Microsoft Outlook fa parte della suite di Microsoft Office che viene comunemente utilizzata come applicazione di posta elettronica. Include anche calendario, attività, contatti e altri elementi che sono memorizzati sul computer e sul server. L'ultima versione di Microsoft Outlook è Outlook 2013 inclusa in Office 2013. I file di dati di Outlook vengono salvati in due formati: .pst (tabella di archiviazione personale) e .ost (tabella di archiviazione offfile).
Outlook 2002 e le sue versioni precedenti utilizzano il formato di file ANSI per archiviare i dati delle cassette postali di Outlook. Il limite di dimensione dei file di Outlook salvati in questo formato è 2 GB. È possibile accedere a questi file in Outlook 2002 o nelle versioni precedenti. Altre versioni di Outlook inclusi 2003, 2007, 2010 e 2013 memorizzano i dati in formato Unicode (formato predefinito). Memorizza file fino a 20 GB. Il file di Outlook 2013 può estendere la sua dimensione del file a 50 GB. Se viene raggiunto il limite massimo per la dimensione del file, i file di Outlook vengono danneggiati.
Poiché la compattazione manuale non riduce la dimensione del file in misura maggiore, tuttavia l'utente può provare una sola volta dopo aver eseguito il backup del file originale.
Nota: la cancellazione di file dalla cartella personale non modifica la dimensione del file a meno che non venga compresso.
Imparare come compattare file PST risolverà tutti i tuoi dubbi riguardo la compattazione PST e OST
Nota: l'accesso a un file PST da una rete condivisa o da un altro computer può portare alla perdita di dati.
La corruzione causa la completa perdita di dati e l'inaccessibilità dei file delle cassette postali. Alcuni dei più motivi di corruzione dei file PST sono attacco di virus, interruzione di corrente, file .pst danneggiato a causa di errore manuale, arresto improvviso di Outlook e errore nel convertitore di rete.
Un'altra tecnica per rompere un file di grandi dimensioni è "Diviso PST File". Questo può essere implementato manualmente utilizzando la funzione Importa ed esporta in Outlook.