Online Contest
Q and A

コンテストルールでは、何分待つか・待てるかという具体的な時間は定められていません。コンテスト全体の時間枠と、出場するコンテスタント数から計算し、合理的な待ち時間を設定されることをお勧めします。

Specific time is not written in the contest rule. We can determine reasonable time considering with total time of the contest and number of contestants.

コンテスト委員長は、音声・映像がどの時点で途切れたかを覚えておきます。（「中断した箇所からスピーチを再開する」ことに備えるため）　（ベストプラクティス・P3）

次に、SAA・進行役（モデレーター）すなわち技術対応ができる方が、技術的な問題解決を進めます。技術的な問題解決を進める中で、当初定めていた最大待ち時間を超過する可能性が高くなった時点で、審査員長に問題解決に要する時間を伝えます。審査員長は、再開を待つか否かをコンテスト委員長に進言し、再開が難しい場合はそのスピーカーのスピーチを中断する判断をします。

このように、問題の発見→問題解決と時間見積もり→継続可否判断と、段階を踏んで対応することをお勧めします。

The contest chair is expected to record the timing when the video/sound get dropped, in order to let the speaker restart the speech from the timing. (BP P3)

Then SAA/technical staff will troubleshoot. If SAA thinks it would take longer time than given time, SAA will tell the chief judge of expected time for troubleshooting.The CJ ask the CC if they wait until speaker comes back. If it seems difficult to come back, they would decide to stop the speech.

Such probrems will be dealt step by step, like finding a problem⇒time estimation⇒decision.

リハーサルやコンテスト当日の最終ブリーフィングで、コンテスタントに対して計時係が常に自分の画面に見える状況にする操作を行い、慣れてもらいます。

Zoomでは、「ピン留め」をすることで、コンテスタントの画面に計時係を常に表示しておくことができます。（スポットライト機能は、参加者全員に対して参加者の誰かを必ず固定表示させる機能で、ピン留めと似た機能です。よって、計時係のカラーシグナルが参加者全員にも見えてしまうというリスクがある点に注意が必要です。）

なお画面共有中も、「ピン留め」は有効です。

It's better to tell contestants how to see timer, and let them do it in reheasal or in the final briefing, and get familiar with the operation.

In Zoom, a contestant can "pin" timer in his/her own screen. Please let contestants to confirm this operation beforehand, and let them master it.

FYI, "Spotlight" is a function to fix someone in all participants' screen. It is similar function to "pin", but pin affects only his/her own device. Spotlight would have risk that timer can be visible to all participants.

計時係が仮想背景を使えない場合は、PC/Tablet/Smartphoneのカメラに向かってカラーシグナル（物理的なもの）を表示することで計時係の役割が果たせます。

なお、物理的なカラーシグナルは確実にスピーカーに色が見えるように、緑・黄・赤の紙（面積が広いもの）を使いましょう。ペン先、色のついた物体などは、色が部分的にしか見えないことが多く、スピーカーが色を認識できなくなるリスクがあります。

In that case, the timer can use physical color signal.

Please make sure the color signals can be visible in screen. One of the best solutions can be green, yellow and red papers with a certain size. Small object like pen would be risky because it can be invisible.

オンラインコンテストベストプラクティスでは「出場者に対して常にはっきりと見えるようにすること」とあります。（ベストプラクティス・P8）

Zoomのプロフィール写真が「出場者に対して常にはっきりと見える」手段となっているかどうかは、事前ブリーフィングやリハーサルなどの時にコンテスタントと認識合わせをしましょう。コンテスタントが、「常にはっきりと見える」と言うのであれば問題ありません。

（経験論として）Zoomのプロフィール写真は、切り替え操作にたいへん手間がかかるため、よほどZoomの操作に習熟し、かつ迅速に操作できる方でないとスムーズなシグナルの切り替えは難しいと思います。

In Best Practice, it is written that "Ensure they can see all signals and know how to keep the timer in view". (BP p6)

If a timer want to use profile picture as time indication, please confirm that it meet the requirement in a briefing or in a rehearsal. If contestants think it is OK, it's no problem.

In our experience, it is not easy to change profile picture in Zoom.

コンテスタントのスピーチ中は必ずカメラオフする必要がありますが、その他の時間は問題ありません。参考までに、「出場者がスピーチをしているとき、他のすべての参加者は、現在、話をしているスピーカーと計時係を除き、マイクをミュートにして、カメラをオフにすべきである」とあります。（ベストプラクティス・P8）

It is required to turn off the camera during a contest speech. But in other occasion, camera can be turn on.FYI, it is written "When the contestant is speaking, all other participants should mute their microphone and turn off their camera, except for the current speaker and the timer." in BP p5.

コンテスト委員長でも計時係でも問題はありません。具体的な報告手段は定められていませんが、計時係とコンテスト委員長との間で最も迅速かつ確実に連絡が取れる手段を合意しましょう。関連する情報として「沈黙時間の終わりを示す連絡方法について合意し、練習する。」（ベストプラクティス・P6）と書かれています。

なお、スピーチ後の1分間の審査時間を測ることは慣例として計時係が務めることが多いですが規定ではないため、クラブでもエリアでも上記の回答が当てはまります。

The contest chair or a timer, either is OK. It is not clear in the rule, but we should find quick and reliable way which can be agreed. FYI, it is written that "Agree on and practice a method of communication for indicating when each minute of silence has concluded" in BP p4.

Usually a timer indicate one minute but it is not written. So this answer would be available both for club contest and for area contest.

誤送信、誤共有を防ぐのであれば、最もメジャーでリスクが低いツールとしては、メールが一般的だと思います。

Google Formにファイルアップロード欄を作って投票用紙をアップロードしてもらう方法もありますが、PCを持っていない審査員の方で、スマートフォンでGoogle Formにファイルをアップロードする方法に慣れていない方も十分に想定されますので、事前テストをして慣れていただくこと、もし不慣れな場合はメールを使うこと、といった代替策も考えておいたほうがリスク回避につながると考えます。

オンラインコンテストベストプラクティス上は「投票用紙を提出する方法を審査員に通知します」（ベストプラクティス・P5）としか書かれていません。よって、審査員長・審査員と協議して、最も使い慣れていてミスが生じにくいツールを使うことをお勧めします。

チャットツール（slack, MS Teams, Google Chat等）は、同じチャットルーム・チャンネルに入っているすべてのメンバーに情報が共有されるケースがあるため、チャットルームにファイルを送ったときにどのような動きをするか、事前テストすることを強く推奨します。

なお、投票用紙の回収方法をメールにし、審査員長～審査員間の全員がコンタクトをとれる連絡手段を別途用意しておくことも有効です。（ベストプラクティス・P5「審査員がコンテストの間、審査委員長、コンテスト委員長、進行役（モデレーター）とどのように連絡をとるかについて情報を共有する」）

To avoid the risk of wrong address/miss-sharing, e-mail would be the best and the most popular way.

It might be OK if your make upload area in Google form and ask judges to upload ballot sheet, but some judges may be unfamilar with such method, especially when they are using smartphone. Prior training would be needed. It is better to have another contact tool as backup to hedge the risk.

In BP p3, it is just written that "Inform judges of the process for submitting the ballot." Therefore, it would be the best to use familiar and the least risky tool, discussing with the contest chair and the chief judge.

If you use chatting tool (slack, MS Teams, Google Chat and so on), your chat may be shared with all members in the chat room/channel. It is strongly recommended that it should be tested and confirm its function beforehand.

チャットで送信された結果は署名がないため有効となりません。コンテストにおいては、トーストマスターズインターナショナルが定める正式な投票用紙を使用し、「1. 署名したのちに、1-3位の結果部分のみ（通常時に切り離して渡していた部分）を写真で撮影」もしくは「2. 編集可能PDFで、スコアをつけている部分を消したもの」を共有する必要があります。（ベストプラクティス：P12）

誤送信、誤共有を防ぐのであれば、最もメジャーでリスクが低いツールとしては、メールが一般的だと思います。

ちなみに、（コンテスト規則集 5.一般手順 K.a (P12)）に定められているとおり、投票用紙の上部は集計係に渡さず、コンテスト終了後に投票審査員が慎重に破棄しなければなりません。

If the ballot is submitted by chat, it is not valid because it has no signature. In the contest, the officail ballot sheet must be used, and it is required that "Complete the entire ballot, then screenshot and crop the bottom section of the ballot and only send the screenshot" or "Complete the bottom section of the ballot and leave the scoring section blank and submit the entire file." (BP p9)

If you want to avoid the risk of wrong address/miss-sharing, e-mail would be the best and popular way.

FYI, it is written "The top portion of the ballot is not provided to the ballot counters and must be discreetly discarded by the voting judge after the contest" in the Rulebook 5.K.2.a).

はい、ブリーフィングを実施する対象者が異なるので同時に同じミーティングルームで行うことはできません。（同じ日にち・時間にそれぞれ異なるURLを使用して実施することは可能です。逆に、同じURLを使用して日にちや時間をずらして実施することも可能です。ただし審査員が誰であるかがコンテスタントに漏れることのないように、前後には最低でも1時間以上余裕を持ってスケジュールを立てることを推奨します。）

Yes. These two briefings should be separated. It can't be held in the same meeting room.

It is OK if it is held in the same day, same time but different URL. It is also OK if it is held in the same URL, but in different timing. Contestants shouldn't know who are judges. It is better to make one hour or more time lag in these two briefing.

前日以前に抽選を行うことが明確に禁止されているわけではありませんが、「公平を期すスピーチの順番の決め方」をする必要があります。スピーチ順は、コンテスト委員長・コンテスタントの双方が「公平を期す決め方」と納得できるようであれば、スピーチ順はコンテスト当日より前に行うことは許容されます。

ただし、以下のいくつかのリスクが想定されるため、コンテスト本番の直前に行うことが望ましいです。

1. スピーチ順が自分が希望していたものではないので、急遽出場を取りやめる人が出るかもしれない。

2. 情報管理リスク。たとえば自分のスピーキング順をSNSで拡散したり、他者に口外してアドバイスをもらうことも可能。

3. スピーチ順に合わせてスピーチの書き換えも可能。

4. コンテスト委員長の把握しないところで順番を変えてもらうための交渉が発生してしまう可能性がある。

参考箇所「公平を期すスピーチの順番の決め方をし、その順番がどのように決められるかを出場者に知らせる。」（ベストプラクティス・P7）

It is not clearly forbidden to draw for speaking order on the day before the contest or earlier. The speaking order must be determined by fair way. If it is agreed as fair, it would be arrowed to determine the speaking order on the day before the contest. But it is desireable to do it on the contest day because some risks can be expected.
For example:
1. Some contestants may cancell the contest because it is not the best speaking order.
2. The risk of information leakage. It might be spread in SNS. Some contestants can be adviced.
3. Script can be changed according to speaking order.
4. Some contestants may made secret proposal to the contest chair to chage the order.

Please refer to BP p5 - Determine a way to draw for speaking order that promotes fairness, and ensure contestants know how speaking order will be determined.

2段階に分けて考えましょう。
まず、異議申し立て自体はメールやチャット（ただし他参加者には見えないようにコンテスト委員長もしくは審査員長へ直接送信）で行うことができます。
その後、コンテスト委員長／審査員長／異議申し立て者が最も快適に話し合うことのできるツール（メール、LINE、電話、新規Zoom等）を決めてから詳細を話し合うと良いでしょう。
なおオンラインでface to faceで話し合う場合、コンテストと同じURL（ブレイクアウトルーム等）だと他者から異議申し立ての様子が見えてしまうリスクがあるため、別途URLを設定することが望ましいです。例えばZoomであれば、40分までは無料です。

Let's think it in two steps.
First, a protest can be made by mail or chat, but it should be direct and visible only to the contest chair or to the chief judge.
Once it is reached to the CC or the CJ, CC/CJ can decide the most confortable way to communicate with who protests, possibly mail, LINE, telephone, separated Zoom and so on.
If they discuss in the Zoom (including Breakout room) in which the contest is going on, it can be noticed by other participants. It is preferable to make another URL and use it. FYI, we can use Zoom for free within 40 minutes.

いいえ。明確に規定はされていませんが、音声をクリアに保つためにもマイク付きイヤホンを準備することが推奨されています。なおスピーキングエリアを広く保つためには、有線よりは無線のイヤホンの方が動きやすいかもしれません。

No it is not determined. To keep the voice clear, it is recommeded to use earphone with microphone. A wireless device would be better to use speaking area effectively.

審査員長については、コンテスト規則集 7ページ（B）を確認してください。
クラブコンテストにおいては、会費納入済みの会員であることが条件です。エリア以上のコンテストでは、Pathwaysレベル1,2を修了済もしくはCCマニュアルで6以上のスピーチプロジェクトを達成していることが条件です。
コンテスト委員長については制限はありません。エリアディレクターやディビジョンディレクターもコンテスト委員長を務めることが可能です。
ただし、初めてのオンラインコンテストである場合はコンテスト委員長・審査員長の判断が求められる事項が多く、慣れた会員の方が安心かもしれません。

For the requirement for the chief judge, please refer to the rulebook p7,B . In a club contest, the CJ must be a paid member. In area contest, the CJ must be a paid member who completed Pathways LV2 or CC6. For the contest chair, no requirement. An area director/ a division direcor can be contest chair.

As we're not familiar with online contest, it would be the best to ask experienced member to be CC/CJ beccause they might need serious and quick decision.

Tally counter = 公平性を期すために両名ともが同じ計算結果になるかの確認を行います。SAAは1名で大丈夫です。

人数が定められているのはTally counter (2名）、Timer(2名)、Judge（5名以上）です。

他はクラブの余裕にあわせて、バックアップ担当者（誰かの接続が途切れるなどの緊急事態が発生した時に、どの役割でも引き受けられる人）などを設置しておくと安心でしょう。

For tally counter, the tallys from two counters will be confirmed that the results are same, to keep fairness. SAA can be handled by one person. In rulebook, the numbers of tally counters (two), Timers (two), and Judges (more than 5) are determined. If possible, it's better to have backup person, who can be an alternate of who have some sudden trouble.

コンテスト委員長、審査員長、審査員、同点決着審査員、計時係、会場係、集計係については兼任が認められていません。エリアディレクターと相談し、ロールテイカーを引き受けられそうな会員を別クラブから見つけることも手です。
詳細はこちらをご確認ください。https://www.toastmasters.org/Footer/FAQ/Speech%20Contests

it is not alowed to hold two of following roles at the same time: contest chair, chief judge, judge, tie-breaking judge, timer, SAA, counter. One of the possible solutions is to ask area director to find someone from other clubs. Please refer to the following link.

https://www.toastmasters.org/Footer/FAQ/Speech%20Contests

コンテスト規則にも規定されている通り、集計係は2名以上を揃えてください。公平を期すためにも、複数の目を持って審査用紙を確認すべきです。

Two counters are needed as written in the rule book. To keep fairness, the results can be confirmed by multiple people.

エリア以上のコンテストについて、2020-2021年度はオンラインで開催することが義務付けられています。詳しくは以下リンク先をご覧ください。
Toastmasters International Web PDF

クラブ会長・教育担当副会長にはDistrict 76から以下のタイトルのメールが展開されています。
タイトル：[d76allpresidentsvpes20-21:15] 2020-2021 District Events and Speech Contests
送信日：2020/08/25 (火) 22:35

Area contest, and above, must be held online in FY 2020-2021. For more information, please read the email sent to club presidents and VPEs by District 76, titiled [d76allpresidentsvpes20-21:15] 2020-2021 District Events and Speech Contests, on 2020/8/25 22:35.

Please refer to the following link.
http://emails.toastmasters.org/q/12Et7oejgBlPOxulECyrFlyi/wv

＜公式見解をToastmasters InternationalおよびDistrict 76に確認しております。追って回答いたします＞

Will be confirmed. Announced later.