4.1.1 Elementos y principios de la planeación

La planeación es la fase inicial de todo proceso administrativo, toda organización requiere de esta etapa preliminar para el logro de una eficiencia máxima. La planeación es un proceso continuo, y por supuesto siempre está sujeto a cambios, sujeto siempre al desarrollo constante de la empresa. Para desarrollar adecuadamente la planeación es necesario llevar acabo una serie de etapas que son conocidas también como elementos fundamentales de la planeación.

  1. Visión. La visión no es más que una proyección de lo que la organización desea ser en un largo plazo, una declaración de la visión responde a esta pregunta: ¿Qué queremos llegar a ser?.

  2. Misión. La misión no es más que el propósito fundamental que tiene la organización, empresa o institución. En otras palabras la misión es una declaración de la razón de ser de una empresa. Esta declaración debe responder a una pregunta clave: ¿Cuál es Nuestro Negocio? En todo sistema social, las empresas tienen una función o tarea fundamental que la sociedad misma le asigna. El Propósito común de toda empresa o negocio, es la producción de bienes que satisfagan las necesidades de la sociedad, o la prestación de servicios.

  3. Objetivos. El punto de partida de la acción administrativa consecuentemente de la planeación, es la fijación de objetivos. Un objeto es un fin a alcanzar. Si una organización o empresa, dentro de su planeación no considera sus objetivos, simplemente esa empresa será como un mero barco a la deriva del mar. Los objetivos son claves, y deben ser siempre especificados dentro de la organización misma, cada miembro del personal, debe saber que objetivos se persiguen solo de esa manera podrá enfocar sus esfuerzos a la realización de lo que la empresa quiere alcanzar. Los objetivos de toda empresa, representa los resultados que la empresa desea obtener. Fijando siempre un plazo, y por supuesto un curso de acción para lograrlo. Las empresas, organización, proyectos, por muy micro o macro que estos sean, si carecen de objetivos concretamente definidos, simplemente como empresa, muy difícilmente tendrá éxito.

    • 3.1 Lineamientos Para la Fijación de Objetivos. En función de su importancia, es necesario observar determinados lineamientos para la fijación de los objetivos que se pretenden alcanzar. Lineamientos:
      1. Es imprescindible siempre establecer los objetivos por escrito.
      2.  No confundir el objetivo con el medio para alcanzarlos.
      3. Evitar confusiones, encontrando semejanzas y diferencias entre el objetivo con otros objetivos que tengan cierto parentesco o bien se le parezca.
      4.  Al establecer los objetivos es necesario la aplicación de seis preguntas básicas en la administración: ¿Qué, cómo , Quién, Dónde, Cuándo, y Por qué?.
      5.  El objetivo debe ser perfectamente claro y bien definido para darse a conocer a todos, de manera que pueda se entendido para su perfecta realización.
      6. Deben ser estables, es decir fijar los objetivos, sin ser cambiados durante el proceso de planeación.
    • 3.2. Clasificación de los Objetivos:
      1. Objetivos Gerenciales: Son establecidos por los miembros de mayor jerarquía de la organización o bien de la empresa. Así mismo estos objetivos abarcan toda la empresa, en toda su extensión.
      2. Objetivos Departamentales: Estos objetivos tienen a limitarse a los departamentos, y siempre deben ser subordinados por los objetivos gerenciales.
      3. Objetivos Operacionales: Son los que se establecen en los últimos niveles de la jerarquía empresarial, y por supuesto son subordinados por los objetivos gerenciales y departamentales.
    • 3.3. Objetivos en Función del Tiempo: Objetivos a Largo y Corto Plazo: Los primeros se establecen para realizarse en un período mayor de un año, y los segundos en un período menor a 12 meses o bien un año.
  4. Estrategias. En otras palabras estrategia no es mas que “El Arte del General”, su etimología proviene del Griego: “Strategas” que significa estrictamente un general. Estrategia se refería a la forma de dirigir las fuerzas militares para derrotar al enemigo o disminuir las consecuencias de una derrota. Para fines administrativos las estrategias son indispensables para el desarrollo de un plan en cualquier organización. Las estrategias son cursos de acción general o alternativas, que muestra la dirección y el empleo general e inteligente de los recursos disponibles con que cuenta la empresa. Y por supuesto también es el empleo general de los esfuerzos de toda la organización. El contar con una amplia gama de alternativas o estrategias para selecciona, ayuda a elegir la más adecuada para minimizar dificultades en el logro de los objetivos.
  5. Políticas. Las políticas son una guía para orientar la acción o criterios a seguir para la toma de decisiones, en problemas que se reten una y otra ves, dentro de la empresa misma. Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión (margen discrecional) La determinación de políticas, no está reservada exclusivamente para la alta gerencia, sino a los demás niveles que existen en la empresa.
  6. Reglas o Normas. Las reglas describe la acción no acción requerida y especifica. Regula la conducta de cada miembro de la organización existiendo Normas Generales y Normas Específicas.
  7. Programas. Un programa establece la secuencia de acciones que habrá de realizarse y el tiempo que tomará para ejecutar cada una de las partes del programa mismo.
  8. Procedimientos. Son una serie de tareas concatenadas que forman el orden cronológico y la forma de establecida de ejecutar el trabajo, que deba hacerse de forma repetitiva. Estos son de vital importancia para cualquier organización o empresa, y máximo lo son para la planeación porque estos establecen la secuencia de operaciones que deben seguirse.
  9. Presupuestos. Son estados de resultados anticipados a través de los cuales, los planes son traducidos a términos financieros. Permiten al ejecutivo ver claramente que el capital será gastado, por quien y donde, que costo, ingresos, unidades o productos. De esta manera podrá dirigir mejor el plan dentro de los limites del presupuesto. Aparte de ser instrumentos de planeación también son elementos de control.



Clasificación de Presupuestos

  1. Presupuestos Financieros: Son los presupuestos financieros, cuando se estiman elementos en unidades monetarias, es decir costos, utilidades, gastos, ingresos, egresos, etc.
  2. Presupuestos No Financieros: Son los que no se cuantifican monetaria mente, es decir se cuantifican solo en cantidades, por ejemplo: producción, horas-hombre, desperdicios, etc.




PRINCIPIOS
Los principios en la planeación son muy importantes para poder aplicar cada uno de los elementos que la forman. Un principio es una proposición que se formula para que sirva de guía a la acción.Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para ajustarlos a las circunstancias individuales.

Principio de la universalidad. 
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo, personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea suficiente.

Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios para lograrlos. 

El principio de la precisión. 
“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas.” Cuando carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente. Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras. 

El principio de la flexibilidad. 
“Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión.” Este principio podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. 
 
Así una espada de acero es flexible, porque doblándose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir; ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como lo más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su rápida revisión.

El principio de la unidad. 
“Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo plan general”. Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función, habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo. 

El principio de factibilidad. 
Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. 

El principio de compromiso. 
La planeación debe comprender un periodo en el futuro, necesario para prevenir, mediante una serie de acciones, el cumplimiento de los compromisos involucrados en una decisión. Este principio indica que la planeación a largo plazo es la más conveniente porque asegura que los compromisos de la empresa encajen en el futuro, quedando tiempo para adaptar mejor sus objetivos y políticas a las tendencias descubiertas, a los cambios imprevistos. 

Principio de factor limitante. 
En la planeación se hace necesario que los administradores sean lo suficientemente habilitados para detectar los factores que puedan llegar a limitar o a frenar el alcance de los objetivos perseguidos por la empresa. En este principio se resalta la importancia de la objetividad en el momento de tener que escoger entre diferentes cursos de acción o diversas alternativas para llegar a un fin. 

Principio de inherencia. 
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos, fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
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