3. Hankintaprojekti - Uusi datanomien labraluokka

Hankintaprojekti: Uusi datanomien labraluokka

Omniaan suunnitellaan uutta labraluokkaa opiskelijamäärän kasvun takia. Luokassa tulee voida opettaa kaikkia tieto- ja viestintätekniikan opintojaksoja. Luokan tulee myös voida olla useamman kuin yhden opiskelijaryhmän käytössä rinnakkain ilman, että opiskelijat sotkevat toistensa töitä (esim. toinen ryhmä ohjelmoi, ja toinen asentaa käyttöjärjestelmän ja pyyhkii samalla tarvittavat ohjelmistot ja keskeneräiset työt olemattomiin).

Ohjelmat, joiden pitää toimia uusilla koneilla

  • Windows 7 (sekä 32- että 64-bit)
  • Windows 8.1
  • Microsoft Office 2013
  • Adobe Creative Suite 6
  • F-Secure Computer Security (uusin versio)
  • LanSchool
  • sekä kaikki opetuksessa tarvittavat ohjelmistot

Vaihe 1: Valmistelu

 Valmistelun ensimmäinen (ja tärkein) osa on vaatimusten määrittely. Jos vaatimukset on määritelty puutteellisesti tai väärin, koko hankinta saattaa mennä hukkaan. ”Kuuta taivaalta” ei kuitenkaan voi tavoitella, sillä projektilla on rajallinen budjetti eli siihen käytettävä määrä rahaa.

Voit olettaa, että tietoteknisen ympäristön hankintaan (koneet, näytöt, hiiret, näppikset, reitittimet - ei siis rakennustyöt) on varattu korkeintaan 40 000 €.

Tehtävä 1.1: Vaatimukset

Määrittele hankittavien koneiden järjestelmävaatimukset (kuinka monta konetta, prosessoriteho, RAM, kovalevyt, jne.) sekä ”opetuksessa tarvittavat ohjelmistot”. Luettelossa mainituista ohjelmistoista voidaan olettaa, että Omnialla on jo niihin lisenssi.

Mieti myös, mitä muuta pitäisi ottaa huomioon (erityisesti mistä tulee kustannuksia), kun tavallinen opetusluokka muutetaan labraluokaksi.

Tehtävä 1.2: Aikataulutus

Suunnittele projektin karkea aikataulu. Projekti alkaa marraskuun aikana ja uuden labraluokan on oltava käytössä ensi syksynä lukuvuoden alkaessa (elokuun alkupuoli). Asennuksia voidaan tehdä kesällä, mutta määrittelyä tms. ei, sillä koulun henkilökunta on lomalla.

Vaihe 2: Valinta

Toisessa vaiheessa valitaan tarjoajista yksi ja solmitaan sopimus projektin toteuttamisesta. Omnian johto on päättänyt, että hankinta jaetaan kolmeksi eri projektiksi:

  • labraluokan muutostyöt (sähköjen ja nettikaapeleiden lisäys seinien sisään sekä kalustus) kilpailutetaan avoimena hankintana,
  • tietokoneet ja niiden asentaminen luokkaan kilpailutetaan avoimena hankintana, ja
  • oma IT-osasto asentaa koneisiin käytettävät ohjelmistot ja testaa koneiden toimivuuden yhteistyössä edellä valitun toimittajan kanssa.

Sinut on valittu huolehtimaan tietokoneiden hankinnan kilpailutuksesta ja toimittajan valinnasta. Projektin alettua Omnian IT-osasto ottaa vastuun sen johtamisesta ja loppuunviemisestä.

Tehtävä 2.1: Tarjouspyynnön laatiminen

Laadi ulkoasumallin mukainen (riviväli 1,15, reunukset 1,5 cm) tarjouspyyntö käyttäen vaiheessa 1 määrittelemiäsi järjestelmävaatimuksia. Omin sanoin kirjoittaminen on suositeltavaa, mutta jos byrokraattiset sanakäänteet ovat liian vaikeita, mallista saa kopioida kokonaisia lauseitakin. Huomaa kuitenkin, että mallista saattaa puuttua (ja puuttuukin ainakin yksi) tärkeitä tietoja, joten sitä sisältöä pitää itsekin miettiä. Hakukoneilla löytyy paljon tietoa ja esimerkkejä tarjouspyynnöistä.

Tehtävä 2.2: Tarjousten käsittely

Vastauksena tarjouspyyntöön kuusi (6) eri tarjoajaa ovat kukin toimittaneet oman tarjouksensa. Yksi näistä kuitenkin myöhästyi tarjouksen tekemisen määräajasta ja yksi - aloittelevan yrittäjän "yhden miehen paja", joka alihinnoitteli projektin pahasti - todettiin sopimattomaksi tehtävään.

Tehtäväsi on vertailla neljää jäljelle jäänyttä tarjousta tarjouspyynnössä määriteltyjen kriteerien mukaan ja valita sopivin (vihje: karsi ensin tarjoukset, jotka eivät täytä ehtoja). Tarjoukset löytyvät kurssin etusivulta Hankintaprojektit-osiosta, kuten myös tarjoajille lähetetty tarjouspyyntö. Tässä tehtävässä käytetään tarjouspyynnön mallia!

Lineaarisesta arvioinnista: Laske arviointikriteerien pisteet yhteen ja valitse suurimman pistemäärän saanut.

Esim. näytön koko pisteytetään 19" (0 pistettä), 22" (3 pistettä), joten 19,7" näyttö tuottaisi pisteitä (19,7 - 19) / (22 - 19) * 3 = 0,7 pistettä.

Esim. kovalevy pisteytetään 500 Gt (0 pistettä), 1 Tt (1 pistettä). joten 800 Gt kovalevy tuottaisi pisteitä (800 - 500) / (1000 - 500) * 1 = 0,6 pistettä.

Tehtävä 2.3: Parhaan tarjouksen esittely johtoryhmälle

Johtoryhmä haluaa sinun esittelevän valitsemasi tarjouksen heille ennen tarjouksen hyväksymistä. Laadi PowerPoint-esitys esittelysi tueksi. Esimerkiksi esittele ensin vertailulaskelmat ja sitten valitun tarjouksen sisältö.

Esityksessä tulee olla hillitty tyyli Omnian väreissä sekä Omnian logo vasemmassa alakulmassa ja päivämäärä alatunnisteessa (jokaisessa diassa - käytä master-diaa).

Vaihe 3: Valvonta

Projektin valvonta sen alettua ei ole enää vastuullasi. IT-osasto huolehtii asiasta.

Vaihe 4: Viimeistely

IT-osasto huolehtii myös luokan käyttöönotosta ja opettajien perehdyttämisestä.

Ċ
Matti Seise,
22.10.2015 klo 1.53
Comments