Platform: Convenant uitwerking

Uitwerking Convenant tussen de Gemeente en Leefbaarheidsgroepen in Wijchen (1998)

Convenant algemeen

Convenant 2006

Convenant 1995

Uitgangspunten

De Leefbaarheidsgroepen zetten zich in voor de gezamenlijke belangen van de bewoners van wijken en dorpen met als doel de leefbaarheid te bevorderen. De Gemeente heeft eveneens het doel de leefgebieden te optimaliseren en vindt daartoe regelmatig contact met bewoners wenselijk. De Leefbaarheidsgroepen zijn de vertegenwoordiging van de bewoners en daarom een belangrijke gesprekspartner van de Gemeente. De Gemeente omvat zowel het bestuur (B&W), de politiek (de Gemeenteraad en de partijen), als de uitvoerders (de ambtenaren).

Om de samenwerking tussen de Gemeente en de Leefbaarheidsgroepen gestalte te geven is er in 1995 een Convenant gesloten. Daarnaast hebben vrijwel alle Leefbaarheidsgroepen regelmatig overleg met de Gemeente (het zogenoemde Kwartaaloverleg). Die samenwerking is in 1997 onderzocht. In het rapport zijn allerlei knelpunten gesignaleerd. Het is in september 1997 besproken door Leefbaarheidsgroepen, bestuurders, politici en ambtenaren. Er bleek behoefte aan de samenwerking verder te structureren en nadere afspraken te maken, dus een verdere uitwerking van de Convenant. Daarom is er die avond een commissie samengesteld die bestaat uit vertegenwoordigers van de Leefbaarheidsgroepen, de Gemeente en SKW om aanbevelingen te doen over het vervolg. Het doel was: met als basis de Convenant, verder uitwerken op welke terreinen en hoe Leefbaarheidsgroepen en de Gemeente met elkaar (moeten/kunnen) samenwerken. De commissie heeft twee zaken nader onderzocht:

  • Domeinen
  • Informatie & communicatie

Domeinen

Wat bedoelen we met domeinen?

  • Horizontaal: Met welke concrete onderwerpen houden Leefbaarheidsgroepen zich bezig?
  • Verticaal: Op welk niveau van beleid en uitvoering moeten Leefbaarheidsgroepen erbij worden betrokken?

Onderwerpen

Het eerste gaat over: met welke concrete zaken houden Leefbaarheidsgroepen zich bezig? We kunnen dat op allerlei manieren onderverdelen. Het zal ook duidelijk zijn dat het zwaartepunt van wijk tot wijk anders kan liggen, en dat er verschillen zijn tussen dorpen en wijken.

De onderwerpen zijn:

  • Werkgelegenheid, inkomen en bedrijven. Dit is de "sociale inkomenssituatie". Het is iets waar Leefbaarheidsgroepen weinig invloed op kunnen uitoefenen, hoewel het, vooral in de dorpen, wel van groot belang kan zijn voor de leefbaarheid.
  • Welzijn en bevolking. De "omgang tussen mensen onderling". Ook dit is iets, als je het hebt over: hoe gaan mensen met hun buren om, hoe prettig voelen ze zich, waarop Leefbaarheidsgroepen beperkt invloed hebben. Aan de andere kant is het wel degelijk een kwestie van Leefbaarheid, bijvoorbeeld als je het hebt over overlast van jongeren, vergrijzing, veel jonge gezinnen en te weinig schoollokalen.
  • Voorzieningen. Daarmee kom je bij de voorzieningen (winkels, sport, scholing, cultuur etc.). Zijn er voldoende voorzieningen in de wijk of het dorp, voldoen ze (nog)? Hierbij hebben Leefbaarheidsgroepen soms te maken met de Gemeente, soms ook met anderen (zoals woningstichtingen, schoolbesturen).
  • Ruimtelijke ordening en wonen. Wat voor woningen worden gebouwd of afgebroken of gerenoveerd? Voor welke groepen zijn die bedoeld? Wat betekent dat voor de samenstelling van wijk of dorp? Hoe zit het met de "fysieke woonomgeving": verkeer en vervoer, groenvoorzieningen, milieu? Dit is een belangrijk domein voor de Leefbaarheidsgroepen.

Niveaus

Van concrete onderwerpen of projecten moet worden bepaald hoe belangrijk ze zijn voor de leefbaarheid in wijk of dorp en óf, wanneer en hoe de Leefbaarheidsgroepen erbij moeten worden betrokken.

Nota bene: we hebben het hier niet over derde partijen (rond een school bijvoorbeeld een schoolbestuur, directie, of ouderraad).

Bij allerlei onderwerpen kunnen we de volgende niveaus onderscheiden:

  • Grote structuurplannen. Het gaat hierbij om zaken die de hele Gemeente of meerdere wijken of dorpen aangaan. Voorbeelden: het gemeentelijke onderwijsbeleid; jongerenbeleid; groenstructuur; verkeersplan; bestemmingsplan.
    Leefbaarheidsgroep: wordt actief vanuit de Gemeente geïnformeerd, maar is in het bepalen van het beleid geen actieve partij. Dat is bij dit soort plannen voorbehouden aan de Gemeenteraad (die natuurlijk wel is te beïnvloeden).
  • Uitvoeringsplannen voor een wijk of dorp.
    Voorbeelden: komt er een nieuwe school of jongerencentrum; hoe gaan we de verlichting aanpakken.
    Leefbaarheidsgroep: wordt hierbij als vertegenwoordiging van de bewoners door de Gemeente betrokken: de plannen worden, in een pril stadium waarin de randvoorwaarden zijn bepaald maar verandering nog mogelijk is, gemeld en besproken. Het advies van de Leefbaarheidsgroep wordt meegenomen bij overleg in de politiek en met de bewoners.
  • Wijk- en of dorpsvoorzieningen en invulling c.q. wijziging van de bestemming. Voor een wijk of dorp of voor een deel daarvan.
    Voorbeelden: waar komt de nieuwe school; komen er hangplekken voor de jeugd en waar komen die.
    Leefbaarheidsgroep: in een vroeg stadium (dus als de contouren en randvoorwaarden zijn bepaald) wordt de Leefbaarheidsgroep hierbij actief door de Gemeente betrokken. De plannen krijgen in onderling overleg gestalte.
  • Straatplannen. Plannen die invloed hebben op één straat.
    Voorbeelden: aanleggen van parkeerplaatsen voor de nieuwe school; voetpad afsluiten voor scooters.
    Leefbaarheidsgroep: wordt vroegtijdig geïnformeerd naast of tezamen met de bewoners van de straat.
  • Details invullen of uitvoeren. Dit zijn zaken die klein zijn en niet zoveel invloed hebben op de omgeving.
    Voorbeelden: het bijhouden van groen rond de speelplaats van de school; troep opruimen of afvalbakken plaatsen bij plekken waar jeugd samenkomt.
    Leefbaarheidsgroep: over en weer is er van de zijde van de Leefbaarheidsgroep en de Gemeente de afspraak zaken te signaleren, en elkaar op de hoogte te houden over de uitvoering.

Kortom: Heel veel zaken hebben te maken met de leefbaarheid in een wijk of buurt. De wens vanuit Leefbaarheidsgroepen om zich daarmee serieus bezig te houden wordt door iedereen onderschreven. Er moet echter wel onderscheid worden gemaakt in de niveaus. Anders is het voor geen van de betrokkenen werkbaar.

Bovendien komen Leefbaarheidsgroepen bij een te brede opvatting aan de ene kant op het terrein van de Gemeenteraad en aan de ander kant op het terrein van het particuliere belang van slechts enkele bewoners. Het domein van Leefbaarheidsgroepen ligt dus vooral (maar niet uitsluitend) in het midden, bij de punten 2, 3 en 4. Hier hebben zij adviesrecht, bij de andere punten informatierecht.

Informatie en communicatie

Over het wat hebben we het gehad bij de Domeinen, hier gaat het om het wanneer en hoe. Uitgangspunten zijn dat de Gemeente en Leefbaarheidsgroepen (ook al vanuit de Convenant) de intentie hebben elkaar op het juiste moment te informeren over zaken die spelen en daartoe de meest geschikte kanalen gebruiken.

Kwartaaloverleg: inhoud

Het kwartaaloverleg is niet meer en niet minder dan een driemaandelijkse vergadering van een Leefbaarheidsgroep met gemeentelijke ambtenaren (de coördinatoren) over zaken die spelen in wijk of dorp. Dit kwartaaloverleg heeft als doel:

  • dat de Leefbaarheidsgroep de Gemeente informeert over wensen en nieuwe kwesties die spelen in de gemeenschap,
  • dat Gemeente en Leefbaarheidsgroep elkaar op de hoogte houden over de voortgang van lopende kwesties,
  • dat de Gemeente de Leefbaarheidsgroep informeert over zaken die wijk of dorp betreft of zou kunnen gaan betreffen.
  • dat er afspraken worden gemaakt over de afhandeling van praktische zaken.

Kwartaaloverleg: werkafspraken

  • De agenda wordt in principe uiterlijk twee weken voor een overleg samengesteld. De secretaris van de Leefbaarheidsgroep stelt de agenda op en de gemeentelijke coördinatoren vullen deze aan. De agendapunten worden voorzien van een toelichting of een vermelding.
  • Op basis van de agenda dragen gemeentelijke coördinatoren ervoor dat er voldoende informatie aanwezig is. In overleg met de leefbaarheidsgroepen en coördinatoren wordt er besloten of er andere, specifiek ter zake kundige, medewerker(sters) aan een vergadering zullen deelnemen en/of hiervoor een aparte afspraak te maken.
  • Het overleg wordt beurtelings voorgezeten, tenzij anders bepaald.
  • De verslaglegging gebeurt door de Leefbaarheidsgroep. De Gemeente zorgt voor een besluitenlijst.
  • Het conceptverslag wordt in principe binnen twee weken na een overleg aan de coördinatoren gezonden. De coördinatoren brengen de verslagen aan het College ter kennis. De in het volgende overleg gearresteerde verslagen van het kwartaaloverleg zijn openbare stukken ter inzage aan de Gemeenteraad (via de leeskamer) en het publiek (via gemeentelijke informatiecentrum).

Coördinatoren

  • De gemeentelijke coördinatoren zijn de vertegenwoordigers van de Gemeente naar de Leefbaarheidsgroepen.
  • De coördinatoren vertegenwoordigen de sector Ruimtelijke Ordening en Openbare Werken en de sector Welzijn en overige sectoren.
  • Zij informeren tijdens het kwartaaloverleg en daarbuiten de Leefbaarheidsgroep actief.
  • Zij wijzen Leefbaarheidsgroepen de weg binnen de gemeentelijke machinerie (maar zijn geen belangenbehartigers namens de Leefbaarheidsgroepen).
  • Zij blijven te allen tijde gebonden aan hun status als ambtenaar, dus ondergeschikt aan het bestuur.
  • Zij sluizen signalen en informatie van Leefbaarheidsgroepen door naar de geëigende gemeentelijke kanalen.

Andere gemeentelijke informatievoorzieningen

  • Lokale media
  • Openbare raadsvergaderingen en commissievergaderingen
  • Raadstukken in de bibliotheek
  • Informatiecentrum in de hal van Gemeentehuis
  • Internet (raadsstukken en/of tenminste besluitenlijsten publiceren op de gemeentelijke site; bevorderen communicatie per e-mail).

Jaarvergadering

  • Eens per jaar vindt er overleg plaats tussen de voorzitters van de Leefbaarheidsgroepen, het College van B&W (de verantwoordelijke wethouder), de hoofden van de betrokken ambtelijke sectoren, en de gemeentelijke coördinatoren.
  • Doel van dit overleg is om in het algemeen de Uitwerking van de Convenant te toetsen aan de praktijk.
  • Als gevolg van dit overleg kan worden besloten om de Uitwerking nader schriftelijk uit te werken of om de aanzet te geven om de Convenant aan te passen.

Gemeentebestuur

  • Naast het jaaroverleg staat het de Leefbaarheidsgroepen vrij om met een lid van het College van B&W overleg te voeren. Dit kan door een aparte afspraak te maken of door een wethouder schriftelijk uit te nodigen het kwartaaloverleg bij te wonen.
  • Bij een dergelijk verzoek dient altijd te worden aangegeven waarom de aanwezigheid van het College wordt gewenst. Als het College niet, of op dat moment niet, over de betreffende zaak wenst te overleggen met een Leefbaarheidsgroep dan dient hij dat schriftelijk te melden en met redenen te omkleden.

Gemeenteraad

  • De Gemeenteraad is het hoogste beslissende orgaan in de Gemeente en het staat Leefbaarheidsgroepen vrij om zaken voor te leggen aan de raad.

Politieke partijen

  • Het is ter beoordeling aan de Leefbaarheidsgroepen in hoeverre zij informatie geeft aan of in overleg treedt met politieke partijen.
  • Het zou wenselijk zijn als politieke partijen duidelijk zouden aangeven aan Leefbaarheidsgroepen:
    - hoe zij staan tegenover Leefbaarheidsgroepen,
    - in welke vorm (bv. via welke personen) zij aanspreekbaar zijn voor Leefbaarheidsgroepen.

Status Leefbaarheidsgroepen

Representativiteit

  • De Leefbaarheidsgroep is, in principe en tenzij anders blijkt, representatief voor, een vertegenwoordiging van en toegankelijk voor bewoners van wijk of dorp. Zie verder de tekst van de Convenant.

Kennis van de Gemeente

  • Met enige regelmaat organiseren de gemeentelijke afdeling Voorlichting en de coördinatoren bijeenkomsten waarin leden van Leefbaarheidsgroepen worden voorgelicht over de interne informatiestromen en beslissingstrajecten binnen de Gemeente.

Informatie van/naar bewoners

  • Leefbaarheidsgroepen maken kenbaar hoe zij voor bewoners te bereiken zijn.
  • De Leefbaarheidsgroepen leggen plannen (tenminste die van niveau 2, 3 en 4) voor aan de bewoners.
  • De manieren om de achterban te informeren en erbij te betrekken kunnen verschillen, o.a.:
    - Nieuwsbrieven,
    - Lokale media (o.a. Wegwijs, Weekjournaal, Wijchense Omroep),
    - Informatieavonden. Informatieavonden worden desgewenst door de Gemeente tezamen met Leefbaarheidsgroepen of door Leefbaarheidsgroepen tezamen met de Gemeente georganiseerd.

Financiën

  • Leefbaarheidsgroepen ontvangen (zij die geen rechtspersoon zijn via SKW) een jaarlijkse subsidie.
  • Voor speciale projecten kan gelimiteerd extra subsidie worden aangevraagd.
  • Voor grotere projecten zijn er meer middelen te beschikking, per jaar geselecteerd door de Gemeente toe te wijzen.

Rechtspersoon

  • Leefbaarheidsgroepen zijn in het algemeen geen rechtspersoon.
    De suggestie om een overkoepelende stichting namens alle Leefbaarheidsgroepen op te richten is vooralsnog afgewezen.
  • In hoeverre het wenselijk is dat afzonderlijke Leefbaarheidsgroepen rechtspersoon (stichting) vormen is afhankelijk van de noodzaak anders dan nu de financiën te beheren of om formeel bezwaar te kunnen maken tegen gemeentelijke besluiten en is ter beoordeling aan de Leefbaarheidsgroep.

Adviezen van Leefbaarheidsgroepen

  • Adviezen en voorstellen van Leefbaarheidsgroepen worden volgens de geëigende (in procedures vastgelegde en voor Leefbaarheidsgroepen inzichtelijke) paden behandeld binnen de Gemeente.
  • De leefbaarheidsgroep ontvangt het standpunt van de beslissingsbevoegde ambtenaar (bij gemandateerde bevoegdheden) of het standpunt van het College.
    Bij langlopende zaken worden de leefbaarheidsgroepen op de hoogte gehouden over de stand van zaken.

Bijzondere situaties

  • In bijzondere gevallen (bv. een wijk in opbouw, grote projecten in een wijk of dorp, een wijk met een projectgroep Sociale Vernieuwing) kunnen (vooraf en tussendoor in onderling overleg bijsturend) bijzondere afspraken worden gemaakt over de betrokkenheid van Leefbaarheidsgroepen die van bovenstaande afwijken.
  • Daarbij kan ook worden gekozen voor een gemengde vorm van een projectgroep waarin zowel de Gemeente, de Leefbaarheidsgroep als bewoners participeren.
  • Het is daarbij van groot belang dat er over en weer duidelijkheid is over de extra mogelijkheden tot of juist de beperkingen van betrokkenheid van Leefbaarheidsgroepen.

Geschillencommissie

  • Er wordt een Commissie van Goede Diensten ingericht die in het geval van in het normale verkeer onoverkomelijke conflicten kan bemiddelen.
  • Zowel de Gemeente als de Leefbaarheidsgroepen verbinden zich de uitspraak van deze commissie te respecteren en na te komen.
  • De commissie bestaat uit 5 leden:
    2 leden benoemd door de Gemeenteraad
    2 leden benoemd door de Leefbaarheidsgroepen
    een onafhankelijke voorzitter (bv. een ex-wethouder of een jurist)
    De Gemeenteraad en Leefbaarheidsgroepen benoemen de leden en ieder een reserve-lid. In het geval een der leden zelf bij het conflict is betrokken treedt het reserve-lid in functie.
    De voorzitter wordt bij wederzijdse instemming benoemd.

Herziening

  • De Convenant van 4 juli 1995 blijft tot nader order onverkort van kracht.
  • Deze Uitwerking moet worden gezien als een soort huishoudelijk reglement en is aanvullend op de Convenant, dan wel is daarvan een nadere uitwerking en gaat in die zin boven de Convenant.
    Deze Uitwerking van de Convenant wordt jaarlijks in de maand april geëvalueerd.
  • In 2001, voordat de periode van de huidige Gemeenteraad afloopt, zal een nader te benoemen commissie de Convenant en de Uitwerking daarvan opnieuw bezien en indien wenselijk herzien.