Akce má následující podobu, na počátku se dohodneme na účetním programu, který budeme používat. V úvahu přichází jak jeho výběr námi, tak i použití stávajícího firemního programu. Důležitou podmínkou je, aby umožňoval sehrávání dat přes internet a byl uživatelsky přítulný. Dále se stanoví podmínky komunikace, přístupová práva, transformace dat je-li nutná, stanovení okruhu prací jimiž nás pověříte, stanovení odpovědnosti, domluva na šifrování přenášených údajů. Celý tento proces zakončíme sepsáním smlouvy o zpracování účetnictví a daňovém poradenství.

 

Příklad: používaný účetní program MONEY S3 , server je umístěn ve Vaší firmě, připojení je přes Virtual Private Network (VPN) od O2 pevnou linkou minimálně 1000 kB (pozor na různý upload a download), podrobně a kvalitně rozvržená přistupová práva. Přistupujeme na Váš server a naše počítače jsou pouze jako konzole tzn. na našem počítači neprobíhají žádné výpočty, naše počítače slouží pouze jako zobrazovací jednotky. Na Vašem počítači jsou uložena data, jsou zálohována . Data jsou přesouvána přes VPN (tedy skrze prostor zajištění poskytovatelem internetu) a jsou kódována v rámci prostředků operačního systému.

Na naši adresu jsou zasílány bankovní výpisy, které tentýž den vložíme do počítače (nebo se přímo stahují z internetbankingu). Další vysoce zjednodušený postup je v případě vydaných faktur, které si zobrazíme na našich monitorech a připojíme účetní zápis.

U pokladních dokladů a došlých faktur je situace odlišná, závislá na dohodě o oběhu dokladů. Lze je jednou týdně přebírat a následně vkládat do počítače. Lze je ve Vaší firmě vložit do počítače - do jakéhosi zjednodušeného formuláře, ke kterému je u nás připojen účetní zápis. Jednou za měsíc po fyzickém obdržení dokladů je zkontrolujeme a odsouhlasíme s dříve vloženými údaji. Některé účetní programy umožnují k zápisu připojit také naskenovaný dokument. Takže už nedochází k žádnému přesunu papírových dokladů.

 

Mylná je představa, že strašně ušetříte. Ano je to možné, ale současně s dramatickým snížením odpovědnosti. Ale chcete právě to?

 

Například: dříve Vám vše kompletně dělala účetní firma (přenášeli jste doklady) a nyní Vám nastaví SW a odpovídají na dotazy a řeší, když se něco zasekne. Chtěli jste ušetřit a tak jste se dohodli na něčem jako účetní dohled a hotline. Dřív 100% všeho prošli, nyní viděli tak 3-15% dokladů.

 

Účetní firma Vám nastaví předkontace pro faktury a pokladní paragony na základě dokladů, které máte v účetnictví předchozího období. Vy necháte vše zadávat do počítače Vaší šikovnou sekretářkou, která už stejně hlídá půlku firmy. Vždyť se jen každému dokladu přidělí kód. Dokonce účetní firma tak neupomíná jako dřív. Ale Vy mezitím začnete dodávat ten stejný výrobek do Itálie. Pro neznalého, vše při starém, jen jiná firma (což je běžné). Jen bylo celou dobu zbytečně placeno DPH, špatně podávané přiznání k DPH, u významného odběratele v Itálie jste se shodili, protože zbytečně platil víc. Hledání, předělávání, trapné situace. Další př.: špatné pochopení leasingu, konsignačních skladů, kalkulací zásob a účtování skladů, práce na movité věci, atd.

 

V naší účetní firmě se v průběhu roku shromaždují doklady. My je zpracujeme, roztřídíme, zařadíme. Po skončení kalendářního roku (i po zpracování DPH) budeme rádi, když si je odnesete. Pokud v průběhu období doklad potřebujete (např.reklamace) zašleme jej faxem, poštou, předáme. Věřte, že žádného závratného množství dokladů se toto netýká.

 

Proč to tak obhajuji? Protože vždy bude třeba mít kontakt s prvotními doklady, účetní posouzení charakteru operace je na účetním specialistovi. Pokud chcete zamezit dvojímu vkládání dat, tak ANO, ale co se týče hlavně vydaných faktur a automatického zaúčtování banky. To ještě znamená malé snížení kvality účetního informačního systému. Pokud budete chtít jít dál, bude to už významněji na úkor kvality spolu se snížením odpovědnosti.

 

Já osobně bych viděl největší přínos ve stálém přehledu u peněžních tocích, o souhrných číslech z účetnictví a nezaplacených fakturách, ve zlepšení komunikace s námi, zamezení dvojího vkládání dat a samozřejmě v tom, že máte elektronický kontakt s celou účetní firmu se všemi znalostmi a zkušenostmi.

 

Takže je důležité správně nastavit spolupráci, kontroly, úkoly, aby bylo snížení kvality účetnictví co nejmenší. Pravidlo 4 očí, nezávislé kontroly, nehromadění úkolů u jedné osoby, cokoliv vyjímečného musí vidět účetní specialista a hlavně upřímnost k účetnímu odborníkovi.

 

Protože cílem je chybám předcházet, nedělat je, ty co už existují nalézt dřív než způsobí škodu (penále od FU, špatné rozhodnutí na základě špatných čísel z účetního SW).