Metody zarządzania czasem

Określanie celu

Planowanie

  • system planowania czasu

  • metoda ALPEN

  • książka planowania czasu

  • organizacja dnia 

  • zalety planowania

Podejmowanie decyzji
  • formułowanie priorytetów

  • zasada Pareto

  • Analiza ABC

  • zasada Eisehowera

  • delegowanie zadań,

 

 Określanie celu

          Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji. Cele stanowią wyzwanie dla wszystkich zaangażowanych i wyzwalają działania: człowiek wie czego chce i jaki wynik końcowy ma uzyskać. Cele są również miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Określanie celów jest bardzo potężną techniką, która bardzo mocno odbija się na osiągnięciach w każdej dziedzinie życia. Dzięki temu  wiadomo na czym trzeba się skoncentrować, co usprawnić i jakie są przeszkody. Wyznaczenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować zasoby.

Cele stają się wyzwaniem i uwalniają energię konieczną do podjęcia odpowiednich działań, są również miarą służącą do oceny wydajności.

 Określanie celów to permanentny proces, nie można ich wytyczyć raz na zawsze, ponieważ ulegają ciągłym przeobrażeniom.

Przy formułowaniu celów należy trzymać się następujących zasad:

  • muszą być one wyraźnie określone;

  • należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań;

  • musza być krótkie;

  • musza być realistyczne;

Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów:

  • Specific (dokładny)

  • Measurale (mierzalny)

  • Achievale (osiągalny)

  • Realistic (realny)

  • Time oriented (zorientowany w czasie).

Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów:

  • mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów

  • lepiej się koncentrują

  • przejawiają więcej zaufania do siebie

  • efektywniej działają  

  • potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania

 

Planowanie

            Planowanie codziennej pracy , działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

Przez zwiększanie  czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i  zyskać czas. W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny ( przesadne planowanie)

Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1%. 


 
 

System planowania czasu
          Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.
W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

  • cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

  • cele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne

  • cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne

  • cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

Zasady i reguły planowania czasu

  1. Reguła podstawowa ( 60/40)
    Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia ( pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego , wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:
    ok. 60% czynności zaplanowane
    ok. 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować)
    ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej)
    Analiza czynności i czasu ich trwania. Arkusz zakłóceń w pracy
    Należy dokumentować i sprawdzać na co wykorzystuje się czas. W ten sposób można uzyskać:
    stałą orientację w użytkowaniu zasobów czasu
    doświadczenie konieczne do oceny potrzebnego czasu w przyszłości
    punkt wyjścia do polepszenia osobistej metodyki pracy i rozkładu czasu.

  2. Zbiór zadań - plan czynności
    Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.

  3. Realistyczne planowanie
    Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.

  4. Sprawy nie załatwione
    Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy , na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.

  5. Terminy wykonania
    Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.

  6. Priorytety (hierarchia ważności)
    Należy dokładnie wiedzieć co i według jakiej hierarchii ważności należy załatwić.

  7. Delegacja
    Od samego początku należy ustalić jakie sprawy musza być załatwione osobiście, a jakie można delegować pracownikom.

  8. Pożeracze czasu i rezerwy czasu
    Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia.

  9. Blokada czasu, czas bez zakłóceń
    Należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań (czas bez zakłóceń, godziny blokady przyjęć pracowników klientów) i krótsze okresy na seryjne załatwianie większej ilości spraw drobniejszych na raz.

  10. Czas na planowanie i aktywność twórczą
    Należy rezerwować sobie określony czas na czynności związane z planowaniem i przygotowaniem pracy, kreatywność oraz doskonalenie zawodowe.

 

Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN
          Zastosowanie metody ALPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.
Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

  1. Zestawienie zadań

  2. Ocena czasu trwania czynności

  3. Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

  4. Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności

  5. Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych

 

Organizacja dnia 

          Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach”  , „śpiochach” albo „nocnych markach”

Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.

Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.

Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci  krzywej REFA.

 

1 – Szczyt około południa: najlepszy czas na realizację zadań typu A

2 – Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C                          3 – Szczyt późnym popołudniem: czas na zadania typu B

 

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności.

Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane.

Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem , kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania typu A.

Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C.

Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B.

W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.

 

Właściwe przerwy

Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzyja popełnianiu błędów. Nie należy  traktować przerw jak stratę czasu lecz jako możliwość odpoczynku i zregenerowania utraconej energii.

Powinno się uwzględniać w swym planie dnia  regularne, ale krótkie przerwy.

Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera.

 

Zdolność koncentracji w przeciągu 60 minut

Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Przerwa powinna trwać najwyżej do 10 minut, ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma on tylko tendencję spadającą.

Krzywa zakłóceń

Należy wykonywać najważniejsze zadania przed południem. Korzystnie jest załatwić je, zanim inne osoby osiągną stan najwyższej aktywności. Można dzięki temu uniknąć wielu zakłóceń  i racjonalnie pracować. Planując czas dla siebie  możemy uwzględniać okresy względnego spokoju i dłuższego ruchu. Krzywa zakłóceń pokazuje jak kształtują się te okresy w ciągu dnia pracy w biurze:

 

 

 

 

Rysunek 3 – Krzywa zakłóceń dnia

W związku z tym należy pracować antycyklicznie, uwzględniając krzywą zakłóceń.  Antycykliczny styl pracy polega na:

  • załatwianiu najważniejszych, zaplanowanych zadań przed południem w okresie rzadszego występowania zakłóceń,

  • wykonywaniu zadań mniej ważnych ( zadnia C)  w okresie najczęstszych zakłóceń,

 

Wielu menedżerów załatwia właściwą pracę dopiero po godzinach oficjalnego urzędowania. W ciągu dnia nie mają na to czasu, ponieważ zbyt wiele rzeczy im przeszkadza: współpracownicy, klienci, niezapowiedziani interesanci, konflikty, telefony, posiedzenia.

Jeśli komuś stale się przeszkadza w pracy, dochodzi do tzw. „efektu piły”: człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy. W ten sposób marnujemy do 28% naszego czasu.

 

Jest rzeczą wysoce pożądaną aby w miarę możliwości nikt nam nie przeszkadzał wtedy, gdy załatwiamy najważniejsze zadania (zadania A). W praktyce sprawdziło się wprowadzenie do codziennego programu cichej godziny albo godziny blokady przyjęć. Taki okres nieprzerwanej koncentracji podnosi wydajność pracy. Z punktu widzenia organizacji powinno się traktować godzinę spokoju jak każdą ważną sprawę, której załatwienie powoduje, że jesteśmy nieobecni albo nie można z nami rozmawiać

Zakłócenia w pracy

Do najczęstszych zakłóceń w pracy należą:

  • rozmowy telefoniczne – „zewnętrzne i wewnętrzne”, realizowane bądź to z własnej, bądź „cudzej” inicjatywy,

  • niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, a także    zaproszeni goście,

  • zebrania, narady i spotkania,

  • nagłe wezwania do szefa,

  • przerwy wynikające z braku samodyscypliny menedżera ( czytanie gazet, nieumiarkowane korzystanie  z używek, bezczynność i lenistwo)

 

 

Zalety planowania o osobistym zarządzaniu czasem

  • określanie celów zawodowych i prywatnych;

  • lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych;

  • realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości czasu;

  • oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania i cele;

  • orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnościach pod względem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?);

  • lepsza ocena upływu czasu i świadomość potrzebnego czasu;

  • koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania;

  • unaocznienie bardziej i mniej ważnych czynności oraz zadań, które mogą być oddelegowane innym osobom;

  • realistyczne wyznaczanie  i dotrzymywanie terminów, określanie potrzebnego czasu;

  • rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane;

  • czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia;

  • wstępna strukturyzacja i dzięki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia;

  • szybsze załatwianie spraw przez grupowanie zadań w bloki;

  • unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy);

  • dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami);

  • zlecanie zadań do wykonania pracownikom;

  • mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań, lepsze rozplanowanie przerw;

  • zmniejszenie stresu pozwalające na wydajniejszą pracę;

  • więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości.