Jedná se v podstatě o spojení výhod plynoucí z existence účetního oddělení ve firmě a externího zpracování.
Akce má následující podobu, na počátku se dohodneme na účetním
programu, který budeme používat. V úvahu přichází jak jeho výběr námi,
tak i použití stávajícího firemního programu. Důležitou podmínkou je,
aby umožňoval sehrávání dat přes internet a byl uživatelsky přítulný.
Dále se stanoví podmínky komunikace, přístupová práva, transformace dat
je-li nutná, stanovení okruhu prací jimiž nás pověříte, stanovení
odpovědnosti, domluva na šifrování přenášených údajů. Celý tento proces
zakončíme sepsáním smlouvy o zpracování účetnictví a daňovém
poradenství.
Příklad: používaný účetní program MONEY S3 ,
server je umístěn ve Vaší firmě, připojení je přes Virtual Private
Network (VPN) od O2 pevnou linkou minimálně 1000 kB (pozor na různý
upload a download), podrobně a kvalitně rozvržená přistupová práva.
Přistupujeme na Váš server a naše počítače jsou pouze jako konzole tzn.
na našem počítači neprobíhají žádné výpočty, naše počítače slouží pouze
jako zobrazovací jednotky. Na Vašem počítači jsou uložena data, jsou
zálohována . Data jsou přesouvána přes VPN (tedy skrze prostor zajištění
poskytovatelem internetu) a jsou kódována v rámci prostředků operačního
systému.
Na naši adresu jsou zasílány bankovní výpisy, které tentýž den
vložíme do počítače (nebo se přímo stahují z internetbankingu). Další
vysoce zjednodušený postup je v případě vydaných faktur, které si
zobrazíme na našich monitorech a připojíme účetní zápis.
U pokladních dokladů a došlých faktur je situace odlišná, závislá
na dohodě o oběhu dokladů. Lze je jednou týdně přebírat a následně
vkládat do počítače. Lze je ve Vaší firmě vložit do počítače - do
jakéhosi zjednodušeného formuláře, ke kterému je u nás připojen účetní
zápis. Jednou za měsíc po fyzickém obdržení dokladů je zkontrolujeme a
odsouhlasíme s dříve vloženými údaji. Některé účetní programy umožnují k
zápisu připojit také naskenovaný dokument. Takže už nedochází k žádnému
přesunu papírových dokladů.
Mylná je představa, že strašně ušetříte. Ano je to možné, ale současně s dramatickým snížením odpovědnosti. Ale chcete právě to?
Například: dříve Vám vše kompletně dělala účetní
firma (přenášeli jste doklady) a nyní Vám nastaví SW a odpovídají na
dotazy a řeší, když se něco zasekne. Chtěli jste ušetřit a tak jste se
dohodli na něčem jako účetní dohled a hotline. Dřív 100% všeho prošli,
nyní viděli tak 3-15% dokladů.
Kde je problém?
Účetní firma Vám nastaví předkontace pro faktury a pokladní
paragony na základě dokladů, které máte v účetnictví předchozího období.
Vy necháte vše zadávat do počítače Vaší šikovnou sekretářkou, která už
stejně hlídá půlku firmy. Vždyť se jen každému dokladu přidělí kód.
Dokonce účetní firma tak neupomíná jako dřív. Ale Vy mezitím začnete
dodávat ten stejný výrobek do Itálie. Pro neznalého, vše při starém, jen
jiná firma (což je běžné). Jen bylo celou dobu zbytečně placeno DPH,
špatně podávané přiznání k DPH, u významného odběratele v Itálie jste se
shodili, protože zbytečně platil víc. Hledání, předělávání, trapné
situace. Další př.: špatné pochopení leasingu, konsignačních skladů,
kalkulací zásob a účtování skladů, práce na movité věci, atd.
Přenášení dokladů ?
V naší účetní firmě se v průběhu roku shromaždují doklady. My je
zpracujeme, roztřídíme, zařadíme. Po skončení kalendářního roku (i po
zpracování DPH) budeme rádi, když si je odnesete. Pokud v průběhu období
doklad potřebujete (např.reklamace) zašleme jej faxem, poštou, předáme.
Věřte, že žádného závratného množství dokladů se toto netýká.
Proč to tak obhajuji? Protože vždy bude třeba mít kontakt s
prvotními doklady, účetní posouzení charakteru operace je na účetním
specialistovi. Pokud chcete zamezit dvojímu vkládání dat, tak ANO, ale
co se týče hlavně vydaných faktur a automatického zaúčtování banky. To
ještě znamená malé snížení kvality účetního informačního systému. Pokud
budete chtít jít dál, bude to už významněji na úkor kvality spolu se
snížením odpovědnosti.
Já osobně bych viděl největší přínos ve stálém přehledu u peněžních
tocích, o souhrných číslech z účetnictví a nezaplacených fakturách, ve
zlepšení komunikace s námi, zamezení dvojího vkládání dat a samozřejmě v
tom, že máte elektronický kontakt s celou účetní firmu se všemi
znalostmi a zkušenostmi.
Takže je důležité správně nastavit spolupráci, kontroly, úkoly, aby
bylo snížení kvality účetnictví co nejmenší. Pravidlo 4 očí, nezávislé
kontroly, nehromadění úkolů u jedné osoby, cokoliv vyjímečného musí
vidět účetní specialista a hlavně upřímnost k účetnímu odborníkovi.
Protože cílem je chybám předcházet, nedělat je, ty co už existují
nalézt dřív než způsobí škodu (penále od FU, špatné rozhodnutí na
základě špatných čísel z účetního SW).