Systemöversikt

Inom grundskolan används ett flertal olika verksamhetssystem för att hantera information om och med elever. På denna sida kan du läsa vilken typ av information som ska hanteras de olika systemen. 

E-post (Microsoft365, Säker dialog)  

Microsoft365 används för öppen och harmlös information, gallring enligt kommunens rutiner. Mer information om gallring​ 

Säker dialog används för känslig och konfidentiell information, data i systemet gallras per automatik​ efter 30 dagar.  

Mer information om E-post

Mer information om Säker dialog

Mer information om öppen, harmlös, känslig och konfidentiell information

Kalender (Microsoft365) 

Kalenderbokningar för möten. Inga personuppgifter hanteras.  

Mer information

Kalendarium skola (Medarbetarwebben, Teams) 

Kalendarium hanteras på skolnivå i medarbetarwebben eller Teams. 

Information inom skola (Medarbetarwebben, Teams)

Information internt på skolan sker via medarbetarwebben eller Teams. Gallring av information sker vid inaktualitet. All gallring i medarbetarwebben och Teams sker manuellt. 

Underlag omdömen och betyg (Microsoft365, Google Workspace, Unikum) 

Informationen ska vara saklig och utan personliga egenskaper. Gallring i Microsoft365 och Google Workspace sker av pedagog vid inaktualitet, dock senast när eleven slutat i pedagogens klass. I Unikum finns möjlighet att skriva dokumentation kring bedömning under fliken kunskaper - gå in på ett ämne och sedan på en specifik elev. Fritextfältet Visad kunskap - kommentar för markering i tabellen visas ej för elev och vårdnadshavare. 

Lektionsplanering (Microsoft365 , Google Workspace​) 

Lektionsplanering ska vara utan individinformation (personuppgifter). Gallring sker av pedagogen när materialet inte längre är aktuellt att användas.  

Anteckningar om elev (DF respons, Unikum) 

DF respons - Anteckningen kan vara privat eller delas med kollegor/EHT/rektor.  Gallring sker vid inaktualitet.  

Säkra anteckningar i Unikum visas för alla pedagoger som är kopplade till eleven. Information gallras per automatik när stödinsatser gallras. Om gallring ska ske oftare gör pedagog det själv.  

Mer information Unikum 

Mer information DF Respons

IUP: Omdömen (Unikum)
I IUP (individuell utvecklingsplan) ingår omdömen och framåtsyftande planering som dokumenteras i Unikum. Gallring sker enligt dokumenthanteringsplanen. 

Mer information Unikum 

Anteckningar utvecklingssamtal (Unikum) 

I F-klass och åk 6-9 skrivs ingen framåtsyftande planering enligt förskole- och grundskoleförvaltningen rutin för rättssäker dokumentation. Istället för framåtsyftande plan finns möjlighet att dokumentera information som framkommer vid utvecklingssamtal. Även denna dokumentation sker i Unikum. Gallring sker enligt dokumenthanteringsplanen.  

Mer information Unikum 

Extra anpassningar (Unikum) 

Extra anpassningar dokumenteras i Unikums modul Stödinsatser. Gallring sker enligt dokumenthanteringsplanen.  

Mer information Unikum 

Åtgärdsprogram (Unikum) 

Åtgärdsprogram för elev i grundskolan dokumenteras i Unikum. Information bevaras i e-arkiv. 

Mer information Unikum 

Betyg och resultat av nationella prov (Procapita) 

Betyg och resultat av nationella prov registreras i Procapita webb. Information bevaras för alltid i Procapita 

Mer information

Närvaro (Tempus​ och Skola24) 

För skola hanteras närvaro och frånvaro i Skola24. Ledighetsansökan skickas in via Skola24. För fritids registreras schema i Tempus. Gallring i systemen sker per automatik årligen.

Mer information Tempus och Skola24

Digitala prov (Inspera) 

Det finns möjlighet att skriva prov digitalt i Inspera. Nationella prov som ska skrivas digitalt (åk 9) ska skrivas i Inspera. Dessa skrivs sedan ut förvaras på skola till gallring alt lämnas in till kommunarkiv för arkivering om proven ska bevaras. Gallring av prov i Inspera sker årligen av systemförvaltare.

Information till vårdnadshavare (Unikum) 

Förskole- och grundskoleförvaltningens informationskanal till vårdnadshavare är via Unikum. Gallring av information på klass- och gruppnivå sker årligen. Information på individnivå följer eleven tills eleven slutat och information på skolnivå behöver gallras manuellt av den som lagt in informationen när den är inaktuell. 

Mer information Unikum 

Pedagogiskt arbete lärare – elev (Google, Showbie​, Unikum​) 

Google Workspace är den primära miljön för det pedagogiska arbetet tillsammans för elever och lärare i åk 4-9. Showbie kompletterar för de årskurser som har iPad som personligt verktyg. Här finns också möjlighet att ge formativ bedömning. Klassrum som skapas upp i Google och Showbie gallras av ansvarig lärare när rummen inte längre är aktuella att använda. Det finns även möjlighet att använda sig av Unikum för pedagogiskt arbete. Betyg hanteras i Procapita och summativ bedömning hanteras i Unikum. 

Kontaktinformation, specialkost etc (Elevinfo.varberg.se, Unikum) 

Gallring av information sker per automatik när elev slutat grundskolan.

Mer information

Kränkande behandling (DF respons) 

Anmälan av kränkande behandling kommer ske i en e-tjänst kopplad till DF respons. Processen hanteras sedan i DF respons. Gallring sker enligt dokumenthanteringsplanen. 

Dokumenthanteringsplan
Mer information om hur dokument inom förskole- och grundskoleförvaltningen ska hanteras finns i dokumenthanteringsplanen.