Canal de denuncias local en España
(SII)

1.       INTRODUCCIÓN

El 21 de febrero de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “Ley 2/2023”). Esta Ley 2/2023 tiene como finalidad la protección de las personas que en un contexto laboral o profesional detecten determinadas infracciones normativas y lo comuniquen a través de los canales de información que deberán habilitarse al respecto, otorgando una protección adecuada frente a cualquier tipo de represalias. En este contexto normativo, AIRE COMPRIMIDO INDUSTRIAL IBERIA S.L. (en adelante, ACII) ha puesto a disposición de sus grupos de interés (personas directivas, personas empleadas, clientes, proveedores, etc.) un Sistema Interno de Información y ha adoptado una Política que recoge los principios rectores del sistema, así como el procedimiento de gestión de las informaciones recibidas por medio de este sistema que se instrumentaliza, como vía principal, a través del canal interno local en España de información de ACII.

Además de implantar este canal de denuncias, el Grupo ATLAS COPCO viene facilitando a sus personas empleadas y cualquier tercera persona que se relacione con el Grupo, un sistema de denuncia abierta y anónima, a través de un sistema llamado SpeakUp. Su funcionamiento y el link al canal están publicados en la presente página web y el Hub (portal interno) del Grupo. Ambos sistemas coexistirán en paralelo.

2.       PRINCIPIOS GENERALES

Los principios generales sobre los que se articula el Sistema Interno de Información son los que se indican a continuación:

·        Transparencia y Accesibilidad: Los canales de comunicación son claros, públicos y de fácil acceso para las personas Usuarias del Sistema Interno de Información que favorece la confianza de las personas y los grupos de interés en los mecanismos con los que cuenta la empresa para garantizar el cumplimiento de la legalidad y de los principios y valores recogidos en sus Reglamentos internos de conducta, políticas de gestión de conflictos de interés y demás normativa interna.

·        Buena fe: Las comunicaciones presentadas a través del sistema deben realizarse siempre de buena fe. Se considerarán comunicaciones de mala fe aquellas que se realicen suplantando la identidad de la persona informante o detallando hechos que se saben inciertos o involucran a personas que no han tenido relación con tales hechos, aun siendo estos ciertos. La presentación de una comunicación falsa o de mala fe implicará la adopción de las medidas legales o disciplinarias que, en su caso, correspondan contra la persona que la haya formulado. Adicionalmente, y según legislación vigente, podría ser constitutiva de delito.

·        Independencia y autonomía: La persona Responsable del Sistema Interno de Información de ACII desarrolla sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la empresa, no puede recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio y dispone de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo. Para garantizar la objetividad de sus decisiones, la persona Responsable del Sistema Interno de Información opera bajo el principio de independencia funcional con respecto de aquellas áreas sobre las que realiza la supervisión y monitorización de los riesgos. 

·        Confidencialidad (Anonimidad y no rastreabilidad): Las comunicaciones enviadas al Sistema Interno de Información pueden ser tanto nominativas, es decir, con identificación de la persona informante, como anónimas. La empresa mantiene un firme compromiso con el respeto a la anonimidad cuando esta sea la opción elegida por la persona informante. Queda prohibido el rastreo y trazabilidad de las comunicaciones anónimas. La vulneración de este extremo supondrá la adopción de las medidas disciplinarias correspondientes.

·        Protección contra represalias: queda estrictamente prohibido adoptar represalias contra cualquier persona que, de buena fe, comunique incumplimientos a través del Canal de Denuncia Confidencial, así como contra las personas que puedan colaborar en la investigación o ayuden a resolverla. A estos efectos se entenderá que la persona informante actúa de buena fe cuando tenga motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporte pruebas concluyentes, y la comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en esta ley. Y se considerarán como represalia cualesquiera actos u omisiones que estén prohibidos por la ley, o que, de forma directa o indirecta, supongan un trato desfavorable que sitúe a las personas que las sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de personas informantes, o por haber realizado una revelación pública.

·        Derechos de las personas afectadas: Se garantiza la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas, así como el derecho a ser escuchadas. Las personas que puedan verse afectadas por una investigación interna tienen el derecho a tener conocimiento de la comunicación formulada en su contra tan pronto como se hayan realizado las comprobaciones oportunas, se haya admitido a trámite el expediente y se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación. Sin perjuicio de las vías de acceso detalladas, en cualquier momento toda persona interesada puede dirigirse a la Autoridad independiente de protección de la persona informante u organismo autonómico competente.

En cualquier caso, y a solicitud de la persona interesada, las comunicaciones también pueden presentarse mediante reunión presencial.

3.       CONDUCTAS DENUNCIABLES

Este Canal de Denuncias es el cauce preferente para informar, comunicar y tramitar acciones u omisiones que:

·        Puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea, con las consideraciones establecidas en la Ley 2/2023.

·        Puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.

·        Puedan ser infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo y procedimientos internos de ACII.

El Canal de Denuncias no es el medio adecuado para que clientes puedan presentar sus quejas o reclamaciones por los servicios o productos ofrecidos por ACII, para ello deberán acudir al Servicio de Atención al Cliente, según corresponda.

Igualmente, no debe usarse para ejercer los derechos de las personas interesadas en materia de protección de datos personales. El ejercicio de los derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, supresión, portabilidad y limitación del tratamiento de datos de carácter personal se deberá remitir a privacy.officer@atlascopcogroup.com, o bien, al correo electrónico que aparece en el aviso de privacidad de cada una de las webs de las marcas pertenecientes a ACII.

Asimismo, cualquier denuncia relativa a conductas reguladas por una normativa o procedimiento específico, como, por ejemplo, y sin carácter limitativo, aquellas relacionadas con acoso, o discriminación dirigida al colectivo LGTBIQ+, u otros ámbitos sujetos a protocolos internos de obligado cumplimiento, será derivada por el Órgano Colegiado Responsable del Sistema al protocolo correspondiente y, cuando exista, al Comité específicamente competente para su tramitación. En todo caso, dicha remisión se realizará garantizando la confidencialidad, la protección de la persona denunciante y el cumplimiento estricto de los procedimientos internos aplicables.

4.       PRESENTACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

El Canal de Denuncias habilitado por ACII incluye los siguientes medios para la presentación de una comunicación acerca de una conducta o hecho denunciable:

- el envío de correo electrónico a la dirección de email: hotline.spain@es.airmbc.com

- envío postal a: AIRE COMPRIMIDO INDUSTRIAL IBERIA S.L., Atención a: 'Responsable Canal Denuncias Internas'. C/ Las Arenas, 6, Polígono Industrial Las Arenas, 28320, Pinto, Madrid, España. Se debe indicar en el exterior del sobre de envío “CONFIDENCIAL”.

Las comunicaciones enviadas por cualquiera de estas vías serán recibidas exclusivamente por la persona u Órgano Responsable del Sistema Interno. No obstante, en el supuesto de que se considere que la persona u Órgano Responsable del Sistema Interno de la empresa fuera quien hubiera cometido la conducta denunciable o pudiera formar parte de la causa a investigar, se podrá remitir la comunicación a la herramienta de SpeakUp publicada en la siguiente web: https://atlascopco.speakup.report/es/speakup/home.

En cualquiera de las vías, las comunicaciones pueden presentarse de forma nominativa, es decir, con identificación de la persona interesada, o de forma anónima, aunque en el caso de las comunicaciones realizadas por correo electrónico dependerá de la dirección de correo de la persona informante y si esta permite o no identificar al mismo.

Las comunicaciones también pueden presentarse verbalmente mediante reunión presencial con la persona Representante del Sistema, a solicitud de la persona interesada a través de alguna de las vías de comunicación escritas mencionadas anteriormente.

Estas reuniones, podrán ser grabadas, previo consentimiento de la persona informante y serán documentadas a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada. Se ofrecerá a la persona informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.

Por último, toda persona física que forme parte de algunos de los colectivos con acceso al Sistema Interno de Información puede dirigirse a la Autoridad Independiente de Protección de la persona Informante (A.A.I.) o ante las autoridades u órganos autonómicos correspondientes, para informar de la comisión de cualesquiera acciones u omisiones incluidas en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023.

5.       INFORMACIÓN SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS

Responsable: AIRE COMPRIMIDO INDUSTRIAL IBERIA S.L.

Finalidad:

Recepción, evaluación, investigación y conclusión de su denuncia para la prevención de actos contrarios a la normativa. Los datos se mantendrán en el sistema de denuncias durante el tiempo imprescindible para decidir su investigación. En el plazo de 3 meses se suprimirán, salvo necesidad de dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos. Las denuncias a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada. Transcurridos los 3 meses, los datos podrán seguir siendo tratados por la función de cumplimiento para la investigación. No se conservarán los datos por un período superior a 10 años.

Naturaleza de los datos:

Los datos son recabados por usted para tramitar la denuncia. Se suprimirán todos aquellos datos personales que se hayan comunicado y que se refieran a conductas que no sean objeto de este canal de denuncias.

Si la información recibida contuviera datos personales incluidos dentro de las categorías especiales de datos, que no fuesen necesario para la gestión de denuncia o consulta, se procederá a su inmediata supresión, sin que se proceda al registro y tratamiento de estos.

Legitimación:

Obligación legal (6.1.c RGPD) conforme a la Ley 2/2023 en los supuestos obligatorios por la normativa. Interés público (6.1.e RGPD) para aquellos supuestos que no sean obligatorios por la normativa vigente. Consentimiento (6.1.a RGPD) para la grabación o transcripción de las comunicaciones realizadas a través de reunión presencial.

Destinatarios de los datos / cesiones de datos:

El acceso a los datos personales quedará limitado a las personas de AIRE COMPRIMIDO INDUSTRIAL IBERIA S.L.  que, por sus competencias y funciones deban tratarlos, así como a los encargados de tratamiento que eventualmente se designen. Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceras personas, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la empresa o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.

Información adicional:

Puede acceder a la política de privacidad de la empresa en la web de ACII https://sites.google.com/view/airecomprimidoindustrialiberia/home/aviso-de-privacidad y en cada una de las webs de las marcas pertenecientes a ACII.