Ведення шкільної документації

Методичні рекомендації

щодо ведення шкільної документації

в закладах загальної середньої освіти

Управління закладом загальної середньої освіти повинно здійснюватися за умови дотримання вимог організації праці.

У сучасних умовах заступник директора з навчально-виховної роботи має опанувати прийоми раціональної роботи з документами, що дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук; уміти організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів.

Ведення шкільної документації в закладі загальної середньої

освіти – діяльність, що охоплює окрім документування, питання організації роботи з документами стосовно роботи закладу освіти, обліку учнів, педагогічних працівників тощо. Сьогодні на часі питання – створення управлінських документів.

Урегулювання будь-якого питання починається з вивчення законодавства, тобто нормативно-правового забезпечення. З метою недопущення помилок щодо порядку ведення ділової документації в закладі освіти рекомендуємо керівництву закладів освіти керуватися:

– законами України «Про освіту», «Про повну загальну середню освіту», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про електронні документи та електронний документообіг»; постановою Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів»;

– наказами Міністерства юстиції України від 19.06.2013

№ 1227/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного

і комунального підприємства, установи та організації»; від 11.11.2014

№ 1886/5 «Про затвердження Порядку роботи з електронними документами

у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання»;

від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів»; від 18.06.2015 № 1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів

у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, установах і організаціях»;

– наказом Державного комітету України по стандартизації, метрології та сертифікації від 31.12.1998 № 1024 «Державний класифікатор управлінської документації. ДК 010-98»;

– наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55 «Державна Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги

до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003»;

– наказом Міністерства освіти і науки України від 25.06.2018

№ 676 «Про затвердження Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти»;

– листом-роз’ясненням Міністерства освіти і науки України

від 03.10.2018 № 1/9-596 щодо застосування окремих положень Інструкції

з діловодства у закладах загальної середньої освіти»;

– листом Міністерства освіти і науки України

від 06.02.2019 №1/9-56 «Щодо порядку діловодства в закладах загальної середньої освіти».

Наголошуємо на використанні в діловодстві нової редакції Українського правопису, схваленого постановою Кабінету Міністрів України від 22.05.2019 № 437.

Усі управлінські процеси в закладі загальної середньої освіти регулюються відповідно до розробленої закладом Інструкції з діловодства.

З цією метою необхідно:

1. Видати наказ закладу освіти «Про розроблення проєкту Інструкції

з діловодства та Положення про експертну комісію в закладі загальної середньої освіти» (жовтень 2020 року). Наказом створюється робоча група, визначається робота членів групи в часі та завдання щодо розробки проєкту Інструкції з діловодства й Положення про експертну комісію в закладі загальної середньої освіти.

2. Видати наказ закладу освіти «Про створення експертної комісії

в закладі загальної середньої освіти» (жовтень-листопад 2020 року). Експертна комісія в закладі освіти створюється на постійно діючій основі й повинна погодити Інструкцію з діловодства.

3. Видати наказ закладу освіти «Про створення Інструкції

з діловодства в закладі загальної середньої освіти» (листопад-грудень

2020 року). Експертна комісія повинна схвалити зміст номенклатури справ закладу освіти, затвердити її з тим, щоб почати діяти в новому календарному році.

4. Видати наказ закладу освіти «Про складання номенклатури справ у закладі загальної середньої освіти» (грудень 2020 року).

5. Необхідним у закладі загальної середньої освіти є призначення наказом по закладу відповідальної особи за ведення шкільної документації та дотримання єдиного орфографічного режиму учасниками освітнього процесу. Як правило, такою особою призначається заступник директора

з навчально-виховної роботи (грудень 2020 року – 02.01.2021р.).

Звертаємо увагу заступників директорів з навчально-виховної роботи на необхідність дотримання вимог щодо підготовки в закладі загальної середньої освіти проєкту наказу, порядку оформлення протоколу засідання.

Наказ – це розпорядчий документ, який видає керівник на правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції.

Текст наказу складається із констатуючої та розпорядчої частин.

У констатуючій частині наказу викладаються факти й міркування, які зумовили видання наказу. Вони подаються стисло, лаконічно. У розпорядчій частині наводяться розпорядження, обов’язкові для виконання підлеглими.

Заступнику директора з навчально-виховної роботи необхідно враховувати, що за змістом наказ повинен бути обґрунтованим, грамотним, законним, не суперечливим, своєчасним; чітким, логічно послідовним, закінченим; конкретним.

Писати наказ доцільно короткими реченнями. Текст має бути точним, не допускати різних тлумачень. Правове обґрунтування повинно бути вичерпним. Пропозиції, що містяться в наказі необхідно узгоджувати

з раніше прийнятими рішеннями з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей. У наказовій частині необхідно визначити конкретних виконавців та реальні терміни виконання наказу.

Нумерація наказів починається з нового календарного року. Якщо накази видаються за допомогою комп’ютерної техніки, то заводиться журнал реєстрації наказів із зазначенням дати видання, номеру, назви наказу, відповідального за виконання наказу по школі. Книга наказів, журнал реєстрації наказів повинні бути прошнурованими, пронумерованими, підписаними директором і скріпленими печаткою.

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксуються місце, час і проведення засідань, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів та ухвали з обговорених питань. В освітньому закладі протоколами оформлюються засідання педагогічної ради, методичної ради, ради школи; методичних об’єднань; наради при директорові; засідання атестаційних комісій, органів учнівського самоврядування та ін.

Реквізити протоколу включають назву виду документа, порядковий номер протоколу, назву зібрання із зазначенням його характеру; назву організації; дату, місце проведення зібрання; склад учасників; порядок денний; текст; перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок; підписи (голови й секретаря).

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. У кожному з розділів є такі підрозділи: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили». Текст протоколу, який фіксує виступи, має бути точним, стислим, зрозумілим. Оформлення виступів у протоколі здійснюється непрямою мовою.

Особова справа працівника – це сукупність відповідних документів або їх копій, що містять відомості про особу працівника, його трудову діяльність. Особову справу формують протягом усього часу роботи працівника в закладі освіти, починаючи з часу укладення з ним трудового договору та видання наказу про прийняття на роботу. Документи в особовій справі працівника групують у хронологічному порядку в міру їх надходження.

Згідно зі змінами особову справу формують із таких документів:

– внутрішнього опису особової справи;

– заяви про прийняття на роботу, письмового трудового договору (контракт); копії наказу про прийняття на роботу;

– особового листка з обліку кадрів; доповнення до особового листка

з обліку кадрів;

– автобіографії; копії паспорта;

– копії облікової картки платника податків;

– копії військового квитка (за наявності);

– копії документів про освіту; копії документів про науковий ступінь, вчене звання;

– заяви про переведення на іншу роботу (посаду); копії наказу про переведення на іншу роботу чи посаду;

– заяви про прийняття на роботу за сумісництвом; копії наказу про прийняття за сумісництвом;

– заяви про зміну біографічних даних; копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);

– характеристики (за наявності);

– копії документів, що є підставами для надання пільг;

– копії документів про підвищення кваліфікації, стажування;

– копії документів про заохочення (нагородження, преміювання);

– документів з атестації;

– заяви про звільнення; копії наказу про звільнення.

Рекомендуємо заступникам директорів з навчально-виховної роботи ретельно опрацювати наказ Міністерства юстиції України від 04.07.2018

№ 2277/5, яким затверджено перелік документів особової справи й уточнено, як її вести.

Особова справа учня ведеться класним керівником у кожному закладі загальної середньої освіти і на кожного учня з моменту вступу його до школи та до її закінчення згідно з Інструкцією з діловодства закладів загальної середньої освіти, Порядку зарахування, відрахування та переведення учнів до державних та комунальних закладів освіти для здобуття повної загальної середньої освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 16.04.2018 № 367, та Порядку переведення учнів (вихованців) закладу загальної середньої освіти до наступного класу, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 14.07.2015 № 762; відповідно до вимог, зазначених у додатку 5 пункту 1 наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності».

Рекомендуємо заступникам директорів з навчально-виховної роботи

у веденні журналу обліку пропущених і замінених уроків, книги протоколів засідання педагогічної ради закладу загальної середньої освіти керуватися додатками 12, 14 пункту 1 наказу Міністерства освіти і науки, молоді

та спорту України від 10.05.2011 № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов’язкової ділової документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності».

Акцентуємо увагу заступників директорів з навчально-виховної роботи на тому, що відповідно до наказу Міністерства освіти і науки України від 20.02.2002 № 128 «Про затвердження Нормативів наповнюваності груп дошкільних навчальних закладів (ясел-садків) компенсуючого типу, класів спеціальних загальноосвітніх шкіл (шкіл-інтернатів), груп подовженого дня і виховних груп загальноосвітніх навчальних закладів усіх типів та Порядку поділу класів на групи при вивченні окремих предметів у загальноосвітніх навчальних закладах» (із змінами, внесеними згідно з наказом Міністерства освіти від 09.10.2002 № 572, мінімальна наповнюваність груп при проведенні факультативних занять та курсів за вибором у закладах загальної середньої освіти міської місцевості становить 8 осіб, сільської місцевості – 4 особи.

Облік відвідування групою учнів факультативного заняття з того чи іншого предмета та оцінювання (за рішенням педагогічної ради) можна здійснювати в класному журналі, а за відсутності вільних сторінок у ньому – в окремому журналі.

Щодо заповнення класних журналів 1-4, 5-11(12) класів рекомендуємо керуватися:

– наказом Міністерства освіти і науки України від 08.04.2015

№ 412 «Про затвердження Інструкції щодо заповнення Класного журналу в 1-4-х класах загальноосвітніх навчальних закладів»;

– наказом Міністерства освіти і науки України від 07.12.2018

№ 1362 «Про затвердження методичних рекомендацій щодо заповнення Класного журналу учнів першого класу Нової української школи»;

– наказом Міністерства освіти і науки України від 02.09.2020 №1096 «Про внесення змін до методичних рекомендацій щодо заповнення Класного журналу учнів початкових класів Нової української школи»;

– листом Департаменту загальної середньої та дошкільної освіти Міністерства освіти і науки України від 21.09.2015 № 2/2-14-1907-15 «Методичні рекомендації щодо заповнення Класного журналу

для 1-4 класів загальноосвітніх навчальних закладів»;

– наказом Міністерства освіти і науки України від 03.06.2008 № 496 «Про затвердження Інструкції з ведення класного журналу учнів

5-11(12)-х класів загальноосвітніх навчальних закладів».

Звертаємо увагу заступників директорів з навчально-виховної роботи на зміст рекомендаційних листів Міністерства освіти і науки України для закладів загальної середньої освіти, у яких надано роз’яснення і вказівки щодо заповнення класних журналів в умовах здійснення освітнього процесу за дистанційною, змішаною та індивідуальною формами здобуття освіти, а саме:

– у листі Міністерства освіти і науки України від 23.03.2020 №1/9-173 «Щодо організації освітнього процесу в закладах загальної середньої освіти під час карантину»;

– у листі Міністерства освіти і науки України від 31.03.2020 №1/9-182 «Щодо організованого завершення 2019-2020 року та зарахування до закладів загальної середньої освіти»;

– у листі Міністерства освіти і науки України від 16.04.2020 №1/9-213 «Щодо проведення підсумкового оцінювання та організованого завершення 2019-2020 навчального року»;

– у листі Міністерства освіти і науки України від 11.08.2020 №1/9-430 «Щодо методичних рекомендацій викладання навчальних предметів

у 2020-2021 навчальному році»;

– у листі Міністерства освіти і науки України від 31.08.2020 №1/9-495 «Щодо організації навчання осіб з особливими освітніми потребами

у закладах загальної середньої освіти у 2020-2021 навчальному році».

У методичних рекомендаціях щодо вивчення у закладах загальної середньої освіти навчальних предметів у 1-11 класах, наданих Міністерством освіти і науки України протягом останніх п’яти років, зосереджено найважливішу інформацію про кількість та призначення учнівських зошитів й особливості їх перевірки та оцінювання відповідно до змін в освіті. Щодо порядку ведення учнівських зошитів радимо заступникам директорів

з навчально-виховної роботи опрацювати зміст методичних рекомендацій, наданих у листах Міністерства освіти і науки України від 27.12.2000

№ 1/9-529 «Орієнтовні вимоги до виконання письмових робіт і перевірки зошитів з природничо-математичних дисциплін у 5-11 класах»;

від 21.08.2010 № 1/9-580 «Інструктивно-методичні рекомендації щодо вивчення в загальноосвітніх навчальних закладах предметів інваріантної складової навчального плану в 2010-2011 навчальному році». Вимоги мають рекомендаційний характер, але зорієнтованість на них допоможе заступнику директора з навчально-виховної роботи чітко налагодити систему порядку дотримання вимог ведення учнями зошитів та перевірки їх учителями.