11_клас_09.04

Поняття звіту. Автоматизоване створення звіту.

Завдання 1.

Розглянути засоби створення звіту.

Для цього використаємо нижче наведені матеріали

Завдання 2.

Законспектувати в зошит:

Поняття «Звіт»
Основні засоби створення звіту

Поняття звіту. Автоматизоване створення звіту.

Звіт дає змогу отримати дані у вигляді документа, із яким працює користувач певної професії. Наприклад, для бухгалтера дані можуть бути оформлені у вигляді одного документа, а для працівника відділу кадрів — іншого.

Фактично звіт створює можливість отримати документ у такій формі, з якою працює користувач певної професії на паперових бланках.

Звіт дає змогу подати дані практично в будь-якому форматі.

Дані можуть бути згруповані за певними ознаками, відфільтровані й упорядковані.
До звіту можна додавати малюнки, діаграми, таблиці статистичних даних.
У звіті можна обчислювати відповідні значення, наприклад, за професією, за стажем роботи тощо.
Дані у звіті можуть подаватися в текстовому, числовому, табличному або графічному вигляді.

Access створює можливість налаштувати звіт, надати йому гарного естетичного вигляду. Зокрема можна:

налаштовувати фон і колір елементів звіту
змінювати шрифт
уставляти у звіт рисунки
використовувати діалогову графіку
вставляти об'єкти інших застосунків

Джерелом даних для звіту є таблиці або підсумковий набір записів, отриманих унаслідок виконання запиту. Підсумковий набір записів на основі кількох таблиць сприймається у звіті як одна таблиця.

У процесі створення звіту необхідно чітко визначити структуру й зовнішній вигляд документа, який необхідно отримати. Доцільно на папері розробити кілька варіантів звіту та обрати найраціональніший.

Для кожної бази даних може бути створено кілька звітів різної форми з різними даними. Наприклад, один звіт може бути створено для директора школи, а другий — для вчителя. Засоби Access 2016 для створення звітів зображені на рисунку.

Засоби створення звітів

Основними засобами створення звітів є:

Звіт;
Конструктор звітів;
Майстер звітів.

З них найпростішим є Звіт.

За допомогою засобу Звіт створюється звіт для однієї таблиці. Якщо потрібно за допомогою цього засобу створити звіт для кількох таблиць, то необхідно створити для цих таблиць відповідний запит. Потім на основі нового запиту створюється звіт.

Звіт може бути виведений в одному з чотирьох режимів:

Подання звіту
Попередній перегляд
Режим розмітки
Конструктор

Назви цих режимів збігаються з назвами команд підменю кнопки Подання.

Порядок створення звіту багато в чому схожий з порядком створення форм.

Властивості звіту мають ті самі значення, що й властивості форми, тому вони тут не описуються.

Розглянемо порядок створення звіту за допомогою засобу Звіт. Згадаємо, що джерелом даних для цього засобу може бути:

одна таблиця
запит

Сам звіт створюється фактично автоматично, простим натисканням однієї кнопки. До звіту, створеного за допомогою цього засобу, включаються:

всі поля таблиці
підсумковий набір записів, отриманих унаслідок виконання запиту

Такий звіт можна:

доповнити деякими елементами й налагодити в режимі Конструктор
відправити електронною поштою
роздрукувати

Приклад

Розглянемо порядок створення звіту на прикладі таблиці КАДРИ.

1.Відкриваємо базу даних atb і відмічаємо (або відкриваємо) таблицю КАДРИ.

2.Виконуємо команду Створення Þ Звіт.

2.У результаті на екрані з'явиться звіт у режимі Подання звіту.

3.Зберігаємо звіт. Для цього на панелі швидкого доступу натискаємо кнопку Зберегти, у вікні, що відкриється, уведемо ім'я Звіт_1 і натискаємо кнопку ОК. Ім'я звіту з'явиться в області переходів.

Зміст створеного звіту в режимі Розмітки зображено на рисунку.

Створений звіт можна переглянути і в інших режимах. Згадаємо, що для цього в розділі Подання необхідно відкрити меню кнопки Подання і обрати необхідний режим. Редагування звіту найкраще робити в режимі Конструктор.

Зокрема в цьому режимі можна змінити форматування звіту, змінити розмір полів, додати нові елементи керування з необхідними властивостями тощо.

Порядок створення звіту на основі запиту фактично нічим не відрізняється від порядку його створення на основі таблиці. На рисунку наведено Звіт_2 у режимі Розмітки, створений на основі Запит_1.

Page updated

Google Sites

Report abuse