Amtliche Beglaubigung

Von der öffentlichen Beglaubigung ist die amtliche Beglaubigung zu unterscheiden. Solche Beglaubigungen dienen dazu, die Beweiskraft von Unterlagen bei der Vorlage bei einer Behörde zu bescheinigen. Die Rechtsgrundlage für die amtliche Beglaubigung von Abschriften und Unterschriften ist in den § 33 und § 34 des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG) des Bundes bzw. in den Parallelbestimmungen der Bundesländer zu finden. Im Sozialrecht sind die Parallelbestimmungen die § 29, § 30 Zehntes Buch Sozialgesetzbuch (SGB X). Die Beglaubigungsfähigkeit ist teilweise in Landesgesetzen unterschiedlich geregelt. So sieht etwa § 34 Verwaltungsverfahrensgesetz für Baden-Württemberg vor, dass die durch Rechtsverordnung bestimmten Behörden zur Unterschriftsbeglaubigung befugt sind. 

Amtlich beglaubigen können stets nur siegelführende Behörden, weil das Dienstsiegel nach § 33 Abs. 3 Nr. 4 VwVfG zur Rechtswirksamkeit einer amtlichen Beglaubigung erforderlich ist. Ohne Siegel ist eine amtliche Beglaubigung nichtig. Zu den siegelführenden Stellen gehören insbesondere Gemeindeverwaltungen, Landkreise und untere Verwaltungsbehörden (z. B. Ortsbürgermeister und Ortsvorsteher), Ortsgerichtsvorsteher in Hessen (§ 13 OGerG) und Ortsbürgermeister und Gemeindeverwaltungen in Rheinland-Pfalz (§ 2 BeglG), Stadtverwaltungen (Rathaus), Kreisverwaltungen, Behörden, Polizei, Gerichte oder öffentlich-rechtlich organisierte Kirchen. Die nach Landesrecht als Behörden geltenden Vorstände der öffentlich-rechtlich organisierten Sparkassen können unterschriebene und mit ihrem Dienstsiegel versehene öffentliche Urkunden ausstellen, sofern sie die Urkunden selbst erstellt haben. Nach den meisten Sparkassengesetzen der Länder sind die Sparkassen siegelberechtigt (z. B. §§ 23, 10 Sparkassengesetz Baden-Württemberg).

Das Landesrecht ist teilweise uneinheitlich, sodass eine genaue Prüfung im Einzelfall zu empfehlen ist. Die Beglaubigung ist ordnungsgemäß, wenn der Beglaubigungsvermerk mit einem Dienstsiegel versehen ist und der Vermerk vom Beglaubigenden unterschrieben wurde. Eine Beglaubigung durch diese Institutionen genügt nicht der Formvorschrift des § 129 BGB, weil hierin öffentliche Beglaubigung (und nicht amtliche Beglaubigung) verlangt wird. Nicht anerkannt werden Beglaubigungen von Rechtsanwälten, Vereinen, Wirtschaftsprüfern, Buchprüfern (auch wenn sie ein Siegel führen).

Beglaubigung von Personenstandsurkunden

Eine Besonderheit besteht für Beglaubigungen von Personenstandsurkunden. § 2 Abs. 1 PStG Beurkundungen und Beglaubigungen für Zwecke des Personenstandswesen werden im Standesamt nur von hier bestellten Urkundspersonen (Standesbeamten) vorgenommen. Gleiches gilt für die Ausstellung von Personenstandsurkunden und sonstigen öffentlichen Urkunden. Die Zuständigkeit der Notare, anderer Urkundspersonen oder sonstiger Stellen für öffentliche Beurkundungen und Beglaubigungen bleibt unberührt. Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden sowie beglaubigte Abschriften aus dem Geburten-, Ehe- oder Sterberegister des Standesamts, denen dieselbe Beweiskraft wie dem Original selbst zukommen soll (§ 54 Abs. 2 PStG), kann nach § 55 Abs. 2 PStG nur der jeweils zuständige Standesbeamte erstellen (elektronische Übermittlung an ein anderes Standesamt ist möglich). Zwar ist auch der Notar befugt, eine beglaubigte Abschrift aus dem Personenstandsbuch oder von Personenstandsurkunden auszustellen; diese gilt aber nicht als Personenstandsurkunde nach § 54 PStG, so dass ihr nicht dieselbe Beweiskraft wie dem Personenstandsbuch selbst oder einer durch den jeweils zuständigen Standesbeamten ausgestellten beglaubigten Abschrift zukommt. Reicht der Notar eine öffentlich beglaubigte Kopie einer Personenstandsurkunde etwa beim Grundbuchamt ein, ist jedoch der Nachweis ordnungsgemäß erbracht. Die öffentliche Urkunde im Sinne des § 29 Abs. 1 Satz 2 GBO ist dann nämlich die durch Beglaubigung des Notars zur öffentlichen Urkunde gemachte Kopie der ordnungsgemäß ausgestellten Personenstandsurkunde.

Der Notar kann von Personenstandsurkunden nach § 20 Abs. 1 Satz 1 BNotO in Verbindung mit § 42 BeurkG nach den allgemeinen Grundsätzen beglaubigte Abschriften erstellen. Das Deutsche Notarinstitut geht in einem Gutachten davon aus, dass auch ein Notar befugt ist, beglaubigte Abschriften aus dem Personenstandsregister zu erstellen. Deren Beweiskraft erstrecke sich aber nur darauf, dass im Zeitpunkt der Erstellung der beglaubigten Abschrift das Original der Personenstandsurkunde vorhanden war und dass die Abschrift diesem Original entspreche. Die besondere Beweiskraft des § 54 PStG (also als Ersatz der Personenstandsbücher selbst) hätten diese notariell beglaubigten Abschriften nicht. Das BayObLG hatte in diesem Zusammenhang entschieden, dass „beglaubigten Ablichtungen von Personenstandsurkunden die Beweiskraft nach § 54 PStG fehlt; über ihre Richtigkeit kann das Nachlassgericht nach freier Überzeugung entscheiden. Nur bei Zweifeln an ihrer Richtigkeit ist die Vorlage von Urschriften der Personenstandsurkunden erforderlich.“

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