Toelichting en toepassing

Inleiding

Op deze pagina een nadere toelichting op het bedrijfsfunctiemodel. Het is de verantwoording hoe het bedrijfsfunctiemodel tot stand is gekomen. 

Totstandkoming

Als uitgangspunt zijn de domeinen uit het RDZ genomen. In het RDZ is een bedrijfsfunctie gedefinieerd als "Een verzameling van bedrijfsactiviteiten die onderlinge samenhang vertonen in de vereiste kennis, vaardigheden, resources of benodigde applicaties". In het RDZ zijn de bedrijfsfuncties niet expliciet uitgewerkt, er is echter een impliciete 1-op-1 relatie met de domeinen. Voor informatie-intensieve organisaties is het immers vaak zo dat bedrijfsfuncties en informatiedomeinen met elkaar samenvallen. Het verdient voor de begrijpelijkheid en herkenbaarheid de voorkeur deze 1-op-1 relatie te handhaven. Dit was in het RDZ ook impliciet het uitgangspunt, dit is echter nooit uitgewerkt en geverifieerd. 

In de ZiRA hebben we de definitie van de bedrijfsfunctie aangescherpt tot "een intern gedragselement (de functie) dat wordt gevormd door een set bedrijfsactiviteiten die samenhang vertoont in de benodigde kennis, vaardigheid en middelen en toegevoegde waarde levert vanuit bedrijfsperspectief".  De aanscherping zit hem in het feit aan te geven dat het een gedragselement is (zie toelichting ArchiMate hieronder) en dat de bedrijfsfunctie een resultaat oplevert dat van waarde is voor de bedrijfsvoering. Dit lijkt wellicht een open deur, we doen immers niet iets wat geen waarde heeft, maar hier is bedoeld dat een bedrijfsfunctie vanuit bedrijfsperspectief een afgerond (deel)resultaat oplevert aan zijn omgeving (zie ook paragraaf Bedrijfsfunctie versus Dienst). Dit is meer conform de ArchiMate-definitie en de definitie die wordt gebruikt in andere referentie-architecturen.

Intermezzo ArchiMate

Archimate is verdeeld in structuur en gedrag. Actieve structuren (rol en applicatie compenent) hebben een gedrag (proces of een gedrag) en dat gedrag heeft invloed op passieve structuren (objecten). 


Een bedrijfsfunctie wordt gezien als een groepering van intern gedrag op basis van een bepaald criterium: bijvoorbeeld plaats (dezelfde afdeling), communicatie, benodigde competenties, gedeelde bronnen en gedeelde kennis). Het vertegenwoordigd een stuk toegevoegde waarde van de organisatie aan de service of dienst.


Een bedrijfsproces is een eenheid van intern gedrag of een verzameling van causaal (volgorde, afhankelijkheid) gerelateerde eenheden van intern gedrag, met als doel een voorgedefinieerde verzameling van producten en diensten te produceren. Een bedrijfsproces kan bestaan uit deelprocessen of activiteiten. Een bedrijfsproces wordt getriggerd (opgestart) door één of meerdere business events (gebeurtenissen) of andere bedrijfsprocessen.

Informeel zou dus gezegd kunnen worden dat een bedrijfsproces bestaat uit een aantal activiteiten of deelprocessen die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd. Elke activiteit maakt onderdeel uit, of hoort bij, een bedrijfsfunctie. Met andere woorden, een proces rijgt een keten van activiteiten aan elkaar die elk horen bij bedrijfsfuncties. Overigens is het niet zo dat één proces slechts bij één bedrijfsfunctie hoort. Een bedrijfsfunctie omvat vrijwel altijd meerdere activiteiten en processtappen, en een proces zal vaak door meerdere bedrijfsfuncties worden gerealiseerd. 





















De oorspronkelijke RDZ bedrijfsactiviteiten (equivalent voor processtappen) zijn door het ZiRA procesmodel uitgebreid en verrijkt. Voor het bepalen van de bedrijfsfuncties van de ZiRA zijn de volgende criteria voor de bedrijfsactiviteiten gehanteerd:
  1. Welke kennis is nodig voor uitvoering van de bedrijfsactiviteit?
  2. Wat zijn de benodigde vaardigheden en middelen voor uitvoering van de bedrijfsactiviteit?
  3. In welk werkproces komt de activiteit voor? Een werkproces wordt vaak overwegend uitgevoerd door één team met gemeenschappelijke kennis, resources en middelen, een bedrijfsfunctie dus. Dit moet dus niet gelezen worden als "deze werkprocessen zitten in deze bedrijfsfuncties", maar "met de bedrijfsactiviteiten in deze bedrijfsfuncties zijn deze werkprocessen te maken".
Vervolgens zijn de sets van bedrijfsactiviteiten met gelijke criteria samengevoegd in een bedrijfsfunctie en als een intern gedragselement (de functie) beschreven.
In het tabblad bedrijfsfunctie in de ZiRA spreadsheet (zie ZiRA downloads) is dit per processtap uitgewerkt.  

Relatie bedrijfsfuncties en werkprocessen

Het verschil tussen bedrijfsfuncties en werkprocessen staat beschreven in dit hoofdstuk van het ZiRA metamodel. Het belangrijkste onderscheid is dat processen een bepaalde mate van volgordelijkheid hebben: eerst voer je de ene activiteit uit daarna pas de volgende. Functies zijn inrichtings- en volgorde onafhankelijk. Anders gezegd: Bedrijfsfuncties beschrijven ‘Wat’ er gebeurt, bedrijfsprocessen ‘Hoe’ het gebeurt”. Een voorbeeld om het verschil duidelijk te maken is de ‘Schoonmaakfunctie’. Er wordt schoon gemaakt in een ziekenhuis. Dat is een bedrijfsfunctie die duidelijk meerwaarde biedt. Er zijn echter veel manieren van schoonmaken afhankelijk van wat je schoonmaakt en waar. Als je wilt weten hoe schoonmaken in zijn werk gaat, kijk je naar de schoonmaakprocessen.

In onderstaande figuur is gevisualiseerd welke bedrijfsfuncties een relatie hebben met de werkprocessen (derde criterium). Dit geeft inzicht in met welke bedrijfsactiviteiten van een bedrijfsfunctie  welke werkprocessen zijn te maken (derde criteria)



Bedrijfsfunctie versus RDZ informatiedomein


Voor het begrip eerst de definitie van een domein van het RDZ:  Een informatiedomein is een set van bedrijfsactiviteiten met een maximale samenhang in de informatie die door de activiteiten wordt geproduceerd en gebruikt. 

Dit is een andere definitie dan een bedrijfsfunctie maar, zoals eerder beschreven, in informatie-intensieve organisaties komen deze vaak overeen omdat kennis (belangrijk criterium voor de ZiRA bedrijfsfunctie) te zien is als informatie bewerkt met ervaring, vaardigheid en competenties. (Note Het zal in het informatiemodel nog moet blijken hoe hier het begrip informatiedomein verder wordt uitgewerkt)

In het tabblad Bedrijfsfunctie (zie ZIRA spreadsheet onder het menu ZiRA downloads)  is ook weergegeven onder welk RDZ domein de bedrijfsactiviteit valt en met welk RDZ domein de bedrijfsfunctie samenvalt.

In onderstaande figuur de voornaamste verschillen uitgelicht

Overige ontwerpbesluiten:
  • Binnen Zorg zijn die functies geplaatst die specifiek betrekking hebben op de patiënt;
  • Kennismanagement is van samenwerking naar bedrijfsvoering geplaatst.

Bedrijfsfunctie versus Dienst

Zowel bedrijfsfuncties als processen beschrijven de interne gang van zaken binnen een aandachtsgebied of organisatie. Een dienst (in ArchiMate bedrijfsservice genoemd) beschrijft juist datgene dat van buitenaf zichtbaar en bruikbaar is van processen en functies. Het beschrijft de dienst die gebruikt kan worden, zonder dat duidelijk is hoe die dienst met behulp van processen of bedrijfsfuncties gerealiseerd wordt.

Een bedrijfsfunctie levert net als een dienst een resultaat op. Een dienst levert een overeengekomen prestatie aan een afnemer, een functie levert vanuit bedrijfsperspectief een resultaat aan zijn omgeving.    zie ook Bedrijfsservice, bedrijfsfunctie en bedrijfsproces op Via Nova


Bedrijfsfunctie versus Afdeling

Binnen de ZiRA hebben we gekozen voor de criteria kennis en benodigde vaardigheden/middelen voor de groepering van bedrijfsactiviteiten tot een bedrijfsfunctie. Vaak zijn deze criteria ook maatgevend voor het vormen van een afdeling. Een organisatie-eenheid is ook een clustering van activiteiten, maar dan op basis van verantwoordelijkheden, procesoptimalisatie, maar soms ook op basis van kennis en competenties (het ligt er maar aan waar je in een bepaalde periode de aandacht op wilt richten). Daardoor komen bedrijfsfuncties en organisatie-eenheden nog wel eens overeen (afhankelijk van de keuzes bij de organisatie-indeling)

Toepassing bedrijfsfuncties


De toepassingsmogelijkheden van een bedrijfsfunctiemodel zijn breed. Vanwege de stabiliteit van het model is het geschikt om gebruikt te worden als algemeen ankerpunt om andere modellen aan te relateren, waarbij in eerste instantie nog niet gesproken wordt over organisatie- en ICT-inrichting. 

  • Dit zou bijvoorbeeld een strategische discussie kunnen zijn over wat onderscheidende en niet-onderscheidende kerncompetenties zijn van organisaties, om zo inzicht te geven in kansen voor uitbesteding. 
  • Daarnaast kunnen kosten, baten, risico’s en knelpunten worden geplot op dit model, waardoor inzicht ontstaat waar prioriteiten voor verandering liggen. Gegeven de prioriteiten is het dan bijvoorbeeld mogelijk om de impact op de bedrijfsprocessen en de informatievoorziening te bepalen. Hiervoor is het nodig dat die modellen zijn gekoppeld aan het bedrijfsfunctiemodel. 
  • Het bedrijfsfunctiemodel vormt daarmee ook een instrument voor impactanalyses. 
  • Een bedrijfsfunctie geeft tevens aan waar logische eenheden en grenzen bestaan in de organisatie, processen en informatievoorziening. 
  • Een bedrijfsfunctiemodel kan ook programma- en projectportfoliomanagement ondersteunen; door (mogelijke) programma’s en projecten te plotten op het bedrijfsfunctiemodel ontstaat inzicht in waar de veranderingen zitten (en waar dus ook niet), hoe ze geclusterd kunnen worden en of ze beslag leggen op dezelfde verandercapaciteit.
  • Aangezien bedrijfsfuncties een clustering zijn van kennis en competenties zijn ze ook een waardevol hulpmiddel bij HR-vraagstukken.
  • Bedrijfsfuncties zijn een belangrijk hulpmiddel bij het bepalen van informatiebehoeften en met name de uitwisseling van informatie. Bij de beschrijving van bedrijfsfuncties worden afspraken gemaakt en vastgelegd over welke bedrijfsfunctie welke bedrijfsinformatie nodig heeft, en welke informatie gedeeld moet worden (= functieoverschrijdende informatie).

Comments