File gốc Q&A  BPM:

• Từ viết tắt: Diễn giải

• PR: Purchase requisition: Đơn yêu cầu mua hàng

• PO: Purchase Order: Đơn đặt hàng

• NVMH: Nhân viên mua hàng

• TPMH: Trưởng phòng mua hàng

• PKD: Phòng Kinh Doanh

• BPSD: Bộ phận sử dụng

• BGĐ: Ban Giám Đốc

• CEO: Người duyệt cấp 2, thường là Ban Giám Đốc/người được ủy quyền

• BPM: Bussiness Process Management: tên hệ thống

      Cách phân biệt PR loại thường với PR loại dịch vụ, tài sản, sửa chữa (A_ K_ F):

·        PR tài sản: Mua tài sản, vật tư có giá trị lớn, cần phân bổ cho nhiều năm sử dụng

·        VD: mua xe oto sử dụng cho CBNV, chi phí mua pano quảng cáo

·        PR dịch vụ: các PR yêu cầu mua dịch vụ, không quản lí tồn tồn kho.

·        VD: Gia hạn hệ thống e-mail VAS, vệ sinh sửa chữa máy lạnh, mua cáp mạng, chi phí bốc dỡ, vẫn chuyển (Phòng kinh doanh)…

·        PR sửa chữa: PR sửa chữa có tạo lệnh Internal Order dưới SAP. PR này thường chỉ được sử dụng bởi Phòng Khai thác, dùng cho các yêu cầu sửa chữa sà lan, lệnh bảo trì…

·        VD: Nhân công bảo trì, thay cáp; 02Thay mới sinh hàn nhớt hộp số máy trái….

      Điểm khác biệt khi thao tác trên hệ thống đối với PR loại A_K_F so với các PR thông thường khác:

·        Những PR loại A_K_F đa phần sẽ không tạo mã trên hệ thống SAP, mà người yêu cầu sẽ nhấn vào khi tạo yêu cầu, và điền các thông tin cho dòng yêu cầu. 

·        PR dịch vụ có mã: sử dụng mã đầu 8* đối với chi phí sử dụng thường xuyên.

·        Người dùng luôn phải điền thông tin ở tab “tài khoản”, tương ứng với mỗi loại PR sẽ có các trường thông tin khác nhau như: Mã trung tâm chi phí, Tài khoản G/L, mã tài sản…Những thông tin này, BPSD cần liên hệ với kế toán phối hợp để điền trước khi tạo PR trên hệ thống, tránh trường hợp PR sau khi đã được cấp BGĐ duyệt và lưu xuống SAP bị lỗi.

·        Tab “Dịch vụ” chỉ dành cho một số trường hợp đặc biệt cho PR loại L và PR loại N. Các PR khác không điền bất cứ thông tin gì cho tab này, tránh lỗi.

Chi tiết cách thao tác, xem trên video hướng dẫn BPM mua hàng nội địa “PR loại A_K_F”

Lưu ý: Người dùng cần điền thêm tab "Thông tin chung" kế bên tab "Danh sách cần mua"

     Q01. Các trang thông tin liên quan đến BPM

·        BPM PRD: http://bpm.vassteel.vn/ProcessPortal

Tài khoản đăng nhập file server, do IT Basic (Team Mr. Thiều) cung cấp

·        BPM test: https://192.168.100.86:9443/ProcessPortal

Tài khoản full quyền test: tên đăng nhập: tester.nis; mật khẩu: 123456

·        Tài liệu hướng dẫn: https://sites.google.com/vassteel.vn/vas-httt/home

Đăng nhập tài khoản google bằng mail công ty: [tên mail]@vassteel.vn

·        Trang báo lỗi hệ thống, yêu cầu xử lí với BP. ERP: http://192.168.100.53/dang-nhap

(Nhấn vào “Create anccount” điền thông tin để BP. ERP kích hoạt tài khoản)

Q02. Vào BPM tạo yêu cầu, nhưng không có menu “Purchasing Center”/ không chọn được tên công ty

Nguyên nhân: thiếu phân quyền

Cách xử lí: gửi ticket lên trang http://192.168.100.53/dang-nhap yêu cầu BP. ERP phân quyền BPM

Q03. Tác vụ bị từ chối, làm sao để sửa thông tin, sửa ở đâu

·        TH bị từ chối khi trình duyệt PR, Bộ phận sử dụng (BPSD) sẽ nhận được tác vụ yêu cầu chỉnh sửa trong WORK- màn hình chính, với tên “Chỉnh sửa…”

Người dùng thực hiện chọn và nhấn “Claim task” để lấy tác vụ và thực hiện chỉnh gửi rồi gửi duyệt lại.

Trường hợp muốn hủy, nhấn "Hủy yêu cầu"

·        TH bị từ chối khi “Duyệt thầu”, BPM vẫn cập nhật trạng thái là “bị từ chối”. Lúc này, tác vụ được trả về Nhân viên Mua hàng (NVMH) hỏi giá lại, BPSD không cần xử lí.

Lưu ý: Một số tường hợp hiển thị trạng thái "Bị từ chối", nhưng trước đó đã được CEO phê duyệt PR >> Đây là tác từ chối báo giá của PMH nên không có task trả về cho BPSD

=> BPSD không cần quan tâm trường hợp này

Q04. Tác vụ của tôi hiện đang ở đâu? Ai đang xử lí?

1.1. Theo dõi trên màn hình Purchasing Center: tại menu“Purchasing center” , lọc PR cần xem rồi nhấn “Tìm kiếm” , Xem trạng thái để theo dõi.

1.2. Theo dõi trong “Process”:

Lấy số instance cần xem tại Purchasing Center

Vào menu“Process”  , tìm theo số instance, chọn tác vụ

Lưu ý: Nếu instance đã kết thúc, cần chọn trạng thái “Complete”  (góc phải màn hình)

Kết quả: màn hình dưới xuất hiện

Tên người thực hiện tác vụ  “Asigned to [Tên người giữ task]”.

Nếu cần nhắn tin, giải trình… có thể sử dụng chức năng Stream có sẵn của BPM bằng cách nhấn vào biểu tượng tin nhắn , tag tên người khác  bằng cách nhấn @ + [tên user]. 

Q05. Tại sao tôi không tìm thấy số instance trong màn hình Process?

1.1.  Do chưa chọn đúng trạng thái Active/Completed

Mỗi tác vụ đều có 2 trạng thái chính:

·        Active: Đang chạy, chờ phê duyệt hoặc chờ xử lý

·        Completed: đã kết thúc

1.2.  Do không đủ phân quyền

Về cơ bản, quy trình mua hàng nội địa trên BPM được chia thành 3 giai đoạn ứng vs 3 số instance:

·        P1 : trước gom nhóm, tìm số instance phía ngoài màn hình Purchasing center

·        P2: số instance sau gom nhóm, tìm trong “Xem chi tiết” màn hình Purchasing Center/ Purchasing Admin

Số P2 là số instance smart PR

Lưu ý: Đối với user không thuộc phòng mua hàng, không thể theo dõi instance P2 trong màn hình Process.

·        P3: instance phát sinh khi tạo Đề nghị thanh toán/Đề nghị tạm ứng, xem trong “Smarty Payment center”

Q06. Sau khi trình PR xong thì phát hiện sai thông tin, tôi cần làm gì?

Check xem trạng thái PR là gì, đang ở đâu:

·        TH đang chờ duyệt cấp 1: Trình xin TBP/TP (Trưởng bộ phận/Trưởng phòng) từ chối. Tiếp theo, xử lí như hướng dẫn mục 3.

·        TH Đã duyệt 1: Liên hệ PMH hỗ trợ gom các mã cần chỉnh sửa thành 1 smart PR riêng, trình xin BGĐ từ chối. Tiếp theo, xử lí như hướng dẫn mục 3.

·        TH Đang chờ duyệt cấp 1/Đang chờ Phòng Kỹ thuật/Đang chờ BGĐ: Trình xin người duyệt từ chối. Tiếp theo, xử lí như hướng dẫn mục 3.

·        TH đang hỏi giá/chờ hỏi giá/chờ TPMH/Đang đặt hàng: Tạo yêu cầu ngoại lệ (Hướng dẫn tại đây), trình xin hủy để làm lại PR từ đầu.

Q07. Trường hợp nào cần làm ngoại lệ?

Ngoại lệ dùng để hủy các tác vụ đã phát sinh chứng từ SAP mà BPM không xử lý được. Bao gồm:

·        Tác vụ đã được BGĐ duyệt smart PR xong, nhưng phát hiện sai sót cần tạo lại PR.

·        Tác vụ đang đặt hàng, đã phát sinh PR PO dưới SAP.

Q08. Luồng đi của ngoại lệ

1. Tạo yêu cầu 

2. Duyệt cấp 1: TP/TBP

3. Giám đốc Nhà Máy duyệt cấp 2 

4. CEO duyệt cấp 3

5. Chờ ERP xử lí 

6. Thông báo xử lý thành công

Lưu ý:

Bước 3, 4 chỉ xảy ra nếu người duyệt chọn "Trình CEO duyệt". Nếu chọn "Duyệt", đi thẳng đến bước 5.

Đối với user thuộc zone "Văn Phòng" (Office), không xảy ra bước 3.

Q09. Sau khi tạo xong ngoại lệ, làm sao để tôi theo dõi?

Tại menu Exception Requests >> điền thông tin cần lọc >> Nhấn tìm kiếm

Q10. Các loại phí plan cost phát sinh đi kèm đơn hàng, sẽ nhập ở bước nào trên BPM?

• Định nghĩa:

Trong quá trình mua hàng sẽ phát sinh một số loại phí đi kèm với đơn hàng.

VD: Phí vận chuyển, phí bảo hiểm, phí xếp dỡ…

=> Phí này được gọi là plan cost, trong SAP sẽ điền vào Contract/RFQ/PO tại tab condition

• Trên BPM, phí plan cost có thể điền tại 2 bước:

Q10. Cơ chế phân quyền trên BPM?

• BPM thực hiện phân quyền theo nhóm (group): 

Mỗi nhóm sẽ có một số quyền nhất định 

>> khi cần phân quyền, các user được thêm vào các nhóm tương ứng

• Danh sách quyền của các group trên BPM MHNĐ: