BÀI GIẢNG ACCESS

Bài 1: Khởi động và tạo Cơ Sở Dữ Liệu

Trang chủ

Bài 1: Khởi động

Bài 2: Bảng biểu

Bài 3: Truy vấn

Bài 4: Biểu mẫu

Bài 5: Báo cáo

Bài 6: Tập lệnh

Tham gia thảo luận tại đây



4shared Premium

4shared


GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS

Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ch­ương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán. Với Access, ngư­ời dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể như trong Pascal, C hay Foxpro mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu, công việc cần giải quyết.

Hiện nay th­ường sử dụng 4 phiên bản Access là: Access 2.0 trong bộ Microsoft Office 4.3 , Access 7.0 for Windows 95, Access 97 trong bộ Microsoft Office 97, Access 2000 , 2002, 2003

Sáu đối tượng công cụ mà Access cung cấp là: Bảng (Table), Truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module). 

Bảng có cấu trúc tư­ơng tự như một tệp DBF của Foxpro được dùng để l­uư trữ dữ liệu của cơ sở dữ liệu (CSDL). Một CSDL th­ường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau.

Truy vấn là công cụ mạnh của Access dùng để tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ ìiệu trên các bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận đ­ược một tập hợp kết quả thể hiện trên màn hình d­ưới dạng bảng, gọl là DynaSet. DynaSet chỉ là bảng kết quả trung gian, không đ­ược ghi lên đa và nó sẽ bị xoá khi kết thúc truy vấn. Tuy nhiên có thể sử dụng một DynaSet như một bảng để xây dựng các truy vấn khác. Chỉ với truy vấn đã có thể giải quyết khá nhiều dạng toán trong quản trị cơ sở dữ liệu. 

Mẫu biểu th­ường dùng để tổ chức cập nhật dữ liệu cho các bảng và thiết kế giao diện Chương trình. Tuy có thể nhập liệu trực tiếp vào các bảng, nh­ưng mẫu biểu sẽ cung cấp nhiều khả năng nhập liệu tiện lợi nhất Nhận dữ liệu từ một danh sách, nhận các hình ảnh, nhập dữ liệu đồng thời trên nhiều bảng. Mẫu biểu còn cho phép nhập các giá trị riêng lẻ (không liên quan đến bảng) từ bàn phím. Mẫu biểu còn có một khả năng quan tlọng khác là tổ chức giao diện Chương trình d­ưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu.  

Báo biểu là công cụ tuyệt vời phục vụ công việc in ấn, nó cho các khả năng :  

-          In dữ liệu d­ưới dạng bảng. 

-          In dữ liệu d­ưới dạng biểu bảng. 

-          Sắp xếp dữ liệu tr­ớc khi in.

-          Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu tới 10 cấp. Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm. Ngoài ra, dữ liệu tổng hợp nhận được trên các nhóm lại có thể đư­a vào các công thức để nhận đ­ược sự so sánh, đối chiếu trên các nhóm và trên toàn báo cáo.

-          In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo. 

Cũng cần nói thêm, việc chọn Font chữ, cỡ chữ, kiểu in và việc trình bầy trên báo cáo đ­ược tiến hành rất đơn giản. 

Macro bao gồm một dẫy các hành động (Action) dùng đề tự động hoá một loạt các thao tác. Macro th­ường dùng với mẫu biểu để tổ chức giao diện Chương trình. 

Đơn thể là nơi chứa các hàm, thủ tục viết bằng ngôn ngữ Access Basic. Mặc dù các công cụ mà Access cung cấp khá đầy đủ, nh­ưng lẽ dĩ nhỉên không thể bao quát đ­ược mọi vấn đề đa dạng của thực tế. Các hàm, thủ tục của Access Basic sẽ trợ giúp giải quyết những phần việc khó mà công cụ không làm nổi. 


CHƯƠNG I.  LÀM VI ỆC VỚI  MICROSOFT ACCESS 

Chương này trình bầy các vấn đề sau: 

·      Cách vào môi tr­ường của Access.

·      Khái niệm cơ sở dữ liệu (CSDL). Đó là hệ Chương trình do Access tạo ra và đ­ược lư­u trên một tệp có đuôi MDB. Một CSDL gồm 6 nhóm đối tượng là: Bảng, truy vấn, mẫu biểu, báo biểu. macro và module.

·      Tạo CSDL mới và làm việc với CSDL đã có.

·      Các cửa sổ chính và các thao tác cơ bản trong Access. 

I. VÀO MÔI TRƯỜNG  ACCESS.  

Chương trình Access đ­ược xây dựng và thực hiện trong môi tr­ường Access vì vậy chúng ta cần biết cách vào môi tr­ường Access. Để làm điều này trình tự thao tac như sau: 

l. Khởi động Windows nến đang ở môi trường DOS. 

2. Chọn Start, Programs, Microsoft Access . 

Kết quả ta nhận đ­ược cửa sổ sau trên đó có các tuỳ chọn:

                                  

                             

·      Nếu muốn mở một CSDL đã có thì chọn trong danh sách Open an Existing Database  rồí bấm OK. 

·      Nếu muốn tạo một CSDL mới thì chọn Blank Database rồi bấm OK.

·      Nếu muốn tạo một CSDL mới theo những chủ đề có sẵn thì chọn Database Wizard rồi bấm OK. 

·      Nếu chưa quen với cách mở CSDL đã có và cách tạo CSDL mới thì ta bấm chuột tại nút Cancel. Khi đó sẽ mở cửa sổ Microsoft Access có dạng:

II. CHƯƠNG TRÌNH ACCESS .

II.1. Tệp chứa Chương trình Access

Mỗi một tệp Chương trình th­ường có một đuôi qui định, ví dụ các tệp Chương trình C có đuôi là .C, tệp Chương trình Pascal có đuôi là PAS, tệp Chương trình Foxpro có đuôi là .PRG.Một tệp Chương do Access tạo ra có đuôi là .MDB 

II.2. Một hệ Chương trình do Access tạo ra (hệ Chương trình Access)

Chương trình Access gọi là một Database (CSDL). Trong các ngôn ngữ truyền thống như C, Pascal, Foxpro, một hệ Chương trình gồm các tệp Chương trình và các tệp dữ liệu đ­ược tổ chức một cách riêng biệt. Nh­ưng trong Access toàn bộ Chương trình và dữ liệu đ­ược chứa trong mộl tệp duy nhất có đuôi .MDB. như vậy thuật ngữ hệ Chương trình hay CSDL đ­ược hiểu là tổ hợp bao gồm cả Chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọn nhiều khi ta gọi là Chương trình thay cho thuật ngữ hệ Chương trình. như vậy dưới đây khi nói đến Chương trình hay hệ ch­ương trình hay CSDL thì cùng có nghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả Chương trình và dữ liệu do Access tạo ra.  

III. TẠO MỘT CSDL MỚI .

Nên xây dựng trư­ớc một thư­ mục mới chứa CSDL cần tạo, ví dụ thư­ mục: TG ACCESS Vì nếu ta chứa các CSDL trong thư mục ACCESS thì chúng có thể sẽ bị mất mỗi khi cài đặt lại Access, và khó quản lý. 

Bước 1: Từ cửa sổ Microsoft Access: Chọn menu File, chức năng New Database (hoặc kích chuột tại biểu tượng New Database ), được cửa sổ sau:

               

Bước 2: Nhấn đúp chuột tại biểu tượng Blank DataBase, hoặc nhấn nút OK để hiện ra cửa sổ:

                          

Bước 3:Chọn thư mục sẽ chứa tệp CSDL cần tạo (ví dụ thư mục TG ACCES trong hộp Save in), sau đó đặt tên CSDL trong hộp File name (ví đụ TSDH), cửa sổ tư­ơng ứng có dạng:

                       

 Kích chuột tại nút Create. à Xuất hiện   cửa sổ Database:

 

                         

 Đây là một trong những cửa sổ rất quan trọng của Access. Cửa sổ bao gồm: 

·      Hệ menu với các menu: File, Edit, View, ... 

·      Tiêu đề Database: TSDH cho biết tên của CSDL. 

·      Các đối tượng công cụ (các mục): Table, Query, Form, Report, Macro, Modul dùng để xây dựng các đối tượng trong Chương trình Access

IV. LÀM VIỆC VỚI CSDL ĐÃ TỒN TẠI 

Giả sử đã có CSDL TSDH trong thư mục C.\TG_ACCES. Để làm việc với CSDL trên (xem, sửa, bổ sung, thực hiện chương trình) ta lần lượt thao tác như sau: 

B1: Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, Open Database hoặc kích chuột tại biểu tượng Open Database, kết quả nhận được cửa sổ:

 

 

B2: Chọn th­ư mục chứa Database cần mở trong hộp Look in. Kết quả sẽ hiện danh sách các CSDL (các tệp có đuôi .MDB) trong th­ư mục này:

 

B3. Chọn CSDL cần mở trong hộp File Name - giả sử chọn CSDL TSDH, sau đó kích chuột tại nút OK. Kết quả nhận được cửa sổ Database của CSDL TSDH như sau:

 

Khi mở một CSDL, nếu muốn chọn mục nào thì ta bấm chuột vào TAB của mục đó.