BELEIDSPLAN
Vereniging Oud Vriezenveen
2014 - 2018
Maart 2015
Inhoud
1 INLEIDING OP HET BELEIDSPLAN.
2 VERENIGING OUD VRIEZENVEEN
2.1 Ontstaan en Ontwikkeling van de Vereniging Oud Vriezenveen
2.2 Doelstellingen.
2.3 Visie en Missie
2.4 Doelgroepen
3 HISTORISCH MUSEUM VRIEZENVEEN – ALGEMEEN
3.1 Inleiding
3.2 Toekomstplannen
4 HISTORISCH MUSEUM VRIEZENVEEN - COLLECTIEBELEID
4.1 Inleiding
4.2 Collectiebeschrijving
4.2.1 Doel
4.2.2 Collecties
4.3 Collectievorming
4.3.1 Acceptatiecommissie
4.3.2 Acceptatievoorwaarden
4.3.3 Herkomstonderzoek objecten
4.3.4 Actieve verwerving
4.3.5 Passieve verwerving
4.3.6 Afwikkelingsprocedure
4.4 Collectiebeheer en -behoud
4.4.1 Collectiebeheer
4.4.2 Collectiebehoud
4.5 Evaluatie en controle
4.5.1 Evaluatie
4.5.2 Controle
5 VRIJWILLIGERSBELEID
5.1 Inleiding vrijwilligersbeleid.
5.2 Werving, selectie en uitreding van vrijwilligers.
5.2.1 Selectie van vrijwilligers: toepassing van selectiecriteria
5.2.2 Het kennismakingsgesprek
5.2.3 Introductie van nieuwe vrijwilligers
5.2.4 Begeleiden van vrijwilligers
5.2.5 Het exitgesprek
5.3 Het attentiebeleid
5.4 De rechtspositie van vrijwilligers
5.5 Registratie persoonlijke gegevens
5.6 Vergoedingen
5.7 Verzekeringen
5.8 Conflicten en geschillen
6 EDUCATIEBELEID
6.1 Inleiding
6.2 Doel, Doelgroepen en Middelen.
6.3 Aandacht voor basisscholen
6.4 Aandacht voor volwasseneneducatie
6.5 Andere overdrachtsvormen van educatie
6.6 Evaluatie
6.7 Plannen voor de (nabije) toekomst
7 CALAMITEITENBELEID
7.1 Inleiding
7.2 Doel van het calamiteitenplan
7.3 Opleidingen
7.4 Oefeningen
7.5 Financiële paragraaf
7.6 Verspreiding calamiteitenplan
7.7 Informatie aan nieuwe vrijwilligers
7.8 Actualiseren van het calamiteitenplan
7.9 Het calamiteitenplan
8 MARKETING EN PUBLIC RELATIONS
8.1 Producten
8.2 Openingstijden HMV en distributie van producten
8.3 Prijs
8.4 Promotie
9 INFORMATIEPLAN HISTORISCH MUSEUM VRIEZENVEEN
9.1 Visie informatiebeleidsplan t.a.v. de collectie
9.2 Informatiebeleidsplan.
9.3 Digitaliseringsplan
9.3.1 Erfgoedobjecten, corporele documenten
9.3.2 Beeld- en geluidsdragers
9.3.3 Archief/bibliotheek etc
9.4 Duurzaamheidsplan
9.5 Beheer en gebruik apparatuur
9.6 Bewaarcondities analoge documentencollectie
10 FINANCIËN
11 SAMENVATTING
12 BIJLAGE I: CALAMITEITENPLAN
12.1 Inleiding
12.2 Organisatie intern
12.2.1 Crisisteam
12.2.2 Organisatie Bedrijfshulpverlening ( BHV)
12.2.3 Organisatie collectiehulpverlening (CHV)
12.2.4 Organisatie digitale hulpverlening
12.2.5 Opleiding en training
12.2.6 Alarmprocedure – draaiboek
12.2.7 Registratie van incidenten
12.2.8 Oefeningen
12.2.9 Opvangcapaciteit
12.3 Organisatie extern
12.3.1 Politie
12.3.2 Brandweer
12.3.3 Ambulancedienst / ziekenhuizen
12.3.4 Gemeente, provincie en waterschap
12.3.5 Verwante instituten
12.3.6 Transportbedrijven
12.4 Maatregelen bij calamiteiten
12.5 Ontruimingsinstructie personeel en bezoekers
12.5.1 Algemene instructies
12.5.2 Specifieke instructies
12.6 Evacuatie collectie
12.6.1 Procedure voor evacuatie van de collectie
12.6.2 Prioriteitenlijst
12.6.3 Instructies CHV
12.7 Herstelplan
12.7.1 Instructies herstel gebouw
12.7.2 Instructies herstel collectie
12.8 Voorzieningen
12.8.1 Technische voorzieningen
12.8.2 Brandblusvoorzieningen
12.8.3 Brandmeld- en alarmeringsvoorzieningen
12.8.4 Communicatiemiddelen
12.8.5 Noodmaterialen (BHV en CHV)
12.9 Gebouw en vluchtroutes
13 Bijlage II MEERJARENBEGROTING VOV 2014-2018
Dit beleidsplan is, als opvolger van het beleidsplan 2010-2015, opgesteld om voor de Vereniging Oud Vriezenveen (VOV) als basis te dienen voor de activiteiten in de periode 2014 t/m 2018. Het beleidsplan is een leidraad voor de verschillende werkgroepen en kan worden aangepast in samenspraak met de werkgroepen/commissies. Het beleidsplan is een goed handvat om te sturen.
Het beleidsplan heeft tevens haar uitwerking op de exploitatie van het Historisch Museum Vriezenveen, als belangrijkste activiteit van de VOV, teneinde de status van “geregistreerd museum” te behouden en verder uit te breiden, zodat het museum blijft opgenomen in “Museumregister Nederland”. Het Historisch Museum Vriezenveen onderschrijft de “ICOM-definitie” (International Council of Museums):
“Een museum is een permanente instelling ten dienste van de gemeenschap en haar ontwikkeling, toegankelijk voor het publiek, niet gericht op het maken van winst, die de materiële getuigenissen van de mens en zijn omgeving verwerft, behoudt, wetenschappelijk onderzoekt, presenteert en hierover informeert voor doeleinden van studie, educatie en genoegen.”
In dit beleidsplan wordt in het volgende hoofdstuk de ontstaansgeschiedenis van de Vereniging Oud Vriezenveen kort beschreven met haar visie, missie en doelstellingen.
Het derde hoofdstuk beschrijft het collectiebeleid van het Historisch Museum Vriezenveen. De daarop volgende hoofdstukken beschrijven de overige activiteiten van de vereniging Oud Vriezenveen waaronder het vrijwilligersbeleid, het educatiebeleid, het calamiteitenbeleid en de marketing en public relations.
De Vereniging Oud Vriezenveen is op 20 mei 1949 in de raadzaal van het gemeentehuis te Vriezenveen opgericht. Het initiatief tot het oprichten van de vereniging is uitgegaan van burgemeester Henri Willem Karel Ridder Huyssen van Kattendyke en Herman Jansen (Miet'n Herman). Het werkgebied van de vereniging strekt zich uit over de zeven dorpskernen Aadorp, Bruinehaar, De Pollen, Vriezenveen, Weitemanslanden, Westerhaar-Vriezenveensewijk en de Westerhoeven.
Op 27 maart 1953 werd een deel van de Christelijke Landbouw/Huishoudschool aan de Kerkstraat/Linthorstlaan in gebruik genomen als Oudheidkamer. Op 17 november 1979 kreeg de vereniging de beschikking over het oude gemeentehuis van Vriezenveen, Westeinde 54, als definitieve plaats voor haar collectie. In 1994 werd het, inmiddels, Historisch Museum Vriezenveen voor een jaar gesloten, om geheel te worden gemoderniseerd. Sinds 9 januari 2007 staat het museum bekend onder de naam Historisch Museum Vriezenveen en is in 2012 opgenomen in het Nederlandse Museumregister.
De vereniging heeft ten doel de behartiging der oudheid- en geschiedkundige belangen in de voormalige gemeente Vriezenveen en de gerelateerde betrekkingen met St. Petersburg (Rusland), het bevorderen van de daarmee gepaarde wetenschap, de instandhouding, bewaring, waar wenselijk herstel, van de betrekkelijke monumenten en het aankweken van de belangstelling daarvoor, en alles wat daartoe in de ruimste zin noodzakelijk of bevorderlijk kan zijn. (Statuten 2008)
De vereniging tracht haar doel onder meer te bereiken door:
a. het verzamelen van de uitsluitend op de voormalige gemeente Vriezenveen en de gerelateerde betrekkingen met St. Petersburg (Rusland) betrekking hebbende of daarin gevonden oudheid- of geschiedkundige voorwerpen en de behoorlijke verzorging, dat wil zeggen bewaring en opstelling daarvan in een speciaal daartoe te Vriezenveen in te richten museum.
b. samenwerking met meer algemene instellingen en organisaties op dit gebied, in de eerste plaats met die in de regio en in de provincie Overijssel, en voorts, voor zover nodig en/of gewenst, met zulke in het Rijk;
c. het doen instellen of bevorderen van wetenschappelijk bodemonderzoek, eventueel het conserveren van oudheidkundige of historische, binnen de voormalige gemeente Vriezenveen zich bevindende monumenten onder deskundige leiding, door het verzamelen en notuleren, eventueel publiceren, van desbetreffende berichten of geschriften en voorts door het organiseren van excursies, lezingen, voordrachten en andere gerelateerde activiteiten en het aanleggen en in stand houden van een bibliotheek.
De voormalige gemeente Vriezenveen heeft een rijke ontstaanshistorie, een unieke taal en in het (heden en) verleden ondernemende inwoners. Dit verleden wordt gekenschetst door onder meer de veen- en ruilverkaveling, de "Rusluie" en de textielindustrie (o.a. Jansen & Tilanus). Deze historie dient vastgelegd te worden en, waar mogelijk, zichtbaar gemaakt te worden. De historie heeft invloed op de cultuur van Vriezenveen, wat onder meer tot uitdrukking komt in de Vriezenveense taal, het Vjeans. Dit komt tot uitdrukking in o.a. de nalatenschap (proefschrift) van Prof. H. Entjes, terug te vinden in het documentatiecentrum van het museum.
Vanuit deze visie is de volgende missie uitgangspunt voor het handelen van de vereniging:
De Vereniging Oud Vriezenveen wil de verbinding leggen tussen historie en cultuur van de voormalige gemeente Vriezenveen, haar inwoners, haar ondernemers en de samenleving als geheel door historisch en cultureel onderzoek, educatie en publicatie en de exploitatie van het Historisch Museum Vriezenveen.
De vereniging Oud Vriezenveen onderschrijft, mede in haar missie en visie, de Ethische code voor musea.
Vanuit deze gedachten worden de activiteiten gevangen in de leuzen:
1. “Van collectie naar connectie”, waarin de verbinding met de samenleving wordt vastgelegd in het Historisch Museum Vriezenveen.
2. “Van contact naar contract”. Hierin is aangegeven dat de VOV, op basis van het historisch ondernemend besef, voor de ondernemers een aanknopingspunt wil zijn om contacten te leggen met andere (buitenlandse) ondernemingen. Het leren kennen van elkaars cultuur vormt hier de verbindende factor.
3. “Cultuurparticipatie door educatie” geeft de vereniging de mogelijkheid om de geschiedenis van Vriezenveen en haar “Vjeans” onderwerp te doen zijn voor onderwijs en onderzoek.
Vanuit de bovengenoemde visie en missie richt de VOV zich op de volgende doelgroepen:
Ø Samenleving in het algemeen (kennis over cultureel erfgoed verspreiden)
Ø Onderwijsinstellingen (jeugdeducatie).
Ø Bedrijfsleven ondersteunen en bevorderen met lezingen, business-to-business meetings.
Ø Culturele samenwerkingsverbanden (plaatselijk, regionaal, (inter)nationaal.
Het Historisch Museum Vriezenveen is het gezicht van de Vereniging Oud Vriezenveen. Dit komt binnen het museum tot uiting in de collectie en naar buiten toe in de website, welke de verbinding vormt met de samenleving. In de website is tevens een verwijzing te vinden naar de Vereniging Oud Vriezenveen.
Het Historisch Museum Vriezenveen heeft zich in 2013, na de herinrichting en -opening van de vaste Rusluietentoonstelling, ontpopt tot een museum dat ertoe doet, dat nog meer dan voorheen de moeite waard is om te bezoeken. Aan deze herinrichting lagen enkele gedachten ten grondslag.
Ten eerste bestond er het inzicht dat het museum een historische setting biedt, een uniek verhaal te vertellen heeft en om dat verhaal te illustreren de nodige unieke objecten bezit. Ten tweede was het duidelijk dat de collectie, en de presentatie ervan, stil is blijven staan in de tijd. Hoewel al enige jaren een museum zijnde, heeft het museum de uitstraling van een oudheidkamer anno 1980. Ten derde logen de bezoekersaantallen er niet om: er moest actie ondernomen worden.
Om het “oudheidkamer’-imago te ontstijgen is in 2013 een begin gemaakt met de herinrichting van het museum met de nieuwe Rusluie-afdeling. Het is nu zaak de vernieuwing in de komende jaren door te zetten door de volgende investeringen te doen in de komende jaren:
- Vernieuwing van de overige afdelingen van het museum, te beginnen met de historische afdeling met haar archeologisch vondsten, de ruilverkaveling, etc. en daarna de textielafdeling.
- Voor wisselende tentoonstellingen een ruimte in te richten. Hiermee is inmiddels op de begane grond een begin gemaakt. Noodzakelijk hierin is o.a. de verlichting waarvoor een verlichtingsplan zal worden gemaakt.
- Het meubilair, o.a. de stoelen zullen moeten worden vervangen.
Om deze investeringen mogelijk te maken zullen we zoeken naar bijdragen van derden maar dient ook in de begroting voor de jaren 2014-2018 een eigen voorziening (reservering) te worden getroffen, te beginnen met € 2.000 voor het jaar 2015 oplopend tot € 6.500 in 2018.
De collectie en de presentatie ervan zijn twee aparte zaken, hoewel nauw verbonden. Het bezitten van het predicaat ‘Erkend Museum’ en de herinrichting zijn een prikkel geweest om het collectiebeleid serieus te beschouwen en te herzien.
Dit collectiebeleidsstuk is bedoeld om procedures vast te leggen die bijdragen aan:
Ø collectievorming, en de aanpassing van de collectie aan de huidige tijd en normen
Ø het beheer en behoud en dus voortbestaan van de collectie
Ø het accepteren en weigeren van objecten
Ø het afstoten van overbodige objecten
Bij het vormgeven van de procedures wordt onder meer uitgegaan van de visie en missie van de vereniging Oud Vriezenveen, zoals in het eerste hoofdstuk is vastgelegd.
Wanneer deze procedures vastliggen, is de eerste stap gezet naar een gezonde collectie die voldoet aan de huidige maatstaven van een modern museum. Onder een gezonde collectie is te verstaan een collectie die goed onderhouden is, past bij de doelstelling van de vereniging, die presentabel en duurzaam is en die een maatschappelijke meerwaarde heeft.
In paragraaf twee wordt ingegaan op het doel van de collectie. Dit doel sluit aan op de visie en missie die de vereniging heeft ten aanzien van het museum. De deelcollecties komen ook kort aan de orde, waarbij wordt ingegaan op de vaste en wisselende tentoonstellingen. In het derde paragraaf komt de acceptatie van nieuwe objecten aan de orde. Om een collectie gezond te houden, zijn aanvulling, verversing en vernieuwing soms nodig. De rol van de acceptatiecommissie en welke procedures een rol spelen worden hier uitgelicht. In het vierde paragraaf komen beheer en behoud aan de orde. Collectieregistratie en -onderhoud komen aan de orde, alsmede het creëren van de juiste omgevingsomstandigheden voor de collectie. De afstoting van objecten maakt ook onderdeel uit van collectiebeheer. Daarnaast worden de rol van de acceptatiecommissie en de voor beheer en behoud benodigde procedures besproken. Het laatste paragraaf betreft evaluatie en controle van het collectiebeleid.
Dit collectiebeleid is bedoeld als informatieve en praktische leidraad voor de vereniging (bestuur, vrijwilligers/werkgroepen) alsmede voor derden om een beeld te krijgen van de insteek hoe professioneel de vereniging met haar collectie omspringt.
De collectie van het Historisch Museum Vriezenveen bevat een aanzienlijk aantal objecten, op te delen in enkele hoofdthema’s en daarnaast enkele algemene historische thema’s. In deze paragraaf wordt ingegaan op het doel van de collectie en op de collectie zelf. De verschillende collecties worden beknopt beschreven, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen vaste tentoonstellingen en tentoonstellingen van tijdelijke aard. (wisseltentoonstellingen).
Het doel van de museumcollectie is het informeren van bezoekers en op deze manier het bijdragen aan de geschiedkundige en culturele bewustwording van de bezoeker, jong en oud. Om dit te bewerkstelligen legt de vereniging Oud Vriezenveen, door inzet van de kennis van onder andere haar vrijwilligers, een collectie aan die betrekking heeft op de voormalige gemeente Vriezenveen.
Het museum biedt een keur aan objecten, thema’s en tentoonstellingen. In deze paragraaf worden deze kort beschreven, waar een onderscheid wordt gemaakt tussen de vaste collectie enerzijds en wisselende tentoonstellingen anderzijds. Daarnaast vallen het documentatiecentrum en de beeldbank ook onder de collectie, en wordt daaraan kort aandacht besteed.
4.2.2.1 Vaste tentoonstellingen
Het Historisch Museum Vriezenveen presenteert drie hoofdthema’s, te weten:
1. Heemkunde: de ontstaansgeschiedenis van en het leven in Vriezenveen (o.a. ruilverkaveling, klederdracht).
Deze collectie bevat onder andere geologische vondsten, welke tijdens de ruilverkaveling naar boven zijn gekomen, aangevuld met kaarten en andere documentatie van deze ruilverkaveling.
In deze tentoonstelling zijn tevens te vinden:
Ø Schoolklas anno 1910 (nostalgisch thema)
Een nagebootste schoolklas van rond 1900 in het museum geeft een impressie van een schoolsituatie ruim een eeuw geleden. Deze tentoonstelling is voornamelijk bruikbaar voor educatieve doeleinden, bijvoorbeeld voor scholieren.
Ø Grutterswinkel anno 1930 (nostalgisch thema)
Nostalgisch thema dat een grove impressie geeft van een kruidenierswinkel (?) uit vroeger tijden.
Ø Keuken en woonkamer anno 19e eeuw (nostalgisch thema)
Nostalgisch thema dat een grove impressie geeft van een keuken en woonkamer uit vroeger tijden.
Ø Kapperszaak 1950 (nostalgisch thema)
Nostalgisch thema dat een grove impressie geeft van een kapperszaak uit vroeger tijden.
2. Rusluie: met name de handel van de Vriezenveners met St. Petersburg.
De Rusluie uit Vriezenveen vormen een interessant geschiedkundig, maar ook economisch, sociaal en cultureel thema, dat in de nieuw ingerichte afdeling met behulp van passende objecten en presentatie goed tot zijn recht komt. De Rusluie vormen een hoofdthema, omdat dit een uniek item is, er veel over te vertellen is, er veel bronnen van zijn en omdat het thema de bezoeker tot de verbeelding kan spreken.
3. Textiel: waaronder de historie omtrent de tricotage van Jansen & Tilanus en anderen zoals De Lange & Jonker en Gebr. Hospers.
De textielindustrie in Vriezenveen werd vertegenwoordigd door verschillende ondernemingen. In de collectie van het museum ligt de nadruk op de ondernemingen van Jansen & Tilanus en Hospers. De collectie bestaat aan de ene kant uit het textiel zelf, aan de andere kant uit – al dan niet werkende – machines en toebehoren waarmee het textiel gemaakt werd. Daarnaast is er aandacht voor de reclame-uitingen door deze textielondernemingen.
4.2.2.2 Wisselende tentoonstellingen
Wisselende tentoonstellingen maken een museum extra aantrekkelijk, vooral voor de bezoeker die het museum al eens heeft bezocht. Deze tentoonstellingen hebben voornamelijk twee doelen: (1) het tentoonstellen van objecten die anders verborgen blijven en daardoor (2) het trekken van meer bezoekers. Wisselende tentoonstellingen kunnen objecten behelzen uit de eigen collectie, die bijvoorbeeld een bepaald aspect uit de vaste collectie uitlichten. Het depot biedt namelijk een voorraad objecten die anders niet wordt tentoongesteld en dus verborgen blijft voor het publiek. Objecten voor een wisseltentoonstelling kunnen ook extern worden aangetrokken.
De vereniging beoogt om vier keer per jaar een wisseltentoonstelling te houden naast de vaste tentoonstelling. Ideeën hiervoor kunnen intern ontstaan, maar ook via bijvoorbeeld (social) media van buitenaf worden verkregen. Een tentoonstelling kan – afhankelijk van het thema – in een daartoe aan te wijzen ruimte plaatsvinden, of verspreid in de vaste tentoonstellingen. Een tijdelijke tentoonstelling kan naast aansluiting op de (hoofd)thema’s van het museum, ook een meer algemeen of ander historisch of cultureel karakter hebben. Bij het inrichten van een tijdelijke tentoonstelling dient rekening gehouden te worden gehouden met de volgende zaken:
Ø thema, doel en doelgroep van de tentoonstelling
Ø presentatie
Ø tijdelijke verwerving (bij extern aantrekken objecten)
Ø verzekering (bij extern aantrekken objecten)
Ø duur van de tentoonstelling
Het museum kan in haar tentoonstellingsbeleid samenwerken met de Stichting Smelts Schuur, bijvoorbeeld door de Smelts Schuur als tentoonstellingsruimte in te richten. Ook bestaat de mogelijkheid tot (uit)lening van stukken tussen het Historisch Museum Vriezenveen en andere musea.
4.2.2.3 Documentatiecentrum, beeldbank en digitale collectie
Naast genoemde tentoonstellingen vallen de beeldbank en het documentatiecentrum, welke bestaat uit de bibliotheek en het archief, ook onder de collectie. Het documentatiecentrum is onder bepaalde restricties te raadplegen door derden voor onderzoek. Het beheer van het documentatiecentrum geschiedt volgens gemeentelijke (overheid) regelgeving. Voor het documentatiecentrum gelden dezelfde regels t.a.v. verwerving en afstoting als de overige objecten, zoals in de komende paragrafen zal worden uiteengezet.
Naast voornoemde collecties, bestaat er een digitale museumcollectie. Hierbij moet worden gedacht aan de verhalen en onderzoeksverslagen die op de website van de vereniging worden geplaatst, de foto’s, films en documenten die worden gedigitaliseerd en de inhoud van de touchscreens in het museum.
Om een collectie te vormen, in stand en aantrekkelijk te houden en te vernieuwen (en dus gezond te houden), is het belangrijk dat er duidelijke afspraken zijn over het accepteren van objecten, bestemd voor presentatie in het museum of opslag in het depot. Naast dit belang is er een ander belang mee gediend: indien deze activiteit van acceptatie vooraan in de organisatie goed verloopt, kan dit achteraan onder meer indirect leiden tot meer betalende bezoekers.
In deze paragraaf wordt ingegaan op de rol van de acceptatiecommissie (ook wel collectiecommissie genoemd) die dit acceptatiebeleid uitvoert, de voorwaarden voor het al dan niet accepteren van een object, en de te volgen procedure wanneer besloten is een object te accepteren. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve en passieve verwerving.
Binnen de vereniging is een commissie in het leven geroepen – bestaande uit maximaal vijf personen – die het acceptatiebeleid vormgeeft, uitvoert en evalueert. Deze commissie komt minimaal een keer per maand samen om de aangeboden objecten te behandelen. Besloten wordt te adviseren de objecten al dan niet te accepteren.
Alvorens de commissie samenkomt, is het te bespreken object door de museumbeheerder aangenomen en ingeschreven op een voorlopig acceptatieformulier. Hierop worden genoteerd:
Ø NAW- en contactgegevens van de bruikleengever/ schenker
Ø een door bruikleengever/schenker gegeven korte omschrijving van het object en van de achtergrond en herkomst van het object
Ø eventuele zichtbare beschadigingen
Het object wordt tot nadere bespreking opgeslagen in de kluis of een andere veilige plek in het museumpand.
Het is niet noodzakelijk dat een bestuurslid deel uitmaakt van de commissie, aangezien de commissie doorlopend onderbouwde adviezen over objecten uitbrengt aan het bestuur. Het dagelijks bestuur neemt uiteindelijk de officiële beslissing over acceptatie of niet. Desgewenst een bestuurder aanschuiven bij besprekingen binnen de commissie. Andersom kan een commissielid adviezen ook verwoorden binnen het bestuur.
Aan de acceptatie van een ingebracht object worden voorwaarden gesteld. Voldoet een object aan een of meer voorwaarden niet, dan ligt het voor de hand dat de commissie over dit object een negatief advies uitbrengt aan het bestuur. De hieronder opgesomde acceptatieboorwaarden komen mede voort uit de missie en visie van de vereniging, maar ook uit het feit dat het Historisch Museum Vriezenveen is veranderd van een oudheidkamer in een volwaardig museum. Het accepteren van een object moet een vastgelegd doel dienen. Dit vereist strikte voorwaarden.
Ø Het object dient de collectie te ondersteunen. Het accepteren van stukken omdat ze alleen oud of mooi zijn, is geen maatstaf. Deze stukken vinden mogelijk geen aansluiting bij de collectie, of komen in het depot terecht. Als grove leidraad kan gehanteerd worden: heeft het object met Vriezenveen te maken en in hoeverre draagt de verwerving ervan bij aan het tentoonspreiden van de Vriezenveense geschiedenis voor de maatschappij?
Ø Een object dat het museum al bezit, en dat niet een vervanger nodig heeft omdat het bijvoorbeeld niet aan slijtage onderhevig is, moet niet worden geaccepteerd.
Ø De kwaliteit van het object moet in presentabele staat zijn. Bij uitzondering kan hiervan worden afgeweken (belang voor de collectie, zeldzaamheid).
Ø Acceptatie hangt af van het type overeenkomst, namelijk een schenking of een bruikleenovereenkomst en de daarin gestelde eisen.
Wil het museum zich onderscheiden, dan zijn objecten nodig die het unieke van de thema’s uit § 2.2 ondersteunen. Over objecten die beter bij een ander museum passen, kan worden geadviseerd deze bij een nader te noemen museum aan te bieden door de bruikleengever/schenker.
Alvorens tot de verwerving van een object wordt overgegaan, moet er onderzoek worden gedaan naar de herkomst van het object. Aan de voorkant doet de beheerder van het museum dit al kort (§ 3.1). Om er zeker van te zijn het object legaal is verworven, doet de acceptatiecommissie onderzoek naar de herkomst van het object. Om dit te bereiken, wordt gebruik gemaakt van een uitgebreide vragenlijst die wordt voorgelegd aan degene van wie het object verworven wordt, en van internet. De verkregen informatie wordt vastgelegd in het registratiesysteem van de vereniging.
Actieve objectverwerving kan door middel van objectaanschaf door het museum, maar ook door het ruilen van objecten met derden. Hieronder worden beide vormen van actieve verwerving besproken.
4.3.4.1 Aanschaf
Actieve verwerving houdt vooral het aanschaffen van een object in. De commissie kan hiertoe advies uitbrengen aan het bestuur, met vermelding van kosten en duidelijk onderbouwd doel van het aan te schaffen object. Actieve verwerving kan ook volgen op een extern aangeboden object, waarvan wordt besloten dit te kopen. Deze vorm van verwerven kan ook de aanschaf na eigen onderzoek in bijvoorbeeld (online) veilingen en winkels inhouden.
4.3.4.2 Ruilen
Actieve verwerving kan ook in de vorm van objectruil. Ruil kan plaatsvinden aan de hand van bovenstaande voorwaarden en de voorwaarden genoemd in § 4.1.3 over afstoting.
Verwerving van objecten kan ook door het aangaan van een bruikleenovereenkomst en door het ontvangen van een schenking. Hieronder worden beide vormen van verwerving besproken.
4.3.5.1 Bruikleen
Aan een bruikleen zitten zowel positieve als negatieve kanten. Tot bruikleen wordt overgegaan wanneer:
Ø het object een significante meerwaarde voor de collectie vormt op basis van de in § 3.2 genoemde invalshoeken
Ø de voorwaarden van de bruikleengever duidelijk en redelijk zijn ten aanzien van het bruikleen
Ø de voorwaarden van beide partijen vastgelegd kunnen worden in een overeenkomst
Ø eventuele objectbeschadigingen vooraf in de overeenkomst vastgelegd worden
Voorwaarden die hier een rol kunnen spelen zijn de manier van presentatie, eventueel onderhoud, duur van het bruikleen en bronvermelding.
4.3.5.2 Schenking
De schenking van een object wordt vastgelegd in een schenkingsovereenkomst. Tot acceptatie van een schenking wordt overgegaan wanneer:
Ø het object een meerwaarde voor de collectie vormt op basis van de in § 3.2 genoemde invalshoeken
Ø de voorwaarden van de schenker duidelijk en redelijk zijn
Ø de voorwaarden van beide partijen vastgelegd kunnen worden in een overeenkomst
Ø e.v.t. objectbeschadigingen vooraf in de overeenkomst vastgelegd worden
Wanneer de acceptatiecommissie heeft besloten positief en voldoende onderbouwd te adviseren over een via actief dan wel passief te verkrijgen object, en heeft het bestuur dit advies overgenomen, dan dient de afwikkeling plaats te vinden volgens de volgende procedure:
Ø de schenker/bruikleengever wordt bericht dat verwerving gewenst is
Ø er wordt een overeenkomst opgesteld met daarin onder meer de in § 3.4 behandelde voorwaarden; hiervoor is een standaardovereenkomst beschikbaar
Ø afhandeling gebeurt in samenspraak met de secretaris, die ook correspondentie voert
Ø het object wordt digitaal geregistreerd
Ø in het kwartaalblad van de vereniging wordt melding gemaakt van de schenking; de commissie bericht de redactie van het blad tijdig hierover
Wordt er geadviseerd om het object niet te verwerven of negeert het bestuur een positief advies, dan dient de schenker/bruikleengever hiervan op de hoogte te worden gesteld en dient het object op nader af te spreken wijze te worden geretourneerd.
Het vormen van een collectie heeft automatisch tot gevolg dat de collectie correct moet worden beheerd en behouden. Op beide onderwerpen wordt in deze paragraaf ingegaan.
Collectiebeheer houdt in dat de collectie wordt geregistreerd en beschreven. Acceptatie heeft hier indirect ook mee te maken, maar dit is in hoofdstuk 3 al uiteengezet en wordt hier verder niet besproken. Collectiebeheer behelst ook de afstoting van objecten (ontzamelen). Een goed collectiebeheer faciliteert onder meer het ondernemen van activiteiten, zoals wisseltentoonstellingen, maar ook het doen van onderzoek op basis van objecten.
4.4.1.1 Collectieregistratie
Wanneer een object is geaccepteerd en in het bezit of bruikleen is gekomen van het HMV, dient er registratie plaats te vinden: momenteel wordt dit in Word gedaan en wordt het oude, analoge kaartsysteem omgezet naar Word. Adlib is het softwareprogramma waarin alle objecten (dus ook foto’s en documenten uit de beeldbank en het documentatiecentrum) worden vastgelegd. Adlib is verder van belang voor de collectiebeschrijving (zie § 4.1.2).
Voor de registratie van objecten is een duidelijk systeem ontwikkeld, waardoor elk willekeurig object uit het museum, het depot, de beeldbank en het documentatiecentrum zal kunnen worden teruggevonden in Adlib. De codering van het object in het museum correspondeert met de codering in Adlib. Daarnaast is er een aparte, digitale inventaris voor het documentatiecentrum, dat ook onderdeel van de collectie is.
Onderdeel van de beeldbank zijn ook de diverse films en filmfragmenten over de textielgeschiedenis van Vriezenveen en over de relatie met St. Petersburg. Ook deze film(fragmenten) vallen onder de Adlib-registratie.
De digitale registratie is nog niet afgerond, aangezien een deel van het oude analoge archief nog gedigitaliseerd moet worden. Wel zijn alle objecten vastgelegd, analoog dan wel digitaal.
4.4.1.2 Collectiebeschrijving
De collectieregistratie gaat gepaard met een collectiebeschrijving. Deze beschrijving vindt onder meer gestructureerd plaats in Adlib, door foto’s van een object met bijbehorende beschrijving en trefwoorden te vermelden. Bij deze beschrijving is er onder andere aandacht voor de achtergrond en kenmerken van het object, waaronder eventuele beschadigingen.
4.4.1.3 Afstoting
Naast het accepteren van nieuwe objecten, is het afstoten van in bezit zijnde objecten ook een onderdeel van het collectiebeheer en een activiteit van de acceptatiecommissie. Afstoten houdt in dat een object teruggaat naar de schenker, of anders door verkoop of schenking uit de museumcollectie wordt verwijderd. Hoewel oudheidkamers geneigd zijn te ‘hamsteren’, is het als modern museum belangrijk dat er wordt gekeken hoe een collectie tot stand kan worden gebracht die aansluit op de in § 3.2 genoemde invalshoeken. Deze invalshoeken gelden ook bij het afstoten van in bezit zijnde objecten. In deze paragraaf wordt ingegaan op de rol van de acceptatiecommissie, voorwaarden alvorens tot afstoting wordt overgegaan en de vervolgprocedure. Duidelijk is dat er ook voor afstoting nauwkeurige voorwaarden moeten worden vastgesteld.
Acceptatiecommissie
De acceptatiecommissie is de spil in het adviseren aan het bestuur. Wordt vanuit een werkgroep een advies tot afstoting gegeven, dan gaat dat via de acceptatiecommissie naar het bestuur, dat vervolgens een besluit neemt. Voor de verdere werking en beschrijving van de acceptatiecommissie wordt verwezen naar § 3.1.
Voorwaarden voor afstoting
Er kunnen meerdere redenen zijn voor de afstoting van objecten. Alvorens tot advisering voor afstoting over te gaan, dienen de volgende voorwaarden te worden nagelopen:
Ø het object levert geen meerwaarde op voor de collectie vanuit de in § 3.2 genoemde invalshoeken en voorwaarden;
Ø het object heeft bijvoorbeeld niets met Vriezenveen te maken;
Ø de kwaliteit is als gevolg van bijvoorbeeld opgelopen schade dusdanig groot dat reparatie of verdere presentatie geen optie is
Procedure van afstoting
Heeft de commissie positief geadviseerd tot afstoting van een object en gaat het bestuur daarin mee, dan dient de volgende procedure te worden gevolgd:
1. de eventuele schenker wordt indien mogelijk achterhaald, benaderd en op de hoogte gesteld van de afstoting onder vermelding van redenen; indien gewenst wordt het object geretourneerd aan de schenker.
2. wanneer er geen schenker is of deze niet traceerbaar is, wordt overgegaan tot afstoting.
3. het object wordt uitgeschreven, maar blijft als afgestoten object vindbaar in het registratiesysteem van het museum met vermelding van de afwikkelprocedure.
4. via nader te bepalen kanalen wordt het object verkocht of weggeschonken; de commissie adviseert het bestuur hierin.
Naast het beheren van een collectie, dient de collectie ook behouden te worden, namelijk tegen verval en beschadiging. Om conservering van de collectie zoveel mogelijk te garanderen, is een juiste presentatie en opslag van groot belang. Daarnaast spelen zaken als klimaatcontrole en restauratie een rol. In deze paragraaf wordt hierop ingegaan.
4.4.2.1 Klimaatcontrole
Van directe invloed op de collectie is klimaatcontrole. Bij klimaatcontrole moet gedacht worden aan de temperatuurregeling en het beheersen van de vochtigheid en lichtinval in het museum. Deze dienen in juiste balans te zijn. Rekening dient te worden gehouden met verschillende factoren als de aard van de collectie en de omgeving, zoals de staat van het museumgebouw.
Voor de drie genoemde aspecten van klimaatcontrole is de juiste apparatuur en materiaal voorhanden. Deze apparatuur wordt toegepast, uitgelezen, opgeslagen en maandelijks geëvalueerd. Vervolgens kan hierop actie worden ondernomen door de collectiecommissie. In verband met de staat van het museumgebouw wordt getracht te anticiperen op de seizoensgebonden wisseling in buitenklimaat en de eventuele invloed daarop op het interne klimaat.
4.4.2.2 Presentatie
De bereikbaarheid van objecten door het publiek speelt ook een rol in de conservering van de collectie. Hoe moeten de verschillende objecten worden tentoongesteld om de veiligheid ervan te kunnen garanderen. Hoewel de meeste objecten in het museum niet van grote waarde zijn, zitten er schenkingen en bruiklenen bij en vertegenwoordigen ze alle een historische waarde die behouden dient te blijven. Vitrines bieden hier uitkomst, en het niet of moeilijk voor mensenhanden bereikbaar plaatsen van objecten.
4.4.2.3 Restauratie en onderhoud
De meest directe invloed op het behoud van de collectie is het (laten) toepassen van onderhoud. Bij beschadigde of vuile objecten dient – indien de toestand en de aard van het object, en de kosten het toelaten – onderhoud of restauratie plaats te vinden. Andere objecten vereisen regelmatig onderhoud, wat uitgevoerd wordt door vrijwilligers met kennis van zaken. Te denken valt aan de werkende textielmachines in het museum. Verder onderhoud vindt plaats door objecten omgeving regelmatig gericht te poetsen, stoffen en reinigen.
4.4.2.4 Depot
Alle objecten die – tijdelijk – niet worden tentoongesteld, staan opgeslagen in de depots van het museum. Er zijn vier depots: de kleine zolder met literatuur en kwartaalbladen, de kluis, de educatieve zolder voor textielopslag en de opslagruimte in het gemeentehuis van Twenterand. Voor al deze ruimten geldt dat de aanwezige objecten op de juiste wijze worden geconserveerd; er wordt rekening gehouden met klimaat en preventie van directe beschadiging.
Dit beleidsstuk is een basis voor de continuering van de collectie van het vernieuwde Historisch Museum Vriezenveen. Het stuk past in de huidige visie en missie van de vereniging Oud Vriezenveen. Beleid is onderhevig aan trends en ideeën, zo ook dit collectiebeleidsplan. Daarom dient voortdurende evaluatie en controle plaats te vinden.
Het bestuur evalueert minimaal jaarlijks het gehele beleidsplan en rapporteert daarover. Daarbinnen worden de afzonderlijke onderdelen van het collectiebeleidsplan ook geëvalueerd: de acceptatiecommissie evalueert minimaal jaarlijks haar handelswijze en rapporteert hierover aan het bestuur. In de evaluatie kunnen onder meer handelswijzen en mutaties in procedures worden meegenomen.
De in § 4.2 behandelde evaluatie ten aanzien van collectiebehoud wordt ook gerapporteerd aan het bestuur.
De controle op beleid van het bestuur vindt plaats door aan de ene kant de algemene ledenvergadering, aan de andere kant door de gemeente Twenterand. Het bestuur legt jaarlijks aan de ledenvergadering verantwoording af over haar beslissingen, beleid en (financiële) resultaten. Daarnaast legt het bestuur hierover ook tweemaal per jaar verantwoording af aan de gemeente.
Het vrijwilligersbeleid beoogt het waarborgen van een optimale bezetting van de verschillende functies binnen de Vereniging Oud Vriezenveen (VOV).
Vrijwilligers nemen binnen de VOV een belangrijke plaats in. Eén van de kenmerken is, dat werkzaamheden worden verricht door vrijwilligers. Onder een vrijwilliger verstaat de VOV iemand die binnen haar organisatie, anders dan op grond van een arbeidsovereenkomst, onbetaald werk doet gedurende een bepaalde periode.
De VOV wil aantrekkelijk zijn voor vrijwilligers. Vrijwilligers moeten voldoende gekwalificeerd zijn om hun taken aan te kunnen.
Aan de aanname van een vrijwilliger kan een werving- en selectieprocedure voorafgaan.
De kwaliteit van vrijwilligers wordt in belangrijke mate bepaald door de opvattingen die de vrijwilliger zelf heeft over de vorm, inhoud van zijn taak binnen de VOV waarin hij actief wil zijn.
Wanneer een vrijwilliger zich - spontaan of naar aanleiding van wervingsactiviteiten - aanmeldt, vinden kennismaking en selectie plaats. Zo mogelijk ontvangt de kandidaat-vrijwilliger voorafgaand aan of tijdens het kennismakingsgesprek informatie over de VOV.
Tijdens het kennismakingsgesprek met de vrijwilligerscoördinator komen tenminste de volgende onderwerpen aan de orde:
Ø de doelstelling van de VOV en de functie waarvoor bij de kandidaat belangstelling bestaat;
Ø de opvattingen over het vrijwilligerswerk;
Ø de specifieke taken van de betrokken kandidaat;
Ø wensen van de kandidaat-vrijwilliger;
Ø de eisen die aan de vrijwilliger worden gesteld;
Ø de gevraagde tijdsinvestering en mogelijke werktijden;
Ø de verantwoordelijkheden van de vrijwilliger;
Ø de relatie van de vrijwilliger tot bezoekers van het Historisch Museum Vriezenveen;
Ø de relatie van de vrijwilliger met het bestuur, de werkgroep(en) waarin de vrijwilliger gaat deelnemen en de overige vrijwilligers;
Ø de werkwijze en sfeer;
Ø de geheimhoudingsplicht;
Ø wat de vrijwilliger kan verwachten of wat hem wordt geboden: immaterieel (bv. begeleiding, informatie, inspraak, rechtspositie en cursussen) en materieel (vergoedingen/verzekeringen);
Ø de proefperiode, waarin zowel de vrijwilliger als de VOV, de tijd heeft te onderzoeken of aan de wederzijdse verwachtingen wordt voldaan;
Ø afspraken over het vervolg (bijv. aangeven bij welke vrijwilligersgroep er gewerkt gaat worden);
Ø bespreken van de tekst van het model Vrijwilligersovereenkomst;
Ø ondertekenen van de Vrijwilligersovereenkomst.
Na het kennismakingsgesprek en het ondertekenen van de vrijwilligersovereenkomst wordt de vrijwilliger geïntroduceerd bij de betreffende groepscoördinator.
De vrijwilliger wordt begeleid door een daartoe benoemd bestuurslid en/of door iemand van de werkgroep, waarin de vrijwilliger gaat deelnemen. De begeleiding is erop gericht, dat de vrijwilliger zijn werkzaamheden binnen de VOV zo goed mogelijk kan uitvoeren.
De samenwerkingsrelatie, c.q. vrijwilligersovereenkomst tussen de VOV en een vrijwilliger kan om diverse redenen beëindigd worden, zowel door de VOV als door de vrijwilliger. Wanneer het initiatief daartoe bij de VOV ligt, dient dit goed beargumenteerd en eventueel gedocumenteerd te geschieden.
Wanneer de vrijwilliger het initiatief neemt om de relatie te verbreken, is het voor de VOV van belang de beweegredenen hiervoor te kennen. Om helderheid te scheppen over de vertrekredenen wordt een exitgesprek met de vertrekkende vrijwilliger gevoerd.
De voorzitter van de VOV neemt het initiatief tot het exitgesprek en bereidt het gesprek voor door voor zichzelf schriftelijk de gesprekspunten, die tenminste aan de orde moeten komen, vast te leggen. De afspraak voor het exitgesprek wordt door de voorzitter van de VOV met de betrokken vrijwilliger individueel gemaakt. De beëindiging van de vrijwilligersovereenkomst wordt, nadat het exitgesprek heeft plaatsgevonden, formeel bevestigd met een brief aan de vertrekkende vrijwilliger.
Om de betrokkenheid bij de VOV en het werk te vergroten en om waardering voor het vrijwilligerswerk te laten blijken wordt er attentiebeleid gevoerd.
Als voorbeelden noemen we:
Ø nieuwjaarsreceptie
De vrijwilligers kunnen de jaarlijkse nieuwjaarsreceptie bezoeken.
Ø ziekte, afscheid en jubilea
De vrijwilligers ontvangen een bloemetje dan wel een attentie bij ziekte, afscheid en bij jubilea.
Ø bijzondere gebeurtenissen
Door het jaar heen kunnen zich gelegenheden of gebeurtenissen voordoen waarbij gepaste aandacht gepast is. Het bestuur zal hier per gebeurtenis op haar eigen wijze invulling aan geven.
Onder de rechtspositie van vrijwilligers worden de rechten en plichten verstaan waartoe de vrijwilliger en de VOV zich door middel van een Vrijwilligersovereenkomst jegens elkaar verbonden hebben.
Met iedere vrijwilliger wordt een Vrijwilligersovereenkomst afgesloten.
Bij de regels ten aanzien van het beschermen van de privacy van betrokkenen wordt de Wet Bescherming Persoonsgegevens hierbij in achtgenomen.
In de Vrijwilligersovereenkomst wordt onderscheid gemaakt in de volgende vergoedingen:
Ø Vergoeding voor incidentele werkzaamheden
Deze onkostenvergoeding geldt voor vrijwilligers die incidenteel en ad hoc, één min of meer op zich zelf staande ta(a)k(en) verrichten. Deze onkostenvergoeding wordt uitgekeerd op basis van een declaratie door de vrijwilliger, na voorafgaand overleg met de penningmeester van de VOV.
Ø Vergoeding vanwege structurele werkzaamheden – FISCAAL
Deze vergoeding voor inzet en eventueel gemaakte kosten geldt voor vrijwilligers die structureel werkzaamheden verrichten voor de VOV die om continuïteit vragen. De vergoeding is maximaal € 150 per maand en € 1.500 per jaar.
Door de Gemeente Twenterand is een (bestuurs)aansprakelijkheidsverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers die als zodanig binnen de Vereniging Oud Vriezenveen werkzaam zijn.
Wanneer zich geschillen of conflicten voordoen tussen vrijwilligers onderling of tussen vrijwilligers en de VOV moet in overleg met de voorzitter van de VOV een oplossing worden gevonden.
Indien geen uitweg wordt gevonden beslist het bestuur van de VOV bij meerderheid welke beslissing bindend is voor alle betrokken partijen. Hiermee moet de vrijwilliger ook vooraf akkoord gaan.
Eventueel kan, in geval van onduidelijkheden, klachten of conflicten die niet in intern overleg tussen vrijwilliger en het bestuur kunnen worden opgelost, de vrijwilliger zich hiervoor wenden tot de maatschappelijk bekende en aanvaarde organisaties.
Het Historisch Museum Vriezenveen is gevormd rond de drie pijlers Heemkunde, Textiel, Handel. Heemkunde betreft onze kennis en de objecten rond het ontstaan van het dorp Vriezenveen. Textiel was de afgelopen 200 jaar de basisindustrie in de regio rond Vriezenveen en Almelo. We kunnen verwijzen naar verschillende textielfabrieken in Vriezenveen en hebben ook een afdeling met oude textielmachines. Handel kwam voort uit de textiel en bepaalt in belangrijke mate de geschiedenis van de Rusluie. Vriezenveners trokken naar St. Petersburg en startten daar een belangrijk handelscentrum.
Het educatiebeleid richt zich op de drie genoemde pijlers, Heemkunde, Textiel, en Handel.
Doel van het educatiebeleid is de bevolking van Twenterand en met name de jeugd bekend te maken met de geschiedenis van Vriezenveen en met name gericht op de drie pijlers heemkunde textiel en handel.
Daarmee is direct al een van de doelgroepen genoemd, nl. het basisonderwijs in Twenterand (22 scholen). Andere belangrijke doelgroepen zijn uiteraard de inwoners van Twenterand en verder de leden van de Vereniging Oud Vriezenveen. Dat zijn er circa 1450, verspreid over Nederland en ook internationaal.
De belangrijkste middelen hierbij zijn
Ø de cursuspakketten “De leerjongen in St. Petersburg”, “Jans & Da” en “Textiel Toen” die door het museum als doorgaande leerlijn in het basisonderwijs gebruikt worden (of in ontwikkeling zijn).
Ø de educatieve zolder, geschikt voor workshops en lezingen
Ø het kwartaalblad “Weaver ’t Vjenne” dat verspreid wordt onder de leden van de Vereniging Oud Vriezenveen
Ø periodieke lezingen in het museum.
Basisscholen hebben de specifieke aandacht van de educatiecommissie van het museum. De educatiecommissie is op dit moment samen met een pilotschool een lessenserie voor de groepen 1 t/m 4 aan het afronden (“Textiel Toen”). Zij heeft al lespakketten voor de groepen 5 en 6 (“Jans & Da”, thema Heemkunde) en voor de groepen 7 en 8 (“Leerjongen in St. Petersburg”, thema Handel. Deze drie pakketten vormen samen een doorgaande leerlijn. Het museum zoek daarbij contacten met andere partijen, zoals Provincie, Artez, Scholen, Bedrijfsleven.
Om de uitvoering van deze lespakketten te kunnen faciliteren is er een educatieve zolder ingericht waarin workshops mogelijk zijn, maar die ook geschikt is als presentatieruimte.
Om onze faciliteiten onder de aandacht te brengen bij de scholen dienen onze persoonlijke contacten maar ook de vermelding van de hier genoemde leerlijn in de cultuurklapper van de gemeente Twenterand draagt daar aan bij.
De doelgroep volwassenen maakt vooral kennis met het museum via de periodieke lezingen (circa 4 keer per jaar) die we aanbieden, doordat we vergaderruimte beschikbaar stellen, door rondleidingen (met demo’s op textielmachines) die we voor groepen beschikbaar hebben, en door onze samenwerking met het lokale bedrijfsleven. Dat laatste geldt met name voor contacten die er vanuit Vriezenveen nog steeds zijn met St. Petersburg. Bedrijven laten hun Russische gasten graag het museum zien en we kunnen daarbij ook een eenvoudige lunch verzorgen.
Met het kwartaalblad “Waver ’t Vjenne” wisselen we informatie uit met circa 1450 leden, regionaal, nationaal en internationaal. Dit zien wij zeker als een vorm van educatie.
Ook onze standaarddeelname aan de jaarlijkse Open Monumentendag en aan de Museumdag trekt veel bezoekers en geeft ons educatieve mogelijkheden. Daarnaast beschikken we over een documentatiecentrum over de geschiedenis van de Rusluie, met diverse boeken over de periode 1720 tot 1920, de periode van de bloeitijd van de Rusluie.
Het educatiebeleid komt jaarlijks aan de orde bij de Algemene Ledenvergadering. Zonodig worden dan de doelstellingen bijgesteld.
Via ons gastenboek krijgen we nuttige informatie van bezoekers. Ook dat kan aanleiding zijn aanpassingen te doen.
We organiseren jaarlijks een “lunch met de directeur”. Geïnteresseerde Twenteranders kunnen daar hun wensen kenbaar maken.
In het voorjaar 2015 wordt ook de lessenserie “Textiel Toen” aangeboden aan alle basisscholen in Twenterand. We zullen ook een uitleenregistratie moeten opzetten voor alle spullen die door de educatiecommissie in dozen en koffers bewaard worden tbv lessen op scholen en op de educatiezolder.
Een geheel ander plan is samenwerking met de Vriezenveense Harmonie. De Harmonie (en de bijbehorende muziekopleiding) wil zich graag meer profileren in het basisonderwijs. Het museum wil daar graag de belevenissen van de leerjongens in St. Petersburg en elementen van Russische muziek aan koppelen.
litteratuur:
- http://www.museumconsulenten.nl/u-en-het-museumregister/educatie/
- http://www.molenaarsoudetractoren.nl/docs/Educatiebeleid%20Museumhoeve%20Molenaar.pdf
In het Historisch Museum Vriezenveen is een grote collectie samengebracht. Bezoekers van het museum moeten van deze collectie kunnen genieten, zonder zich zorgen te hoeven maken om hun veiligheid binnen het gebouw. Dit geldt tevens voor de medewerkers en vrijwilligers. Om die veiligheid zo goed mogelijk te kunnen waarborgen van kleine incidenten tot grote calamiteiten wordt een calamiteitenplan opgesteld. Dit calamiteitenplan heeft tevens betrekking op de collectie om de continuïteit van het museum zoveel mogelijk te kunnen waarborgen. Omdat een aanmerkelijk deel van de collectie op één of andere wijze digitaal aanwezig is, is ook de digitale hulpverlening in het calamiteitenplan opgenomen.
Het calamiteitenplan heeft tot doel:
Ø calamiteiten te voorkomen;
Ø het bieden van optimale veiligheid aan bezoekers en medewerkers/vrijwilligers;
Ø schade aan de collectie en het gebouw te beperken;
Ø het bieden van een instrument aan de organisatie om, ingeval van calamiteiten, op een gestructureerde wijze te kunnen optreden.
De VOV zal tenminste drie medewerkers/vrijwilligers hebben die de opleiding Bedrijfshulpverlening hebben gevolgd, zodat altijd iemand met deze opleiding in het HMV aanwezig is tijdens de openingstijden.
Tenminste één maal per jaar zal een oefening plaatsvinden aan de hand van het calamiteitenplan.
In de begroting wordt jaarlijks een budget vastgelegd voor de uitvoering en onderhoud van het calamiteitenplan. Het budget zal tenminste bevatten:
Ø Een begroting van de uren voor het maken/onderhouden van het calamiteitenplan;
Ø Een investeringsplan voor veiligheidsvoorzieningen en beredderingsmaterialen;
Ø Een onderhoudsbudget voor veiligheidsvoorzieningen en beredderingsmaterialen.
Alle vrijwilligers van de VOV wordt het calamiteitenplan ter beschikking gesteld. Tenminste één maal per jaar wordt het calamiteitenplan met alle vrijwilligers besproken.
Daar waar noodzakelijk zullen delen van het calamiteitenplan in het HMV kunnen worden teruggevonden in de vorm van apparatuur, vluchtroutes, stickers en informatie hoe te handelen ingeval van calamiteiten (calamiteitenwijzer).
Met nieuwe vrijwilligers wordt het calamiteitenplan doorgesproken bij de aanstelling als vrijwilliger en wordt gewezen op de beschikbaarheid van het calamiteitenplan en de calamiteitenwijzer.
Regelmatig vinden wijzigingen plaats in de organisatie van de VOV, de plaatsing van de objecten in de ruimten van het HMV en in de samenstelling van de vrijwilligers. Daarom is het noodzakelijk dat het calamiteitenplan actueel wordt gehouden. Tenminste één maal per jaar is het calamiteitenbeleid en het calamiteitenplan een agendapunt, bij voorkeur in de bestuursvergadering van maart, waarin ook de Algemene Ledenvergadering (ALV) wordt voorbereid.
Het calamiteitenplan is te vinden in Bijlage I.
De producten van de VOV bestaan uit:
Ø De verschillende exposities van het HMV ( zie § 3.2.2).
Ø Rondleidingen voor groepen in het HMV.
Ø Lezingen voor groepen en verenigingen. intern en extern
Ø Filmvertoningen van de historie van Vriezenveen, intern en extern.
Ø Educatieve lespakketten voor basisscholen (Textiel Toen, Jans & Da, Leerjongen in Sint Petersburg in een doorlopende leerlijn)
Ø De producten van het documentatiecentrum (boeken, artikelen, beeldbank)
Ø Het kwartaalblad “Waver ’t Vjenne”
Ø Tour de Vjenne/cultuurhistorisch bustocht
Ø Ruimten/faciliteiten voor vergadering en overleg door derden etc.
Ø De openingstijden van het HMV zijn:
Ø Voor groepsrondleidingen in het museum zijn, afhankelijk van de grootte van de groep, meerdere rondleiders beschikbaar. Rondleidingen worden aangevraagd bij de beheerder van het museum.
Ø De lezingen worden, op afspraak, zowel intern in het museum als extern verzorgd. Het thema van de lezing wordt vastgesteld in overleg met de opdrachtgever. Veelal wordt een lezing met een filmvertoning gecombineerd.
Ø De basisscholen in de gemeente Twenterand kunnen, zowel intern als extern, gebruik maken van de educatieve thema’s, welke begeleid worden door de Educatiecommissie van de VOV.
Ø Van het documentatiecentrum kan op aanvraag gebruik worden gemaakt voor eigen onderzoek of onderzoek voor de vereniging.
Ø Leden van de VOV ontvangen het kwartaalblad “Waver ’t Vjenne”.
De prijzen van de verschillende producten worden jaarlijks vastgesteld en vastgelegd in een tarievenregister. De tarieven worden gepubliceerd op de website.
Ø Een wervende en informatieve website www.museumvriezenveen.nl met een webshop.
Ø Flyers van de vaste exposities van het HMV.
Deze flyers kunnen toeristen vinden bij VVV’s, campings, hotels/restaurants en andere horecagelegenheden, vakantieparken en musea binnen een straal van 30 kilometer rond Vriezenveen. In de flyers wordt o.a. verwezen naar de website en deze bevatten een QR-code.
Ø De VOV zal regelmatig gebruik maken van de mogelijkheid tot free publicity in Twenterandcourant, Twentsche Courant Tubantia en websites van regionale initiatiefnemers.
Ø Inzet van sociale media (facebook, twitter).
Ø Contact leggen met verenigingen en bedrijven over de mogelijkheden die de VOV/het HMV te bieden hebben.
Ø Contacten leggen met en gebruiken van andere musea, zoals de Hermitage in Amsterdam.
Ø Met het plaatsen van relatief dure advertenties wordt zeer terughoudend omgegaan.
Met dit informatieplan wordt een aanzet gegeven om de “beheersing” van de erfgoedobjecten in de collectie digitaal te maken en te beschrijven.
Het informatieplan valt in drie delen uiteen, t.w.:
a. het informatiebeleidsplan (wat staan we voor, wat willen we)
b. het digitaliseringsplan (wat is er en wat moet nog)
c. het duurzaamheidsplan (minimale eisen DEN de Basis – http://www.den.nl/debasis; hoe anticiperen naar de toekomst)
Deze drie onderdelen worden in de volgende paragrafen besproken.
Een kerntaak van de Vereniging Oud Vriezenveen is de terbeschikkingstelling van de totale collectie aan een zo breed mogelijk publiek op actieve en passieve wijze, e.e.a. conform de Verenigingsvisie.
De passieve terbeschikkingstelling verwijst naar het museumbezoek, wat door middel van betaald entreegeld zelf kennis neemt van de tentoongestelde collectie en op aanvraag door informatieverstrekking uit de analoge documentaire verzamelingen.
De actieve benadering uit zich in het gebruiksklaar aanbieden van informatie via de website van de Vereniging en het verspreiden van informatie via het kwartaalblad Waver ’t Vjenne.
Binnen de mogelijkheden van de huidige technieken en de beschikbare financiën wil de Vereniging trachten digitaal zoveel mogelijk informatie voor een breed publiek toegankelijk te maken. Dat is een doelstelling van de Vereniging.
De toegankelijkheid van de museale informatie is op dit moment op de volgende manieren geregeld:
Ø analoog via tentoonstelling in de diverse ruimten van het museum
Ø documenten, boeken en tijdschriften via inventarissen in Word
Ø informatie via de website
Ø informatie via het museaal collectie managementsysteem Adlib Museum Standaard.
Met deze instrumenten wil de Vereniging een verdere digitale uitbouw van haar bestanden te bewerkstelligen. Mochten bestanden of instrumenten zich hiervoor niet lenen, dan oriënteert de Vereniging zich op de juiste verwerking daarvan in het kader van haar doelstelling met betrekking tot de digitale ontsluiting van de collectie. Bij dit al stelt de Vereniging zich dus op de hoogte van de digitale ontwikkelingen van collectieontsluitingen teneinde te kunnen inspelen op updating (versiebeheer programmatuur) wanneer dit noodzakelijk is.
De museale collectie van de Vereniging bestaat grofweg uit:
Ø Erfgoedobjecten (corporele documenten J&T, de klas, de kamer, Rusland zaken etc.)
Ø Beeld- en geluidsdragers (foto’s, negatieven, glasplaten, films, geluidsbanden, dia’s etc)
Ø Archiefbestanden (dossiers, boeken en tijdschriften, kranten).
Per onderdeel wordt aangegeven wat gedigitaliseerd is en wat niet. Daarbij worden tevens vermeld:
o Prioriteit: hoog, midden, laag
o Planning: een geschatte tijd in relatie ook tot de beschikbare gelden
o Kosten: dat kan een bedrag zijn afgeleid van het krediet uit de begroting of de vermelding: In eigen beheer. In het eerste geval zal het materiaalkosten betreffen of kosten voor derden na offerte. In het laatste geval zullen de kosten vrijwel altijd nihil zijn.
Bert Sluijer is bezig met het fotograferen van de museale objecten op de wijze als omschreven in DEN de Basis - http://www.den.nl/debasis.
Gefotografeerd:
Nog te fotograferen:
Prioriteit: midden
Planning:
Kosten: € 1600,--
Inventaris:
De kleurcodes geven aan hoe de collectie in het museum is opgeslagen.
Films: 6 stuks
Foto’s: ca. 12.000 stuks
Geluidsbanden: 25 geluidsbanden met gesproken tekst
Cassettebandjes: 6 stuks met gesproken tekst
8 dozen met dia’s: ca 700 dia’s
Hiervan zijn gedigitaliseerd:
Dia’s: 112 (t/m 2013)
Negatieven: 2678 (t/m 2014)
Films: --
Foto’s: 8645 (t/m 2014)
Geluidsbanden: geen
Cassettebandjes: geen
Glasplaten: 18 (t/m 2013
Nog gedigitaliseerd moeten worden:
Cassettebandjes: 6 stuks
Prioriteit: hoog (i.v.m. houdbaarheid en beschikbaarheid oude apparatuur)
Planning:
Kosten:
Geluidsbanden: 25 stuks
Prioriteit: hoog (i.v.m. houdbaarheid en beschikbaarheid oude apparatuur)
Planning:
Kosten:
Films:
Prioriteit: ??
Planning:
Kosten:
Foto’s: ca. 4000 stuks
Prioriteit: midden
Planning:
Kosten: € 400,--
Negatieven: 870.000
Prioriteit: hoog (i.v.m. houdbaarheid materiaal)
Planning:
Kosten: € 350.000,--
Dia’s: ca. 600 stuks
Prioriteit: midden
Planning:
Kosten: € 160,--
Glasplaten: ca. 100 stuks
Prioriteit: hoog (i.v.m. vervagen beeld)
Planning:
Kosten: ca. € 160,--
Een apart aandachtspunt is de fulltext image van tekstbestanden. Als het gehele archief is gevormd, geordend en geïnventariseerd zullen er ca. 160 tot 180 dozen archief zijn. Geschat dat er 1000 A4 in een doos gaan dan betreft dit 180.000 documenten.
De prioriteit om het archief te digitaliseren is laag.
Voor cassettebandjes en geluidsbanden waarbij de tekst is opgenomen via cassetterecorders en ouderwetse bandrecorders zou het bandrecorder museum aan de Verzetstraat gevraagd kunnen worden om op de een of andere manier mee te helpen met de overzetting/digitalisering
De documentatie van de Vereniging (totalen vermelden tot nu toe) is voor 99% gevormd tot dossiers en geordend in de archiefbewaarplaats. Van het archief is een inventaris opgemaakt. Deze inventaris is gedigitaliseerd en staat op de website van de Vereniging.
Van het bestand boeken/tijdschriften is een bibliotheek gevormd. Daarvan is een inventaris gemaakt. Deze inventaris is gedigitaliseerd en staat op de website van de Vereniging.
Uitbouw van deze gedigitaliseerde collectie vindt plaats direct na aanvulling ervan. Een planning in deze is niet noodzakelijk. Fulltext retrieval heeft geen prioriteit en is voorlopig niet aan de orde, tot het moment dat alle bestanden die “voorrang hebben” gedigitaliseerd zijn.
Hiervan gedigitaliseerd:
Ca. 95-98% via digitale inventarissen
Nog te digitaliseren:
3 a 5%
Prioriteit: laag, e.e.a. gebeurd direct na de vorming van dossiers.
Planning: heeft constante voortgang
Kosten: geen. In de toekomst kunnen eventueel wel kosten i.v.m. materiele verzorging worden gemaakt (dossiermappen, tabbladen, hechtmechanieken, archiefdozen e.d.).
Met duurzame digitale toegankelijkheid wordt bedoeld dat de digitale collectie in lengte van jaren operationeel en raadpleegbaar blijft.
Duurzaamheid wordt bevorderd door gebruik te maken van open standaarden die leidend zijn op de digitale markt. Conversie bij upgrading van soft- en hardware moet soepel verlopen waarbij het gegevensverlies minimaal is.
Een goed versiebeheer heeft niet alleen intern voordeel. Mocht op den duur van gegevens van andere musea gebruik worden gemaakt, of andersom, dan is onderlinge uitwisselbaarheid van belang via software wat met elkaar kan communiceren. Een aansluiting bij ontwikkelingen als E-depots of museale archievenbanken is dan geen probleem.
Inspelen op de digitale markt op eigen vakgebied is belangrijk ook voor genoemde samenwerking.
Bij de digitaliseringswerkzaamheden worden de volgende open standaarden gebruikt:
Archief/bibliotheek e.d.: Microsoft Word, open standaard: docx.
Het museum beschikt over een website. De inventarissen van de bibliotheek, archiefbestanden en verhalen/boeken over geschiedenis van Vriezenveen staan op de website, alle toegankelijk via de open standaard pdf-a.
Registratie vindt plaats in Adlib Museum Standaard, dit pakket is gebaseerd op de Spectrumstandaard van de MDA 67 en wordt dienovereenkomstig ingevuld. Vanuit Adlib zijn xml-exports mogelijk; Dublin Core en Spectrum xml worden ondersteund.
Foto’s, dia’s, glasplaten e.d. via open formaat jpeg, resolutie hoger dan 300 dpi afhankelijk van het object. Opslag in Adlib gemiddeld 70 dpi.
Films worden overgezet op dvd’s.
Met betrekking tot de geluidsbanden, cassettes e.d. worden de mogelijkheden tot digitalisering nog onderzocht.
Aanbevelingen:
1. De te digitaliseren bestanden van de Vereniging zijn enorm. Men kan zich afvragen of voor een goed automatiseringsbeheer het niet verstandiger is om uit te kijken naar een vrijwillig(st)er met expertise op dit gebied. Werving van een vrijwilliger die in het dagelijks leven uit het automatiseringsveld werkzaam is (systeembeheerder) zou geen verkeerde keuze zijn. Let wel dat in de nabije toekomst dit soort zaken ingewikkelder worden waarbij het verstandig is om daarop in te spelen. Iemand moet dat in de gaten houden. De vergrijzing binnen het vrijwilligersbestand nodigt uit naar het uitkijken van verjonging die de automatisering in alle bedrijfsprocessen op zich kan nemen: software-/hardware problematiek, back-up, beveiliging, conversie, ontwikkelingen (open standaarden blijven houden), koppelingen tussen applicaties onderling (o.a. met financiele administratie, ledenadministratie etc.)
Is het belangrijk dat verschillende systemen onderling informatie moeten kunnen uitwisselen?
Bij het opzetten van een webshop om digitale reproducties uit je collectie te verkopen, kan het bijvoorbeeld handig zijn dat het order- en factureersysteem is gekoppeld aan het systeem van de financiële afdeling, omdat die weer verantwoordelijk is voor het leveren van facturen en de financiële rapportage. Ook bekabeling, telefonie, filmapparatuur, apparatuur met info software op de afdelingen, aan- en verkoop materiaal etc. etc. hoort daarbij.
2. Het verdient aanbeveling om bij vaststelling van het plan een evaluatiepunt in te voeren. Gezien de werkzaamheden nogal wat tijd zullen nemen wordt voorgesteld om de 2 jaar te evalueren/verantwoording af te leggen van de genomen maatregelen/uitgevoerde werkzaamheden.
3. Het maken van een back-up van de diverse bestanden moet regelmatig worden gedaan, in feite dezelfde dag waarop aanvullingen worden gerealiseerd. Het zou verstandig zijn om een kluisje te huren waarin de back-up wordt bewaard. Een serie van 5 (voor elke dag) is op zich niet onverstandig.
Met name apparatuur die wordt gebruikt voor administratie (ledenadministratie, financiën, registratie objecten, digitaal archief documentatiecentrum) en voor de digitale collectie en de multimedia presentatie, dient te worden beheerd en het gebruik ervan moet worden gereguleerd
Er dient een handboek te komen waarin de beheerprocedures zijn vastgelegd en een handboek waarin omschreven is wie welke programma’s gebruikt, welke registraties waar te vinden zijn, hoe presentatie-apparatuur te bedienen, waar support is te verkrijgen en wat te doen bij calamiteiten.
De bewaarcondities van de documentaire collectie voor wat betreft de archieven is redelijk.
De Vereniging beschikt over een heuse archiefbewaarplaats. Diverse bewaarcondities vanuit de Archiefregeling (voor overheidsarchieven) zijn goed geregeld, enkele niet. Zo zijn de dikte van de muren en de toegang goed geregeld. De materiele verzorging idem, dozen, dossiermappen, tabbladen, hechtmechanieken zijn alle zuurvrij. De dossiers zijn toegankelijk via een inventaris in Word. Elektrische en andere leidingen mogen en zijn niet aanwezig.
Niet bekend zijn temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaats. De temperatuur mag variëren tussen 16 en 20 graden Celsius Een overschrijding tot 25 graden C mag gedurende hooguit 10 etmalen per jaar. De luchtvochtigheid moet een zo constant mogelijke waarde hebben van 50% R.V., +/- 10% is toegestaan. Het aanbrengen van apparatuur hiervoor is een bijzonder kostbare zaak en het is de vraag of voor deze archiefbewaarplaats het zin heeft om een dergelijke voorziening aan te brengen.
Ook een watermelder (in de vloer) is niet aanwezig.
Aanbeveling:
Ondanks het feit dat qua materiële verzorging van de documentencollectie voldoende materiaal aanwezig is, is het toch verstandig een bedrag jaarlijks op de begroting hiervoor op te nemen.
Er komt een jaar dat daarvoor een bron moet worden aangeboord en bij reservering is er dan geen bijzondere financiële last. Voorgesteld wordt om een post van jaarlijks € 100 hiervoor op de begroting op te nemen. Bij niet opname kan dit bedrag opgeschoven worden naar het volgend begrotingsjaar waardoor dan een cumulatie ontstaat. Dat zou kunnen tot een bedrag van € 500.
De Vereniging Oud Vriezenveen, met het Historisch Museum Vriezenveen, probeert haar inkomsten te genereren uit de volgende bronnen (zie ook bijlage II: Meerjarenbegroting)
Subsidies van zowel de provincie Overijssel, de gemeente Twenterand, bedrijven en instellingen die het cultureel erfgoed een warm hart toedragen. Vanuit de gemeente is er een jaarlijkse subsidie ter dekking van de kosten van de beheerder en de huur van het museum.
Donaties van particulieren en bedrijven, waarbij de Geefwet in het kader van goede doelen een belangrijke rol speelt. Gevers kunnen door deze wet extra belastingaftrek krijgen als ze geven aan een goed doel met een culturele doelstelling.
Contributies van de vereniging, welke jaarlijks door de leden worden betaald.
Entreegelden van het museum.
Tegemoetkomingen in het kader van activiteiten die door vrijwilligers voor het museum worden uitgevoerd, zoals verkoop van artikelen, rondleidingen en filmvertoningen.
Vooral de inkomsten waarbij gebruik kan worden gemaakt van de Geefwet dienen nog verder ontwikkeld te worden. De vereniging streeft naar een “Club van …..”, die elk jaar een vaste bijdrage levert, waartegenover de vereniging met haar museum een tegenprestatie stelt.
De kosten worden voornamelijk veroorzaakt door de exploitatie van het museum (zie Bijlage II: Meerjarenbegroting).
Kort samengevat beoogt dit beleidsplan een planmatige visie te geven voor de jaren 2014-2018.
Het voorgestelde plan vereist regelmatige aanpassingen in de organisatie, het personeel, de presentatieruimte en de huisvesting.
Tijdens de periode van dit beleidsplan gaat het met name om:
Ø Computersysteem optimalisering (inclusief website)
Ø Klimaatbeheersing.
Ø Verlichting- en lichtinvalverbetering.
Ø Procedureverbeteringen voor collectievorming en calamiteiten.
Ø Gebruik van moderne mediatechnieken zullen op de Russische- en textielafdeling toegepast worden.
Ø Werving en organisatie van vrijwilligers
Ø Bezoekersaantallen.
Ook de naamsbekendheid en de publieke functies zullen versterkt moeten worden. Voorts dienen de mogelijkheden van internet te worden verbreed.
Het bestuur hoopt in staat te zijn om, met voldoende middelen, de uitgesproken voornemens te realiseren.