Правила користування сервісом

Правила користування Сервісом «Вчасно»


  1. Загальні положення

1.1. Ці правила визначають порядок користування Сервісом «Вчасно» (надалі - Правила) і є обов'язковим для всіх учасників Електронного документообігу та EDI.


2. Визначення основних термінів і понять

2.1. API (англ. Application Programming Interface) – прикладний програмний інтерфейс у вигляді сукупності засобів та правил, що уможливлюють взаємодію між окремими складниками Сервісу.

2.2. EDI (англ. Electronic data interchange) – електронний обмін даними, що дозволяє обмінюватися між Постачальником та Мережею логістичною, комерційною та фінансовою інформацією у вигляді стандартних, структурованих електронних повідомлень.

2.3. EDI-документ – стандартні, структуровані електронні повідомлення, якими обмінюються Постачальник та Мережа під час здійснення своєї господарської діяльності (замовлення, підтвердження замовлення, повідомлення про відвантаження, повідомлення про прийняття тощо).

2.4. GLN (англ. Global Location Number) або Глобальний номер розташування – являє собою номер, який надає змогу визначити юридичних осіб, їх функціональних підрозділів та фізичних об'єктів - складів, магазинів, виробничих приміщень, транспортних одиниць тощо. Для цілей цього договору під GLN також розуміється Сторонами інші номери, які виконують функцію ідентифікації осіб чи їх місцезнаходження.

2.5. Веб-інтерфейс – це сукупність засобів, за допомогою яких Користувач взаємодіє з веб-сайтом Сервісу через браузер.

2.6. Відвідувач – будь-яка особа має право користуватись відкритими інформаційними розділами Сервісу, які доступні без реєстрації.

2.7. Ініціатор підписання – учасник Електронного документообігу, який створює документ, завантажує його до Сервісу та направляє на підпис Контрагенту.

2.8. Інтеграція – надання інструкції та доступу до API та/або налаштування додаткових модулів чи процесів для взаємодії інформаційних систем Користувача та Сервісу.

2.9. Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення Електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів, який відбувається за допомогою Сервісу.

2.10. Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа, який може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

2.11. Кваліфікований електронний підпис (КЕП) - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

2.12. Контрагент – контрагент Користувача, який в процесі Електронного документообігу виступає адресатом (одержувачем) Електронного документу, що пройшов реєстрацію на веб-сайті Оператора онлайн-сервісу за посиланням https://vchasno.ua/auth/registration та має дійсний (не скасований) кваліфікований сертифікат відкритого ключа, виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (далі - кваліфікований надавач), відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”.

2.13. Користувач – фізична або юридична особа, яка в процесі Електронного документообігу є відправником Електронного документу, а в процесі EDI - відправником та адресатом (одержувачем) EDI-документів, що пройшла реєстрацію на веб-сайті Оператора Сервісу за посиланням https://vchasno.ua/auth/registration та/або https://edi.vchasno.ua/app/deals та має дійсний (не скасований) кваліфікований сертифікат відкритого ключа, виданий кваліфікованим надавачем, відповідно до Закону України “Про електронні довірчі послуги”. В рамках використання EDI під Користувачем розуміють Постачальника та Мережу.

2.14. Мережа два або більше магазинів однієї торгової марки та/або які перебувають під спільним володінням і контролем, мають той самий дизайн, розміщені в різних місцях, продають товари аналогічного асортименту, мають спільну службу закупівель і збуту, в процесі використання EDI виступає відправником та адресатом (одержувачем) EDI-документів, пройшли реєстрацію на веб-сайті Оператора Сервісу за посиланням https://edi.vchasno.ua/app/deals. В рамках використання EDI під Мережею розуміють Користувача.

2.15. Постачальник – постачальник Мережі, який в процесі використання EDI виступає відправником та адресатом (одержувачем) EDI-документів, пройшов реєстрацію на веб-сайті Оператора Сервісу за посиланням https://edi.vchasno.ua/app/deals та має дійсний GLN. В рамках використання EDI під Постачальником розуміють Користувача.

2.16. Оператор Сервісу – Товариство з обмеженою відповідальністю «ВЧАСНО СЕРВІС», власник та адміністратор Сервісу.

2.17. Пакет Послуг – загальна вартість передплачених Користувачем Послуг за визначеними Тарифами та граничним обсягом опрацювання документів. Детальний опис Пакетів Послуг знаходиться за посиланнями: https:vchasno.ua/rates та https://edi.vchasno.com.ua/#rec85469990.

2.18. Сервіс – програмна продукція у вигляді онлайн-сервісу, призначена для автоматизації процесів Електронного документообігу та EDI між Користувачами та Контрагентами, що передбачає підписання, надсилання, отримання та зберігання Електронних документів та EDI-документів онлайн за посиланнями: https://vchasno.ua та https://edi.vchasno.ua/.

2.19. Тарифи Оператора Сервісу (Тарифи) – вартість відправлення Користувачем одного документу, за ціною, яка відповідає умовах обраного Пакету послуг. Опис діючих тарифів знаходиться за посиланнями: https:vchasno.ua/rates та https://edi.vchasno.com.ua/#rec85469990.

2.20. Статуси документів, що застосовуються та фіксуються в Сервісі з мітками часу:

2.20.1. “Надіслано” - Користувач (Контрагент) виконав всі дії відповідно до порядку, визначеному цими Правилами та документ відкрито для доступу Контрагенту.

2.20.2. “Отримано” - документ був надісланий Контрагенту (Користувачу) та такий Контрагент (Користувач) здійснив вхід в Сервіс або запросив перелік документів. Достатнім підтвердженням входу Контрагента (Користувача) є фіксація Сервісом входу в систему Користувача (Контрагента), якому відкрито доступ до такого документу.

2.20.3. “Прокоментовано” - до документа додано і збережено коментар Користувача (Контрагента) Сервісу.


3. Підключення Користувача Сервісу

3.1. До початку використання Сервісу Користувач Сервісу повинен:

3.1.1. Ознайомитись з цими Правилами, прийняти їх та дотримуватись під час використання Сервісу;

3.1.2 Ознайомитися з Політикою конфіденційності, прийняти її та дотримуватись під час використання Сервісу;

3.1.3. Мати дійсний до використання кваліфікований сертифікат відкритого ключа, який виданий кваліфікованим надавачем електронних довірчих послуг (далі - кваліфікований надавач) відповідно до законодавства України;

3.1.4. Пройти реєстрацію за посиланням https:vchasno.ua/auth/registration та/або https://edi.vchasno.ua/app/deals.


4. Порядок використання Сервісу

4.1. Відвідувач Сервісу набуває статусу Користувача Сервісу з моменту проходження реєстрації згідно з п. 3.1.4 Правил.

4.2. Порядок використання Електронного документообігу.

4.2.1. Для підписання і подальшої відправки Електронного документу на підпис Контрагенту Користувач Сервісу завантажує до Сервісу документ зі свого комп’ютера в форматі «PDF» (або в іншому форматі, що підтримується Сервісом). Перелік завантажених документів відображається в аккаунті Користувача Сервісу;

4.2.2. Відмічає серед завантажених документів ті, які мають бути відправлені на підпис Контрагенту і натискає кнопку «підписати та надіслати»; або відкриває кожен документ окремо, вказує у правому верхньому куті на екрані у відповідному полі електронну адресу Контрагента та код ЄДРПОУ (або ІПН);

4.2.3. Завантажити кваліфікований електронний підпис;

4.2.4. Вибрати центр сертифікації (яким було видано кваліфікований сертифікат відкритого ключа) з відповідного списку на екрані у випадку, якщо назва такого надавача не підвантажилась автоматично разом з ключем КЕП;

4.2.5. Ввести пароль КЕП та натиснути «підписати»;

4.2.6. Додати кваліфіковану електронну печатку у аналогічний спосіб (за потреби);

4.2.7. Натиснути «надіслати документ контрагенту». Після виконання даної дії статус документа буде змінено «Очікує Вашого підпису» на «Очікує підпису контрагента». На вказану електронну пошту Контрагента прийде лист-повідомлення про надіслані на підпис документи. Після того як Контрагент підпише документ, статус документа буде змінений на «Підписаний всіма».

4.2.8. За потреби Користувач Сервісу може зберегти підписаний з обох сторін документ на своєму комп’ютері або роздрукувати його.

4.2.9. За потреби Користувач Сервісу може додати коментар до документу (заповнивши відповідне поле у правій частині екрану) на будь-якому етапі підписання. Такий коментар відобразиться у контрагента на сторінці документа та автоматично надійде на електронну пошту контрагента.

4.2.10. У випадку, якщо контрагент Користувача Сервісу не зареєстрований на сайті https://vchasno.ua, Користувач Сервісу може запросити такого контрагента до Сервісу шляхом відправки йому документу на підпис (відповідне запрошення буде відправлено на електронну адресу автоматично) або надіслати запрошення, натиснути відповідну кнопку «надіслати запрошення» у верхній частині екрану.

4.3. Порядок використання EDI.

4.3.1. Для відправлення EDI-документу Користувач Сервісу завантажує до Сервісу документ зі свого комп’ютера в форматі «xml» (згідно схеми https://www.gs1.org/standards/eancom або іншої, що узгоджена між Мережею та Постачальником). Перелік завантажених EDI-документів відображається в акаунті Користувача.

4.3.2 Завантаження EDI-документу створеного Користувачем в іншій системі (сервісі) відбувається через Інтеграцію.

4.3.3. Для створення відповіді на замовлення (наприклад, документ DESADV) Користувач може використовувати Веб-інтерфейс.

4.3.4. Користвая вказує GLN адресата (Постачальника або Мережі) та натискає кнопку “надіслати”.

4.3.5. Для відповідного адресата (отримувача) відкривається доступ до EDI-документу, а також Сервіс надсилає повідомлення на електронну пошту Користувача.

4.3.6. За потреби Користувач Сервісу може зберегти надісланий EDI-документ на своєму комп’ютері або роздрукувати його.

4.3.7. Всі документи, до яких користувач має доступ, можуть бути збережені на комп’ютер Користувача через API.


5. Плата за використання Сервісу

5.1. Плата за використання Сервісу Електронного документообігу при відправленні Електронних документів на підпис справляється з Ініціатора підписання (відправника) згідно з Тарифами, які розміщені за посиланням https:vchasno.ua/rates. Плата за використання Сервісу Електронного документообігу при отриманні документів може справлятися з Користувача Сервісу виключно у випадку використання Користувачем права передбаченого п.4.5. Договору-оферти, укладеного між Користувачем Сервісу та Оператором Сервісу. Плата за використання Сервісу для зворотньої відправки підписаних Елетронних документів з Користувача Сервісу не справляється. Отримання документу від Ініціатора підписання (відправника), підписання та зворотня відправка для Користувача Сервісу є безкоштовною.

5.2. Плата за використання Сервісу EDI при відправленні EDI-документів справляється з Користувача (Постачальника) згідно з Тарифами, які розміщені за посиланням https://edi.vchasno.com.ua/#rec85469990, якщо інше не вказано в Договорі укладеному між Оператором Сервісу та Користувачем (Постачальником) або Користувачем (Мережею).

5.3. Плата за використання Сервісу EDI при відправленні EDI-документів, що були створені через Веб-інтерфейс, справляється з бонусного рахунку Користувача (Постачальника).


6. Прикінцеві положення

6.1. Оператор сервісу може внести зміни у ці Правила шляхом публікації нової редакції Правил за посиланнями vchasno.ua/terms-of-use, https://sites.google.com/smartweb.com.ua/vchasnoedi/загальні-положення/правила-користування-сервісом з зазначення дати такої редакції.

6.2. Правила в новій редакції, як це зазначено в п. 6.1. набирають чинності з моменту розміщення на відповідній веб-сторінці Сервісу.

6.3. Оператор Сервісу має право надсилати від імені Користувачів Сервісу іншим учасникам Електронного документообігу та EDI електронні листи інформаційного характеру, використовуючи при цьому електронні адреси таких учасників, попередньо наданих (повідомлених) на законних підставах Користувачами Сервісу виключно для цілей Електронного документообігу та EDI. Зазначені електронні листи мають інформувати учасників Електронного документообігу та EDI (в тому числі потенційних) щодо:

6.3.1. Можливості підписання документів, адресованих учасникам Електронного документообігу, EDI та перелік дій, які для цього таким учасникам необхідно здійснити, в тому числі щодо порядку проходження реєстрації відповідно до п.3.1.4 Правил;

6.3.2. Нагадування, в тому числі повторне, про наявність відправлених Електронних документів, EDI-документів від інших учасників Електронного документообігу, EDI які очікують підписання.