Generelle råd for god møteledelse

1. Forbered deg på møtet og hva som skal foregå. Sett deg inn i alle sakene.  Tenk gjennom mulige scenarier knyttet til den enkelte sak; Hvilke forslag kan bli fremmet, hva skjedde med saken i Formannskapet, hva annet kan dukke opp ? Ofte stiller møtedeltakerne spørsmål om innholdet i en sak direkte til møteleder. Du trenger ikke å kunne svare på alle spørsmål om innholdet. Det er først og fremst fagpersonene eller saksbehandler som deltar i møtet som skal kunne svare på slike spørsmål. 

2. Ta kontakt med de nødvendige personer for å forsikre deg om at alt som er viktig for møtets gjennomføring, er i orden. Planlegg møtet. 

3. Bruk de mulighetene dagsorden gir til å gjennomføre møtet raskt, effektivt og hyggelig. 

4. Sett deg godt inn i forretningsorden, spesielt for innlegg og avstemninger, og forbered deg på hvordan du kan måtte endre forretningsorden under møtets gang.

5. Tilpass din møteledelse til møtet, dets formål, innhold, deltakerne og hvordan møtet utvikler seg.

6. Opptre høflig, hyggelig og med respekt for alle møtedeltakerne, også de du er uenig med.

7. Stopp opp noen ganger og vurder hvordan møtet går og hva du bør gjøre videre. Det er helt greit å ta en pause for å planlegge voteringsorden i en sak.

8. Snakk tydelig og slik det er naturlig for deg. Du skal kunne møteterminologien (ord som dagsorden, forretningsorden, innlegg, replikk, saksopplysning osv.)

9. Du trenger ikke å være stivpyntet. Men det er fornuftig å være alminnelig pent antrukket. Et mer formelt antrekk er et signal til møtedeltakerne og gjør det lettere å håndheve en formell møteledelse. Et mer uformelt antrekk gjør det lettere å få til en uformell stemning.

10. Bruk de anledningene du har til å lære mer om møteledelse. Etter at du har ledet et møte, spør deg selv hva du gjorde bra og hva du gjorde mindre bra og hvordan dette innvirket på møtet. Bestem deg også for hva du skal gjøre på samme måte en annen gang og hva du skal gjøre annerledes. Observer hva som skjer på møter du er tilskuer til.

11. Bruk av klubbe må vurderes av den enkelte møteleder og komité./råd Hvis man velger å bruke klubbe så gir det møtet en mer formell og stram karakter. Hvis man velger å bruke klubbe så skal den brukes til å markere møteåpning, voteringer og møteavslutning. Klubba brukes også når strek er satt og når voteringsorden er vedtatt. Den brukes med andre ord hver gang møtet tar en beslutning, enten det er i en sak eller det handler om møtets gang.

I tillegg brukes klubben når møtelederen må avbryte en taler for å påtale brudd på møtereglementet, og når det skal skapes ro i salen eller på tilhørerplass. Når klubba brukes for å irettesette en representant, må det være veloverveid fra møtelederens side. 

Klubba må brukes med forstand. Har møtelederen klubbet, er det ugjenkallelig.