紙で行う契約は法律により、収入印紙を貼ることが義務付けられています。その金額は契約の種別や契約金の大きさによって異なりますが、1件辺り200円～大きいものでは数十万円ほどになります。1件の金額は高額でないとしても、多くの請負契約を結ばなければならないオーナー様にとっては大きな負担です。

電子契約に切り替えた場合、契約書は法律で言うところの「課税物件に掲げる文書」ではなくなるため、こうした印紙税が不要になります。また、収入印紙を貼るのを忘れてしまった場合、「税の納付を怠った」として納付すべき額の3倍を徴収されてしまいますが、そのリスクを避けることもできます。

電子契約では、契約書のやりとりはインターネット上で行われます。電子ファイルをアップロードするだけで済むため、「宛名書き」「封入・投函」などの事務作業は必要ありません。オーナー様もその浮いた時間をご自身の自由な時間として充てることができ、事務効率の改善と生産性の向上が期待できます。

書面契約の場合、合意した後に契約書原本を印刷して製本し、押印して送付。取引先に押印してもらい、返送してもらうなど時間がかかります。決裁者・担当者が不在の場合には数週間かかることも少なくありません。ビジネスではスピードが重視されるため、致命的な遅れになることも考えられます。

電子契約であれば、クラウド上でデータを確認し、合意したその場でスピーディーに契約を締結することができます。電子契約サービスによっては、契約合意前の契約書作成をサポートする機能を備えたものもあります。また、クラウド上で「承認作業が今どの段階にあり、誰のマターなのか」というステータスを管理することができるため、作業の遅延や漏れも起きにくくなります。

契約書は法律により、一定期間、保存が義務付けられています。紙の契約書の場合、原本をファイリングして、キャビネットなどに鍵をかけて保管しておくのが一般的ですが、オーナー様によっては「保管スペースに余裕がない」「ファイリングが面倒臭い」「どこに何があるか分からない」などの課題を抱えているところもあるでしょう。

電子契約の場合、契約書はデータとしてクラウド上にまとめて保管できますので、保管方法やスペースに悩むことはありませんし、情報漏洩や紛失のリスクを回避することができます。また、検索機能を利用すれば必要に応じて目的の契約書を簡単に閲覧できます。既存の書面の契約書もスキャンして電子化することで、有効活用することもできます。

電子契約であれば、紙と押印を必要としないため、場所と時間を選ばずに契約を締結することができます。現状、リモートワークを補完的にしか利用していないものの、将来的に完全リモートワークへの移行を検討しているオーナー様は、リモートワーク下でも契約業務が円滑に進むよう、今のうちに電子契約の導入を進めておきましょう。