總務處General Affair Office

傳真:(02)2939-8540
發票抬頭:臺北市指南國小
發票統一編號:04860537

總務主任Director Of General Affairs:郭士豪 老師
Email:  jolt0823@gmail.com 電話:(02)2939-3546分機21 
郭士豪

工作職掌:
  • 與各處室研商共同提出校務發展計畫  研擬總務工作年度計畫 研擬總務章則
  • 督導總務處各項業務 主辦事務工作檢核
  • 督導或擔任防火管理人製作並提報本校消防防護計畫書 主辦自衛消防編組訓練 主辦民防團常年訓練工作
  • 審核採購案件 掌握營建工程運作 主辦天然災害民眾緊急安置工作研討 彙整次年資本門(工程、設備)概算編列
  • 提報工程初步規劃、概算與審核預算 協辦校務評鑑 規劃校園環境美化綠化 規劃協調校園設施及空間運用
  • 總務處職員、校警、技工、工友之督導、訓練與考核 主持處務會議、校警技工工友會議、勞資會議 執行內部控制 主辦校園安全管理 支援各處室活動
  • 其他交辦事項
文書兼出納組長Section Chief of Documents ,Files & Cashier:莊美麗小姐
Email: cnpsccdf@gmail.com 電話:(02)2939-3546分機13 

文書組
一、文書管理部分
  • 建立各項文書處理程序與提昇效率 建立文書單位應備簿冊
  • 負責全校總收發文 執行並推動文書處理分層負責
  • 革新及簡化文書工作 建立並推行公文時效管制制度
  • 辦理定期文書稽催 執行文書嚴格保密
  • 設置文書單位並爭取高效事務機具 標準化文書用紙
  • 訂定本校文書處理章則 準備必要之文書用具 辦理文書作業與推動電子公文講習
  • 其他交辦事項
二、檔案管理部分:
  • 力行作業流程(點收、整理、編號、登記、入檔、檢檔等)
  • 檢視各單位執行公文檔案保管年限及存廢登錄、歸檔
  • 如期辦理銷燬
  • 設置及管理檔案庫房
  • 統計資料(收檔、調檔、歸檔及銷燬等)
  • 辦理公文保密及文件歸檔與保管事項
  • 建立標準管理設備
  • 現行檔案目錄每半年彙送國家檔案局(含回溯檔案目錄)
三、內部控制:
  • 彙整總務處各項標準作業流程
  • 彙整總務處業務內部控制檢核事宜
四、其他臨時交辦事項:
  • 彙整並管理市府公報
  • 紀錄全校性會議、校務會議及行政會報
  • 記載學校大事記及管理校史
  • 彙辦校長交接
  • 管理與申報印信(製發、換發、補發及廢置)
  • 處理非屬處室公文

出納組

一、出納管理部分
  • 辦理現金出納保管及編製現金結存表
  • 辦理公庫現金、票據、有價證券之保管出納
  • 公庫支票及領款之會簽
  • 填具收款收據、送金簿及公庫支票保管
  • 辦理員工薪資、退休金、年終獎金及慰問金等(請領、發放及代扣解繳)
  • 保管及存解收支款項(代收款、代辦費、暫收、暫付、預付、墊付) 製發、核驗學生註冊繳費四聯單
二、支付管理部分
  • 辦理廠商付款
  • 編製使用憑證收入月報表及保管款調節表
  • 編製銀行或公庫存款差額解釋表(如單據抵現與核定額度不符)
  • 傳票送達後迅速辦理收付款項。
  • 保管檢核現金、票據、有價證券
  • 建置各種收付款項簿表及相關紀錄
  • 辦理收付款項隨時登帳
  • 辦理暫收款、收據貼印花並遵照保管時限
  • 辦理申報扣繳教職員工所得稅
三、其他臨時交辦事項

事務組長Section Chief of Purchase & Maintenance :許文鴻 先
Email: znpscga@gmail.com 電話:(02)2939-3546分機12


        一、工友管理部分:
  • 擬定工作職掌
  • 規定工友工作時間、差勤管理及考核
  • 辦理工友訓練以提昇服務品質
  • 定期召開勞資會議
二、安全管理部分:
  • 強化防護團之健全組織
  • 實施各種安全防護工作
  • 維持消防救護器材及防火、防盜設備之時效
  • 實施定期消防及救護訓練與演習
  • 辦理假日保全值班
  • 加強管理人員出入、門禁
  • 常與本地有關安全防護機構聯繫(警察及衛生單位等)
  • 維護校園安全監控系統
  • 辦理並申報建物公共安檢(建管處)
  • 辦理並申報消防安檢(消防單位)
三、物品管理部分:
  • 辦理各類必需物品採購、登記及驗收
  • 辦理非消耗性物品列帳管理事宜
  • 盤點與分類每月庫存物品
  • 執行物品領用之標準及程序(含核發、儲藏、報廢)
四、財產管理部分:
  • 登記管理財產並與會計單位核帳 造送財產增減表(每月、季、年)
  • 辦理財產之購置及營造並齊全權狀證件
  • 訂立出租或租用財產契約
  • 填寫出借或借用之財產借據
  • 執行盤點財產並查明盤盈或盤虧之財產情由 辦理財產責任簽認及檢查(含整修、報廢、變賣)
  • 繳納財產應付之稅捐
五、辦公處所管理部分:
  • 分配佈置辦公處所與建置必要設備(含光線、空氣、溫度)
  • 維護辦公室及盥洗間(廚房、飯廳)等處所清潔衛生
  • 宣導辦公室器具及私人物品之適當放置
  • 執行辦公室之保密與推行辦公處所能源節約措施
  • 設置維護固定標語牌及指路牌
  • 整理庭院、隙地、通路、走廊、草坪等處
  • 維護水電設備與清理水溝、大宗垃圾
  • 協調專人負責環境衛生 
     集會管理
  • 要求會場布置與會議保密
  • 維護與管理集會場所之燈光、空調、擴音設備及會議室用具
  • 管理與安排會議交通工具
  • 管理各項消耗性物品與報核集會費用開支
     營建工程
  • 辦理建築師甄選(細部設計、申請建照)並準備招標
  • 辦理發包與訂約並控管全程施工品質與進度
  • 督導建築師與承包商履約並參與各項材料檢驗與查核
  • 辦理各期估驗計價與查核竣工
  • 辦理驗收(申請使用執照)與結算
      修繕:
  • 訂定各種使用管理辦法(會同各單位)
  • 落實使用、保管與維護合一制度
  • 實施修繕登記與速修回報制度並統計與執行預算
  • 辦理物品租用與購置(堅固耐用省維修)
      美化綠化:
  • 美化綠化校園並定期修剪枝條及處理危株
  • 實施假日集中植物照護或指派專人澆水
      採購:
  • 辦理採購依政府採購法及相關規定
  • 建立標準作業程序與採購人員專業證照制
      場地開放管理:
  • 依「臺北市立各級學校校園開放實施要點」辦理場地開放事宜
  • 要求借用手續務必三天前辦妥(含填寫切結書與繳納保證金、租金)
  • 繳納款項依會計程序入帳
六、其他交辦事項:
  • 報核交通費與零用金
  • 建立公物保管與損壞賠償
  • 管理維護蒸飯箱、鑰匙、電扇、冷氣、飲用水、自來水
  • 偵檢記錄廁所針孔照相
  • 宣導節約能源措施

校警翁茂鑽先生 電話:(02)2939-3546分機20
  • 校園安全維護事項。 
  • 其他臨時交辦事項。
技工 小姐 電話:(02)2939-3546分機21
  • 調製學童營養午餐 
  • 協助公文傳送(公文交換、郵件投遞及其他指定物品之送取…等) 
  • 各項活動會場佈置及復原工作 
  • 需配合職務輪調及工作指派 
  • 其他臨時交辦事項。
工友 小姐 電話:(02)2939-3546分機12
  • 設備修繕、油漆(水電管路、門窗、桌椅之檢查及維護修繕工作) 
  • 環境清潔(幼兒園、負責處室、各樓層、樓梯、廁所、校園、排水孔等之清潔打掃及資源回收工作…等) 
  • 植栽維護(樹木修剪、花木種植、雜草清除、生態池整理…等) 
  • 公文傳送(公文交換、郵件投遞及其他指定物品之送取…等) 
  • 各項活動會場佈置及復原工作 
  • 需配合職務輪調及工作指派 
  • 其他臨時交辦事項。
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