (persoons)gegevens die relevant zijn voor de bekostiging en organisatie van het onderwijs en aanvullende diensten.

Leerlingdossier

Vanaf de aanmelding van kinderen waarvoor een plaatsingsgarantie geldt, wordt een digitaal leerlingdossier gemaakt.

Onze school heeft hiernaast vanaf het moment van inschrijven een papieren dossier waarin enkel worden bewaard:

• Het door de ouder(s) ingevulde aanmeld- & inschrijvingsformulier;

• De tenminste bij inschrijving door één ouder ondertekende leerlingkaart waarop de aanmeldgegevens vermeld staan;

Het digitale leerlingdossier bestaat uit twee componenten:

• De leerlingadministratie 

• Het inhoudelijk gedeelte is gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten.

Dit digitale leerlingdossier bevindt zich in het webbased programma ParnasSys.

De applicatie-beheerder, de directeur, de administratief medewerker, de intern begeleider en leraren die structureel aan de school zijn verbonden hebben inzage- en bewerkingsrechten voor wat betreft de gegevens van alle kinderen.

Leraren die niet structureel aan onze school zijn verbonden, waaronder leraren in opleiding en vervangers die korttijdelijk bij ons werken, hebben alleen bewerkingsrechten voor  uitvoeren van de aan hen toebedeelde taken.

Gegevens uit de leerlingdossier mogen slechts met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt worden aan derden.

De school is echter verplicht om gegevens aan bepaalde professionals te verstrekken.

Dit is het geval bij:

• De overgang naar een andere school;

• Verzoek tot inzage van of controle op gegevens door de Inspectie van het Onderwijs;

• Noodsituaties: In geval van calamiteiten worden artsen, het ziekenhuis en hulpdiensten geïnformeerd.

• Vermoedens van ongeoorloofd verzuim door de leerplichtambtenaar;

• Vermoedens van kindermishandeling;

Daarnaast worden, enkel voor het uitvoeren van de specifieke taken relevante, gegevens in de leerlingenadministratie beschikbaar gesteld aan:

• Medewerkers van het samenwerkingsverband “Onderwijs dat past”, waaronder de schoollogopedist voor het plannen van de werkzaamheden en om in voorkomende gevallen contact op te kunnen nemen met ouders;

• Het Centrum voor Jeugd & Gezin voor het plannen van werkzaamheden;

• De Bibliotheek Schiedam, i.v.m. het voeren van de uitleenadministratie in het kader van “de Bibliotheek op school”, waaronder de bibliotheekconsulent en de vrijwilligers die de uitleen van boeken verzorgen;

In de leerlingadministratie verzamelt en bewaart onze school de volgende gegevens:

• Adres- en contactgegevens worden (i.v.m. het eventueel organiseren van reünies) blijvend bewaard;

• Gegevens over in- & uitschrijving en aan- & afwezigheid worden tot 5 jaar na uitschrijving bewaard;

• Gegevens die in verband met de bekostiging van het onderwijs nodig zijn maken deel uit van de inschrijving en worden tot 5 jaar na uitschrijving bewaard.

Adresgegevens van kinderen en hun ouders zijn aan de hand van het  Burgerservicenummer via de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) gekoppeld aan de Basisregistratie Personen (BRP). De uitwisseling verloopt automatisch van het BRP via DUO naar ParnasSys.

In het inhoudelijk gedeelte verzamelt en bewaart onze school de volgende gegevens:

• Gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als het kind die heeft;

• Gegevens over de gezondheid van het kind als die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;

• Gegevens over de vorderingen en de resultaten van het kind, meestal uit het leerlingvolgsysteem;

• Gespreksverslagen;

• Afspraken gemaakt over het kind.

De gegevens in het inhoudelijke gedeelte van het leerlingdossier van kinderen die naar het speciaal onderwijs zijn uitgestroomd, worden tot 3 jaar na uitschrijving bewaard; van alle andere kinderen worden deze gegevens tot 2 jaar bewaard.

Het leerlingdossier is in zijn geheel toegankelijk voor de aan de school verbonden medewerkers, waaronder, naast de administratief medewerker, ook begrepen zijn de leden van het ondersteuningsteam  mits zij onderwijskundige en/of opvoedkundige betrokkenheid hebben bij het betreffende kind.

Ouders hebben het recht het leerlingdossier in te zien; dit geldt ook voor ouders die geen ouderlijk gezag (meer) hebben. Om van dit recht gebruik te maken benadert de ouder de directeur met een verzoek tot inzage. Er wordt dan een afspraak gemaakt. Tijdens het moment van inzage is een medewerker van de school aanwezig.

Ouders hebben ook correctierecht en kunnen de school verzoeken om verkeerde gegevens in het leerlingdossier van het kind te verbeteren of te verwijderen. De school kan er voor kiezen om niet te corrigeren en het document met het verzoek bij te voegen.

Digitale systemen

Naast ParnasSys, waarin het leerlingdossier zich bevindt, en Cfolio waarin de ontwikkeling van kinderen wordt geregistreerd, maken wij ook gebruik van andere digitale systemen. Aan deze systemen worden ten hoogste naam, geboortedatum en het leerjaar waarin het kind is geplaatst verstrekt.

Het bestuur van de stichting Primo Schiedam, heeft met alle aanbieders van de digitale systemen bewerkingsovereenkomsten afgesloten, zodat daarmee is voldaan aan de Algemene Verordening Gegevensregistratie (AVG).

• server kunnen benaderen of met iPads kunnen werken

• Alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatie, om hacken tegen te gaan;

• Bij het verlaten van een ruimte voor een wat langere tijd, wordt voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd, zodat deze alleen met het wachtwoord weer te openen zijn;

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Stichting Primo Schiedam conform het protocol datalekken.

Deze digitale systemen zijn:

• Basispoort: Een platform van de schooluitgeverijen dat digitale software voor de kinderen beschikbaar stelt;

• Onderwijs Transparant: Een beveiligd systeem om de leerlinggevens te kunnen overdragen aan het voortgezet onderwijs of aan professionals die betrokken zijn bij de realisatie van passend onderwijs.

• Wij gebruiken ook enkele producten van Microsoft; deze worden niet gebruikt voor persoonsgegevens.

Datalekken

Wij doen er alles aan om datalekken te voorkomen.

• Leerlinggegevens, verslagen van oudergesprekken en andere documenten met gevoelige informatie worden niet zo maar via e-mail verstuurd. wij gebruiken hiervoor alleen de digitale systemen (ParnasSys en Onderwijs Transparant) of een e-mailtransscriptie die de overdracht veilig verzorgt;

• Groepsmappen met o.a. lesvoorbereidingen, leerlingenlijsten, notities en andere zaken voor het dagelijks gebruik door de leerkracht worden altijd na gebruik achter slot en grendel of buiten zicht in de klas opgeborgen;

• Personeelsleden beschikken over een eigen account waarmee zij via werkstations de centrale server kunnen benaderen of met iPads kunnen werken

• Alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatie, om hacken tegen te gaan;

• Bij het verlaten van een ruimte voor een wat langere tijd, wordt voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd, zodat deze alleen met het wachtwoord weer te openen zijn;

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur – de Stichting Primo Schiedam – conform het protocol datalekken.

Leerlingdossier 

De bedoeling van de AVG is o.a. om alleen die gegevens te bewaren die relevant voor een school zijn. Die gegevens van een leerling worden door De Klinker digitaal bewaard in een leerlingdossier. 

Het leerlingdossier bestaat uit twee componenten: de leerlingadministratie en een inhoudelijk gedeelte, gericht op onderwijskundige aspecten en begeleidingsaspecten. De Klinker houdt de volgende gegevens bij:

• Leerlingadministratie:

  • adresgegevens; 

  • gegevens over afwezigheid; 

• Inhoudelijk gedeelte:

  • gegevens over de ondersteuningsbehoefte, als uw kind die heeft; 

  • gegevens over de gezondheid die nodig zijn voor eventuele speciale begeleiding of voorzieningen;  

  • gegevens over de vorderingen en de resultaten van de leerling, meestal uit het leerlingvolgsysteem; 

  • gespreksverslagen;

  • afspraken gemaakt over een leerling.

De Klinker bewaart het leerlingdossier nog twee jaar nadat de leerling van school is uitgeschreven. Uitzonderingen:

• gegevens over een leerling die naar een school voor speciaal onderwijs is doorverwezen (3 jaar na vertrek van de leerling); 

• leerlinggegevens over verzuim/afwezigheid en in- en uitschrijving dienen 5 jaar bewaard te worden door de school. 

• adresgegevens van oud-leerlingen. De Klinker bewaart deze voor het (laten) organiseren van reünies.

De ouder/verzorger heeft het recht om de gegevens van zijn/haar kind in het digitale systeem ParnasSys in te zien (inzagerecht) en maakt hiervoor een afspraak met de school. Terwijl de ouder/verzorger de gegevens inziet, blijft iemand van de school aanwezig. Indien een ouder/verzorger erop staat kan het dossier ook geprint worden. Dit is echter geen "druk op de knop". Binnen 1 maand kan een ouder/verzorger dan ook een geprinte versie verwachten. Zijn er veel aanvragen of is het verzoek ingewikkeld, dan kan het printen van een dossier of dossiers oplopen tot maximaal 3 maanden.

De ouder/verzorger heeft ook correctierecht en kan de school verzoeken foutieve gegevens in het leerlingdossier van het kind te verbeteren of te verwijderen. Wanneer de ouder geen ouderlijk gezag meer heeft, bijvoorbeeld na een echtscheiding, of deze nooit heeft gehad, dan moet de school hem/haar toch ook inzage geven in de leerlinggegevens over het kind. Deze ouder/verzorger moet dan zelf de directeur van de school om deze informatie vragen. 

Gegevens uit de leerlingdossier mogen slechts met toestemming van de ouder(s)/verzorger(s) verstrekt worden aan derden.

De school is echter verplicht om gegevens aan bepaalde professionals te geven. Zoals bij: 

• de overgang naar een andere school, zoals het voortgezet onderwijs (VO), het speciaal basisonderwijs (SBO) of het speciaal onderwijs (SO) 

• inzage door de Inspectie van het Onderwijs; 

• vermoedens van kindermishandeling; 

• noodsituaties; in het geval van een calamiteit: de politie, brandweer, huisarts, ziekenhuis.

Digitale Systemen

Het totale leerlingdossier van een leerling staat in het webprogramma ParnasSys. De Klinker houdt hiernaast geen papieren dossier verder bij. De applicatie-beheerder, de directeur, de administratief medewerker en de intern-begeleiders hebben inzage- en bewerkingsrechten van alle leerlingen; leerkrachten hebben alleen inzage- en bewerkingsrechten van de eigen groep kinderen. De leerkrachten van de groepen 1/2 kunnen daarnaast ook de NAW-gegevens van de toekomstige kinderen zien om wenafspraken te maken. Alleen bij de overgang naar een nieuw schooljaar kan een leerkracht tijdelijk toegang krijgen tot een nieuwe en de oude groep.

Een aantal gegevens is via het ouderportaal door ouder(s)/verzorger(s) in te zien en er kan direct gevraagd worden om wijzigingen aan te brengen. De administratief medewerker of de directeur wijzigt. De adresgegevens zijn d.m.v. het Burgerservicenummer via DUO gekoppeld aan het BRP. De uitwisseling verloopt automatisch van het BRP via DUO naar ParnasSys.

Aan andere, digitale systemen die de school gebruikt, worden ten hoogste naam, geboortedatum en het leerjaar verstrekt. Hieronder de systemen met vermeld enkele uitzonderingen:

• Basispoort: een platform van de schooluitgeverijen die digitale software voor de kinderen beschikbaar stellen;

• Snappet: het digitale leersysteem waarmee de kinderen van de groepen 4-8 mee werken d.m.v. een tablet/chromebook;

• Onderwijs Transparant: een beveiligd systeem om de leerlinggegevens te kunnen overdragen naar het Voortgezet Onderwijs of naar specialisten voor bijv. een bespreking van het zorgteam (zie hoofdstuk leerlingenzorg);

• Google Workspace for Education Fundamentals: dit voor een aangemaakt e-mailadres in het beveiligde domein van "klinkerschiedam" voor de groepen 5-8 en voor het gebruik van de Google producten zoals "docs" (voor o.a. werkstukken) en "presentations" voor presentaties. Kik HIER voor meer informatie. 

• CITO-LOVS: het programma waarin ook de resultaten van de CITO-toetsen van de kinderen door de leerkrachten of de administratie worden ingevoerd;

• Digitaal Handelingsprotocol Begaafdheid (DHH): een online toolkit voor het herkennen en begeleiden van begaafde leerlingen in groep 1 tot en met groep 8. 

• Bouw!: Een computergestuurde interventieprogramma waarmee leesproblemen bij risicoleerlingen in groep 2 t/m 4 kunnen worden voorkomen. 

• Route 8: de adaptieve, digitale eindtoets leerlingen groep 8

• DaVVE: staat voor ‘data-analyse VVE-resultaten’. Dit systeem wordt gebruikt om - anonieme - gegevens van de leerlijnen groep 1-2 aan te leveren aan de Gemeente Schiedam. 

• Parro: een app voor de communicatie tussen de klas, school en de ouder(s)/verzorger(s).

• Centrum voor Jeugd en Gezin: dit in verband de oproepen van de jeugdverpleegkundige. Men vraagt alleen dit schooljaar aan ons nog naam, geboortedatum, het BSN, leerjaar en klasaanduiding. Volgend schooljaar heeft het CJG direct contact met DUO.

• Schoolsporttoernooien: Via een google formulier verwerken wij de inschrijfgegevens tot een Excel-bestand met alle aanmeldingen. Deze wordt opgeslagen op onze beveiligde G-suite omgeving. De gegevens worden puur en alleen gebruikt voor de aanmelding voor het betreffende toernooi. We verstrekken deze gegevens nooit aan derden. Het e-mailadres is nodig om zo direct met u te kunnen communiceren met informatie over het betreffende toernooi. 

• Schoolfotograaf: dit t.b.v. het kunnen bestellen van gemaakt portretfoto's en de klassefoto.

De school gebruikt ook enkele producten van Microsoft; deze worden niet gebruikt voor leerlinggegevens.

Door de directeur en administratie wordt ook gebruik van gemaakt van G-Suite for Education van Google, onderdeel Google formulieren. Ouder(s)/verzorger(s) kunnen via een formulier:

• • een rondleiding aanvragen;

  • inschrijven voor de school;

  • aanmelden voor een sporttoernooi kind;

  • aanmelden voor diverse ondersteuningsverzoeken van de school;

Na invulling van het formulier en met ook een eigen e-mailadres krijgt de invuller via mail de ingevulde gegevens te zien. Deze gegevens worden door De Klinker binnen 2 jaar verwijderd.

Belangrijk: Het bestuur van de school, stichting PRIMO, heeft met alle aanbieders van de digitale systemen "AVG-proof" bewerkingsovereenkomsten afgesloten!

Opnamen (foto, video, geluid) van leerlingen

Andere foto's gemaakt door medewerkers school: 

• Het uitgangspunt is dat scholen jaarlijks toestemming vragen voor het gebruik van foto's voor website, schoolgids en sociale-media uitingen. Het is echter ook mogelijk om eenmalig toestemming te vragen aan de ouders(s)/verzorger(s):

• De Klinker vraagt aan het begin van ieder schooljaar d.m.v. een digitale applicatie vermeld in de ouderapp Parro aan ouder(s)/verzorger(s) of zij toestemming willen verlenen (indien zij dit nog niet eerder hebben aangegeven) of toestemming willen herroepen (indien zij dit al eerder hebben aangegeven).

Belangrijk: 

• Filmen en fotograferen door ouders

  • Algemene afspraak

    • Het is voor voor ouder(s)/verzorger(s) niet toegestaan om foto’s en video’s maken in de school en opvanglocatie.

    • Wij gaan ervan uit dat ouder(s)/verzorger(s) terughoudend zijn met het maken van foto’s en video’s op het schoolplein tijdens festiviteuten en/of excusrsies en het plaatsen ervan op websites en social media kanalen.

  • Tips

    • Maak overzichtsfoto’s, waar individuele kinderen niet of nauwelijks te herkennen zijn.

    • Maak een close-up alleen van je eigen kind.

    • Maak geen foto’s van kinderen waar je eigen kind niet op staat.

    • Heeft u foto’s gemaakt die u graag wilt delen met de groep? Stuur deze dan naar de leerkracht, zodat er een selectie kan plaatsvinden van leerlingen waar toestemming voor is om te delen via Parro/Klasbord.

• Het is verboden om via een smartwatch opnamen (geluid/video) in een klas te maken. Dergelijke smartwatches dienen deze thuis gehouden te worden of onder schooltijd (gelijke aan mobiele telefoons) in bewaring te worden gegeven aan de leerkracht.

• Media/Pers: Mogelijke publicatie van foto’s in kranten en tijdschriften of film- of televisieopnamen van schoolevenementen met leerlingen van onze school daarop valy onder de zogenaamde vrije nieuwsgaring.

• In die gevallen dat toch specifieke toestemming noodzakelijk is, bijvoorbeeld foto's van kinderen voor een externe instantie, zult u dit via een digitaal formulier kunnen aangeven.

• Soms moeten stagiaires een les (van zichzelf) filmen voor feedback- ontwikkelgesprekken op een hogeschool. Het kan zijn dat leerlingen in beeld komen.  Hievoor dit u uw toestemming te geven. Dit kunt u doen via Parro.

Datalekken voorkomen

De Klinker doet er alles aan om datalekken te voorkomen:

• het gebruik van USB-sticks is op De Klinker verboden voor het personeel en leerlingen;

• leerlinggegevens, verslagen van oudergesprekken en andere documenten met gevoelige informatie worden niet zo maar via e-mail verstuurd. De Klinker gebruikt hiervoor alleen de digitale systemen (ParnasSys, Onderwijs Transparant) of de vertrouwelijke modus van g-mail;

• klassenmappen met o.a. lesvoorbereidingen, leerlingenlijsten, notities en andere zaken voor het dagelijks gebruik door de leerkracht worden altijd na gebruik achter slot en grendel in de klas opgeborgen;

• de leerkracht beschikt over een eigen account voor de computer/chromebook in de klas;

• alle gebruikers van het programma ParnasSys gebruiken om in te loggen een Twee-staps-verificatie, dit om hacken tegen te gaan;

• bij het verlaten van de klas, bijv. tijdens een pauze, worden voor alle schermen de schermbeveiliging geactiveerd en zijn deze alleen met het eigen wachtwoord weer te openen;

Mocht er een datalek plaatsvinden, dan zal dit gemeld worden bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van het bestuur, Stichting Primo Schiedam conform het protocol datalekken.

Alle scholen van Stichting Primo Schiedam werken met het ‘Privacy reglement’ en het ‘Informatie beveiliging en privacy’ (IBP) beleid opgesteld door het bestuur en ingestemd door de GMR. Zie www.primoschiedam.nl/privacy.