Formål med håndboken: Håndboken er utviklet for å gi en oversiktlig og detaljert veiledning for alle medlemmer av styret i Bygdelaget Fremad. Den tjener som et oppslagsverk for å forstå organisasjonens struktur, roller, ansvar og rutiner. Målet er å sikre konsistens i arbeidet, fremme god kommunikasjon og effektivitet i styrearbeidet, samt å være et nyttig verktøy for opplæring av nye styremedlemmer. 

Bygdelaget Fremad er en frivillig organisasjon som arbeider for å fremme lokalsamfunnets interesser og velvære. Gjennom ulike aktiviteter og initiativer støtter laget kulturell utvikling, samhold og engasjement blant bygdas innbyggere. Bygdelaget er også en viktig pådriver for lokale prosjekter og arrangementer som bidrar til en levende og inkluderende bygd. 

Bygdelaget Fremad, har visjonen “Med hjertet i Krampenes❤️”

Tre verdier vi benytter når vi jobber for bygda- og medlemmenes interesser:

1. Samhold: Reflekterer den sterke fellesskapsfølelsen og det tette båndet mellom innbyggerne i Krampenes og bygdelagets medlemmer. Samhold understreker viktigheten av å arbeide sammen for å bevare og utvikle bygda og dens tradisjoner.
   
   

2. Nyskapning: Speiler viljen til å være innovativ og tenke nytt. Nyskapning er essensielt for å modernisere og forbedre bygdelivet, samtidig som man respekterer og ivaretar de verdifulle tradisjonene og historien som finnes i Finnmark.
   
   

3. Ærlighet: Står for åpenhet, klart språk og lite byråkrati. Ærlighet er grunnlaget for tillit og integritet i alle bygdelagets aktiviteter og beslutninger, og sikrer at alle medlemmer føler seg hørt og verdsatt.
   
   

Disse verdiene har vi valgt fordi de er enkle å huske, lett å kjenne seg igjen i, og de treffer de viktige verdiene til Norges befolkning, spesielt de som bor i eller har tilknytning til Vadsø og Finnmark. De reflekterer også en balanse mellom å bevare det beste fra fortiden og omfavne fremtidens muligheter.

Bygdelaget Fremad er strukturert som to separate, men tett knyttede formelle organisasjoner, hver med sitt eget organisasjonsnummer. De deler vedtekter og medlemsmasse, noe som sikrer enhetlighet i deres virke. Denne todelte strukturen muliggjør et klart skille mellom de ulike aktivitetene og prioriteringene innen foreningen.

Fremad BA er hovedorganisasjonen og fungerer som den overordnede enheten. Den har et kundeforhold hos Sparebank 1 Nord-Norge, som håndterer organisasjonens finansielle transaksjoner. Bygdelaget Fremad opererer som en underordnet del av Fremad BA og er knyttet til hovedorganisasjonens bankavtale gjennom en egen underavtale for bankkontoer.

Formålet med Bygdelaget Fremad er å fremme trivsel blant medlemmene og bidra til utviklingen av lokalsamfunnet i Krampenes. Dette inkluderer å jobbe med saker som er viktige for lokalsamfunnet og støtte initiativer som kan forbedre livskvaliteten for innbyggerne.

Fremad BA, på den andre siden, har som formål å ivareta foreningens eiendommer og de bygninger som står på disse. Dette innebærer ansvar for vedlikehold, utvikling og forvaltning av eiendommene, slik at de kan brukes til beste for medlemmene og lokalsamfunnet.

Denne formelle organiseringen sikrer at Bygdelaget Fremad kan fokusere på sosiale og kulturelle aspekter, mens Fremad BA tar seg av de økonomiske og materielle forholdene. Dette bidrar til en effektiv og målrettet drift av foreningens samlede virksomhet.

Styret i Bygdelaget Fremad er sammensatt av engasjerte medlemmer som representerer og tjener lokalsamfunnet Krampenes. Styrets struktur er designet for å sikre en bred representasjon og effektiv ledelse.

Styrets sammensetning reflekterer Bygdelaget Fremads engasjement for inkludering og representasjon av alle medlemsgrupper. Hvert styremedlem har en vital rolle i å fremme lagets formål, støtte bygda og medlemmenes interesser.

Styreleder

Styrelederen har det overordnede ansvaret for å lede styrets arbeid og sikre at Bygdelaget Fremad oppnår sine mål. Lederen skal representere laget utad og fungere som en nøkkelperson i kommunikasjon med eksterne parter.

Nestleder

Nestlederen fungerer som styrelederens stedfortreder og tar over lederens oppgaver ved dennes fravær. Nestlederen spiller også en viktig rolle i styrearbeidet og bidrar til strategisk planlegging.

Styremedlem

Styremedlemmene bidrar med sin kompetanse og erfaring til styrets arbeid. De deltar aktivt i beslutningsprosesser og har ansvar for ulike oppgaver og prosjekter i Bygdelaget Fremad.

Ungdomsrepresentant

Ungdomsrepresentanten sikrer at ungdommens stemme og interesser blir hørt i styrets arbeid. Representanten bidrar med perspektiver og ideer som er relevante for yngre medlemmer av bygdelaget.

Styreleder

Ansvarsområder: Styrelederen har det overordnede ansvaret for å lede og koordinere styrets arbeid i Bygdelaget Fremad. Lederen skal sørge for at styret arbeider i tråd med lagets vedtekter og medlemsmassens interesser. Det innebærer å sette dagsorden for møter, sikre at beslutninger blir tatt på et informert grunnlag, og at lagets strategiske mål blir fulgt.

Myndighet: Styrelederen har myndighet til å representere Bygdelaget Fremad i alle offisielle sammenhenger. Lederen kan signere avtaler på vegne av laget og har fullmakt til å handle innenfor de rammer og retningslinjer som er fastsatt av styret og årsmøtet.

Oppgaver:

• Lede styremøter og årsmøter.

• Sikre at styret fungerer effektivt og i henhold til organisasjonens beste interesser.

• Være lagets ansikt utad og representere det i dialog med samarbeidspartnere og offentlige myndigheter.

• Overvåke og rapportere om lagets fremgang og utfordringer til styret.

• Fungere som en bindeledd mellom styret og daglig leder, hvis en slik stilling finnes.

• Initiere og følge opp prosjekter og arbeidsgrupper.

• Sørge for at lagets vedtekter og beslutninger blir respektert og fulgt.

Styrelederens rolle er avgjørende for Bygdelaget Fremads suksess og krever en person med sterk ledelse, kommunikasjonsevner og en god forståelse av lagets mål og verdier.

Nestleder

Ansvarsområder: Nestlederen i Bygdelaget Fremad har ansvar for å støtte styrelederen i dennes oppgaver og sikre kontinuitet i styrearbeidet. Ved styrelederens fravær overtar nestlederen styrelederens funksjoner og ansvarsområder. Dette inkluderer å lede møter, representere laget utad, og sikre at vedtak og strategier blir implementert.

Stedfortreder for styreleder: Som stedfortreder for styrelederen, trer nestlederen inn i lederrollen når styrelederen er forhindret fra å utføre sine oppgaver. Dette sikrer at lagets drift og beslutningsprosesser ikke blir forstyrret.

Oppgaver:

• Lede styremøter og representere laget i styrelederens fravær.

• Samarbeide tett med styrelederen for å utforme strategier og planer for lagets virksomhet.

• Overvåke og rapportere om fremdriften i prosjekter og initiativer.

• Bidra til å utvikle og vedlikeholde relasjoner med samarbeidspartnere og lokalsamfunnet.

• Sikre at styrets beslutninger blir gjennomført i henhold til lagets vedtekter og retningslinjer.

Nestlederens rolle er essensiell for å opprettholde stabilitet og effektivitet i Bygdelaget Fremads styrearbeid, spesielt i situasjoner hvor styrelederen ikke kan være til stede.

Styremedlem

Ansvarsområder: Styremedlemmene i Bygdelaget Fremad har en viktig rolle i å støtte styrets funksjoner og bidra til realiseringen av lagets mål. De er ansvarlige for å delta aktivt i diskusjoner, beslutningsprosesser og gjennomføringen av vedtak. Styremedlemmene skal også representere medlemsmassens interesser og sørge for at disse blir ivaretatt i styrets arbeid.

Bidrag til styrearbeid: Styremedlemmene bidrar med sin unike kompetanse, erfaringer og perspektiver til styrearbeidet. De er forventet å engasjere seg i komiteer og arbeidsgrupper, samt å ta initiativ til og lede prosjekter som fremmer Bygdelaget Fremads formål.

Oppgaver:

• Forberede seg til og delta i alle styremøter og årsmøter.

• Bidra til utvikling av strategier og planer for lagets aktiviteter og prosjekter.

• Overvåke og rapportere om fremdriften i tildelte ansvarsområder.

• Være en aktiv ambassadør for Bygdelaget Fremad i lokalsamfunnet.

• Samarbeide med andre styremedlemmer for å sikre effektiv drift og positiv utvikling av laget.

Styremedlemmenes engasjement og dedikasjon er avgjørende for Bygdelaget Fremads suksess og evne til å tjene lokalsamfunnet på en effektiv måte.

Ungdomsrepresentant

Ansvarsområder: Ungdomsrepresentanten har en sentral rolle i å bringe ungdommens perspektiv inn i styrets arbeid i Bygdelaget Fremad. Representanten skal sørge for at de yngre medlemmenes stemmer og interesser blir hørt og tatt hensyn til i beslutningsprosesser og ved utforming av aktiviteter.

Representasjon av ungdomsinteresser: Det er viktig at ungdomsrepresentanten aktivt engasjerer seg i dialog med ungdomsmedlemmene for å forstå deres behov og ønsker. Representanten skal være en forkjemper for saker som er relevante for ungdom og arbeide for å inkludere ungdomsvennlige tiltak i lagets planer.

Oppgaver:

• Delta på alle styremøter og årsmøter med en klar stemme for ungdomsmedlemmene.

• Utvikle og foreslå prosjekter og aktiviteter som appellerer til og engasjerer ungdom.

• Fungere som en brobygger mellom styret og ungdomsmedlemmene, og sikre god kommunikasjon begge veier.

• Overvåke at lagets aktiviteter og tilbud er relevante og tilgjengelige for ungdom.

• Bidra til å skape et inkluderende og ungdomsvennlig miljø i Bygdelaget Fremad.

Ungdomsrepresentantens bidrag er essensielt for å sikre at Bygdelaget Fremad er en organisasjon som er attraktiv og relevant for alle aldersgrupper.

Kasserer

Økonomistyring: Kassereren har det primære ansvaret for økonomistyringen i Bygdelaget Fremad. Dette innebærer å overvåke alle finansielle transaksjoner, sikre at alle inntekter og utgifter blir korrekt registrert, og at lagets finansielle ressurser blir forvaltet på en ansvarlig måte.

Budsjettansvar: Kassereren er ansvarlig for å utarbeide og overvåke budsjettet. Dette inkluderer å lage forslag til årsbudsjett, følge opp med regelmessige rapporter om økonomisk status, og justere budsjettet ved behov for å reflektere lagets økonomiske realiteter.

Regnskap: Kassereren fører regnskapet og sørger for at all regnskapsføring er i henhold til gjeldende lover og regler. Kassereren skal også forberede årsregnskapet for revisjon og presentere det for styret og årsmøtet.

Kassererens rolle er kritisk for å sikre økonomisk transparens og integritet i Bygdelaget Fremad, og krever en person med sterk kompetanse innen økonomi og regnskap.

Valgkomité

Sammensetning: Valgkomiteen i Bygdelaget Fremad består av medlemmer som er valgt av årsmøtet. Komiteens sammensetning skal reflektere lagets mangfold og sikre en bred representasjon fra forskjellige deler av medlemsmassen. Det er viktig at komiteens medlemmer er upartiske og har god kjennskap til lagets medlemmer og deres kvalifikasjoner.

Prosedyrer for nominasjon: Valgkomiteen har ansvar for å nominere kandidater til styret og andre nøkkelposisjoner i laget. Prosessen starter med en åpen invitasjon til medlemmene om å foreslå kandidater. Komiteen vurderer deretter kandidatenes kompetanse, engasjement og egnethet for rollene. Alle nominasjoner skal være i tråd med lagets vedtekter og verdier.

Valgprosess: Valgkomiteen presenterer sin innstilling til årsmøtet, hvor valget finner sted. Prosessen skal være åpen og rettferdig, og alle medlemmer skal ha mulighet til å stemme. Valget foregår enten ved akklamasjon eller hemmelig avstemning, avhengig av hva som er bestemt i lagets vedtekter.

Valgkomiteens arbeid er avgjørende for å sikre at Bygdelaget Fremad har et kompetent og dedikert styre som kan lede laget mot sine mål.

Årsmøte

Årsmøtet i Bygdelaget Fremad er en viktig begivenhet hvor medlemmene samles for å gjennomgå foreningens arbeid, ta strategiske beslutninger og velge styret. 

• Årsmøteinnkalling: Detaljer om hvordan og når innkallingen til årsmøtet skal sendes ut til medlemmene.

• Dagsorden: En liste over saker som skal behandles på årsmøtet, inkludert valg av styremedlemmer og godkjenning av årsregnskapet.

• Stemmerett: Informasjon om hvem som har stemmerett på årsmøtet og hvordan stemmegivningen foregår.

• Protokoll: Retningslinjer for føring av protokoll under årsmøtet, som skal inneholde en oversikt over beslutninger og valg som er gjort.

Ansvarsområder:

• Forberedelser: Styret må sørge for at alle nødvendige dokumenter og rapporter er klare til årsmøtet. Dette inkluderer dagsorden, årsrapport, regnskap og budsjettforslag.

• Informasjon: Medlemmene må informeres om årsmøtet i god tid, og alle relevante dokumenter skal være tilgjengelige for gjennomgang før møtet.

• Gjennomføring: Årsmøtet skal ledes av styrelederen eller en annen utpekt person. Møtet skal inkludere godkjenning av dagsorden, behandling av årsrapport og regnskap, valg av styremedlemmer og andre nødvendige beslutninger.

• Diskusjon: Det skal være rom for diskusjon og innspill fra medlemmene under møtet.

Oppgaver:

• Lede møtet: Styrelederen eller en utpekt person skal lede møtet og sikre at det følger den fastsatte dagsordenen.

• Presentere rapporter: Årsrapport og regnskap skal presenteres for medlemmene, og eventuelle spørsmål skal besvares.

• Fasilitere valg: Valgkomiteen presenterer sin innstilling, og medlemmene stemmer over styremedlemmer og andre nøkkelposisjoner.

• Dokumentasjon: Et møtereferat skal utarbeides for å dokumentere beslutningene som er tatt under årsmøtet.

• Oppfølging: Styret er ansvarlig for å følge opp beslutningene fra årsmøtet og iverksette nødvendige tiltak.

Årsmøtet er en sentral del av Bygdelaget Fremads demokratiske prosess og sikrer at medlemmene har en stemme i viktige beslutninger som påvirker foreningen. Det er viktig at årsmøtet gjennomføres på en strukturert og inkluderende måte for å reflektere medlemmenes vilje og bidra til lagets suksess. 

Utsendelse av årskontingent

Prosedyrer:

• Varsling: Medlemmene skal varsles om betaling av årskontingent via e-post eller brev minst én måned før fristen.

• Frist for betaling: Årskontingenten skal betales innen den første måneden i det nye året, eller som angitt i vedtektene.

• Betalingsmetoder: Medlemmene kan betale kontingenten via bankoverføring, Vipps, eller annen godkjent betalingsløsning.

• Kvittering: Medlemmene skal motta en bekreftelse på mottatt betaling.

Oppfølging av ubetalte kontingenter:

• Påminnelse: Send ut en påminnelse til de som ikke har betalt innen fristen.

• Dialog: Ta direkte kontakt med medlemmer som ikke har betalt etter påminnelsen for å finne ut om det er spesielle grunner til manglende betaling.

• Følge opp: Vedvarende manglende betaling kan føre til at medlemskapet blir satt på vent eller avsluttet, i henhold til vedtektene.

Innkalling til styremøter

• Varslingsrutiner: Styremedlemmene skal varsles om møter minst en uke i forveien.

• Agenda for møtet: Dagsorden skal sendes ut sammen med innkallingen.

• Forberedelser: Styremedlemmene forventes å forberede seg på diskusjonspunkter før møtet.

Referatføring

• Ansvar for referat: Styreleder har ansvar for å føre referat under møtene. Styreleder kan delegere dette ansvaret til andre.

• Innhold i referat: Referatet skal inneholde en oversikt over diskusjoner, beslutninger og tildelte oppgaver.

• Godkjenning og arkivering: Referatet skal godkjennes på neste møte og deretter arkiveres tilgjengelig for medlemmene.

Tilbakebetaling av utlegg

• Prosedyrer for refusjon: Medlemmer som har hatt utlegg for laget, kan kreve refusjon ved å sende inn kvitteringer og et utfylt skjema.

• Nødvendig dokumentasjon: Alle krav må støttes av nødvendig dokumentasjon.

• Behandlingstid: Refusjoner skal behandles innen en måned etter innsending.

Vedlikehold av medlemsregister

• Oppdatering: Medlemsregisteret skal oppdateres regelmessig for å reflektere endringer i medlemsmassen.

• Personvern: Medlemsinformasjon skal håndteres i henhold til gjeldende personvernregler.

Kommunikasjon med medlemmene

• Nyhetsbrev: Et regelmessig nyhetsbrev skal sendes ut for å holde medlemmene informert om lagets aktiviteter og nyheter. Dagens nyhetsbrev sendes ut 1 gang pr år og det jobbes for at denne publiseres 31. desember.

• Sosiale medier: Bygdelaget bør opprettholde en aktiv tilstedeværelse på relevante sosiale medier for å fremme engasjement og informasjonsspredning.

Disse rutinene er ment å sikre en effektiv og strukturert drift av Bygdelaget Fremad. Det er viktig at alle prosedyrer følges konsekvent for å opprettholde organisasjonens integritet og medlemmenes tillit.

Nettstedet krampenes.no

Primærmålgruppe: Nettstedet krampenes.no er rettet mot alle som ikke er medlemmer av Bygdelaget Fremad, inkludert potensielle medlemmer og medlemmer som ikke er aktive på sosiale medier.

Formål:

• Å informere om Bygdelaget Fremads aktiviteter og prosjekter.

• Å tiltrekke nye medlemmer og frivillige til laget.

• Å fungere som en digital bro mellom Bygdelaget Fremad og lokalsamfunnet.

Rutiner:

• Innhold: Nettstedet skal regelmessig oppdateres med informasjon om kommende arrangementer, nyheter og rapporter om lagets virksomhet.

• Tilgjengelighet: Sørge for at nettstedet er lett tilgjengelig og navigerbart for alle brukere, inkludert de med ulike behov.

• Kontaktinformasjon: Oppdatert kontaktinformasjon skal være lett tilgjengelig for besøkende som ønsker å engasjere seg eller har spørsmål.

• Medlemskap: En tydelig seksjon om hvordan man blir medlem, med en enkel online innmeldingsprosess.

• Frivillighet: Informasjon om hvordan man kan bidra som frivillig, med en beskrivelse av ulike roller og oppgaver.

• Historie og formål: En seksjon som forteller om Bygdelaget Fremads historie, formål og verdier.

• Bilde- og videogalleri: Et galleri som viser bilder og videoer fra tidligere aktiviteter og arrangementer for å gi et innblikk i lagets samfunnsengasjement.

• FAQ: En ofte stilte spørsmål-seksjon for å besvare vanlige spørsmål om laget og dets virksomhet.

• Nyhetsbrev: En mulighet for ikke-medlemmer å abonnere på Bygdelaget Fremads nyhetsbrev.

• Søkemotoroptimalisering (SEO): Implementere SEO-praksis for å forbedre nettstedets synlighet og tilgjengelighet via søkemotorer.

Ansvar:

• Webmaster: En dedikert webmaster eller et webteam skal ha ansvar for vedlikehold og oppdatering av nettstedet.

• Innholdsskaping: Styremedlemmer og frivillige kan bidra med innhold, men all publisering skal godkjennes av webmasteren for å sikre konsistens og kvalitet.

• Teknisk vedlikehold: Webmasteren skal sørge for at nettstedet er teknisk oppdatert, sikret mot cybertrusler og kompatibelt med ulike enheter og nettlesere.

• Tilbakemeldinger: Nettstedet skal ha en funksjon for tilbakemeldinger hvor besøkende kan gi kommentarer eller stille spørsmål.

Ved å følge disse rutinene vil krampenes.no være et effektivt verktøy for å nå ut til et bredere publikum og styrke Bygdelaget Fremads tilstedeværelse i lokalsamfunnet.

Styreportalen Bård

• Målgruppe: Styreportalen er primært rettet mot styremedlemmene i Bygdelaget Fremad. Den er også nyttig for komitémedlemmer og frivillige som trenger tilgang til organisatorisk informasjon.
  
  

• Formål: Formålet med styreportalen er å sentralisere viktig informasjon og ressurser for effektivt styrearbeid. Den tjener som et kommunikasjonsverktøy og oppslagsverk for styremedlemmer, og bidrar til å strømlinjeforme beslutningsprosesser og styring.
  
  

• Rutiner:
  
  

  • Tilgang: Styremedlemmer får personlig tilgang til portalen, hvor de kan finne dokumenter, referater og planer.

  • Oppdateringer: Portalen oppdateres regelmessig med nye ressurser, møtereferater og viktig informasjon fra styret.

  • Kommunikasjon: Styreportalen brukes til å sende ut innkallinger til møter og distribuere informasjon til styremedlemmene.

• Ansvar:
  
  

  • Styreleder: Har ansvar for å

    1. godkjenne innholdet som publiseres på portalen.

    2. oppdatere portalen med møtereferater og dokumenter.

    3. sørge for at portalen fungerer teknisk og er sikker mot uautorisert tilgang.

Styreportalen er et viktig verktøy for å sikre god styring og ledelse i Bygdelaget Fremad, og bidrar til å holde alle styremedlemmer informert og engasjert i lagets arbeid.

Bygdelaget Fremad på Facebook

Beskrivelse av målgruppe, formål, rutiner og ansvar for Bygdelaget Fremads to Facebook-grupper:

Bygdelaget Fremad (Offentlig gruppe)

Målgruppe:

• Lokalsamfunnet i Krampenes.

• Potensielle medlemmer og frivillige.

• Personer interessert i bygdas kulturelle og sosiale aktiviteter.

Formål:

• Å informere om Bygdelaget Fremads arrangementer og nyheter.

• Å fremme engasjement og deltakelse i lokalsamfunnets aktiviteter.

• Å tiltrekke nye medlemmer og frivillige.

Rutiner:

• Innlegg: Regelmessige oppdateringer om kommende hendelser og organisasjonens prosjekter.

• Moderering: Aktiv moderering for å sikre et positivt og inkluderende miljø.

• Interaksjon: Oppfordre til dialog og interaksjon blant følgere.

Ansvar:

• Administratorer: Styremedlemmer eller utnevnte frivillige som overvåker gruppen.

• Innholdsproduksjon: Skape og godkjenne innlegg som reflekterer lagets verdier og mål.

• Medlemsengasjement: Engasjere medlemmer og følgere gjennom kommentarer og direktemeldinger.

Bygdelaget Fremad medlemmer (Lukket gruppe)

Målgruppe:

• Registrerte medlemmer av Bygdelaget Fremad.

Formål:

• Å tilby et forum for intern kommunikasjon blant medlemmene.

• Å diskutere interne saker og planlegging av aktiviteter.

• Å styrke samholdet og fellesskapet blant medlemmene.

Rutiner:

• Innlegg: Medlemmer kan dele ideer, forslag og gi tilbakemeldinger.

• Møtereferater: Dele referater og viktige beskjeder fra styret.

• Arrangementplanlegging: Koordinere og planlegge medlemsaktiviteter.

Ansvar:

• Administratorer: Styremedlemmer som håndterer medlemsforespørsler og overvåker gruppen.

• Kommunikasjon: Sikre at informasjonen som deles er relevant og nyttig for medlemmene.

• Konfidensialitet: Opprettholde konfidensialitet av diskusjoner og medlemsinformasjon.

Disse beskrivelsene gir en oversikt over hvordan de to Facebook-gruppene fungerer som kommunikasjonsplattformer for Bygdelaget Fremad, med hver sin distinkte rolle og funksjon innenfor organisasjonen. Det er viktig at både offentlige og lukkede grupper forvaltes med omtanke for å tjene deres respektive formål og målgrupper.

Reservasjons- og Betalingsprosess:

Under er en beskrivelse av de rutinene knyttet til utleie av foreningens eiendom, omtalt som Fremad:

• Brukere kan sjekke tilgjengelighet, reservere og betale for Fremad via en dedikert nettside.

• Det er egne medlemspriser med rabattkoder for å sikre riktig pris for ulike grupper.

Før Utleie:

• Temperaturkontroll: Temperaturen i hovedsalen skal økes for å sikre et behagelig miljø.

• Inspeksjon: Bygget skal inspiseres for renhet og ryddighet. Eventuelle avvik må adresseres umiddelbart.

Etter Utleie:

• Temperaturjustering: Temperaturen i hovedsalen skal senkes for å spare energi.

• Inspeksjon: En ny inspeksjon skal sikre at bygget er rent og ryddig for neste leietaker.

Ved Avvik:

• Ryddehjelpere: Eget personell kalt ryddehjelpere skal håndtere rengjøring og rydding.

• Medlemsassistanse: Hvis ryddehjelpere ikke er tilgjengelige, kan medlemmer forespørres om å hjelpe på kort varsel.

• Prisreduksjon: Hvis bygget ikke er klargjort, kan leietaker tilbys en 10% prisreduksjon som kompensasjon.

Medlemsutleie:

• Vask er ikke inkludert i utleie til medlemmer; de må selv sørge for at bygget er klargjort for bruk.

• Medlemmer kan organisere vask selv eller be styret om å arrangere dette.

Det forventes at leietaker tar oppvasken, setter tilbake møbler og fjerner søppel, med mindre annet er avtalt.

Vintersesong:

• Det må sikres at hovedinngangen og nødutgangene er fri for snø.

Disse rutinene er viktige for å sikre en jevn og problemfri utleieprosess, samt å opprettholde Fremads standarder for kvalitet og gjestfrihet. Det er essensielt at alle involverte parter er kjent med disse prosedyrene for å bidra til en vellykket drift av eiendommen.

Faktureringsprosess for Utleie av Fremad:

Det skal kun unntaksvis sendes faktura. Eksempel på leietakere som kan motta faktura er firmaer og organisasjoner. Hvem som skal kunne motta faktura vil være basert på en individuell vurdering av den fra styre som administrerer utleievirksomheten.

1. Tilbud i Fakturasystemet:
   
   

   • Når en leietaker ønsker å leie på faktura, opprettes et tilbud i fakturasystemet Fiken.

   • En midlertidig reservasjon legges inn i reservasjonsløsningen Gibbs.

2. Godkjenning av Tilbud:
   
   

   • Etter at tilbudet er godkjent av leietaker, går ansvarlig for utleien inn og bekrefter reservasjonen i Gibbs.

3. Faktura Utsendelse:
   
   

   • En faktura for utleien sendes ut til leietaker.

   • Det settes en betalingsfrist på 30 dager.

4. Oppfølging av Ubetalt Faktura:
   
   

   • Dersom fakturaen ikke blir betalt innen fristen, skal den følges opp med inkasso.

   • Det er inngått en avtale med et inkassoselskap for å håndtere slike saker.

5. Påminnelser:
   
   

   • Før en faktura sendes til inkasso, skal det sendes ut påminnelser via Fiken.

   • Det er viktig å gjøre en grundig jobb med påminnelser for å unngå misforståelser og gi leietaker mulighet til å gjøre opp for seg.

Viktig å Huske:

• All kommunikasjon og oppfølging bør dokumenteres godt i tilfelle det er behov for å referere tilbake til saken.

• Prosessen skal være tydelig og rettferdig, og leietakere skal informeres om konsekvensene av sen betaling.

Denne prosessen sikrer en strukturert tilnærming til fakturering og oppfølging av leieinntekter, noe som er essensielt for en effektiv økonomistyring i Bygdelaget Fremad.