Simone Smid

Satura

Virtual Assistant / Virtual Support Professional

Regelen – Organiseren – Structureren – Optimaliseren

Deze aspecten beschrijven het beste waarom ik word (en werd) ingehuurd door een bont gezelschap aan bedrijven, organisaties en instellingen. Al sinds 1998 werk ik als zelfstandige (zzp’er) via mijn eigen bedrijf Satura en heb op die manier een breed scala aan opdrachten uitgevoerd.

Op dit moment werk ik vooral voor MKB bedrijven in de rol van Virtual Assistant / Virtual Support Professional. Eigenlijk een soort moderne Office Manager. Veelal op afstand neem ik bepaalde werkzaamheden over, waardoor de ondernemer meer tijd heeft om zich te richten op de essentie van zijn business. Maar ook non-profit instellingen kan ik net dat beetje extra werk uit handen nemen. Voorbeelden van uit te besteden werkzaamheden zijn:

secretarieel

mailboxbeheer

agendabeheer

contactpersonen / CRM beheer

secretariaat

evenementen organisatie

administratief

facturatie

inkoop / boekingen

ledenadministratie

digitaal archief

beheer handboeken / procedures

online

social media

nieuwsbrieven

website / CMS beheer

werving & selectie

informatie zoeken / vergelijken

Bij nieuwe klanten vind ik het een sport om in het diepe te duiken en gewoon aan de gang te gaan, om op die manier snel een beeld te vormen van de huidige situatie en de gewenste situatie. Met in de eerste periode regelmatig overleg en tussentijds bijsturen, vormt zich zo vanzelf een dienstverlening op maat. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden en de wensen van de klant, werk ik op basis van een uurtarief, d.m.v. een periodiek abonnement of met een strippenkaart systeem. Vanzelfsprekend altijd met vooraf vastgestelde en heldere tarieven.

Wil je weten of ik jou ook tijd kan besparen? Neem dan gerust contact met mij op om de mogelijkheden te bespreken.

Hartelijke groet,

Simone Smid

contact

Simone Smid

Satura, Hilversum

info@satura.nl

06 5168 2479

http://www.twitter.com/saturanl

over mij

Sinds 1998 voer ik als zelfstandige (ZZP-er) onder de naam 'Satura' projecten uit voor een diversiteit aan bedrijven en instellingen.

Als interimmer kom ik meestal terecht op afdelingen waar het 'allemaal niet zo lekker loopt'. Dit kan komen door veranderingen in de organisatie of doordat zaken op een bepaalde manier (scheef) gegroeid zijn. Het maakt me daarbij niet zoveel uit of het knelpunt ligt bij de individuele medewerkers, bij de onderlinge samenwerking, de samenwerking met andere afdelingen of in de processen en procedures. Ik vind het een sport om tussen de mensen in te gaan zitten en snel de vinger op de zere plek te leggen. Om vervolgens te gaan bouwen aan rust, overzicht en een werkbare situatie.

Mijn focus ligt daarbij vooral op 'mensen' en hun samenwerking. Kort gezegd: waarom doen mensen dingen op een bepaalde wijze en vooral wat, waarom en hoe zou dat eventueel anders kunnen. Mensen zijn tenslotte meestal de oorzaak van de wens om iets te gaan veranderen en moeten daarom naar mijn mening ook aan de basis staan van vernieuwingen.

Het werk als eventmanager is eigenlijk niet zo anders, ook daar draait het om de samenwerking tussen mensen en de onderlinge verwachtingen. Of het nu een groot feest betreft, een sportevenement of een beurs, bij het coördineren van een evenement draait het om de volgende kernwoorden: regelen, organiseren, structuur aanbrengen, overzicht houden en communicatie. Verder is het vooral een kwestie van gewoon aanpakken en doen!

In mijn vrije tijd verdiep ik me graag in alles wat te maken heeft met het internet, (sociale) media, ondernemerschap en communicatie. Ook speelt (stijl)dansen een belangrijke rol in mijn leven en maak ik zelf dans- en gelegenheidskleding.

referenties

Sinds mijn start als zelfstandige heb ik gewerkt voor een diversiteit aan bedrijven en instellingen. Onderstaand een greep uit deze organisaties:


- Stichting de Wederkerigheid

- Konnekt Smartdrinks

- Landgoed de Horst

- de Baak Seaside

- Elbert Fiscaal

- Elbert Mediation

- Tafka Belastingadviseurs

- CentralParQ Software (ParkPost / NEP)

- De Meerlanden

- Wheelylift

- het NIC

- Dutch Media Hub

- BreedNet

- iMMovator Cross Media Network

- GOCO de netwerkorganisatie

- Koninklijke Maatschappij voor Diergeneeskunde

- Teletime Services

- De Baak Management Centrum VNO-NCW

- ABN AMRO Bank

- UMC Utrecht

- Partners in Perspective (nu Dutch)

- Talent&Pro

- Arrange

- Vivesta

- TIE Holding

- AXA Verzekeringen

- Bright Alley

- FORTO 2000 (Host Broadcaster EK voetbal 2000)

- NOB Interactive

- Cursus- en Opleidingscentrum Zeist

- Nassau Makelaardij

Binnen deze bedrijven heb ik diverse functies op interim of inhuur basis uitgevoerd. De overeenkomst is dat ze vrijwel allemaal te maken hebben met regelen, organiseren, structureren, optimaliseren. Overzicht en rust creëren en behouden. Onderstaande een greep uit de functies die ik op tijdelijke basis heb ingevuld:


- Virtual Support Professional

- Virtual Assistant

- Personal Assistant

- Office Manager

- Event Manager

- Project Manager

- Adviseur / onderzoeker

- Coördinator PR / Marketing / social media

- Hoofd Binnendienst

- Trainer

- Interim Manager

- Evenementen Coördinator

- Accountmanager

- Mentor / Coach

- Recruiter

- Teamleider

- Projectmedewerker

- Hoofd Business Support

- Business Unit Manager

- Programma Assistent


In het verleden deed ik veelal grotere interim opdrachten van enkele maanden tot een jaar, als interim- of projectmanager. Met daarnaast af en toe korte klussen voor bedrijven en ondernemers uit mijn netwerk, vaak bestaande uit staftaken waar bij een kleinere onderneming geen vaste capaciteit voor is.

Sinds van 2017 werk ik als Virtual (Personal) Assistant / Office Manager vooral op afstand (vanuit huis of een externe locatie) voor diverse opdrachtgevers uit het MKB en de non-profit sector. Door terugkerende administratieve-, secretariële- en marketing werkzaamheden uit handen te nemen, houden zij meer tijd over om zich te richten op hun eigen core business.

Satura

De term Satura komt uit het Latijn en heeft daarin diverse betekenissen die neerkomen op hetzelfde principe:

één geheel bestaande uit diverse losse onderdelen, allen verschillend van vorm en inhoud. Echter alle aparte delen, hoe groot of klein, hoe opvallend of onopvallend ook, zijn noodzakelijk om het grote geheel te vormen, om SATURA te zijn.

twee

'Satura' is een lang gedicht, bestaande uit verschillende strofen, elk met een ander rijmschema en een ander ritme. Maar verander één couplet of draai twee zinnen om en het is geen 'Satura' meer.

voorbeelden

'Satura' is een uitgebreid gerecht, bestaande uit diverse groenten en vruchten. Alle verschillende smaken, vormen en kleuren samen, maken maken dat het 'Satura' is.

Ook het logo is gebaseerd op dit begrip van verschillende onderdelen, sommige meer zichtbaar dan andere, maar noodzakelijk om het geheel te vormen. De kubus in het logo lijkt vooral te bestaan uit een geel vierkant en een blauw vierkant op de achtergrond. Maar juist de doorzichtige vlakken aan de zijkant, twee daarvan nog zichtbaar als je ze maar wilt zien, en twee geheel onzichtbaar, maken dat de kubus stabiel blijft. Net als bij een dobbelsteen, hoef je alleen maar het blokje te draaien of het spotlicht op een ander vlak te zetten, om te zien dat alle kanten even belangrijk zijn voor de stabiliteit van de kubus.

In mijn werk als Office Manager probeer ik altijd alle kanten van de kubus te bekijken en soms het spotlichtje ook eens even op één van de meer onderbelichte kanten te zetten.

visie

Mijn visie komt overeen met de naam Satura: elk organisme bestaat uit diverse onderdelen die verschillend zijn van vorm en inhoud, zichtbaar of minder zichtbaar, maar alle losse onderdelen zijn onmisbaar om het geheel te vormen.

Zo is het ook binnen organisaties. Of het om een commercieel bedrijf gaat of om een non-profit instelling, overal vind je een hoeveelheid verschillende medewerkers, vaak verspreid over meerdere afdelingen, zonder welke medewerkers de organisatie niet zou kunnen functioneren. Samenwerking tussen deze mensen is de essentie van de organisatie. Maar al deze mensen hebben andere talenten en ervaringen, andere gewoonten, andere normen en waarden. De één kan duidelijk aanwezig en/of opvallend zijn (vanwege zijn functie dan wel vanwege zijn karakter), terwijl een ander meer teruggetrokken en onopvallend is, van nature of vanwege zijn rol in het geheel. Toch wordt er bewust en onbewust aan de ene functie meer waarde gehecht dan aan de andere functie, in de zin van status, maar ook in de zin van (financiële) waardering.

Deze verscheidenheid maakt het zo interessant om een organisatie van binnen te observeren en er (in mijn geval tijdelijk) deel van uit te maken. Maar al deze verschillen zijn wel vaak de oorzaak van kleine irritaties of kunnen zelfs leiden tot onenigheid. Dit staat een prettige samenwerking in de weg en hierin ligt dan ook de uitdaging van het management. Meestal wordt dit in goede banen geleid en verloopt alles prima, maar soms is daarbij hulp van buitenaf nodig, iemand met een frisse blik die alles weer in het juist perspectief ziet en zet.

De eerste stap is te beseffen dat IEDEREEN die in een organisatie werkt, daar ook daadwerkelijk deel van uitmaakt. Elke taak en elke functie is belangrijk voor het leveren van het eindproduct. Diversiteit is daarbij essentieel, want net zomin als een bedrijf uit enkel telefonistes zou kunnen bestaan, zou ook een organisatie met enkel directieleden weinig succesvol zijn. Het draait om de mix van extrovert en introvert, denker en doener, mensgericht en techniekgericht, binnendienst en buitendienst, en ga zo maar door. Iedereen heeft een eigen plek in de organisatie, maar dat maakt de ene mens niet meer waard dan de andere. De waarde van elk individu is gelijk, maar dan rol waarin men bijdraagt is anders.

Wanneer ik binnenkom in een organisatie houd ik altijd de kubus-gedachte in het achterhoofd. Wat is het wat ik zie en hoor op de voorgrond, maar welke vlakken zitten er nog verborgen aan de achterkant? En worden die ook gehoord en gezien? Hoe kan ik een brug vormen tussen de verschillende afdelingen of functiegroepen? Ik doe dat door te observeren en te luisteren, actief mee te denken en snel over te gaan van plannen maken naar 'doen'. En ondertussen probeer ik ook de mensen om mij heen bewust te maken van de andere kanten van de kubus en het belang daarvan voor het geheel.