En esta fase es necesario identificar a los patrocinadores y participantes del proyecto además de comenzar con la investigación inicial. Tendrás que comunicar de manera clara la idea principal del proyecto al resto del equipo, así como los beneficios, costos, riesgos e incluso los KPI’s para medir el éxito del proyecto. Se recomienda elabora un estatuto del proyecto que contenga la siguiente información:  nombre de la compañía, nombre del proyecto, gerente de proyecto objetivo, participantes cronograma, beneficios y riesgos.

En esta etapa debes establecer objetivos claros haciendo uso de una hoja de ruta para esto puedes hacer uso de los objetivos SMART. SMART es un acrónimo en ingles que en español se traducen como: especifico, medible, alcanzable realista y de duración limitada. 

Otros recursos que puedes utilizar en esta fase son los diagramas de Gantt y el análisis de gestión de riesgos del proyecto.

En esta etapa el equipo se encarga de alcanzar los objetivos establecidos con la información recopilada en los pasos anteriores para que mediante la colaboración logre realizar el proyecto en el tiempo establecido. 

Para esto se deben de comenzar a asignar las tareas a los miembros del equipo e inclusive puedes hacer uso de un software para de cronograma para visualizar el avance del proyecto. 

Mantén actualizado el programa del proyecto ya que este suele tener cambios a lo largo de su ciclo de vida y consulta con los miembros del equipo para asegurar que se este cumpliendo con los objetivos del proyecto. 

Evita corromper el proyecto manteniéndote lo mas cerca posible del plan original de este mismo. 

Esta etapa es necesario ser honesto para poder implementar mejoras, aprender del éxito y del fracaso del proyecto. Podemos hacer uso de diferentes indicadores calves de rendimiento (KPI) dependiendo de la línea de trabajo y del tipo de proyecto que se esté realizando. Debemos considera el objetivo como la principal métrica de rendimiento para después examinar otros KPI´S y así poder saber si el proyecto fue un éxito para posteriormente poder comunicárselo a los participantes.

Una buena practica a la hora de cerrar un proyecto es reunirse con los participantes para poder tener una visión mas detallada acerca del éxito del proyecto, puedes hacer uso de encuestas anónimas.

Deberás almacenar y organizar los materiales del proyecto en una carpeta compartida a la que el equipo pueda acceder antes de cerrar el proyecto, así como repasar los KPI´s para tener una comprensión clara de lo que salió bien y lo que no.