BUPATI & WAKIL BUPATI KARAWANG

Navigasi

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN


SIM

diposkan pada tanggal 4 Mar 2012 07.01 oleh H.A. Suroto

Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, (MIS) adalah bagian dari pengendalian internal  suatu Organisasi, dalam hal ini PEMDA Kabupaten Karawang yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan  prosedur  oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah organisasi seperti: Perencanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah, layanan Masyarakat, atau suatu strategi Perencanaan Pembangunan. Sistem informasi   manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM   digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Tujuan Umum
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan sebagai landasan dalam membuat perencanaan program  organisasi, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
  • Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
  • Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dan dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar (potensi SDM kurang mendukung), rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer (pimpinan) dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Untuk menghindari haal tersebut, dipandang perlu penanganan dan pengelolaan Sistem Informasi Manajemen diserahkan kepada Lembaga atau institusi yang khusus membidangi hal tersebut, sehingga para manajer (pimpinan) dapat memanfaatkan informasi manajemen tersebut secara oftimal dengan akurasi data terjamin.

Proses Manajemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
Perencanaan, adalah formulasi terinci dari keinginan-keinginan untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu, yaitu  berupa  aktivitas manajemen yang didasari penganalisaan data dari sumber Sistem Informasi Manajemen. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan Penetapan Tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari segudang aktivitas manajemen. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut pengendalian..
Pengambilan Keputusan, proses pemilihan diantara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih diantara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

BAB I
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
Teknologi hanya merupakan salah satu dari empat elemen sistem informasi dalam organisasi. Untuk mengembangkan sistem informasi, maka kita perlu memahami prinsip, teknik, dan catatan untuk analisis sistem dan desain sehingga kita akhirnya dapat memahami bagaimana menganalisa keadaan Organisasi yang secara logis menerapkan teknologi informasi untuk memenuhi kebutuhan Organisasi. Prinsip-prinsip ini perlu dikuasai oleh seorang manajer atau pemakai sistem informasi disebabkan oleh beberapa faktor berikut ini.
  1. Para manajer organisasi sangat mungkin mengembangkan sistem merekasendiri. Untuk membangun sistem denganend-user yang berkualitas, seorang manajer harus menerapkan prinsip yang sama jika sistem tersebut dikerjakan oleh pihak lain.
  2. Seorang manajer bisnis mungkin saja bekerjasama atau berkonsultasi dengan professional sistem. Untuk itu seorang manajer harus menguasai konsepsistem sehingga dapat  mengkomunikasikan  dan  mengkonfirmasikan apa yang diinginkan oleh perusahaan.
  3. Seorang manajer bisnis harus memahami konsep sistem untukmenguasai Sistem Informasi.
KONSEP SISTEM
Sistem adalah seperangkat komponen yang saling berhubungan dan saling bekerjasama untuk mencapai beberapa tujuan. Sistem informasi adalah kumpulan hardware dan soft ware komputer, prosedur, dokumentasi, formulir dan orang yang bertanggungjawab untuk memperoleh, menggerakkan, manajemen, distribusi data dan informasi. Proses yang harus diikuti dalam pengembangan suatu sistem yang baik disebut sistem analysis and design (SA&D). proses SA&D ini didasarkan pada pendekatan sistem untuk mengatasi suatu masalah yang disebabkan oleh beberapa prinsip dasar berikut ini.
.
Seorang manajer harus tahu apa (what) yang dilakukan oleh suatu sistem sebelum membuat spesifikasi bagaimana (how) suatu sistem bekerja.
.
Memilih cakupan yang tepat atas keadaan yang dianalisa akan  berpengaruh terhadap masalah apa yang bisa diatasi dan yang tidak.
.
Suatu masalah (atau sistem) sebenarnya terdiri dari beberapa  masalah,sehingga strategi yang tepat adalah mengurutkan masalah yang besar ke  masalah yang kecil.
.
Pemecahan suatu masalah antara satu bagian dengan bagian lain  mungkin sekali berbeda, sehingga pemecahan alternatif yang menunjukan perspektif yang berbeda hendaknya dibuat dan diperbandingkan sebelum hasil akhir dipilih.
.
Masalah dan pemahamannya berubah ketika dilakukan analisa, sehingga seorang manajer harus mengambil pendekatan bertahap terhadap pemecahan masalah. Hal ini memungkinkan komitmen yang terus bertambah (incremental) terhadap pemecahan masalah tertentu, dimana keputusannya adalah berlanjut atau tidak ke tahap berikutnya.

KERANGKA KERJA ORGANISASIONAL DARI SUATU SISTEM
Ada berbagai macam kerangka kerja organisasional dari suatu sistem, namun yang terpenting adalah agar organisasi dapat bekerja efektif. Kerangka kerja yang dimaksud seperti pada gambar 1.1 berikut adalah manusia, teknologi, tugas-tugas/prosedur, dan struktur organisasi. Hal yang harus diperhatikan adalah setiap kali kita mengubah satu karakteristik atau lebih dari empat komponen yang ada, kita harus mempertimbangkan perubahan karakteristik yang lain. Contoh sederhananya adalah kalau teknologi komputer di kantor berubah, maka orang dalam organisasi tersebut harus pula berubah, dan mungkin cara mengubahnya adalah dengan dilakukan pelatihan ulang bagi pegawai. Kalau salah satu komponen organisasi berubah, dan komponen yang lain juga harus berubah, maka pertanyaannya adalah dalam konteks kepentingan organisasi, komponen manakah yang pertama kali diubah? Jawaban secara konkret mungkin sangat sulit, namun jika teknologi berubah, maka kita harus mempertimbangkan kompensasi perubahan tiga komponen lainnya. Kita dapat menggunakan perubahan ini untuk memaksa komponen lain untuk ikut berubah, dan kita dapat menggunakan perubahan teknologi agar terjadi inovasi yang menguntungkan perusahaan
Unsur Manusia Dalam Sistem Informasi

Manusia sebagai penyedia dan pemakai informasi merupakan bagian integral dari sistem informasi. Pemahaman terhadap unsur manusia membantu memahami mengapa suatu sistem tidak cocok untuk setiap orang. Newell dan Simon (1972) membagi empat komponen pemrosesan informasi yakni penerimaan rangsangan (reception of stimuli), mempengaruhi tindakan(effecting actions), pemrosesan (processing), dan memori (memory). Empat komponen ini pulalah yang digunakan dalam suatu sistem informasi yang menggunakan komputer yakni input, proses, output dan penyimpanan. Lebih lanjut Newell dan Simon menunjukan beberapa eksperimen bahwa manusia memiliki tiga jenis memori atau sistem penyimpanan yang berbeda.
• Memori Jangka Panjang : Tempat penyimpanan dari fakta yang luas dan
  hubungan-hubungan yang ada di otak manusia.
• Memori Jangka Pendek : Tempat kecil di otak untuk memanipulasi data.
• Memori Eksternal : Alat-alat di luar otak (komputer, kertas, dan lain-lain)

Cara Kerja EDI
Pembuatan Keputusan
Karena pembuatan keputusan merupakan tugas manajerial yang rutin, maka dapat ditentukan bagaimana manusia membuat keputusan dalam organisasi. Pemahaman proses pembuatan keputusan merupakan hal penting dalam sistem informasi.
Model pembuatan keputusan dapat dilihat pada gambar 1.2. Dari gambar tersebut, kita dapat mendefinisikan masing-masing elemen proses pembuatan keputusan.

Intelligence : Mencari kondisi lingkungan yang menimbulkan adanya kebutuhan untuk membuat suatu keputusan, dan pengumpulan data yang relevan

Desain : Mengembangkan dan menemukan solusi atau tindakan alternatif, serta kelayakan solusi/tindakan.

Pilihan : Pemilihan alternatif yang terbaik terhadap masalah yang ada.
Persuasi : Mempengaruhi orang lain yang terlibat dalam implementasi keputusan sehingga mereka menerima dan mengikuti solusi yang telah dipilih.
Implementasi : Pembuatan dan pengelolaan solusi yang baru sehingga dilakukan tepet waktu dan efisien.

Follow-up : Memonitor solusi untuk menjamin bahwa keputusan tersebut dapat bekerja seperti yang diharapakan dan memodifikasi atau memperbaiki solusi.

Untuk memecahkan masalah manusia dapat dibantu atau bahkan digantikan oleh sistem informasi. Misalnya teknik matematika seperti programlinier dapat digunakan pada tahap pemilihan alternatif keputusan. Simulasi komputer digunakan untuk menguji pemecahan alternatif pada tahap desain. Program manajemen proyek membantu pada tahap implementasi. Beberapa organisasi memiliki ahli tentan faktor-faktor manusia yang terlibat dalam perancangan sistem untuk mempertimbangkan karakteristik manusia yang memproses informasi. Spesialis sistem ini memperkirakan jumlah informasi yang diperlukan, formatnya, pengaruh warna dan grafik dalam memahami data, konsistensi, tataletak laporan, dan lain-lain. Dapat disimpulakan bahwa dalam membuat sistem berteknologi tinggi harus dengan sentuhan manusia agar pegawai dan manajer organisasi merasa puas dan senang menggunakan aplikasi sistem informasi.                                          
Gambar 1.3Proses Pembuatan Keputusan

KARAKTERISTIK SISTEM
Untuk memahami atau mengembangkan suatu sistem, kita perlu membedakan unsur-unsur dari sitem yang membentuknya. Berikut ini karakteristik sistem yang dapat membedakan suatu sistem dengan sistem lainnya.

Batasan(Bo undary) : Penggambaran dari suatu elemen/unsure mana yang termasuk di dalam sistem dan mana yang di luar sistem.

Lingkungan(Environment) : Segala sesuatu di luar sistem, lingkungan menyediakan asumsi, kendala, dan input terhadap suatu sistem.
Masukan(In put) : Sumber daya (data, bahan baku, peralatan, energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh suatu sistem.
Keluaran(Output) : Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan di layar komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.

Komponen(Compone nts) : Kegiatan-kegiatan atau proses dalam suatu sistem yang mentransformasikan input menjadi bentuk setengah jadi ataupun output. Komponen ini bisa subsistem dari sebuah sistem.
Interface: Tempat dimana komponen atau sistem dan lingkungannya bertemu atau berinteraksi.

Penyimpanan(Storage) : Area yang dikuasai dan digunakan untuk penyimpanan sementara dan tetap dari informasi, energi, bahan baku, dan sebagainya. Penyimpanan merupakan suatu media penyangga diantara komponen sistem yang memungkinkan komponen tersebut bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan
komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama. bekerja dengan berbagai tingkatan yang ada dan memungkinkan komponen yang berbeda dari berbagai data yang sama.

Sistem Logik dan Sistem Fisik (Logical and Physical System)
Terdapat dua macam penggambaran sistem secara umum, khususnya yang menyangkut fungsi dan bentuk dari sistem, yaitu sistem logik dan sistem fisik.

a. Sistem Logik (Logical System)
Sistem logik menjelaskan fungsi dan tujuan dari sistem tanpa menyinggung hal-hal yang bersifat fisik dimana sistem itu diimplementasikan. Sebuah sistem logik adalah representasi dari independensi dari teknologi. Maksudnya, dalam sebuah aplikasi sistem kita harus mendapatakan spesifikasi logik dan berfungsi secara tepat untuk memperoleh pemahaman bagaimana memilih diantara berbagai alternatif implementasi fisik. Lebih dari itu, biaya dan tenaga untuk merubah suatu sistem akan meningkat ketika kita melakukan implementasi lebih jauh pada sarana fisiknya.

b.Sistem Fisik (Physical System)
Sistem fisik juga merupakansebuah penggambaran atau abstraksi, tetapi sistem ini menggunakan symbol dan notasi untuk menunjuk bentuk fisik, tentang bagaimana dan dimana sistem beroperasi. Contoh yang menggambarkan perbedaan sistem logik dan sistem fisik :
Sistem dalam pendaftaran atau regristrasi kuliah. Dari sistem logik akan menunjukan langkah-langkah regristrasi kelas, pengecekan permintaan kelas dengan persyaratan yang ada, adan membuat daftar mahasiswa yang dibolehkan mengikuti kuliah tersebut. Sementara itu sistem fisik akan menujukan cara-cara pendaftaran kelas dengan menggunakan punched cards atau terminal komputer, pengecekan prasyarat yang dilakukan secara manual atau elektronik (dengan membandingkan transkip dengan diskripsi mata kuliah).

KONSEP DASAR INFORMASI
Landasan tentang informasi. Pertama-tama Anda akan diperkenalkan kepada lingkungan informasi, yang mencakup arus informasi di dalam organisasi maupun yang berhubungan dengan bagian eksternal organisasi. Selanjutnya, Anda akan diperkenalkan pada pengertian makna data dan informasi sehingga Anda diharapkan mampu membedakan kedua istilah tersebut dengan tepat. Selain itu, Anda juga akan mempelajari hierarki data, karakteristik informasi, dan ragam informasi untuk manajemen.

LINGKUNGAN INFORMASI
Informasi merupakan salah satu sumber daya penting dalam manajemen modern. Banyak keputusan strategis yang bergantung kepada informasi. Sebagaimana diketahui, sumber daya 4M+1I yang mencakup manusia (SDM), material (termasuk di dalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya vital bagi kelangsungan organisasi bisnis.
Informasi tidak hanya dipakai untuk kepentingan internal dalam organisasi, tetapi juga dipakai oleh pihak eksternal (di luar organisasi). Pemakai internal meliputi staf operasi, manajemen tingkat bawah hingga manajemen tingkat atas, sedangkan pemakai eksternal dapat berupa pelanggan, pemegang saham, pemasok atau mitra kerja, dinas pajak, dan lain-lain.

Setiap individu, dari manajer hingga staf operasi, memerlukan informasi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Tentu saja, masing- masing berkepentingan terhadap informasi dengan sifat yang berbeda-beda. Sebagai contoh, manajer memerlukan informasi yang ringkas tentang kegiatan operasional, sedangkan staf operasi memerlukan informasi yang lebih detail.

Arus informasi dalam suatu organisasi dapat mengalir dengan arah mendatar atau vertikal. Pada arah mendatar, informasi digunakan untuk mendukung kegiatan operasional, yang berupa infomasi rinci tentang transaksi. Pembelian barang, tagihan hutang, dan penggunaan bahan-bahan mentah. Adapun pada arah vertikal, informasi mengarah pada semua level manajemen. Arus informasi yang mengalir keatas berisi rangkuman kinerja operasional. Semakintinggi level manajemen, semakin ringkas informasi yang diperlukan. Arus informasi yang mengalir ke bawah berupa instruksi, kuota, dan anggaran- anggaran. Selain arus informasi mendatar adan vertikal, informasi juga mengalir dari internal ke eksternal atau sebaliknya. Interaksi anatara pelanggan dengan internal organisasi serta pemasok dengan internal organisasi berada pada tataran operasional. Adapun pemegang saham berinteraksi dengan internal organisasi pada level manajemen tingkat atas. Untuk lebih jelasnya lihat agmbar piramida di bawah ini.

D ATA
Secara konseptual, data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas dan transaksi, yang tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai. Data sering kali disebut sebagai bahan mentah informasi. Melalui suatu proses transformasi, data dibuat menjadi bermakna. Data dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra, audio, dan video.

Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu. Misalnya, data yang menyatakan tanggal atau jam, atau menyatakan nilai mata uang.

Teks adalah sederetan huruf, angka, dan symbol-simbol khusus (misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item secara Individual.
Citra (i mage) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa grafik, foto, hasilroentgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang lain.

Audio adalah data dalam bentuk suara. Instrument musik, suara orang  atau suara binatang, gemercik air, detak jantung merupakan beberapa contoh  data audio.

Video menyatakan data dalam bentuk sejumlah gambar yang bergerak dan bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk mengabadikan suatu kejadian atau aktivitas.

INFORMASI
informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Jadi, hal yang terpenting untuk membedakan informasi dengan data, informasi itu mempunyai kandungan “makna”, data tidak. Pengertian makna di sini merupakan hal yang sangat penting., karena berdasarkan makanlah si penerima dapat memahami informasi tersebut dan secara lebih jauh dapat menggunakannya untuk menarik suatu kesimpulan atau bahkan mengambil keputusan.

Gambar 2.3.Siklus Informasi
Informasi itu sendiri memiliki ciri-ciri seperti berikut (Davis, 1999) :
Benaratau salah. Dalam hal ini, informasi berhubungan dengan kebenaran terhadap kenyataan. Jika penerima informasi yang salah mempercayainya, efeknya seperti kalau informasi itu benar.

Baru. Informasi benar-benar baru bagi si penerima.
Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan perubahan terhadap informasi yang telah ada.

Korektif. Informasi dapat digunakan untuk melakukan koreksi terhadap informasi sebelumnya yang salah atau kurang benar.

Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang telah adasehingga keyakinan terhadap informasi semakin meningkat

HIRARKI DATA
Secara tradisional, data disusun dalam suatu hierarki yang terdiri dari elemen data, rekaman(record), dan berkas(file), sebagaimana terlihat pada gambar berikut.

Elemen Data
Elemen data adalah suatu data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit data yang lain. Misalnya pada data kepegawaian, elemen data dapat berupa nama pegawai, alamat, kota tempat tinggal, dan atribut lain yang berkaitan dengan pegawai.
 Istilah lain untuk elemen data adalahmedan(field),kol om,item, dan atribut.
 
Rekaman
Rekaman adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait, sebagai contoh, nama, alamat, kota, dan tempat tanggal lahir seorang pegawai dapat dihimpun dalam sebuah rekaman, dan istilah lain untuk rekaman adalahtupe l danbaris.

Berkas
Himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama membentuk sebuah berkas, berkas dapat dikatakan sebagai kumpulan data yang berkaitan dengan suatu subjek, dalam sistem basis data relasional, berkas mewakili komponen yang disebuttable ataurelasi.

Dalam konteks yang lebih besar, sekumpulan berkas atau tabel membentuk sebuah basis data, sebagai contoh, sebuah basis data kepegawaian dapat mengandung sejumlah tabel seperti data pribadi, data presensi, sejarah kerja, dan sebagainya.

KARAKTERISTIK DATA dan INFORMASI
Karakteristik data atau informasi yang dibahas pada satu literatur dengan
literatur yang lain sangat beragam. Perhatikan tabel di bawah ini.
Tabel 2.1.Kualitas Informasi Menurut Bodnar dan Hopwood
 
KUALITAS INFORMASI
Istilah kualitas informasi (quality of information) terkadang juga dipakai untuk menyatakan informasi yang baik, dari sekian karakteristik yang telah dibahas, kualitas informasi sering kali diukur berdasarkan :
•Aman (Secutiy)
•Tepat Waktu (Timeliness)
•Akurat (Accurate)
•Terkait (Relevance)
•Lengkap (Completeness)
•Korektif (Corectness)
•Jelas (Clearly)
sering dikenal dengan istilah STAR-C3

INFORMASI untuk MANAJEMEN
Salah satu pemakai yang paling banyak menggunakan informasi dalam
suatu organisasi adalah pihak manajemen. Informasi yang dibutuhakan bisa  berasal dari pihak internal maupuneksternal, dalambentuk formal ataupun  informal, berdasarkan laporan ataupun komputer.

Informasi yang dibutuhkan oleh manajer bisa dibagi menjadi 6 kategori, yaitu :
1.Informasi Penyejuk (Comfort Information) adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi. Misalnya, berisi ringkasan penjualan atau produksi terakhir. Informasi ini biasanya tidak banyak digunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang telah berlangsung.

2.Peringatan(Warning) berisi penunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau barangkali memerlukan tindakan manajerial atau perubahan- perubahan renacana. Idealnya, manajer seharusnya menerima peringatan-peringatan sedini mungkin sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan terjadi.

3.Indikator Kunci (Key Indicator) berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, yang digunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan.

4.Informasi Situasional (Situational Information) adalah informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer.

5.Gosip adalah informasi informal yang berasal dari sumber seperti pihak industri yang terkadang berguna untuk menangani suatu masalah.

6.Informasi Eksternal (External Information) adalah informasi yang berasal adari luar departemen atau perusahaan. Kadangkala informasi ini masih hangat dan berjangka pendek (missalnya adanya penandatanganan kontrak oleh kompetitor), tetapi kadangkala berjangka panjang (misalnya studi lingkungan yang dilakukan lima tahun terakhir).

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis Internet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatakan efisiensi dan efektivitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat

Dari gambar kerangka kerja di atas ditekankan bahwa Anda harus memusatkan usaha Anda dalam lima area pengetahuan Sistem Informasi berikut ini.

Konsep-konsep Dasar. Konsep dasar keperilakuan, teknis, bisnis dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan peran sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar yang berasal adari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.

Teknologi Informasi. Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi—yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet.

Aplikasi Bisnis. Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen, dan keunggulan kompetitif bisnis

Proses Pengembangan. Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis.

Tanatangan Manajemen. Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan, dan globaldalam bisnis.

JENIS – JENIS SISTEM INFORMASI
Secara konsep, aplikasi sistem informasi yang diimplementasiakn dalam dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau manajemen. secara efisien memproses transaksi bisnis, mengendalikan proses industrial, mendukung komunikasi dan kerjasama perusahaan.

Sistem Pendukung Manajemen
Ketika aplikasi sistem informasi berfokus pada penyediaan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer, aplikasi sistem tersebut akan disebut sebagai sistem pendukung manajemen. Memberikan informasi dan dukungan untuk pengambilan keputusan semua jenis manajer serta praktisi bisnis adalah tugas yang rumit. Berdasarkan konsep, beberapa jenis utama sistem informasi mendukungberbagai tanggung jawab penganbilan keputusan : (1) sistem informasi manajemen, (2) sistem pendukung keputusan, dan (3) sistem informai eksekutif.

Klasifikasi Lainnya Sistem Informasi
Beberapa kategori lainnya sistem informasi dapat mendukung baik aplikasi operasi maupun manajemen, contohnya, sistem pakar dapat memberi saran pakar untuk tugas-tugas dasar operasi seperti diagnosa perlengkapan, atau keputusan manajerial seperti manajemen portofolio pinjaman.Sistem manajemen pengetahuan adalah sistem informasi berbasis pengetahuan yang mendukung pembentukan, pengaturan, dan penyebaran pengetahuan bisnis ke para pegawai dan manajer di seluruh perusahaan. Sistem informasi yang berfokus pada aplikasi operasi dan manajerial dalam mendukung fungsi bisnis dasarnya seperti akuntansi dan pemasaran, disebut sebagai sistem bisnis fungsional. Terakhir, sistem informasi strategis menerapakan teknologi informasi pada produk, layanan atau proses bisnis perusahaan, untuk membantunya mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaingnya. Jadi, kebanyakan sistem informasididesain untuk menghasilkan informasi dan mendukung pengambilan keputusan dalam berbagai tingkat manajemen dan fungsi bisnis, seperti juga untuk tugas dasar pencatatan serta pemrosesan transaksi.

FUNGSI SISTEM INFORMASI
Area fungsional utama dari bisnis yang penting daalm keberhasilan bisnis, seperti fungsi akuntansi, keuangan, manajemen operasional, pemasaran, dan manajemen sumber daya manusia.

Kontributor penting dalam efisiensi operasional, produktivitas dan moral pegawai, serta layanan dan kepuasan pelanggan.

Sumber utama informasi dan dukungan yang dibutuhkan untuk menyebarluaskan pengambilan keputusan yang efektif oleh para manajer dan parktisi bisnis.

Bahan yang sangat penting dalam mengembangkan produk dan jasa yang kompetitif, yang memberikan organisasi kelebihan startegis dalam pasar global.

Peluang berkarier yang dinamis, memuaskan, serta menantang bagi jutaan pria dan wanita.

Komponen penting dari sumber daya, infrastruktur, and kemampuan perusahaan bisnis yang membentuk jaringan.

KOMPONEN SISTEM INFORMASI
Dalam menerima sumber daya data sebagai input dan memprosesnya menjadi produk informasi sebagai outputnya, sistem informasi memerlukan beberapa komponen-komponen untuk mencapainya. Komponen-komponen tersebut adalah :

Manusia, hardware, software, data, dan jaringan adalah lima sumber daya dasar sistem informasi.

Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi, sumber daya hardware terdiri dari mesin dam media, sumber daya software meliputi baik program maupun prosedur, sumber daya data meliputi dasar data dan pengetahuan, serta sumber daya jaringan yang meliputi media komunikasi dan jaringan.

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI
Mari kita lihat lebih dekat setiap aktivitas pemrosesan informasi dasar (atau pemrosesan data) yang terjadi dalam sistem informasi.

Input Sumber Daya Data
Data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan untuk aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan. Para pemakai akhir biasanya memasukan data secara langsung ke dalam sistem komputer, atau mencatat data mengenai transaksi dari beberapa jenis media fisik seperti formulir kertas. Hal ini biasanya meliputi berbagai aktivitas edit untuk memastikan bahwa mereka telah mencatat data dengan benar. Begitu dimasukkan, data bisa dipindahkan ke dalam media yang dapat dibaca mesin, seperti magnetic disk hingga dibutuhkan untuk pemrosesan.

Pemrosesan Data Menjadi Informasi
Data biasanya tergantung pada aktivitas pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengklasifikasian, dan pengikhtisaran. Aktivitas-aktivitas ini mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data, hingga mengubahanya ke dalam informasi bagi para pemakai akhir. Kualitas data apapun yang disimpan dalam sistem informasi juga harus dipelihara melalui proses terus-menerus dari aktivitas perbaikan dan pembaruan.

Output Produk Informasi
Informasi dalam berbagai bentuk dikirim ke pemakai akhir dan disediakan untuk mereka dalam aktivitas output. Tujuan dari sistem informasi adalah untuk menghasilkan produk informasi yang tepat bagi para pemakai akhir. Produk informasi umum meliputi pesan, lapora, formulir, dan gambar grafis yang dapat disediakan melalui tampilan video, respons audio, produk kertas, dan multimedia.

Penyimpanan Sumber Daya Data
Penyimpanan adalah komponen dasar sistem informasi. Penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur untuk digunakan kemudian.

Pengendalian Kinerja Sistem
Aktivitas sistem informasi yang penting adalah pengendalian kinerja sistem. Sistem informasi harus menghasilkan umpan balik mengenai aktivitas input, pemrosesan, output, dan penyimpanan. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menetapakan apakah sistem dapat memenuhi standar kinerja yang telah ditetapkan. Kemudian, aktivitas sistem yang tepat harus disesuaikan agar produk informasi yang tepat dihasilkan bagi para pemakai akhir.

 Aktivitas Sistem Informasi
Input. Memindai secara optikal barang-barang dengan pengenal yang menggunakan kode garis.

Pemrosesan. Menghitung pembayaran karyawan, pajak, dan potongan gaji lainnya.
Output. Menghasilakn laporan dan tampilan mengenai kinerja penjualan.

Penyimpanan. Memelihara catatan mengenai pelanggan, keryawan, dan produk. Pengendalian. Menghasilkan sinyal yang dapat didengar untuk menunjukkan entri yang tepat atas data penjualan.

SISTEM
1. PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem dapat abstrak maupun fisik,sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur gagasan atau konsepsi yang saling tergantung.sebuah sistem fisik lebih lanjut dapat didefinisikan melalui contoh – contoh sbb:
  • Sistem peredaran darah, Jantung dan urat – urat tubuh yang menggerakkan darah ke   seluruh  tubuh.
  • Sistem transportasi- Petugas,mesin, dan organisasi yang menjalankan transportasi barang.
  • Sistem sekolah - Bangunan,pendidikan,petugas administrasi,buku – buku teks dan sebagainya yang berfungsi bersama untuk memberikan pendidikan kepad asiswa.
  • Sistem komputer - Peralatan yang berfungsi bersama untuk menjalankan pengolahan computer.
 Pengertian Sistem Menurut:
 JOHN M. ECHOLS DAN HASSAN SHADILY dalam kamus inggris-
indonesia-nya, ”Sistem” diartikan sebagai susunan.seperti misalnya yang terdapat dalam kata sistem syaraf berarti susunan syaraf,sistem jaringan berarti susunan jaringan dsb.

M.J Alexander dalam buku Information System Analysis : Teory and
Application, system merupakan suatu group dari elemen – elemen baik berbentuk fisik maupun non – fisik ang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama – sama menuju satu atau lebih tujuan,sasaran atau akhir dari sebuah sistem.

Agar pencapaian status network ini lancar, Donovan menyarankan bahwa CIO harus memelopori meninggalkan atau melepaskan sumber-sumber komputerisasi perusahaan dan membiarkannya agar dikontrol oleh departemen yang menggunakannya. Tujuan CIO dan pelayanan informasi adalah terjadinya penyambungan atau hubungan dalam network.

Jika car diatas benar-benar dilakukan, nampaknya akan menarik. Satu pertanyan mengenai aplikasi yang kita kemukakan sebelumnya maka tidak akan berlaku lagi bagi end-user computing. Jika pelayanan informasi melepaskan diri dari sumber-sumber pemrosesan, maka siapa yang akan mengembangkan dan memelihara sistem pemrosesan data, MIS, aplikasi OA berskala perusahaan, dan expert system? Secara realistis, tujuan seharusnya tidak berada di point D, namun pada tempat yang mendekati point D. Pelayanan informasi mungkin dapat melepaskan diri dari porsi besar
pengurusan sumber-sumber pemrosesan.

MENEMPATKAN MANAJEMEN SUMBER-SUMBER INFORMASI DALAM
PERSPEKTIF
 Dalam membicarakan IRM, kita telah membahas beberapa topik – yaitu informasi sebagai sumber strategis, bagaimana menggunakan informasi untuk mendapatkan keuntungan kompetitif, pertimbangan sumber informasi dalam perecanaan jangka panjang perusahaan, perencanaan strategis untuk sumber informasi, peranan CIO, dan end-user computing. Gamabr 19.15 menunjukkan bagaimana topik-topik tersebut bergabung bersama untuk membentuk IRM. Nomor-nomor yang ada pada gambar tersebut sesuai dengan nomor-nomor yang ada dibawah ini:
Eksekutif perusahaan memahami persaingan yang ada pada lingkungan. Pamahaman ini tidak hanya terbatas pada pelanggan atau pesaing, namun juga meliputi pemasok dan elemen-elemen lain yang dapat mempengaruhi penampilan perusahaan. Dalam setting lingkungan ini, eksekutif melakukan perencanaan jangka panjang untuk perusahaan. Pada waktu membuat rancana ini, eksekutif mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan sumber-sumber perusahaan, termasuk informasi. CIO adalah peserta aktif dalam membuat perencanaan strategis ini.
Bila rencana strategis perusahaan telah ditetapkan, eksekutif membuat rencana strategis untuk sumber-sumber informasi. Disini, sebaiknya perlu diingat bahwa CIO tidak mengembangkan atau membuat rencana sumber inforamsi sendiri; ini merupakan aktifitas perencanaa bersama, yang melibatkan semua eksekutif.
Kemudian, pengimplementasian sumber informasi strategis dalam organisasi merupakan tanggung jawab CIO. Hal ini dilakukan dengan cara bekerja sama dengan end-user dan pelayanan informasi yang mengelolanya. End-user menggunakan sumber-sumber informasi untuk memecahkan masalahnya. Pelayanan informasi menggunakan sumber- sumber tersebut untuk menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan secara keseluruhan.
data dan informasi yang dihasilkan oleh sumber-sumber informasi tersebut memungkinkan perusahaan untuk menjalankan operasinya. Perusahaan merespon terhadap kebutuhan lingkungan, bekerja didalam kendala yang diakibatkan oleh lingkungan, dan memasok lingkungan dengan produk yang dibutuhkannya.

Dalam proses ini, kita dapat melihat dengan mudah peranan penting yang dilakukan oleh CIO. CIO (1) menampilkan sumber-sumber informasi perusahaan dalam perencaaan strategis, (2) merupakan sumber ahli dalam pengembangan strategis untuk sumber-sumber informasi, dan (3) berperan pokok dalam pengimplentasian strategis informasi dalam perusahaan.
Kita dapat menyimpulkan pembahasan kita mengenai IRM ini, bahwa CO
merupakan elemen kunci, dimana ia dapat berfungsi dalam ketiga area.

DAFTAR PUSTAKA
Teguh Cahyono, Sistem Informasi : Konsep Dasar, Analisis Desain dan
Aplikasi,Penerbit Graha Ilmu.
Raymond McLeod, Jr. System Informasi Manajemen, penerjemah: Hendra
Teguh SE,AK. editor: Hardi Sukardi MBA,Msc.,SE (MM – UI).
Gordon B. Davis, kerangka dasar System Informasi Manajemen bagian I
pengantar.
Husein, Muhammad Fakhri dan Amin Wibowo. Sistem Informasi Manajemen.
Yogyakarta : UPP AMP YKPN, 2002.
O’Brien, James A. Pengantar Sistem Informasi. Jakarta : Salemba Empat, 2005.
Kadir, Abdul. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset, 2003.
Catatan teori mata kuliah Sistem Information Manajemen.
http://www.scribd.com/doc/17106384/Makalah-Sistem-Informasi-Manajemen

1-1 of 1