まずはGoogleアカウントを取得しましょう。Googleアカウントを取得することでGoogleが提供している様々なサービスを利用することができます。
Google提供のサービス一覧:https://about.google/products/
※Gmailを使用している方は、すでにGoogleのサービスが使用できる状態ですのでアカウント取得は不要です。
Googleアカウントの作成画面
Googleが無償提供しているWebブラウザ「Google Chrome」をインストールして利用すると、Googleの各種サービスを使用するのが便利です。
Googleドライブは、オンライン(インターネット経由)で写真や文章など、様々なデータを保存したり取り出したりできるクラウドストレージ(ストレージ=データの保存場所)です。Googleアカウントがあれば、15GBまでの保存容量を無料で利用できます。
Googleドライブ詳細URL:https://www.google.com/drive/
Googleドライブ上では、「Googleドキュメント」(Wordに相当)や「Googleスプレッドシート」(Excelに相当)、「Googleスライド」(PowerPointに相当)、そして今回使用する「Googleフォーム」といったデータを作成し、仲間と共有しながら編集することができます。ちなみに、「保存」という概念がなく、誤ってWebブラウザを閉じたり、インターネットが遮断したりしても編集途中の状態で記録されて残っています。
フォルダやアイテムの作成や編集は通常、各自のGoogleアカウント固有の(A)マイドライブ内で行っていきます。
これらは、人と共有して同時に作業することもできます。共有の方法や権限は、編集可能や閲覧のみ、Googleアカウントの有無など任意で設定できます。他人から共有を受けたフォルダやアイテムは、(B)共有アイテムで確認できます。
今回の研修では、この共有フォルダ「長崎県Googleフォーム講座」を参加者の皆さんと共有し、この中でフォームを作成し、共有することになります。
問い合わせやアンケート、参加申し込みなどの入力フォームを作成できるツールです。Googleドライブ内に作成し、インターネットが利用できる環境であればどこからでも回答することができます。回答内容をスプレッドシート(Webブラウザ上で動作する表計算ソフト)に出力することもできます。
Googleフォーム詳細URL:https://www.google.com/forms/about/
Googleドライブ上でGoogleフォームを新規作成するまでの画面
「空のフォーム」を新規作成したときの画面
フォームができたら、説明文章や質問といった要素を追加してフォームを作成していきましょう。「無題のフォーム」や「フォームの説明」をクリックすれば、その内容を変更することができます。「フォームの説明」に記したURLは、自動的にリンクになるので団体のホームページに誘導することもできます。
フォーム中には、質問や見出し、説明文、画像など様々な要素を挿入することができます。
Googleフォームに質問を追加する画面
質問の説明や必須を設定
使用できる回答方法
限られた回答方法を組み合わせて効率よく知りたい内容を伺うようにしましょう。
なるべく記述式や段落を避けるようにすると回答が楽になります。
ただし、選択肢を設ける場合は、MECE(ミッシー:漏れなく、ダブりのなく、全体を網羅)となっていることに気を付けましょう。
アンケートを作成する場合、回答内容に応じてより深い質問を設けて内容を伺うことがあるかと思います。そのような際、択一式設問とセッションを組み合わせると、分岐できるようになります。
※分岐させる設問は、択一式の「ラジオボタン」または「プルダウン」にする必要があります。
作成しているフォームは、途中段階でも表示画面(プレビュー)を確認することができます。また、編集中の内容がそのまま保存されているため、アイテムを保存するというものがなく、完成形になるまでプレビューを確認しながら作業を進めていく流れとなります。
(編集中のタブだけをクリックすれば、プレビュー画面のタブを開いたまま編集画面のタブに戻ることもできます)
本講座の申込み時にいただいたご質問「アンケートフォームで、回答者が⼊⼒した内容を⾃動返信したい。(回答者が何を答えたか、本⼈が確認できるようにしたい。回答者はGoogleアカウント⾮所持)」
回答者が申込内容や回答内容を確認するために、回答者が指定したメールアドレス(Gmailでなくてもいい)宛に送信内容のコピーを自動で送るようにできます。
5.「保存」をボタンをクリックする>「メールアドレス」回答欄が先頭の項目に追加される
※この設定を行うとメールアドレスの入力が必須となるため、メールアドレスを持っていない場合にどう対応するか検討する必要があります。今回の場合、フォームの説明内容中にメールアドレスの欄に「00@00」を入力してくださいとしています。「00@00」を運営者のメールアドレスに置き換えるのも手かもしれませんし、メールアドレスをお持ちでない方には回答や受付を電話のみとすることも考えられます。
今回使用している「デモ)お問い合わせ」URL:https://forms.gle/7yA4Ygb14vy1z6Qc8
フォーム編集画面
プレビュー(実際)画面
完成したフォームを人に紹介して回答を収集しましょう。
URLを二次元バーコード(QRコード※)の画像データに変換し、チラシやポスターなどの印刷物に掲載しておくことで、回答者にいちいちURLを入力していただかなくてもスマートフォンのカメラで読み取ってすぐにアクセスできるようになります。
短縮版のURLを使用すれば、コードがより簡素になり、小さめに印刷してもカメラで読み取りやすくなります。
※QRコードは、(株)デンソーウェーブの登録商標です 。
作成の手順はどちらも同様です。作成するコードのタイプをURLに指定し、枠内に作成したフォームのURLを貼り付け、枠の下方にある「QRコード作成」のボタンをクリックするとコードの画像データが作成されます。画像を右クリックでパソコン内に保存すれば、印刷物等に使い回すことができます。
また、画像データの画像形式を「PNG」とすると、写真が使用する形式「JPG」よりもイラストとしてクリアな状態で使用できます。
回答結果はリアルタイムで反映され、質問の種類によって自動的にグラフで表示されていきます。(ブラウザの再読み読みをすると確実)
Googleフォームと同様にWebブラウザ上で動作する表計算アプリです。作成したデータはGoogleドライブ内で管理します。Googleフォームと連携し、回答内容を自動でスプレッドシートのデータに反映させることもできます。
Googleスプレッドシート詳細URL:https://www.google.com/sheets/about/
Googleフォームからスプレッドシートを表示もしくは作成する画面
Googleフォームをスプレッドシートに連携させる画面
Googleフォームの回答内容が反映されたスプレッドシート(リアルタイムで書き込まれていく)
Googleスプレッドシートで作成されたデータは、Microsoft ExcelデータとしてパソコンやUSBメモリにダウンロードして利用することができます。スプレッドシートで使用していた書式や関数は、Excelとなってもそのまま利用できます。
(例)=COUNTIF(X2:X230,"*"&G145&"*")/範囲「X2:X230」から条件「G145」を含むセルを数える
お疲れさまでした。Googleフォームの作成から集計結果を出力するまでの作業は以上で終了となります。