โปรแกรมประมวลผลคำ

โปรแกรมประมวลผลคำ  (Microsoft Word)


         โปรแกรมประมวลผลคำ (Microsoft Word)  เป็นโปรแกรมที่พัฒนาโดยบริษัทไมโครซอฟต์รวมอยู่ในชุดไมโครซอฟต์ออฟฟิศที่ทำงานภายใต้ระบบปฏิบัติการแบบวินโดวส์ 95 ขึ้นไป โปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศได้รับการพัฒนาให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นตลอดเวลา โดยมีรุ่นใหม่ ออกมาอย่างต่อเนื่อง  เช่น   Office 95  Office 97  Office 2000  และ Office XP  ทุกรุ่นมีหน้าตาและการใช้งานคล้ายกันต่างกันที่ความสามารถด้านกราฟิก  การเชื่อมต่อกับอินเตอร์เนต  และความสามารถในด้านเสียง

การเข้าสู่โปรแกรม


         1. เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์เข้าสู่  Windows

         2. ถ้ามีแป้นลัดคลิกเมาส์ที่ปุ่มอักษร    สีน้ำเงินในแป้นลัด
 

 


         3. ถ้าไม่มีแป้นลัดบนจอคลิกที่ปุ่ม  แล้วชี้ที่คำสั่ง Programs  จะมีเมนูย่อยแสดงบนจอลากเมาส์ไปทางเมนูย่อยตรง ๆ  ไม่ต้องกดปุ่ม  แถบสีจะไปชี้ที่โปรแกรมที่มีในระบบ เลือกคลิกที่ Microsoft word เมื่อเข้าสู่โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด  มีกรอบของโปรแกรมบนจอเรียกว่า  หน้าต่าง  (window)  ดังรูป

         ในเอกสารจะมีขีดตั้งกระพริบอยู่  เรียกว่า  จุดแทรก (Insert  point) เมื่อพิมพ์ข้อความ  คำที่พิมพ์จะแทรกทางซ้ายของขีดตั้งนี้พร้อมกับขีดเลื่อนไปทางขวา  ถ้าเป็นการพิมพ์แทรกระหว่างอักษรที่มีอยู่เดิม  อักษรทางขวาจะถูกผลักไปไปทางขวาด้วยเรียกว่าอยู่ในสภาวะพิมพ์แทรก  ถ้าต้องการพิมพ์ทับตัวอักษรเดิมต้องกดแป้น  Insert  เพื่อเปลี่ยนสภาวะเป็นพิมพ์ทับอักษรเดิมและยกเลิกโดยการกดแป้นนี้ซ้ำอีกครั้ง


ตัวชี้ของเมาส์


           ตัวชี้ของเมาส์ (Mouse  Pointer) เมื่ออยู่ในพื้นที่ทำงานตัวชี้มีลักษณะเป็น I (I – beamสำหรับเลือกตำแหน่งที่จะแก้ไข ถ้าชี้ไปที่แถบเครื่องมือจะเปลี่ยนเป็นลูกศรหันหัวไปทางซ้าย ถ้าชี้ที่ด้านซ้ายสุดของแนวบรรทัดจะเป็นลูกศรหันหัวมาทางขวา เรียกว่า แถบเลือก  สำหรับคลิกเลือกทั้งบรรทัด

แถบเลื่อน

 

         แถบเลื่อน (Scroll  Bar) มีทั้งแนวนอนและแนวตั้ง  แถบเลื่อนแนวนอนสำหรับเลื่อนจอไปทางซ้ายหรือทางขวา  ส่วนแถบเลื่อนแนวตั้งใช้เลื่อนจอภาพ  ขึ้น-ลง  ภายในแถบเลื่อนจะมีกล่องเล็ก ๆ (Scroll Button) ชี้ตำแหน่งที่กำลังทำงานอยู่  ถ้าคลิกค้างที่กล่องในแถบเลื่อนแนวตั้งโปรแกรมจะแจ้งให้ทราบว่ากำลังทำงานที่หน้าที่เท่าไร ปลายทั้งสองของแถบเลื่อนมีปุ่มลูกศรเล็กๆ สำหรับชี้เมาส์ไปที่ปุ่มลูกศรแล้วคลิกเลื่อนขึ้น-ลงครั้งละบรรทัด  หรือชี้ที่กล่องคลิกค้างแล้วลากขึ้นลงตามต้องการ



 

         ที่แถบเลื่อนแนวตั้งเหนือปุ่มลูกศรมีปุ่มสี่เหลี่ยมเล็กๆ เมื่อชี้ไปที่ปุ่มนี้ตัวชี้จะเปลี่ยนเป็นลูกศรสองหัวขึ้นลง สำหรับคลิกแยกหน้าต่างเป็นสองส่วนตามแนวราบ เพื่อดึงเอกสารที่อยู่หน้าต่างกันมาเปรียบเทียบกัน

         ด้านล่างของแถบเลื่อนแนวตั้ง ปุ่มล่างสุดคลิกเพื่อเลื่อนไปหน้าถัดไป (Next  Page) ครั้งละหน้า ปุ่มบนส่วนก่อนหน้า (Previous Page) เลื่อนกลับไปครั้งละหน้า


มุมมอง (View)

 

         ด้านซ้ายสุดของแถบเลื่อนแนวนอนมีสัญรูปเล็ก ๆ อีก 4 รูปเป็นสัญรูปเดียวกับคำสั่งมุมมอง (View) คือ

    


v      มุมมองปกติ (Normal) สำหรับการพิมพ์ข้อความและแก้ไข  การเลื่อนไปมาในมุมมองนี้จะรวดเร็วมากเพราะไม่เห็นภาพที่แทรกไว้

v      มุมมองเค้าโครงออนไลน์ (Online  Layout)  สำหรับแยกจอเป็นสองส่วน  ด้านซ้ายจะเป็นเค้าโครงออนไลน์สำหรับตรวจสอบและคลิกกระโดดไปยังข้อความในส่วนต่าง ๆของเอกสารได้อย่างรวดเร็ว

v      มุมมองเหมือนพิมพ์ (Page layout)  เป็นมุมมองเดียวกับการพิมพ์ลงบนเอกสาร  ปกติจะใช้มุมมองนี้

v      มุมมองเค้าร่าง (Out line)  สำหรับจัดระเบียบเอกสารตามเค้าร่างที่วางไว้


แถบเครื่องมือบนจอภาพ

 

         บรรทัดต่าง ๆที่เห็นบนจอภาพเรียกว่าแถบ (Bar)  ประกอบด้วย

 


         1. แถบหัวเรื่อง (Title   bar) บรรทัดแรกสุดบนจอภาพเป็นแถบสีน้ำเงินเรียกว่า  แถบไตเติล หรือแถบหัวเรื่อง ด้านซ้ายเป็นชื่อแฟ้มถ้าเป็นการเปิดใช้ครั้งแรกจะมีชื่อเป็น  Word 1  หรือเอกสาร 1  ถ้ามีการบันทึกชื่อใหม่จะเปลี่ยนไปเป็นชื่อที่บันทึกไว้ และถ้าสร้างแฟ้มเอกสารเพิ่มใหม่ ชื่อจะเปลี่ยนไปเป็น Word 2  หรือ   เอกสาร 2,3,4,……ไปตามการสร้าง

         2. แถบเมนู (Menu  bar) เป็นแถบที่มีคำสั่งหลักต่างๆ โดยด้านขวาของแถบเมนูมีปุ่มคำสั่ง  3  ปุ่มเหมือนในแถบไตเติล การคลิกที่ปุ่มในกรอบจะมีผลเฉพาะกับโปรแกรมประมวลผลคำเท่านั้น  เช่น  คลิกที่ปุ่มปิด จะปิดเอกสารที่กำลังใช้งานไม่จบการทำงานเหมือนปุ่มในแถบไตเติล

         3. แถบเครื่องมือ  (Tool  bar)  เป็นแถบที่มีสัญรูปเล็กๆ เพื่อเรียกใช้คำสั่งต่าง ๆ  แทนการคลิกที่คำสั่งในแถบเมนู แถบเครื่องมือมีหลายแถบแต่ที่เห็นจะมี 2 แถบ คือ แถบเครื่องมือมาตรฐาน  และแถบเครื่องมือจัดรูปแบบ


แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Toolbar)



    

         แถบเครื่องมือมาตรฐานเป็นแป้นลัดแทนการคลิกแถบคำสั่ง  การดูว่าสัญรูปนั้นแทนคำสั่งอะไร   ให้ชี้เมาส์ที่สัญรูปนั้นหยุดสักครู่จะมีคำอธิบายแสดงออกมา เช่น ชี้คำสั่ง วาง  ดังรูป

 


ความหมายของสัญรูปต่าง ๆ  มีดังนี้

 

 

สร้างเอกสารใหม่

 

เปิดเอกสารเดิมที่เคยบันทึกไว้

 

บันทึกเอกสารลงแผ่นบันทึกข้อมูล

           

พิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์

 

ดูตัวอย่างเอกสารก่อนพิมพ์

 

ตัดคำหรือข้อความ

 

คัดลอกข้อมูลหรือรูปภาพ

 

วางข้อความที่คัดลอกหรือที่ตัดไว้ลงในตำแหน่งที่เคอร์เซอร์อยู่

เลิกทำ  เป็นการยกเลิกการกระทำงานก่อนหน้านี้

ตารางและเส้นขอบ สำหรับสร้างตารางแลเส้นขอบ

รูปวาด สำหรับวาดรูปต่าง ๆ

ย่อ/ขยายขนาดของงานพิมพ์บนจอภาพ

ผู้ช่วย สำหรับช่วยเหลือผู้ใช้

 


แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ ( Format Toolbar) 

 

         เป็นเครื่องมือสำหรับกำหนดรูปแบบตัวอักษร  จัดข้อความ  ใส่หัวข้อ และตีตาราง  การใช้ปุ่มเครื่องมือโดยการคลิกที่สัญรูปนั้น  แล้วคลิกซ้ำอีกครั้งเป็นการยกเลิก  สัญรูปในแถบเครื่องมือนี้ได้แก่

 

 

ลักษณะของการย่อหน้าที่กำหนดไว้แล้ว

 

แบบอักษร เพื่อเลือกรูปแบบตัวอักษร

 

ขนาดตัวอักษร  ขนาดใหญ่สุด 72 pt  แต่สามารถพิมพ์ขนาดเพิ่มได้อีก

 

เลือกตัวอักษรหนา  เอียง และขีดเส้นใต้

 

จัดข้อความชิดซ้าย

 

จัดข้อความกึ่งกลางหน้า

 

จัดข้อความชิดขวา

 

ลำดับเลข  ใส่เลขข้อในย่อหน้าที่เลือก

 

สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

 

เส้นขอบ เลือกสร้างเส้นขอบต่าง ๆ

 

เน้นข้อความ

 

สีแบบอักษร  สำหรับเปลี่ยนสีตัวอักษร




แถบสถานะ  (Status bar) 

 

  

         เป็นแถบที่แจ้งข่าวสารการพิมพ์เอกสาร  เช่น บอกตำแหน่งหน้า  จำนวนหน้า  การพิมพ์ทับ และการสะกดคำ   มีรายละเอียดดังนี้

               

              

v      หน้า หมายเลขหน้าที่กำลังใช้งาน
v      ส่วน  เลขที่ส่วนของหน้าที่ปรากฏในหน้าต่าง  ปกติจะมีเพียงส่วนเดียว
v      จำนวน/จำนวน หมายเลขหน้าที่กำลังใช้งานอยู่เทียบกับจำนวนหน้าที่อยู่จริง
v      ที่ ตำแหน่งเริ่มพิมพ์ในแต่ละบรรทัด
v      บ. บรรทัดที่จุดแทรกชี้อยู่
v      ค.  คอลัมน์หรือตำแหน่งที่ตัวชี้ชี้อยู่
v      OVR  เป็นการพิมพ์ทับ    เมื่อกดปุ่ม  Insert
v      การตรวจสะกดคำ เมื่อพิมพ์ผิด  ที่หนังสือจะเห็นรูปกากบาดสีแดง

การใช้ปุ่มต่าง ๆบนแป้นพิมพ์

   

ชื่อปุ่ม
 
หน้าที่
Tab
 กดเพื่อให้กระโดดไปยังแท็บที่ตั้งไว้
Backspace
 กดลบอักขระทางซ้ายและดึงข้อความทางขวามาแทนที่
Delete
 กดลบอักษรทางขวาของจุดแทรกและดึงอักษรถัดไปมาแทนที่
Spacebar

 กดเพื่อผลักอักษรไปทางขวาครั้งละ 1 ช่องไฟ เป็นการเคาะเว้นวรรค ถ้าอยู่ในโหมดพิมพ์ทับจะลบอักษรทางขวาไปด้วย
Enter
 กดเพื่อขึ้นย่อหน้าใหม่ การพิมพ์ปกติจะไม่กด Enter เมื่อหมดบรรทัด
Ctrl



 

ย่อจาก Control มีทั้งสองด้านของแป้นพิมพ์ กดค้างไว้แล้วกดแป้นอื่นๆ เช่น   Ctrl + C  คัดลอก Ctrl + V วาง Ctrl + O เปิดแฟ้ม เป็นต้น นอกจากนี้ยังใช้เลื่อนภาพครั้งละน้อยๆ โดยคลิกที่ภาพให้มีกรอบรอบแล้วกดแป้น  Ctrl + I  และ ตัวขีดเส้นใต้กดแป้น Ctrl + Uเป็นต้น

Shift






 

Shift  แป้น Shift มีทั้งด้านซ้ายและด้านขวาของแป้นอักขระ สำหรับกดเพื่อพิมพ์อักขระตัวบน เมื่อเป็นภาษาไทย และพิมพ์ตัวพิมพ์ใหญ่เมื่อใช้ภาษาอังกฤษ นอกจากนี้ยังใช้ในการเลือกข้อความโดยการคลิกหน้าคำหรือข้อความที่ต้องการเลือกแล้วกดแป้น Shift ค้างไว้แล้วกดแป้นลูกศรขวา ทำให้เกิดแถบสีเลือกข้อความ ถ้าต้องการเลือกจากจุดแทรกไปจนสุดบรรทัดกดแป้น Shift+End เลือกจากจุดแทรกไปยังต้นบรรทัดกดแป้น Shift+Home วางข้อความกดแป้น Shift+Insert

Caps Lock

 

เมื่อกดปุ่มนี้จะมีไฟติด เหมือนกับการยกแคร่ค้างไว้เพื่อพิมพ์อักษรตัวใหญ่

การยกเลิกโดยการกดซ้ำอีกครั้งหนึ่ง

~
 ปุ่ม Accent  ใช้สลับโหมดการพิมพ์ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
Print Screen
 กดเพื่อเก็บภาพบนจอไว้ในหน่วยความจำ แล้วนำไปวางในเอกสาร
Insert
 สลับการพิมพ์แทรกและการพิมพ์ทับ
Home
 กดเพื่อให้เคอร์เซอร์กระโดดไปยังต้นบรรทัด
End
 กดเพื่อให้เคอร์เซอร์กระโดดไปยังท้ายบรรทัด
Page Up
 กดเพื่อเลื่อนข้อความขึ้นครั้งละ 1 หน้า
Page Down
 กดเพื่อเลื่อนข้อความลงครั้งละ 1 หน้า

 การออกจากโปรแกรม

 

         การออกจากโปรแกรมมีหลายวิธี  เช่น

         1. คลิกที่ปุ่ม           (close)  ในแถบหัวเรื่องหรือไตเติล

         2. คลิกที่เมนู แฟ้ม  และเลือกคำสั่ง จบการทำงาน

         ถ้ามีการพิมพ์หรือทำงานใด ๆ จะมีกรอบหน้าต่างถามให้ยืนยันว่าต้องการจะบันทึกข้อมูลหรือไม่

Comments